¿Qué es la mejora continua?
En la mejora continua (CI), los equipos intentan mejorar los productos y los procesos reduciendo el desperdicio o mejorando la calidad. El proceso de mejora continua puede incluir pequeños cambios graduales a lo largo del tiempo o cambios revolucionarios que se producen de una vez.
Marshall Ariza, consultor principal de Firefly Consulting, explica: “La mejora continua es un término genérico que se utiliza para describir Lean, Six Sigma y la Teoría de las restricciones. Es una disciplina que nos permite analizar una situación o actividad para ayudar a las personas que realizan el trabajo a realizar las tareas más rápido y con mayor calidad, lo que genera resultados más predecibles”.
La búsqueda de problemas, el diseño de soluciones y la iteración de mejoras están en el centro de muchas metodologías formales; el nombre puede cambiar, pero todo es una mejora continua.
Idealmente, las organizaciones enteras, independientemente de su rol o departamento, deberían practicar la mejora continua como parte de su rutina diaria. Con su énfasis en reducir los costos y aumentar la eficiencia, la mejora continua es un pilar de la gestión Lean y, por lo tanto, puede ayudar a las empresas de todos los sectores a obtener una ventaja competitiva. La mejora continua puede parecer otra teoría de la gestión genérica, pero cuando se aplica correctamente, puede ser poderosa y transformadora.
Mejora continua de procesos
La mejora continua de procesos (CPI) es otro término que se utiliza para la mejora continua. Ambos términos describen los esfuerzos regulares para cambiar el software, las herramientas, los métodos y los procesos. Estos cambios pueden mejorar los productos, deleitar a los clientes y generar mayores ganancias.
Pasos de la mejora continua de procesos
El modelo básico de mejora continua de procesos incluye los cuatro pasos del ciclo de PDCA: planificar, hacer, verificar, actuar. Aunque otros modelos de mejora tienen pasos con diferentes nombres, las actividades de PDCA siguen siendo el centro de estos marcos de mejora.
- Planificar: Identificar problemas o un objetivo.
- Hacer: Formular una teoría o solución. Establecer métricas. Implementar una solución.
- Verificar: Realizar un seguimiento de la eficacia de la solución y ajustar las soluciones, según sea necesario. Estar atento a nuevos problemas o áreas de enfoque.
- Actuar: Aplicar los aprendizajes de los pasos anteriores a una escala más amplia o reiniciar el ciclo para encontrar nuevos objetivos o implementar soluciones mejoradas.
PDCA es un sistema simple y repetible para abordar problemas y probar soluciones. El ciclo de PDCA, también conocido como ciclo de Deming, dio origen a otros modelos de mejora continua, como Six Sigma y el ciclo de DMAIC. Para obtener más información sobre PDCA, lea “Un principio de calidad: Todo lo que necesita saber sobre la gestión de la calidad total”.
¿Mejora continua o continuada?
Aunque la mejora continua y la mejora continuada suelen utilizarse indistintamente, tienen distintos significados:
- Mejora continuada: Algunos profesionales de calidad creen que la mejora continuada se refiere a iniciativas variadas en diferentes departamentos que utilizan una variedad de métodos. No todos los que trabajan en sistemas de gestión de calidad reconocen el término “continuada”.
- Mejora continua: Los mismos expertos en calidad consideran que la mejora continua hace referencia a iniciativas específicas dentro de la mejora continuada. El Comité Técnico 176 de la ISO 9000 debatió la elección de las palabras en la década de 1990 y decidió no usar “continua” porque implica una actividad imposible en la que las mejoras se realizarían minuto a minuto. Sin embargo, otros profesionales piensan que la mejora continua significa que todos los miembros de una organización trabajan para hacer mejoras a diario. El término también puede asociarse con el control estadístico de procesos. Sin embargo, el uso del término puede variar según el sector. Por ejemplo, ISO 14000, la norma de gestión medioambiental, utiliza el término “continuada” para hacer referencia a proyectos de mejora en curso independientes.
Mejora continua de Kaizen
Según Ariza, “la mejora continua tiene su origen en Kaizen o en la filosofía de 'hacer un poco todo el tiempo'. Siga haciendo mejoras graduales, revisándolas y preguntándose todos los días: '¿Cómo podemos mejorar esto?'. De esta manera, obtendrá esos cambios y mejoras”.
