Los aspectos básicos para crear un plan estratégico
El proceso de planificación estratégica lleva tiempo, pero la recompensa es enorme. Si se hace correctamente, su plan estratégico involucrará y alineará a las partes interesadas en torno a las prioridades de su empresa.
La planificación estratégica, también llamada desarrollo o análisis y evaluación de estrategias, requiere atención a los detalles y debe realizarla alguien que pueda dar seguimiento a los próximos pasos y hacer actualizaciones periódicas. Los planes estratégicos no son documentos estáticos, sino que cambian a medida que surgen nuevas circunstancias, tanto interna como externamente.
Antes de comenzar el proceso de planificación estratégica, es importante asegurarse de contar con la aceptación de la gerencia, la junta directiva u otros líderes. De lo contrario, el proceso no tendrá éxito.
Luego, reúna a su equipo de planificación. El grupo debe incluir a personas de varios departamentos de diferentes niveles, y el proceso de planificación debe ser una discusión abierta y libre entre los integrantes. Es importante que los líderes obtengan la opinión de todo el grupo, pero no necesariamente necesitan la aprobación de todos, ya que esto ralentizaría el proceso.
El autor del plan es responsable de escribir y armar el plan final, y debe trabajar con un grupo más pequeño de escritores para establecer y estandarizar el tono y el estilo del documento o la presentación final.
A veces, se recomienda contratar a terceros para facilitar el proceso de planificación estratégica.
“It often can be helpful to have a really good facilitator to organize and pursue strategic conversations,” says Professor John M. Bryson, McKnight Presidential Professor of Planning and Public Affairs at the Hubert H. Humphrey School of Public Affairs, University of Minnesota and author of Strategic Planning for Public and Nonprofit Organizations: A Guide to Strengthening and Sustaining Organizational Achievement.
Bryson dice que el facilitador puede ser interno o externo, pero necesita experiencia. “Debe asegurarse de la idoneidad de una persona, por lo que es necesario llevar a cabo un proceso de investigación”, afirma.
Una forma de medir la experiencia de un facilitador es preguntando cómo desarrolla las conversaciones. “Es importante que los facilitadores dirijan la conversación con preguntas”, dice Bryson.
Bryson dice que los buenos facilitadores suelen hacer las siguientes preguntas:
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¿En qué situación nos encontramos?
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¿Qué hacemos?
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¿Cómo lo hacemos?
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¿Cómo vinculamos nuestros propósitos con nuestras capacidades?
Los facilitadores también deben ser capaces de manejar los conflictos y dispersar las situaciones al separar las ideas de los juicios. “El conflicto es parte de la planificación estratégica”, admite Bryson. “[Los facilitadores] deben prolongar las conversaciones el tiempo necesario para que surjan ideas que permitan tomar decisiones acertadas”.
Estos asistentes externos a veces son más efectivos que los facilitadores internos, ya que no están involucrados emocionalmente con el resultado del proceso. Por lo tanto, pueden concentrarse en el proceso y hacer preguntas difíciles.
Un plan estratégico es una presentación o un documento dinámico en el que se detalla la situación actual de la empresa, se describen los planes futuros y se explican los esfuerzos para lograrlos. Puede adoptar muchos enfoques en el proceso y considerar diferentes ideas sobre lo que debe incluirse, pero algunos conceptos generales se mantienen.
“La planificación estratégica es un indicador o un facilitador para fomentar el pensamiento, la acción y el aprendizaje estratégicos”, dice Bryson. Él explica que suele empezar a planificar proyectos con tres preguntas:
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¿Qué quiere hacer?
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¿Cómo lo haremos?
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¿Qué sucedería si hiciera lo que quiere hacer?
Las respuestas a estas preguntas componen el documento de planificación.
Un plan estratégico solo es eficaz cuando la redacción y el pensamiento están claros, ya que la intención es ayudar a una organización a mantener su misión mediante programas y capacidad, al tiempo que se fomenta el compromiso de las partes interesadas.
Pregunta 1: ¿En qué situación nos encontramos?
La respuesta (o las respuestas) a la primera pregunta (¿en qué situación nos encontramos?) se centra en los pilares de su organización, y puede servir de esquema para las siguientes secciones del plan estratégico:
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Declaración de misión
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Valores fundamentales y principios rectores
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Identificación de organizaciones competidoras
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Análisis del sector (esto puede incluir un análisis FODA o PEST)
Pregunta 2: ¿Hacia dónde vamos?
Las respuestas a esta pregunta permiten identificar los objetivos para el futuro del negocio y evaluar si la trayectoria actual es el futuro que desea. Estos aspectos del plan definen una estrategia para lograr el éxito y pueden incluir lo siguiente:
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Declaración de visión sobre cómo será la empresa en el futuro
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Qué está sucediendo (a nivel interno y externo) y qué debe cambiar
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Los factores necesarios para el éxito
Pregunta 3: ¿Cómo llegamos allí?
