¿Qué es un plan del proyecto en Six Sigma?
Un plan del proyecto en Six Sigma es un documento de dos páginas que describe un proyecto de mejora de procesos. La carta contiene información basada en datos que explica la necesidad del proyecto. Una vez aprobado, el documento se convierte en la referencia principal del equipo de Six Sigma.
Al igual que los planes tradicionales del proyecto, los planes de Six Sigma son el documento inicial que comunica el propósito de un proyecto. También es un documento en constante evolución que el equipo actualizará y revisará a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Tanto los planes tradicionales del proyecto como los planes de proyectos Six Sigma comparten los siguientes elementos clave:
- Acuerdo: Documente un acuerdo entre el equipo del proyecto y el equipo directivo.
- Alineación: Alinee los objetivos del proyecto con los objetivos de toda la organización.
- Caso de negocios: Presente el caso de negocios del proyecto.
- Esquema: Proporcione un esquema amplio del proyecto.
- Descripción general: Describa los objetivos del proyecto, los recursos necesarios y el cronograma.
- Alcance del proyecto: Defina el alcance del proyecto.
- Punto de referencia: Sirva de punto de referencia durante todo el proyecto.
A diferencia de un plan de proyecto tradicional, un plan de Six Sigma requiere un equipo certificado en la metodología Six Sigma para prepararlo y ejecutarlo.
Además de alcanzar los objetivos descritos anteriormente, el plan del proyecto Six Sigma incluirá lo siguiente:
- Certificaciones y roles de Six Sigma: Designe a los miembros del equipo asignados al proyecto e incluya su certificación de Six Sigma y su rol del proyecto.
- Metodología Six Sigma: Identifique las herramientas y los métodos de Six Sigma que tiene pensado usar para perfeccionar los procesos de negocios.
- Declaraciones de Six Sigma: Identifique las mejoras del proceso que logrará el proyecto y describa cualquier posible problema de implementación.
¿Qué es un plan del proyecto Lean Six Sigma?
El plan del proyecto Lean Six Sigma tiene el mismo aspecto que el plan de Six Sigma. Algunos expertos creen que no hay una diferencia significativa entre los dos. Otros explican que los planes Lean se centran en prevenir problemas en lugar de hacer mejoras incrementales.
La diferencia entre los dos es sutil. Al igual que un plan de Six Sigma, los métodos y herramientas Lean Six Sigma ayudan a los equipos a eliminar el desperdicio en un proceso. El plan Lean refleja este enfoque en los objetivos.
“Ambos planes son los mismos en la estructura, pero son diferentes en los objetivos”, explica Mahmud Al-Odeh, profesor de Gestión de Operaciones y Tecnología en la Universidad Estatal de Bemidji. “El plan de Lean Six Sigma incluye objetivos relacionados con la eliminación del desperdicio y las actividades que no agregan valor. El plan del proyecto Six Sigma incluye reducir la variación en el proceso para alcanzar un nivel Six Sigma, o 3,4 defectos por cada 1 millón de oportunidades”.
Para preparar un plan de proyecto Lean Six Sigma, comience con una plantilla estándar de plan de proyecto Six Sigma. Elabore una declaración de objetivos Lean que apunte a prevención de problemas o a la evitación preventiva de desperdicios. Una declaración de objetivos Lean podría decir: “Identificaremos y eliminaremos todos los pasos no esenciales entre la admisión y el examen, como los formularios y el papeleo repetitivos, para reducir el tiempo de espera del paciente en 10 minutos”.
Sin embargo, George Eckes, autor de cinco libros sobre Six Sigma que tiene más de 30 años de experiencia en consultoría en Lean Six Sigma, gestión de procesos y mejora de procesos, no cree que haya una diferencia significativa entre los dos tipos de planes.