Como enfoque de mejora continua, Kaizen ayuda a las organizaciones a mejorar la calidad de la producción, reducir los costos, levantar la moral y capacitar a los empleados. Kaizen, que es más una filosofía que una metodología, es menos estructurada que Six Sigma. Sin embargo, Kaizen utiliza herramientas visuales, como la asignación de flujos de valor y los tableros Kanban para dar seguimiento a los flujos de procesos. Para obtener más información sobre Kaizen, lea “Guía definitiva para la gestión de proyectos Lean”.
Mejora continua de Lean
La mejora continua es una parte clave de la gestión Lean y Agile. Los métodos Lean ayudan a los equipos a eliminar el desperdicio y simplificar los flujos de trabajo. Lean se utilizó por primera vez en la fabricación, pero ahora también lo utilizan muchas otras industrias.
Desarrollada usando Kaizen como base, la mejora continua de Lean comparte los principios de crear grandes cambios a partir de cambios pequeños y alentar a los empleados a ofrecer nuevas ideas. La mejora continua de Lean crea ajustes de procesos al ayudar a los equipos a explorar nuevas formas de trabajo. Para obtener más información sobre esta metodología, lea “La guía indispensable para la mejora de procesos de Lean con plantillas y casos de estudio”.
Mejora continua de Six Sigma
Six Sigma es un método formal de mejora continua que elimina la variabilidad y aumenta la probabilidad de crear los resultados que desean obtener los equipos. Este método, más utilizado en la forma de Lean Six Sigma, usa el ciclo de DMAIC.
De forma similar a PDCA, DMAIC significa definir, medir, analizar, mejorar y controlar. En las iniciativas de Six Sigma, los profesionales capacitados de Six Sigma apoyan a las organizaciones en sus proyectos de mejora basados en datos. El marco de mejora competitiva basado en resultados para la excelencia operativa es una rama de Six Sigma. La metodología utiliza el Modelo de Madurez de Mejora Continua (CIMM) para medir el progreso de una organización en el uso de métodos Lean Six Sigma. Para obtener más información sobre este marco, lea “Excelencia operativa: principios clave y cómo implementarlos”. Six Sigma emplea muchas de las herramientas analíticas que se utilizan en la gestión de la calidad, como la asignación de procesos de negocios, diagramas de causa y efecto, SIPOC y mucho más.
Casos de estudio de mejora continua
Giles Johnston es un ingeniero colegiado que consulta a las empresas para mejorar sus procesos operativos, y es el autor de Effective SOPs. Él y Marshall Ariza de Firefly Consulting ofrecen los siguientes casos de estudio de empresas reales que utilizaron procesos de mejora continua:
- CCC Win: Johnston trabajó con un equipo que nunca había realizado procesos de negocios formales ni trabajos de mejora continua. La herramienta de elección: un ejercicio de causa, preocupación y contramedidas (CCC) . Para empezar, esbozaron su flujo de trabajo actual y lo fragmentaron. Es una tontería. Eso no funciona. Solo funciona la mitad de las veces. Solo la mitad de nuestros clientes lo hacen. "En un par de horas, tenían 40 inquietudes legítimas sobre su proceso, que luego convirtieron en un plan de acción. Las contramedidas se convirtieron en medidas de acción en su plan”, afirma Johnston.
- Guía de mantenimiento: Johnson recorrió una planta con un ingeniero. “Cuénteme todo lo que le preocupe”, le dijo al empleado. Escuchó todo lo que el hombre le dijo y juntos voltearon la lista para redactar un plan de acción. La reacción del ingeniero: “No pensé que podía ser tan fácil”.
- Bingo Win de mejora continua: CI bingo es una herramienta que rompe el hielo para iniciar discusiones sobre la mejora. Johnston comparte un ejemplo de un equipo que, mientras jugaba al bingo, en todo de broma, sugirió que sus facturas podrían ser más bonitas. Cuando se formatearon las facturas y se agregó un logotipo, el equipo de contabilidad notó que los clientes pagaban las facturas más rápido. Una encuesta rápida a esos clientes reveló que los clientes perdían las facturas simples en sus escritorios desordenados. Los clientes ahora podían encontrar las hojas coloridas.