Las respuestas a esta pregunta permiten describir los diversos caminos que puede tomar para lograr su visión y combinar sus fortalezas con las oportunidades del mercado. Un gráfico de Gantt puede ayudar a trazar estas iniciativas y hacer un seguimiento de las mismas.
Debe incluir las siguientes secciones:
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Metas específicas y medibles
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Objetivos
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Un plan de ejecución en el que se especifique la persona encargada de gestionar y supervisar el plan
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Un plan de evaluación en el que se establezca cómo medir los logros y los contratiempos propios de la implementación
Qué incluir en un plan estratégico
La terminología de planificación estratégica no está estandarizada en toda la industria, y esto puede generar confusión. En cambio, los expertos en planificación estratégica utilizan muchos nombres para las diferentes secciones de un plan estratégico.
“The terms are all over the map. It’s really the concept of what the intention of the terms are [that is important],” says Denise McNerney, President and CEO of iBossWell, Inc., and incoming president of the Association for Strategic Planning (ASP). She recommends coming up with a kind of glossary that defines the terms for your team. “One of the most important elements when you’re starting the strategic planning process is to get some clarity on the nomenclature. It’s just what works for your organization. Every organization is slightly different.”
Independientemente de los términos que utilice, la idea general de un plan estratégico es la misma. “Es como dibujar un mapa para su empresa. Uno de los primeros pasos es comprometerse con el proceso y, luego, determinar cómo lo hará”, explica McNerney.
Utiliza un diagrama básico que llama arquitectura de plan estratégico. Las áreas por encima de la línea de puntos rojos son las partes estratégicas del plan. Debajo de la línea de puntos rojos se encuentran las piezas de implementación.
Si bien la terminología específica varía, las secciones básicas de un plan estratégico son las siguientes, en aproximadamente este orden:
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Resumen ejecutivo
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Breve presentación o descripción de la empresa
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Declaración de misión
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Declaración de visión
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Metas
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Análisis del sector
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Plan de marketing
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Capacidad
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Plan operativo
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Proyecciones financieras
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Métodos de evaluación
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Página de firmas
Algunos planes incluirán todas las secciones anteriores, pero otros no. Lo que incluya dependerá de la estructura y la cultura de su organización.
“Quiero mantenerlo simple, para que las organizaciones puedan lograr [el plan estratégico]”, explica McNerney. “El plan tiene que estar alineado con la cultura, y la cultura debe estar alineada con el plan para tener éxito en la implementación”.
Con la siguiente lista de verificación, puede registrar lo que ha hecho y lo que le falta hacer.
Cómo elaborar un plan estratégico
Una vez que haya reunido a un equipo y definido los términos, es hora de formalizar sus ideas elaborando el plan estratégico. El plan se puede desarrollar como documento, presentación o en otro formato.
Puede usar muchos modelos y formatos para crear un plan estratégico (consulte este artículo para obtener más información). Sin embargo, es probable que deba incluir algunas secciones básicas, independientemente del método en particular que elija (incluso si el orden y la forma en que las presenta varían). En muchos casos, las secciones de un plan estratégico se complementan entre sí, por lo que es posible que deba escribirlas en orden.
Consejo: Intente evitar la jerga y los términos genéricos; por ejemplo, palabras como maximizar y tener éxito pierden su peso. Además, recuerde que hay muchos términos para el mismo objeto en la planificación estratégica.
A continuación, aprenderá a redactar secciones comunes de un plan estratégico.
Cómo escribir un resumen ejecutivo
La clave para escribir un resumen ejecutivo sólido es ser claro y conciso. No sienta presión para incluir cualquier cosa en esta sección, los resúmenes ejecutivos solo deben tener una o dos páginas e incluir los puntos principales del plan estratégico.
La idea es despertar el interés del lector y motivarlo a seguir leyendo. Dado que funciona como una revisión de todo el documento, escriba el resumen ejecutivo después de completar el resto del plan estratégico.
“If you have a plan that’s really lengthy, you should have a summary,” says Jim Stockmal, President of the Association for Strategic Planning (ASP). He always writes summaries last, after he has all the data and information he needs for the plan. He says it is easier to cut than to create something.
Lea este artículo para obtener más información sobre cómo escribir un resumen ejecutivo eficaz, una lista de verificación y plantillas gratuitas.
Si quiere un resumen ejecutivo de una página, esta plantilla puede ayudarlo a decidir qué información incluir.
Descargar Plantilla de resumen ejecutivo de una página
Cómo escribir una descripción de la empresa
También llamada presentación breve, la descripción de la empresa es un breve esquema de la organización y sus actividades. Debe ser lo suficientemente acotada como para leer o escuchar durante un recorrido promedio en ascensor.
La descripción de la empresa debe incluir el historial de la empresa, los principales productos y servicios que ofrece, y los logros y aspectos más destacados, y debe lograr lo siguiente:
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Definir lo que es como empresa.
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Describir la actividad de la empresa.
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Identificar al cliente ideal.
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Destacar los aspectos que hacen que la empresa sea única.