“Para algunos puristas, Six Sigma tiene como objetivo reducir la variación exclusivamente, mientras que Lean apunta a la mejora”, explica. “No soy purista. De los miles de equipos de proyectos que capacité, el 100 por ciento de sus planes reflejaron una mejora de la efectividad (es decir, la reducción de la variación en torno a algún objetivo) y, al mismo tiempo, mejoraron la eficiencia (p. ej., reducción del tiempo del ciclo). Por lo tanto, no hay diferencia para mí entre un plan de Lean Six Sigma y un plan de Six Sigma”.
¿Quién prepara el plan del proyecto Six Sigma?
Un líder del proyecto prepara el plan del proyecto Six Sigma. Este miembro del equipo es dueño del proceso y coordina un equipo de Six Sigma Black Belts y Green Belts certificados. También dependen de expertos en la materia (pymes) para proporcionar información relevante del proyecto.
Con la excepción de las pymes, todos los miembros del equipo que trabajan en el plan deben tener una certificación Six Sigma.
Estas son las diferentes funciones del equipo, según Eckes:
- Líder del proyecto: El líder del proyecto es el dueño del proceso y un intermediario entre el equipo directivo y el equipo del proyecto. La responsabilidad principal del líder designado es crear el plan. Eckes sugiere que al plan se lo llame plan preliminar para reforzar el concepto de que “el plan es un documento en constante evolución y será modificado por el líder a lo largo del tiempo con los datos recién recopilados”.
- Black Belt o Green Belt: El líder del proyecto designa a un Black Belt o Green Belt como el líder del equipo. Un Black Belt dirige proyectos a tiempo completo, mientras que un Green Belt dirige proyectos a tiempo parcial. Eckes explica que “se necesitan más recursos para que las empresas tengan Black Belts. La mayoría de los equipos no tienen estos recursos, por lo que utilizan Green Belts. Los Green Belts mantienen trabajos regulares y se convierten en Green Belts mientras dure el proyecto”.
- Miembros del equipo: Muchos de los miembros del equipo que contribuyen al plan de Six Sigma no se capacitan en la metodología Six Sigma. Estos miembros del equipo son pymes y llevan a cabo la mayor parte del trabajo del proyecto. Trabajan en estrecha colaboración con el líder del equipo y el líder del proyecto.
- Master Black Belt: Un Master Black Belt aconseja a la organización sobre las prácticas de Six Sigma. “La mayoría de las organizaciones tienen varios Master Black Belts que pueden actuar como miembros del equipo ad hoc ayudando a cada miembro del equipo, Black Belt o Green Belt con las herramientas de Six Sigma más difíciles”, explica Eckes.
Cada organización tendrá una estructura de equipo única en función de sus recursos. Por ejemplo, algunas empresas pueden tener varios Green Belts y ningún Black Belt. En este caso, los Green Belts trabajarán con el líder del proyecto y el Master Black Belt.
¿Cómo preparar un plan del proyecto Six Sigma?
Un plan del proyecto Six Sigma tarda hasta seis semanas en prepararse, dependiendo del tamaño del proyecto. El líder del proyecto organiza al equipo y reúne los datos en un documento breve. Los líderes se comunican con el equipo directivo y las partes interesadas para cada actividad.
Los pasos para redactar un plan de proyecto Six Sigma son similares al proceso para otros planes de proyecto. Una diferencia clave es que los planes del proyecto Six Sigma designarán roles y responsabilidades en función de la metodología Six Sigma.
Como con cualquier proyecto, el líder organiza y monta el plan durante la primera fase del proyecto. Esto sucede si utilizan cualquiera de las metodologías Six Sigma: DMAIC (definir, medir, analizar, mejorar, controlar) o DMADV (definir, medir, analizar, diseñar, verificar).
DMAIC es el método más popular para los proyectos Six Sigma. Durante la fase de definición, el líder del proyecto dirige las siguientes actividades:
Recopilar datos
El líder del proyecto asigna responsabilidades de recopilación de datos a los Green o Black Belts. Este equipo trabaja durante unas semanas para recopilar cualquier dato que respalde el proyecto. Luego, el líder aporta la información recopilada en una plantilla de plan y trabaja con el equipo para perfeccionar el documento.