- Gran producto, cultura empresarial deficiente: Ariza describe a una empresa cuyos clientes dijeron algo como lo siguiente: Nos encanta su producto, pero odiamos tratar con la empresa. “Como director ejecutivo o director de operaciones, ¿cómo lidia con eso?”, pregunta. “Aquí entró en juego la mejora continua. La organización pudo profundizar para descubrir dónde se encontraba el problema, ya sea con el enfoque de atención al cliente, la configuración del correo de voz u otra cosa. Enmarque el problema, enmarque la solución y defina los objetivos y parámetros. Luego, utilice esta información para el acta del proyecto. Siga esos pasos para cada punto débil y terminará con una serie de proyectos que puede ejecutar”.
Metodologías adicionales de mejora continua
Conceptos similares a la mejora continua incluyen la mejora de procesos de negocios, que se centra en la mejora de procesos para crear mejores resultados, y la gestión de procesos de negocios, que se centra en la gestión y automatización de procesos. La siguiente lista incluye otros enfoques basados en CI que las empresas y las organizaciones sin fines de lucro utilizan hoy en día:
- TQM: La gestión de la calidad total (TQM) es la primera metodología de la era moderna que expresa los principios de mejora continua. La TQM fue reemplazada por Six Sigma.
- Reingeniería: En la reingeniería, las organizaciones realizan grandes cambios en la cultura y las metodologías para apoyar a sus clientes principales.
- JIT: El método Just-in-time (JIT) es un aspecto fundamental de Kanban en el que las líneas de producción obtienen inventario a medida que lo consumen. Para que JIT funcione correctamente, la línea debe eliminar los desperdicios, como los que se encuentran en el tiempo y los procesos, lo que mejora la calidad.
- Pensamiento Lean: El pensamiento Lean, también llamado gestión Lean, elimina las capas innecesarias de gestión para acercar todas las partes de una organización a las actividades esenciales. Utilice esta metodología para analizar rigurosamente todos los procesos y eliminar esfuerzos que no agregan valor.
- ISO 9000: Una norma de certificación de calidad, ISO 9000 se centra en documentar los procesos y, menos explícitamente, en mejorarlos. La versión más reciente, ISO 9000-2015, incluye una disposición para la mejora continua.
- Teoría de las limitaciones (TOC): Esta metodología analiza los procesos para detectar y aprovechar las restricciones. Dado que siempre aparecerán restricciones, la TOC proporciona un vehículo para implementar la mejora continua.
- Trabajo estándar: Una iniciativa de trabajo estándar documenta las prácticas recomendadas para todos los procesos y tareas. Elimina el desperdicio y aumenta la seguridad de los empleados, ya que todos los empleados realizan las tareas de manera uniforme y óptima.
8 principios de mejora continua
Los principios de mejora continua incluyen realizar pequeños cambios paso a paso, capacitar a los empleados, reflexionar y repetir, y crear cambios medibles y repetibles. Estos valores se aplican independientemente de los métodos o las herramientas que utilice para implementar la mejora continua.
- La mejora se basa en los pequeños cambios: Los cambios culturales monumentales o las investigaciones innovadoras pueden ser aterradores y no son necesarios.
- Los cambios paso a paso cuidan el bolsillo: El cambio no tiene por qué ser costoso.
- Las ideas de los empleados son importantes: Las ideas para el cambio deben provenir de las personas que hacen el trabajo a diario.
- Las mejoras deben ser medibles y repetibles: Todos deben saber cómo se logra el éxito para poder seguir viendo resultados de calidad.
- Céntrese en mejorar, no en implementar herramientas: Los métodos de mejora formales pueden ser útiles, pero cualquier buena idea es beneficiosa para la mejora continua.
- La participación genera un sentido de propiedad: Las mejoras también generan atracción gravitatoria e impulso; cuando los equipos saben que el equipo directivo escucha sus ideas, ven sus ideas implementadas y cosechan los beneficios de esos cambios, comienzan a buscar formas de realizar cambios.
- Busque respuestas en su interior: Como dice el refrán, el césped siempre es más verde en el patio del vecino; el enfoque de otra empresa puede parecer objetivamente superior al suyo. Y aunque los enfoques de otras empresas pueden funcionar bien para ellas, recuerde que su organización es diferente a la suya. Es importante examinar sus propios procesos y encontrar formas de mejorarlos.