Si bien esto puede parecer básico, la descripción de la empresa cambia a medida que esta crece y evoluciona. Por ejemplo, el cliente ideal hace cinco años puede no ser el mismo en la actualidad o en cinco años.
Comparta la descripción de la empresa con todos los miembros de la organización. Si los empleados no pueden expresar lo que ofrece la empresa, podría perder oportunidades.
Cómo elaborar la declaración de misión
La declaración de misión consiste en lo que la empresa intenta lograr. Además de guiar a toda la empresa, también ayuda a los empleados a tomar decisiones que los motiven a lograr la misión y los objetivos generales de la empresa.
“Idealmente, [la declaración de misión] debe reflejar en qué consiste la empresa”, dice McNerney. “Es la razón de existir o de operar de la empresa”.
Las declaraciones de misión sólidas pueden diferenciar a la empresa de los competidores y ayudar a mantener el enfoque en los objetivos. También puede funcionar como un eslogan para la organización.
Las declaraciones de misión deben hacer lo siguiente:
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Definir el propósito de la empresa. Explicar qué hace la empresa, para quién lo hace y por qué aporta valor.
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Utilizar un lenguaje específico y fácil de entender.
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Transmitir inspiración sin dejar de ser realista.
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Ser breve.
Esta es su oportunidad para definir la forma en que se tomarán las decisiones en la empresa, con base en los objetivos, la cultura y la ética. Las declaraciones de misión no deben ser imprecisas o genéricas, y deben diferenciar la empresa de las demás. Si la declaración de misión puede aplicarse a muchas empresas en el sector, no es una buena opción.
Las declaraciones de misión no tienen por qué orientarse solo a los clientes o socios. De hecho, también es posible incluir lo que la empresa hace por sus empleados en la declaración de misión.
A diferencia de otras partes del plan estratégico, que deben revisarse y editarse periódicamente, la declaración de misión de la empresa debe permanecer igual por un tiempo.
Dicho esto, haga el esfuerzo de editar y perfeccionar su declaración de misión. Elimine los tecnicismos, como clase mundial, la mejor posible, de última generación, maximizar, tener éxito, etc., y las frases imprecisas. Luego, deje que el comité de planificación estratégica lo revise.
Cómo elaborar la declaración de visión
Cada acción que hace la empresa contribuye a su visión. La declaración de visión refleja lo que la empresa quiere lograr a largo plazo, y puede inspirar y alinear al equipo.
“La visión es la declaración más completa del futuro deseado o situación a la que quiere llegar la empresa”, explica McNerney.
Una declaración de visión clara puede ayudar a todas las partes interesadas a comprender el significado y el propósito de la empresa. Debe animar e inspirar a los empleados, y definir la dirección de la empresa. También le permite descartar elementos que podrían no alinearse con su visión.
Las declaraciones de la visión deben ser cortas (pocas oraciones). También deben ser fáciles de recordar, específicas y ambiciosas. Pero existe una línea fina entre ser ambicioso y crear una fantasía. La visión debe ser claramente alcanzable si se siguen las metas y los objetivos descritos más adelante en el plan de planificación estratégica.
Debido a que necesita conocer las metas y los objetivos de la empresa para crear una declaración de visión precisa, es posible que deba esperar a tener más información sobre la dirección de la empresa para escribir la declaración de visión.
Estas son las preguntas que debe hacerle al equipo al elaborar la declaración de visión:
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¿Qué impacto queremos tener en la comunidad y en la industria?
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¿Cómo interactuaremos con los demás como empresa?
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¿Cuál es la cultura de la empresa?
Evite las declaraciones generales que podrían aplicarse a cualquier empresa o sector. Por ejemplo, frases como “ofrecer una experiencia maravillosa” podrían aplicarse a muchos sectores. Escriba en tiempo presente, evite los tecnicismos y use lenguaje claro y conciso.
Las declaraciones de visión deben lograr lo siguiente:
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Fomentar la inspiración.
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Centrarse en el éxito.
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Proyectarse a cinco o diez años en el futuro.
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Mantenerse alineadas con los objetivos y valores de la organización.
Una vez que escriba su declaración de visión, comuníquesela a todos los integrantes de su empresa. El equipo debe entender y repetir fácilmente la declaración de visión de la empresa. Recuerde que las declaraciones pueden cambiar a medida que cambia el entorno de la empresa y sus alrededores.
Diferencia entre las declaraciones de misión y visión
Las declaraciones de misión y visión son importantes, pero tienen fines muy diferentes.
Las declaraciones de misión muestran por qué existe un negocio, mientras que las declaraciones de visión están destinadas a inspirar y dar dirección. Las declaraciones de misión hacen referencia al presente y las declaraciones de visión hacen referencia al futuro. La misión incluye elementos de acción, y la visión propone objetivos a los que aspirar.
| Declaración de misión | Declaración de visión |
|---|---|
| Se enfoca en el presente de la organización | Se enfoca en el futuro de la empresa |
| Impulsa a la empresa hacia adelante | Da dirección a la empresa |
| Puede cambiar a medida que cambia el negocio | No debe cambiar con frecuencia, ya que está vinculada a los pilares de la empresa |
Por ejemplo, si una declaración de visión es “Ningún niño se va a dormir con hambre”, la misión sería proporcionar bancos de alimentos dentro de los límites de la ciudad.