Considerar las prioridades que compiten
El equipo identifica, pondera y prioriza todas las tareas del proyecto. Esta actividad ayuda a maximizar el tiempo del equipo y a gestionar la corrupción del alcance. Los equipos utilizan un diagrama de cuadrantes, llamado diagrama PICK (possible, implement, challenge y kill) o una matriz de recompensas, para determinar qué acciones ofrecen la mayor recompensa mientras utilizan la menor cantidad de recursos.
Para usar un diagrama PICK, cree un diagrama con cuatro cuadrantes, como puede ver en la imagen anterior. Luego analice y coloque cada actividad del proyecto en el diagrama.
Estos son los cuatro cuadrantes de un diagrama PICK y lo que representan:
- Possible (posible): Elementos de baja dificultad y baja recompensa que son posibles de lograr.
- Implement (implementar): Elementos de baja dificultad y alta recompensa que son imprescindibles para el proyecto.
- Challenge (desafío): Elementos de alta dificultad y alta recompensa que serán un desafío pero que podrían valer la pena el riesgo.
- Kill (matar): Elementos de alta dificultad y baja recompensa que no tienen sentido asumir y deben eliminarse.
Incluya cualquier elemento en la sección Implementar en las actividades de su proyecto. Elimine cualquier elemento de la sección Matar. Por último, dirija un debate en equipo sobre los elementos de las otras dos áreas antes de decidir cuáles incluir en el proyecto.
Revisar
Antes de presentar el documento al equipo directivo, el líder del proyecto edita y revisa el plan y solicita más datos de apoyo de las partes interesadas.
Enviar para la aprobación
El líder envía el plan finalizado al patrocinador del proyecto. El patrocinador busca el consenso de todas las partes interesadas antes de dar el visto bueno del proyecto.
Programar actualizaciones formales e informales
Una vez que el equipo directivo aprueba el proyecto, el líder debe esmerarse en revisar el plan con regularidad. Eckes destaca la importancia de mantener el documento actualizado. “Es importante que el líder del proyecto vuelva a revisar constantemente el plan para hacer cambios de modo que siga siendo un documento dinámico y en constante evolución en lugar de algo que se hace al principio del ciclo de vida del equipo del proyecto y junta polvo”, afirma.
Eckes recomienda programar actualizaciones formales e informales del plan: “Una vez que el equipo recopile los datos, de cuatro a seis semanas, el líder del proyecto debe revisar formalmente el plan y realizar modificaciones en función de los datos recopilados”.
Qué incluir en un plan del proyecto Six Sigma
Un plan del proyecto Six Sigma incluye seis elementos principales: caso de negocios, declaración de problema u oportunidad, declaración de objetivos, alcance, cronograma e hitos, y miembros del equipo. Algunos planes combinan el cronograma, los hitos y los miembros del equipo en una sola categoría.
Los elementos del plan del proyecto Six Sigma utilizan los mismos títulos que los elementos tradicionales de los planes de proyecto. Estos son resúmenes de los diferentes elementos del plan de proyecto con consejos de expertos para escribir cada uno.
Caso de negocios de Six Sigma
Un caso de negocios de Six Sigma describe el problema que abordará el proyecto. Es un argumento para explicar por qué la empresa debería asumir el proyecto. El caso incluye cómo afecta el proyecto a la organización y qué ocurrirá si no se selecciona el proyecto.
Un caso de negocios es una declaración no cuantitativa que establece el propósito y la dirección del equipo Six Sigma. Detalla la necesidad del proyecto y el costo de oportunidad de rechazarlo. Un caso de negocios convincente es breve, generalmente una declaración de dos oraciones y articula la visión del proyecto.