- La mejora continua es iterativa: Como la palabra “continua” implica, para tener éxito con el tiempo, los equipos deben reflexionar con regularidad sobre los procesos.
Ejemplo de mejora continua
¿Cómo es realmente el proceso de mejora continua? Marshall Ariza, de Firefly Consulting, ofrece un ejemplo de la vida hogareña cotidiana que analiza cómo hacer pequeños cambios puede tener grandes resultados en la eficiencia y la calidad del producto final.
Supongamos que se levanta un sábado por la mañana y decide hacer un omelette. Tal vez tenga huevos o tal vez no tenga. Revuelve la nevera para buscar cebolla y queso. Revuelve las alacenas en busca de una lata de chiles, pero tienes que correr al sótano a buscarla. Cuando está listo para cortar los vegetales, se le olvida dónde guarda la tabla de cortar. Cuando está listo para batir los huevos, busca el batidor en un cajón, pero lo encuentra en el lavavajillas. Cuando termina de batir los huevos, se da cuenta de que no ha calentado la mantequilla en la sartén. Y estas situaciones se repiten una y otra vez cuando busca la espátula por todos lados para dar vuelta el omelette y corre para conseguir un plato antes de que se quemen los huevos.
Ariza explica: “Estuvo ocupado todo el tiempo, pero luego se pregunta: ¿Cómo lo harían en un programa de cocina en PBS? Antes de empezar a cocinar, las verduras están cortadas. Todos los utensilios que necesitan están al alcance. Buscar elementos y olvidar pasos lo hace perder tiempo. Así que, si compara el tiempo de principio a fin que le tomó hacer el omelette en comparación con el programa, verá que hay una gran diferencia”.
“Eso es lo que hacemos en mejora continua. Para iniciar la conversación, ayudamos a las personas a ver las actividades desperdiciadas. Luego, las ayudamos a armar un nuevo proceso que elimina las conjeturas y sistematiza las actividades. La mejora continua elimina las actividades sin valor agregado que no contribuyen al resultado deseado”, afirma Ariza.
¿Qué es la mejora continua de calidad (CQI)?
La mejora continua de la calidad es una herramienta que ayuda a todos los miembros de un equipo a trabajar en conjunto para mejorar los procesos y los productos. En la CQI, los líderes animan a los empleados a compartir ideas y todos intentan mejorar a diario.
En su tarjeta de informe sobre CQI, Blumenthal y Kilo se refirieron al movimiento de CQI como “el esfuerzo por importar al sector de atención médica lecciones que otros sectores aprendieron hace años sobre cómo mejorar la calidad del producto para satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes”.
Para obtener más información sobre la CQI, lea “Dónde les sirven los datos a las personas: Beneficios del enfoque de mejora continua de la calidad”.
Gestión de la mejora continua
Comience la mejora continua identificando dónde suelen ocurrir los problemas. Los puntos problemáticos aparecen en las tareas, los flujos de trabajo o incluso los espacios de trabajo. Pero no todos los problemas necesitan un programa de mejora.
La búsqueda de la mejora continua puede ser formal o adaptativa: las iniciativas formales de mejora continua siguen marcos como Six Sigma y herramientas de análisis reconocidas para lograr resultados medibles. Por el contrario, la mejora continua adaptativa utiliza una combinación de herramientas analíticas. En ingeniería y otros entornos, la mejora continua de procesos revisa y actualiza con regularidad los procesos para alinearlos con los objetivos empresariales en evolución de una organización.
Ariza describe las iniciativas de mejora continua como dos partes. “En primer lugar, aprende a ver con qué está lidiando y lo desglosa en tareas que contribuyen a un resultado valioso en comparación con aquellas que no, como reelaborar productos o no usar el tiempo de manera eficiente. En segundo lugar, deja que las personas que llevan a cabo esas tareas realicen los cambios. De esto se trata la mejora continua. Son los que entienden mejor lo que está sucediendo. Por lo tanto, están mejor equipados para saber qué solución será viable o qué no es muy práctico”.
Las acciones formales de mejora continua utilizan metodologías como DMAIC de Six Sigma y parten del impulso de las partes interesadas de alto nivel. Algunos expertos creen que los programas formales con resultados financieros medibles indican el compromiso del equipo directivo con la mejora continua y son una forma de sistematizar la CI. Cuando aplique programas formales, considere enseñarle a su equipo técnicas de análisis.