Si bien muchas organizaciones tienen declaraciones de misión y visión, esto no es obligatorio. “No todos tienen una declaración de visión”, dice McNerney. “Algunas organizaciones solo tienen una”.
Si decide tener una sola declaración, McNerney da algunos consejos: “Cualquier declaración que tenga, si es una sola, debe incluir qué [hace], cómo [lo hace], por qué [lo hace], y para quién lo hace”.
Durante el proceso de planificación, estas declaraciones clave pueden cambiar. “Al principio del proceso, debe hablar de lo que está haciendo y por qué y cómo lo está haciendo. A veces piensa que sabe a dónde quiere ir, pero no está realmente seguro”, comenta McNerney. “Debe ser flexible con respecto al contenido del plan y durante el proceso”.
Cómo redactar los valores fundamentales de su empresa
Los valores fundamentales de la empresa, a veces llamados valores organizativos, ayudan a comprender las motivaciones de la empresa para hacer lo que hace. En esta sección, aprenderá mucho sobre su empresa y las personas que trabajan con usted. Debería ser relativamente fácil de escribir.
“Los valores son el núcleo de cómo opera [y] cómo trata a su gente, tanto interna como externamente. Los valores describen los comportamientos que realmente quiere fomentar”, afirma McNerney.
Existen valores internos y externos que contemplan a sus empleados y compañeros de trabajo, clientes y partes interesadas externas. Identificar valores lo ayudará a determinar los rasgos de las personas que desea contratar y ascender, así como las cualidades que busca en sus clientes.
Los valores deben alinearse con la declaración de visión y resaltar sus fortalezas y, al mismo tiempo, mitigar las debilidades. McNerney cuenta que muchas organizaciones no consideran realmente los valores de su empresa, ni tienen una actitud honesta al respecto, al trabajar en los planes estratégicos, lo que puede conducir al fracaso.
“Las estrategias tienen que alinearse con los valores y viceversa”, explica.
Los valores de muchas empresas suenan como tecnicismos sin sentido, así que tómese el tiempo necesario para determinar qué es importante para su empresa e ir más allá del lenguaje genérico.
Cómo escribir sobre su sector
Al planificar con anticipación para su negocio, es importante mirar a su alrededor. ¿Cómo están las cosas dentro de su empresa? ¿Qué están haciendo los competidores? ¿Quiénes son sus clientes objetivo?
“[Si no hace un análisis detallado del sector], hará la planificación a ciegas. Si no observa el mundo que lo rodea, le falta toda una dimensión para tomar decisiones informadas”, aconseja McNerney.
Escribir sobre su sector le permite identificar nuevas oportunidades de crecimiento y le muestra cómo debe cambiar para aprovechar esas oportunidades. Identifique a sus competidores clave y defina lo que considera sus fortalezas y debilidades. Hacer este análisis lo ayudará a determinar qué hace mejor y cómo se compara con la competencia. Una vez que sabe lo que hace bien, puede aprovechar al máximo sus fortalezas.
En esta sección, incluya también el análisis FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas). Puede elegir entre muchas plantillas para escribir esta sección.
A continuación, identifique a sus clientes objetivo. Piense en lo que quieren y necesitan, y en cómo puede ofrecérselos. ¿Sus competidores atraen a sus clientes objetivo o tiene un nicho que lo diferencia?
El análisis del sector tiene un precio, pero también aporta muchos beneficios. “Se necesita tiempo y dinero para hacer [un análisis detallado del sector], pero la falta de ese conocimiento dice mucho sobre el futuro de su organización. Si no sabe lo que está sucediendo a su alrededor, ¿cómo puede seguir siendo competitivo?” explica McNerney.
Cómo formular las metas y los objetivos del plan estratégico
Esta sección es la mayor parte de su plan estratégico. Muchas personas confunden las metas y los objetivos, pensando que los términos son intercambiables, pero muchos argumentan que son distintos. Puedes pensar en ellos de esta manera:
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Metas: Las metas son declaraciones generales sobre lo que quiere lograr como empresa y, por lo general, son cualitativos. Funcionan como una descripción de hacia dónde quiere ir y pueden ser a corto o largo plazo.
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Objetivos: Los objetivos respaldan las metas y, por lo general, son cuantitativos y medibles. Definen cómo medirá el progreso necesario para llegar al destino que describió en las metas. Más de un objetivo puede respaldar una meta.
| Metas | Objetivos |
|---|---|
| Alcance amplio | Alcance limitado |
| Dirección general, acción genérica | Dirección específica, acción específica |
| Abstractas | Sólidos |
| Cualitativas (no necesariamente medible) | Cuantitativos (fáciles de medir) |
| A largo plazo | A corto plazo |
Por ejemplo, si su meta es lograr el éxito como planificador estratégico, su objetivo sería escribir todas las secciones del plan estratégico en un mes.