Según Eckes, un caso de negocios debe responder a las siguientes preguntas:
- ¿Cómo afecta este proyecto a los objetivos empresariales estratégicos de la organización?
- ¿Por qué vale la pena hacer este proyecto ahora?
- ¿Cuáles son las consecuencias de no hacer este proyecto ahora?
Consejo: Eckes advierte que no deben usarse datos en el caso de negocios. “La mayoría de los líderes intentan hacer demasiado y comienzan a compartir datos en el caso de negocios. El caso de negocios no es cuantitativo”, afirma.
Declaración del problema de Six Sigma
Una declaración del problema de Six Sigma articula el problema central que resolverá el proyecto. La declaración cuantifica un problema existente del proceso. Si la declaración identifica una nueva oportunidad de mejora en lugar de un punto débil existente, se denomina declaración de oportunidad.
Eckes anima a los equipos a crear la declaración del problema, incluso si les falta algo de información. “Está totalmente bien tener espacios en blanco en la declaración del problema ya que es posible que el equipo no tenga datos específicos al comienzo del proyecto”, afirma. “Por ejemplo, aquí hay una declaración del problema de uno de nuestros clientes: Desde ______, Gamma Alpha gastó __________ en procesar solicitudes de préstamos con una precisión de ________. Esto se tradujo en un aumento de _______ en los costos laborales, un rendimiento negativo de ________ respecto de los objetivos de crecimiento y un margen operativo de ________”.
También desalienta a los equipos a tratar de identificar el origen del problema en la declaración del problema. “Uno de los errores más comunes que experimentará un equipo de proyecto al crear la declaración del problema es no indicar el problema en términos neutrales”, explica. “Pasarán a incluir su experiencia de cuál es la causa o la solución percibida. Cada vez que ve la frase debido a, el equipo saltó a las causas fundamentales”.
Declaración del alcance de Six Sigma
La declaración de alcance define los límites del proyecto para el equipo de Six Sigma. Detalla lo que está dentro y fuera del alcance. Una declaración de alcance efectiva es precisa sobre qué trabajo hará y no hará el equipo para el proyecto.
Una declaración de alcance mal construida conduce a la corrupción del alcance, que Eckes afirma que es la segunda razón más común por la que los proyectos fracasan, después de la mala dinámica de equipo. Utilice una plantilla de declaración de alcance, incluya las entregas e indique qué está dentro y fuera de los límites del equipo del proyecto.
Eckes también recomienda incluir información que el equipo del proyecto debe saber para que puedan reconocer rápidamente cuándo está trabajando en algo fuera de los límites del proyecto. Primero haga una lluvia de ideas de los criterios (es decir, la geografía, tipos de proveedores, tipos de clientes, tipos de productos, elementos del proceso) y, luego, divida los criterios en un grupo de alcance interno y un grupo de alcance externo. Sea específico sobre lo que está fuera del alcance. Por ejemplo, si geografía es un criterio, la declaración del alcance debe especificar qué países están dentro y fuera del alcance
Declaración de objetivos de Six Sigma
Una declaración de objetivos de Six Sigma identifica el objetivo del proyecto y explica lo que ocurrirá una vez que el equipo resuelva el problema. Esta parte del plan del proyecto debe incluir información cuantificable y medible.
Su declaración de objetivos debe centrarse en el resultado anticipado del proyecto, no en el enfoque que tomará para resolver el problema. Escriba el objetivo con una herramienta como Objetivos SMART.
Eckes hace hincapié en la importancia de asegurarse de que cada elemento del plan tenga una conexión clara con los elementos anteriores. La declaración de objetivos debe hacer referencia a la declaración del problema y al caso de negocios. “En nuestro ejemplo de caso de negocios”, dice Eckes, “afirmamos que teníamos un problema con la precisión de la decisión del préstamo y el tiempo de decisión del préstamo. Por lo tanto, nuestra declaración de objetivos debe reflejar la mejora en la precisión y el tiempo de decisión”.