Resistencia a la mejora continua
A pesar de los beneficios de la mejora continua, los equipos a veces evitan el proceso. La idea de aplicar un ejercicio de Agile o Six Sigma, completo con análisis estadístico, puede intimidar a los gerentes. Los empleados pueden suponer que el equipo directivo espera más trabajo además de un cronograma ya completo.
“Después de atravesar el túnel y ver la luz, entiende que puede ahorrar mucho tiempo y simplificar su vida. ¿Por qué no querría mejorar continuamente? Pero si nunca ha experimentado eso y se siente sobrepasado de trabajo, lo siente como otra cosa más que se agrega a la lista de tareas pendientes”, explica Johnston.
Añade que a veces impera el cinismo. “Mucha gente siente que lo ha escuchado todo, con todas las nobles intenciones de la gerencia, y no pasa nada. A veces veo gerentes que le dicen a la gente que haga una mejora continua y luego no le dan ninguna pista de cómo hacerlo. No tienen las herramientas ni un buen enfoque, y no tienen la capacidad de capacitar y entrenar a su personal, pero esperan resultados. Observo mucha gente frustrada”.
Ariza está de acuerdo. “La cuestión es tener un objetivo, en lugar de simplemente presentar la idea de mejora sin métricas. Necesita algunas métricas. ¿Cuánto tiempo demorará en llegar? ¿Cuánta energía y esfuerzo se requieren? ¿Qué vale eso? Ponerle un valor a los proyectos es la contribución de Six Sigma. Se priorizan los proyectos y se define el éxito para poder celebrarlo”.
Preocupación, Causa, Contramedida y CI Bingo
Johnston hace hincapié en lo ligera y fácil que puede ser la mejora continua. “Cuando la mayoría de las personas se involucran con ella, se dan cuenta de que la CI no requiere mucho esfuerzo. Solo con compartir algunas herramientas básicas, como PDCA, obtiene muchos resultados sin tener que capacitar a las personas en ninguna metodología. Si tiene un buen gerente que proporciona el proceso de pensamiento adecuado, los resultados que puede obtener con poca contribución son impresionantes".
Una herramienta simple es el ejercicio de CCC, que significa preocupación, causa y contramedida. CCC se utiliza en la fabricación lean y puede revelar soluciones sin requerir habilidades complejas de resolución de problemas. Como explica Johnston, “CCC se centra en captar las quejas de la gente sobre lo que está mal en el negocio. A veces vale la pena solo para sacar a la luz los reproches y las quejas. Cuando esto esté hecho, los empleados pueden ver qué está causando estos problemas mediante buenas preguntas con el interrogante ¿por qué?. El CCC es una forma realmente rápida de crear un plan de acción”.
Del mismo modo, el bingo de mejora continua puede iniciar la conversación sobre el cambio para reunir objetivos específicos, especialmente cuando las solicitudes de mejora son imprecisas. El líder de un taller enumera las áreas de mejora en la parte superior y los miembros del equipo enumeran los posibles tipos de mejoras en la parte lateral. Luego, el equipo vincula los cambios con las áreas funcionales.
“Lo que me parece fascinante es la confianza que genera al dar pequeños pasos de mejora”, dice Johnston. “A medida que las personas ganan confianza, lo que podría haber parecido un gran paso hace dos semanas es ahora un pequeño paso, y las personas asumen desafíos cada vez más grandes porque aprenden cosas, obtienen más habilidades y ganan confianza. Si lo hace bien, la gente tiene la sensación de ganar y contribuir a algo más significativo que solo golpear piezas o entregar un servicio. Se me viene a la mente la Jerarquía de Maslow cuando dice que las personas pueden hacer más con su mente que simplemente brindar el servicio. Pueden contribuir de otras maneras”.
Opciones de metodologías de mejora continua
Al momento de elegir una metodología de mejora de la calidad, tenga en cuenta la cultura de la organización y si la mejora ya está integrada en su estrategia. Algunas empresas pueden sistematizar fácilmente los principios de mejora continua.