McNerney de iBossWell, Inc. insiste en que no hay definiciones concretas para los términos metas y objetivos, así como sucede con muchos otros conceptos de planificación estratégica. “No intentaría definir los términos. Se escuchan mucho las palabras metas y objetivos , pero significan cosas diferentes para diferentes personas. Lo que algunas personas llaman meta, otros lo llaman objetivo. Lo que algunas personas llaman un objetivo, otros dirían que es un KPI”. Ella explica que la clave es decidir qué significan los términos en su organización, explicar las definiciones a las partes interesadas clave y ceñirse a esas definiciones.
Cómo formular las metas
Las metas forman la base del plan estratégico. Establecen las prioridades e iniciativas, y, por lo tanto, son elementos críticos y definen los resultados que se obtendrán con el plan. Algunos especialistas en planificación utilizan el término objetivos estratégicos o prioridades estratégicas al referirse a las metas, pero para aclarar, se usará el término metas en este artículo.
“[Las metas] son un nivel más elevado e incluyen varias declaraciones sobre cuáles son sus prioridades”, explica McNerney. A menudo se ubican cerca de la parte superior en la jerarquía del plan.
Cada meta debe reflejar algo que descubrió durante la fase de análisis del proceso de planificación estratégica. Las metas deben ser declaraciones precisas y concisas, no narrativas largas. Mostramos un ejemplo a continuación:
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Eliminar los casos pendientes.
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Reducir los costos de producción.
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Aumentar los ingresos totales.
Cada meta debe incluir un resultado y una fecha límite. Piense en la redacción de metas como una fórmula: acción + información de la acción + métrica medible + fecha límite = meta. Por ejemplo, su meta puede ser aumentar los ingresos totales en un 5% en tres áreas de productos para el tercer trimestre de 2020.
Otra forma de verlo: Verbo (acción) + adjetivo (descripción) = sustantivo (resultado). Un ejemplo de meta: Aumentar la recaudación de fondos del sitio web.
Debe lograr un equilibrio entre lo aspiracional y lo tangible al formular las metas. Debe extender sus límites, pero no hacerlos demasiado difíciles de alcanzar. Toda la organización y las partes interesadas deben recordar y comprender las metas.
Piense en las metas con diferentes duraciones. Algunas llevarán de cinco a diez años, otras serán más cortas y otras más largas. Algunas metas pueden incluso ser trimestrales, mensuales o semanales. Pero tenga cuidado de no crear demasiadas. Enfóquese en las que le permitan centrarse en los aspectos fundamentales para lograr el éxito de la empresa. Recuerde que es probable que numerosos objetivos y pasos de acción provengan de cada una de las metas.
Cómo formular los objetivos
Los objetivos son las instrucciones paso a paso de cómo alcanzar sus metas. Están establecidos en una declaración y un propósito sin ambigüedades sobre si los logra o no.
Las metas hacen referencia al destino al que quiere llegar. Luego, debe determinar cómo llegar ahí, a través de diferentes objetivos que respalden cada meta. Tenga en cuenta que los objetivos pueden abarcar varias áreas.
“Se necesitan elementos de implementación del plan para tener éxito”, dice McNerney, y agrega que algunas personas se refieren a los objetivos como tácticas, acciones y muchos otros términos.
Los objetivos a menudo comienzan con las palabras aumentar o disminuir porque son cuantificables y medibles. Sabrá cuándo alcanza un objetivo. Son elementos de acción, a menudo con fechas de inicio y finalización.
Utilice el ejemplo anterior: Aumentar los ingresos totales en un 5% en tres áreas de productos para el tercer trimestre de 2020. En este ejemplo, sus objetivos podrían ser:
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Abordar tres nuevos clientes posibles cada mes.
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Promocionar las tres áreas clave del producto en el sitio web y en los boletines por correo electrónico.
Piense en la sigla SMART al elaborar los objetivos; haga que sean específicos, medibles, alcanzables, realistas/relevantes y con plazos limitados.
Al desglosar aún más el proceso, algunos planificadores estratégicos utilizan los términos estrategias y tácticas para definir las formas de alcanzar los objetivos. Con estrategias, se hace referencia al enfoque o al método que usará para lograr un objetivo. Una táctica es una actividad o proyecto específico que logra la estrategia, lo que, a su vez, ayuda a alcanzar el objetivo.
Cómo elaborar planes de capacidad, de operaciones, de marketing y de finanzas
Después de definir sus metas y objetivos, debe determinar quiénes se encargarán de las distintas actividades, cómo comercializará su trabajo y cómo les pagará por el mismo.
“Si decide acortar el proceso [y no hablar de capacidad y finanzas], debe saber cuáles serán las consecuencias”, explica McNerney. “Si no tiene en cuenta los costos o ingresos adicionales que generará el plan, es posible que esté creando un plan que no pueda implementar”.