Línea de tiempo e hitos de Six Sigma
Un cronograma de Six Sigma describe el programa e identifica a todos los miembros del equipo del proyecto. Divida el cronograma en fases e hitos. Esto le ayudará a realizar un seguimiento del progreso una vez que comience el proyecto.
Aplique el marco DMAIC al estimar el cronograma. Para cada fase, incluya una descripción general de alto nivel de los recursos relevantes y las personas que influyen en el trabajo. Determine los hitos principales dentro y al final de cada fase.
Si es el líder del proyecto, establezca un cronograma razonable con expectativas realistas del equipo. Eckes recuerda a los líderes que “su equipo no solo está trabajando en un proyecto, sino que está aprendiendo nuevas herramientas y técnicas. Dele el tiempo adecuado para finalizar el proyecto con éxito. Los miembros de los equipos de proyecto tienen trabajos diarios que no van a desaparecer y ahora tienen la responsabilidad de hacer dos cosas. Pueden esperar dedicar entre el 20 y el 30 por ciento de su tiempo al proyecto, dado que tienen cierta experiencia o conocimientos en gestión de proyectos”.
Miembros del equipo de Six Sigma
Los miembros del equipo de Six Sigma son todos los que trabajan en el proyecto. Documente la función, responsabilidad e información de contacto de cada miembro. Los miembros del equipo incluyen Green Belts, Black Belts, patrocinadores y expertos en la materia.
Consejo profesional: Al-Odeh recomienda desarrollar un plan de comunicación para influir preventivamente en la dinámica efectiva del equipo y el éxito del proyecto.
Elementos adicionales del plan del proyecto
Al igual que los planes tradicionales, los planes de Six Sigma incluirán:
- Información general: Anote el título del proyecto, la fecha de inicio y la fecha de finalización anticipada. Agregue cualquier información aclaratoria que al equipo pueda resultarle útil.
- Factores críticos de éxito: Enumere los factores potenciales que podrían afectar la finalización exitosa de su proyecto (es decir, limitaciones financieras, de recursos o de tiempo, o tiempo para capacitar y desarrollar al equipo).
- Beneficios financieros: Especifique los beneficios financieros que tendrá el proyecto para la empresa, así como el costo de oportunidad de no finalizar el proyecto.
- Riesgos, restricciones y suposiciones: Prevea posibles eventos o dependencias que puedan afectar la ejecución, el cronograma, el presupuesto o la calidad del proyecto. Evalúe las suposiciones del equipo.
Formato del plan del proyecto Six Sigma
Puede dar formato a un plan del proyecto Six Sigma de varias maneras. Por lo general, el equipo recopila datos en el orden presentado en el plan. Todos los formatos de los planes contienen la información general del proyecto, el caso de negocios, los hitos, las partes interesadas, la declaración del alcance y la declaración del problema.
Al-Odeh recomienda usar el siguiente formato:
| Área del plan | Elementos a abordar en la sección |
|---|---|
| Información general |
|
| Caso de negocio |
|
| Declaración del alcance |
|
| Cronograma e hitos |
|
Miembros del equipo |
|
| Estrategias de monitoreo |
|
Consejo: Utilice el marco DMAIC para dividir el cronograma en las siguientes fases:
- Definir: Articule los objetivos del proyecto, el alcance y cómo solucionar un problema.
- Medir: Recopile datos para medir el estado actual del proceso.
- Analizar: Analice los datos recopilados para comprender las causas raíz del problema.
- Mejorar: Realice cambios en el proceso para mejorar la productividad. Durante esta fase, el equipo prueba y verifica cualquier cambio para supervisar su efectividad.
- Controlar: Garantice que los futuros proyectos implementen los cambios en el proceso.