Algunos profesionales sugieren que cuando no se pueden realizar cambios diarios pequeños o cuando el concepto es nuevo, las organizaciones pueden elegir eventos de mejora rápida. Los eventos de mejora rápida duran de uno a cinco días y, por lo general, se centran en un tema. Los participantes se van con un plan de acción y medidas discretos. El trabajo de Giles Johnston con las hojas de CCC (detalladas anteriormente en este artículo) es un ejemplo de un tipo de evento de mejora continua.
Cuando las organizaciones necesitan garantizar esfuerzos de mejora coherentes, la pieza de control en DMAIC de Six Sigma puede ser la respuesta. Según Ariza, “el control es una pieza revolucionaria de la hoja de ruta secuencial. Es un respaldo en el proceso de mejora que indica que necesita métricas para medir si se está equivocando”. Por este motivo, y porque exige el respaldo del equipo directivo y un esfuerzo grupal para implementar programas de calidad, Six Sigma ha reemplazado en gran medida a la TQM y se ha fusionado con Lean para ofrecer el mejor de todos los enfoques.
Además, como se analiza en International Journal of Productivity and Quality Management, muchas iniciativas de CI fracasan porque las empresas no hicieron un esfuerzo suficiente para combinar sus métodos de mejora continua con sus sistemas de gestión y administración de la calidad.
Beneficios de la mejora continua
“Con la mejora continua, por lo general se reducen los costos. Ayuda a eliminar la repetición de tareas, identificar y eliminar la causa de los errores, y también ayuda a comprender la dinámica de cómo se realiza el trabajo”, dice Ariza.
Explica que aunque usted puede estar muy comprometido en hacer algo, es posible que las actividades no contribuyan a su resultado final. Al diseccionar las actividades, puede eliminar aquellas que no contribuyen a un resultado positivo y encontrar formas de terminar el trabajo en menos tiempo a un costo reducido. La mejora continua ofrece los siguientes beneficios para ayudar a las empresas a mantenerse competitivas en un panorama competitivo en constante cambio:
- Optimiza los flujos de trabajo
- Reduce los gastos generales
- Mejora la calidad del producto
- Aumenta la eficiencia y la productividad
- Reduce los costos del proyecto
- Reduce los desperdicios
- Aumenta la satisfacción de los empleados
- Desarrolla trabajo en equipo
- Mejora la satisfacción del cliente
- Mejora la alineación organizativa, desde la primera línea hasta la suite ejecutiva
- Aumenta el compromiso con la mejora al promover un sentido de propiedad y responsabilidad por la mejora
- Acorta el tiempo para compartir conocimientos e ideas
- Eleva el nivel de habilidad en todo un equipo
Herramientas de mejora continua
Las herramientas de mejora continua ayudan a los equipos a descubrir cuáles son los procesos que deben mejorar. Las herramientas muestran a los equipos dónde se encuentran sus fortalezas y debilidades, y también pueden ayudar a que todos busquen y realicen cambios positivos más allá de los proyectos individuales.
Utilice estas herramientas de CI a medida que se embarca en su camino de mejora continua:
- Comparación: Esta herramienta lo alienta a evaluar los procesos y resultados actuales y a comparar esos resultados con los estándares de la competencia y del sector en cuanto a excelencia.
- Hoja de trabajo de CCC: Trabajar en preocupaciones, causas y contramedidas proporciona una forma sencilla de transmitir quejas, identificar las fuentes de los problemas y determinar soluciones. Las hojas de trabajo de CCC pueden aliviar los temores de los empleados por la complejidad de un programa de mejora continua. Descargue la hoja de trabajo de CCC a continuación.
- Asignación de procesos de negocios o flujo de valor: Aunque pueden acceder al software de asignación de procesos, los equipos pueden simplemente esbozar sus procesos en papel, un rotafolio o una pizarra. La asignación ofrece una forma sencilla de obtener una descripción general de las operaciones integrales.
Luego, desarrolle y mantenga la calidad con estas herramientas:
- Kanban: Un tablero Kanban lo ayuda a visualizar el flujo de trabajo y detectar obstáculos. Úselo como herramienta de análisis inicial y luego siga usándola como herramienta de gestión del trabajo.
- Evento Kaizen: Un evento Kaizen, considerado una herramienta de gestión Lean, es un proyecto corto que por lo general dura unos cinco días y que se centra en un área de mejora. Nuestra lista de verificación del evento Kaizen describe todo lo que necesita para empezar.