Para alcanzar todas las metas descritas en el plan estratégico, necesita a las personas adecuadas. Incluya una sección en el plan estratégico en la que hable de la capacidad de su organización. ¿Cuenta con los miembros del equipo necesarios para lograr los objetivos definidos para alcanzar las metas? Si no es así, es posible que deba contratar personal.
En el plan de operaciones, se contemplan las iniciativas y se muestra quién hace qué, cuándo y cómo. Esto ayuda a transformar sus metas y objetivos en una realidad. Se debe incluir un resumen en el plan estratégico. Si necesita ayuda para redactar un plan de implementación integral para su organización, este artículo puede guiarlo a través del proceso.
En un plan de marketing, se describe cómo atraer a los clientes potenciales y convertirlos en clientes. No necesita incluir todo el plan de marketing en su plan estratégico, pero es posible que quiera incluir un resumen. Para obtener más información sobre cómo redactar planes de marketing, consulte este artículo.
También están las finanzas. A todos nos gustaría lograr todas las metas, pero a veces no tenemos suficiente dinero para hacerlo. Un plan financiero puede ayudar a establecer prioridades. Consulte estas plantillas para empezar a crear un plan financiero.
Cómo elaborar indicadores de rendimiento
Para saber si está alcanzando las metas que describe en el plan estratégico, necesita indicadores de rendimiento. Estos indicadores determinan qué es el éxito y garantizan la responsabilidad. Lamentablemente, los planes estratégicos tienden a fracasar cuando nadie evalúa periódicamente el progreso.
Los indicadores clave de rendimiento (KPI) pueden mostrar cómo avanza el negocio. Los KPI pueden ser medidas financieras o no financieras que le permitan trazar el progreso y tomar medidas correctivas si las acciones no se desarrollan como deberían. Otros términos similares a los KPI pueden ser medidas de rendimiento e indicadores de rendimiento.
Los indicadores de rendimiento no siempre son financieros, pero deben ser cuantificables. Por ejemplo, el seguimiento de los visitantes de un sitio web, los clientes que completan un formulario de contacto o la cantidad de propuestas que se cierran con acuerdos son todos indicadores de rendimiento que lo mantienen encaminado hacia el logro de sus metas.
Al escribir sus indicadores de desempeño, preste atención a lo siguiente:
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Defina la frecuencia con la que necesita informar los resultados.
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Cada KPI debe tener algún tipo de medida.
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Indique una medida y un período.
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Anote la fuente de datos de la que obtendrá su información para medir y hacer un seguimiento.
Stockmal de ASP sugiere algunas preguntas sobre la elección de indicadores de rendimiento.
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¿Tiene el control de la medida de rendimiento?
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¿La medida del rendimiento respalda los resultados estratégicos?
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¿Es factible?
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¿Hay datos disponibles?
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¿Quién recopilará esos datos y cómo lo hará?
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¿Los datos son oportunos?
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¿Es rentable recopilar esos datos?
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¿La meta es cuantificable? ¿Puede medirlo en el tiempo?
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¿Sus objetivos son realistas y tienen un plazo limitado?
Stockmal también dice que los indicadores de rendimiento no pueden centrarse en una sola cosa en perjuicio de otra. “No pierda lo que lo hace bueno”, comenta. Agrega que centrarse en un KPI puede dañar otras áreas del rendimiento de una empresa, por lo que alcanzar una meta puede ser corto.
Algunos indicadores de rendimiento pueden incluirse en el plan estratégico, pero es posible que quiera establecer otras metas para su organización. Un panel de KPI puede ayudarlo a configurar y registrar su rendimiento. Para obtener más información sobre cómo configurar un panel de KPI, consulte este artículo.
Cómo comunicar el plan estratégico
Al escribir el plan estratégico, debe pensar en cómo compartirlo. Un plan no cumple ninguna función si permanece en un estante y nadie lo lee.
“After the meetings are over, you have to turn your strategy into action,” says Stefan Hofmeyer, an experienced strategist and co-founder of Global PMI Partners. “Get in front of employees and present the plan [to get everyone involved].” Hofmeyer explains his research has shown that people stay with companies not always because of money, but often because they buy into the organization’s vision and want to play a part in helping it get where it wants to go. “These are the people you want to keep because they are invested,” he says.
Decida quién debe obtener una copia física de todo el plan. Esto podría incluir a la gerencia, la junta directiva, los propietarios, entre otros. Haga todo lo posible para mantenerlo lejos de sus competidores. Si lo distribuye fuera de su empresa, es probable que quiera adjuntar una exención de confidencialidad.
Puede comunicar el plan a las partes interesadas de las siguientes maneras:
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Organice una reunión para presentar el plan en persona.
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Destaque el plan en un boletín de la empresa.
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Incluya el plan en la incorporación de nuevos empleados.
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Publique el plan en la intranet de empleados, junto con los aspectos más destacados y una forma de hacer un seguimiento del progreso.