Plantillas de ejemplo del sector de planes de proyecto Six Sigma
Reunimos una lista completa de ejemplos de planes de proyecto Six Sigma, así como una plantilla en blanco. Cada plan incluye un ejemplo específico del sector de un caso de negocios, una declaración de problemas, alcance y una declaración de objetivos para un proyecto de mejora de procesos Six Sigma.
Ejemplo de plan de proyecto Six Sigma de atención médica
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Este ejemplo de plan del proyecto Six Sigma de atención médica describe una iniciativa para mejorar las tasas de tiempo de alta del paciente desde la unidad de oncología de un hospital.
Ejemplo de plan de proyecto Six Sigma de fabricación
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Este ejemplo del plan del proyecto Six Sigma describe un proyecto que tiene como objetivo arreglar un proceso que causa defectos en una línea de montaje general.
Ejemplo de plan de proyecto Six Sigma de farmacéutica
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Este ejemplo de plan de proyecto Six Sigma de farmacéutica muestra cómo puede utilizar los métodos Six Sigma para mejorar los procesos de adquisición y los documentos de solicitud entre distribuidores y empresas.
Ejemplo de plan de proyecto Six Sigma de minoristas
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Este ejemplo de plan del proyecto Six Sigma de minoristas describe el plan de una tienda minorista nacional para modificar las tácticas de ventas en planta y los métodos de capacitación para mejorar las conversiones de ventas regionales.
Ejemplo de plan de proyecto Six Sigma de TI
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Este ejemplo de plan de proyecto Six Sigma de TI describe un esfuerzo por mejorar el sistema de tickets de órdenes de trabajo de un departamento interno de TI.
Ejemplo de plan de proyecto Six Sigma de aviación
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Este ejemplo de plan del proyecto Six Sigma de aviación describe un plan para actualizar y escalar el programa de vales de una aerolínea.
Ejemplo de plan de proyecto Six Sigma sin fines de lucro
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Este ejemplo de plan del proyecto Six Sigma sin fines de lucro muestra cómo una organización de impacto social utiliza Six Sigma para capitalizar una oportunidad de expansión de un programa para jóvenes.
Ejemplo de plan de proyecto Six Sigma de educación superior
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Este ejemplo de plan del proyecto Six Sigma de educación superior describe un esfuerzo por optimizar el proceso del canal de admisiones de una pequeña universidad privada para aumentar la participación y la inscripción de los posibles estudiantes.
Ejemplo de plan de proyecto Six Sigma para restaurantes
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Este plan del proyecto Six Sigma para restaurantes describe el plan de un restaurante local para mejorar un proceso desorganizado y derrochador de pedidos de suministro para aumentar los márgenes de ganancias.
Ejemplo de plan de proyecto Six Sigma para inmobiliarias
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Este ejemplo de plan del proyecto Six Sigma para inmobiliarias describe un esfuerzo por mejorar los procesos de firma de documentos e incorporación de clientes de una agencia inmobiliaria.
Ejemplo de plan de proyecto Six Sigma de medios
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Este plan del proyecto Six Sigma de ejemplo de medios describe un plan para hacer que la campaña de marketing y el proceso de selección de canales de una empresa de medios en crecimiento sean más eficientes.
Ejemplo de plan de proyecto Six Sigma de construcción
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Este ejemplo de plan del proyecto Six Sigma de construcción describe un proyecto que tiene como objetivo hacer que el equipo de construcción de una empresa de construcción trabaje de manera más eficiente.
Plantilla en blanco de plan de proyecto Six Sigma
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Microsoft Excel | Microsoft Word
Cree un plan de Six Sigma para su proyecto con esta plantilla completa de plan de proyecto Six Sigma. Incluya su caso de negocios, declaración de problemas, declaración de objetivos, cronograma, equipo y declaración de alcance. Descargue la plantilla en Microsoft PowerPoint para crear una presentación visualmente dinámica de su plan de proyecto Six Sigma.
Para obtener más ideas, consulte esta selección de plantillas tradicionales del plan de proyecto.
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