- Los 5 porqués: Los 5 porqués es una herramienta ampliamente utilizada en círculos de mejora continua y calidad. Empiece preguntando por qué existe un problema y luego pregunte ¿Por qué? para cada respuesta hasta que aparezca la causa raíz. Descargue una plantilla de los 5 porqués.
- 5S: Utilizado originalmente en la fabricación y, en la actualidad, para aplicar mejoras rápidas, 5S sugiere los cinco consejos que producen más mejora: clasificar, configurar, brillar, estandarizar y mantener.
- Los desperdicios: Originados en Kaizen y la fabricación Lean, los tres tipos de desperdicios definen las actividades que no producen valor agregado: muda, los desperdicios del proceso; mura, los desechos de las irregularidades; y muri, los desperdicios de la sobrecarga. Filtre sus actividades a través de la óptica de los desperdicios.
- Matriz RADAR: Analizada en “Metodologías de mejora de la calidad – ciclo PDCA, matriz de RADAR, DMAIC y DFSS”, la matriz RADAR es una herramienta de excelencia operativa utilizada en el Modelo de Excelencia de EFQM. El acrónimo RADAR significa resultados, enfoque, despliegue, análisis y refinamiento. La herramienta toma los resultados a los que aspira una organización, y planifica e implementa enfoques para alcanzar los objetivos, y luego evalúa e itera las mejoras.
- Hoshin Kanri: Traducido al español como desarrollo de políticas, Hoshin Kanri garantiza que todos los procedimientos y procesos de una organización se alineen en última instancia con las políticas y estrategias.
Una vez realizadas las mejoras, registre y supervise los resultados con las siguientes herramientas:
- Informes A3: Las organizaciones Lean y Agile utilizan A3 para proporcionar una descripción general de las lecciones que aprendieron después de un ciclo de PDCA. Por lo general, contienen contexto, detalles sobre el problema actual, posibles soluciones y un plan propuesto.
- Gemba Walks: En un Gemba Walk, los ejecutivos y la gerencia recorren un área operativa específica para observar los procesos y descubrir las inquietudes de los empleados. El ejercicio se centra en la acción, no solo en los objetivos. Lo obliga a preguntarse: ¿A dónde quiero ir y qué tiene que pasar para llegar allí?
Plan de mejora continua de calidad
Un plan de CI describe cómo mejorar los productos o los procesos. El plan enumera lo que la empresa mejorará, las mejoras en sí mismas y cómo medirlas. Un plan formal puede enumerar las metodologías y herramientas que el equipo utilizará para investigar brechas, descubrir soluciones y dar seguimiento al éxito.
Plantillas de plan de mejora continua
Existen cientos de plantillas para preparar y planificar sus iniciativas de mejora, pero hemos seleccionado las mejores opciones para ayudarlo a empezar. Descargue las siguientes plantillas gratuitas y personalícelas para que se adapten a los requisitos de su plan de CI.
Plantilla de CCC
Giles Johnston redactó esta plantilla de preocupaciones, causas y contramedidas. Úsela como una forma de romper el hielo de la “mejora” con el personal reacio o con aquellos que tienen poca experiencia con las iniciativas formales de mejora. Reparta las hojas o reúnanse alrededor de una mesa para enumerar los problemas y preocupaciones, analizar las causas raíz de los problemas e intercambiar soluciones.
Descargar la plantilla de CCC
Plantilla de Bingo de mejora continua
La tarjeta de bingo de mejora continua de Johnston, que es otra herramienta sencilla para iniciar la discusión de CI, enumera los objetivos cualitativos en la primera columna y las áreas funcionales en la fila superior. Para cada área funcional, el personal sugerirá un objetivo. Esta plantilla incluye un ejemplo y una hoja de trabajo en blanco en la que puede agregar los objetivos y las áreas de mejora de su organización.
Descargar la plantilla de Bingo de mejora continua
Plantilla de plan de mejora continua largo
Cuando su equipo sabe dónde debe mejorar, el origen de los problemas y las posibles soluciones, debe capturar esa información en un plan de mejora continua. En esta plantilla de plan, puede especificar el área de enfoque, el problema de cada una, las causas raíz y la solución hipotética.
Descargar la plantilla de plan de mejora continua largo
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