Si organiza una reunión, asegúrese de que usted y otros planificadores clave estén preparados para gestionar los comentarios y el debate que surgirán. Debería poder defender su plan y reforzar las áreas clave. El objetivo de la distribución del plan es asegurarse de que todos entiendan su función para que sea exitoso.
Recuérdeles a las personas la misión, la visión y los valores de la empresa para reforzar su importancia. Puede usar pósteres u otros métodos visuales para colocar anuncios en la oficina. Cuanto más sientan las personas que desempeñan una función importante en el éxito de la organización, más éxito tendrá para alcanzar los objetivos de su plan estratégico.
Desafíos en la redacción de un plan estratégico
Como se mencionó, la planificación estratégica es un proceso e involucra a un equipo. Al igual que con cualquier actividad de equipo, habrá desafíos.
A veces, el consenso puede tener prioridad sobre lo que está claro. La presión de los compañeros puede ser una fuerza poderosa, en especial, si la persona que hace las sugerencias es un jefe o gerente, y los demás se sienten presionados a estar de acuerdo. Algunas personas pueden sentirse reacias a dar cualquier opinión porque creen que no es importante para la persona que, en última instancia, decide lo que se incluye en el plan.
Los problemas del equipo también pueden ocurrir cuando uno o más miembros no piensan que el plan sea importante o no aceptan el proceso. Los líderes de equipo deben hacerse cargo de estos problemas antes de que se les vayan de las manos.
Preste atención a la cultura de la empresa y a la disposición que tiene como grupo, y adapte el proceso de planificación en consecuencia. Necesita encontrar el equilibrio entre el proceso y el producto final.
El proceso de planificación lleva tiempo. Muchas organizaciones no se toman el tiempo suficiente para planificar correctamente, y una vez que termina la planificación, escribir el documento o la presentación también lleva tiempo, al igual que la implementación. No planifique tanto e ignore cómo se implementará el plan. Un síntoma de esto es no alinear el plan para que se ajuste a la capacidad o las finanzas de la empresa.
Stockmal explica que muchas organizaciones, a menudo, se centran tanto en el futuro y en alcanzar sus metas, que se olvidan de lo que las convirtió en una empresa sólida en primer lugar. La arquitectura empresarial es importante, lo que Stockmal dice es “desarrollar las capacidades que la organización necesita para cumplir con su estrategia”. Agrega que no pasa nada si no hay trabajadores de presupuesto que hagan el trabajo necesario para impulsar el cambio.
Tenga cuidado con la información que recopila. No tome atajos en la fase de investigación; esto hará que aparezca información errónea más adelante en el proceso. Asimismo, no ignore la información negativa que pueda obtener. Superar la adversidad es una forma de impulsar el crecimiento de la empresa.
Tenga cuidado con cortar y pegar planes de años anteriores o de otras organizaciones similares. Cada empresa es única.
Y aunque esto puede parecer obvio, no ignore los resultados del proceso de planificación. Con la investigación, podría descubrir que no debe ir en la dirección que quería.
Cómo elaborar diferentes tipos de planes estratégicos
El proceso de planificación estratégica varía en función de la organización, pero los conceptos básicos siguen siendo los mismos. Ya sea una organización sin fines de lucro, una escuela o una entidad con fines de lucro, los planes estratégicos permiten ver dónde se encuentra y cómo llegará a donde quiere ir.
Cómo elaborar un plan estratégico para una organización sin fines de lucro
Para una organización sin fines de lucro, el propósito del plan estratégico es, principalmente, cómo avanzar para lograr la misión. Es fundamental asegurarse de que la declaración de misión se ajuste con precisión a la organización.
Además de un análisis FODA y otras secciones de cualquier plan estratégico, una organización sin fines de lucro debe estar atenta a los factores cambiantes, como la financiación. Algunas fuentes de financiación tienen comienzos y finales finitos. La planificación estratégica suele ser continua para las organizaciones sin fines de lucro.
Una organización sin fines de lucro tiene que lograr que a la comunidad le interese su causa. En una organización con fines de lucro, el departamento de marketing trabaja para promover el producto o los servicios de la empresa a fin de generar nuevos ingresos. Sin embargo, para una organización sin fines de lucro, transmitir ese mensaje debe ser parte del plan estratégico.
Elaborar un método de evaluación y KPI puede ser difícil para una organización sin fines de lucro, ya que, a menudo, se enfocan en las metas en lugar de las ganancias financieras. Por ejemplo, una coalición para la prevención del abuso de sustancias está tratando de evitar que los adolescentes empiecen a beber o usar drogas, y demostrar el trabajo de los métodos de coalición suele ser difícil de cuantificar.
Esta plantilla puede ayudarlo a definir visualmente un plan estratégico para la organización sin fines de lucro.
Descargar Plantilla de plan estratégico sin fines de lucro
Cómo elaborar un plan estratégico para una escuela
Redactar un plan estratégico para una escuela puede ser difícil debido a la variedad de partes interesadas involucradas, incluidos estudiantes, profesores, personal y padres.
La planificación estratégica en una escuela es diferente de otras porque no hay mercados que explorar, productos que producir, clientes que atraer o cronogramas ajustables. Las escuelas suelen establecer límites, misiones y presupuestos.
Incluso con las diferencias, se debe implementar el mismo proceso y estructura de planificación para las escuelas que para otros tipos de organizaciones.
Esta plantilla puede ayudar a su universidad o escuela a definir un plan estratégico.
Descargar Esquema de plan estratégico universitario - Word
Cómo elaborar un plan estratégico a cinco años
No hay un período establecido para un plan estratégico, pero cinco años puede ser un punto óptimo. En algunos casos, la planificación anual puede mantenerlo continuamente atascado en el proceso de planificación, mientras que diez años puede ser un plazo demasiado largo.
Además de las secciones básicas de cualquier plan estratégico, al pronosticar cinco años en el futuro, ponga puntos de control de uno a tres años en el plan para registrar el progreso de forma intermitente.
Cómo elaborar un plan estratégico a tres años
Si bien los cinco años suelen ser el punto óptimo de la planificación estratégica, algunas organizaciones optan por crear planes de tres años. Mirar demasiado adelante puede ser abrumador, especialmente para una empresa nueva o en cambio.
En un plan de tres años, las metas y los objetivos tienen un plazo más corto y debe supervisarlos con más frecuencia. Incorpore esos puntos de control en el plan.
“La mayoría de las organizaciones hacen un plan de tres a cinco años ahora porque reconocen la tecnología y los cambios en los negocios que son bastante dinámicos ahora”, dice Stockmal.
Cómo crear un plan estratégico departamental
El primer paso para redactar un plan estratégico para su departamento es prestar atención al plan estratégico general de su empresa. Debe asegurarse de que los planes se alineen.
Los pasos para crear un plan para un departamento son los mismos que para un plan estratégico general, pero la declaración de misión, la visión, el análisis FODA, las metas, los objetivos, etc. son específicos solo para las personas del departamento. Piense en cada persona por separado y considere sus competencias, fortalezas, capacidades y debilidades principales. Asigne personas que serán responsables de ciertas tareas y tácticas necesarias para alcanzar las metas.
Si tiene acceso a un plan de un año anterior, vea cómo el departamento logró alcanzar sus metas. Ajuste el nuevo plan en consecuencia.
Cuando termine su plan departamental, asegúrese de enviarlo a la persona responsable del plan general de la empresa. Prepárese para hacer cambios.
Cómo elaborar un plan estratégico para un proyecto
Un plan estratégico contempla el panorama general de una organización, no un proyecto en particular. En lugar de un plan estratégico, esta área sería parte de la gestión de proyectos.
Si su proyecto tiene fallas y necesita cambiarlo, consulte este artículo.
Cómo formular un plan estratégico personal
Crear un plan estratégico no es solo para las empresas. También puede crear un plan estratégico que lo ayude a guiar su vida profesional y personal. La clave es incluir los aspectos importantes para usted. Este proceso requiere tiempo y reflexión.
Prepárese para las características propias que descubrirá. Debido a que analizará sus fortalezas y debilidades, es posible que encuentre cosas que no le gustan. Es importante ser honesto con uno mismo. Si hace un análisis FODA de usted mismo, obtendrá información sincera si se lo permite.
En primer lugar, considere su vida tal como es ahora. ¿Está satisfecho? ¿Qué quiere hacer en mayor o menor medida? ¿Qué es lo que más valora en su vida? Dé una respuesta más profunda que “familia, felicidad y salud”. Este ejercicio le ayudará a aclarar sus valores.
Una vez que sepa lo que es importante para usted, plantee una declaración de misión personal que refleje los valores que aprecia. Al igual que en una empresa, esta declaración le servirá como guía para tomar decisiones futuras. Si algo no se ajusta a su misión personal, no debería hacerlo.
Con la información que obtuvo durante el proceso de análisis FODA y declaración de misión, elabore metas que se alineen con sus valores. Las metas pueden ser amplias, pero no olvide incluir elementos de acción y plazos para alcanzarlas.
En cuanto a la evaluación, identifique cómo asumirá la responsabilidad y se mantendrá enfocado. Puede involucrar a una persona para que le recuerde su plan, fijar recordatorios de calendario, planificar pequeñas recompensas cuando logre una meta u otro método que funcione para usted.
A continuación, le presentamos consejos adicionales para los planes estratégicos personales:
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Hay cosas que puede controlar, y otras que no. Enfóquese en los aspectos sobre los que puede actuar.
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Vea el lado positivo en lugar de las cosas a las que renunciará. Por ejemplo, en lugar de centrarse en perder peso, concéntrese en tener una vida más saludable.
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No se comprometa en exceso y no ignore los pequeños detalles que le permiten alcanzar sus metas.
Pase lo que pase, no se centre en los contratiempos y recuerde celebrar los logros.
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