¿Qué es un modelo de puntuación en la gestión de proyectos?
Un modelo de puntuación es una herramienta que se utiliza para asignar un valor comparativo a uno o más proyectos o tareas. Los modelos de puntuación permiten a los equipos de gestión clasificar los posibles proyectos en función de criterios como el nivel de riesgo, el costo y los posibles rendimientos financieros.
El tipo y la importancia de los criterios que elija afectarán los resultados, así que seleccione los factores más críticos para su organización y pondérelos en consecuencia. Si bien los responsables de la toma de decisiones de más alto nivel de su empresa, en última instancia, elegirán qué elementos son más importantes, un gerente de proyectos puede facilitar este proceso de toma de decisiones al proporcionar una encuesta o plantilla para determinar los factores más importantes para cada encuestado.
Principios de un modelo de puntuación
Un modelo de puntuación debe ser simple y personalizable, así como producir resultados que sean fáciles de entender. Los modelos de puntuación proporcionan información sobre el valor general de un proyecto, pero dado que el “valor” es subjetivo, su modelo debe reflejar los valores de su organización.
Para que su modelo sea sencillo, elija hasta cinco de los criterios de proyecto más cruciales para su organización. Una vez que seleccione esos criterios, considere la importancia que debe otorgar a cada uno de ellos; es probable que encuentre algunos factores más significativos que otros. Por último, independientemente del tipo de modelo de puntuación que utilice, asegúrese de que los hallazgos del modelo sean fáciles de entender. Incluya una clave que el equipo pueda usar para descifrar números o colores particulares.
Cómo usar un modelo de puntuación de proyectos
Los modelos de puntuación de proyectos son una herramienta fundamental para la selección de proyectos. Al crear una lista ponderada por valor para comparar potenciales proyectos, una organización puede identificar fácilmente dónde debe asignar recursos e identificar su próxima línea de acción.
El objetivo final de un modelo de puntuación es priorizar una lista de potenciales tareas o proyectos para que el equipo comprenda mejor qué abordar y cuándo. Por ejemplo, es posible que no tenga los recursos para comenzar un proyecto de alta prioridad de inmediato, pero es posible que pueda completar una tarea más pequeña y de menor prioridad mientras espera que esos recursos estén disponibles.
Puede usar muchos tipos de modelos, pero en general, un proyecto con mayor puntuación en la matriz es más importante para la empresa. Los resultados del modelo son un buen punto de partida, pero también debe considerar otros factores menos tangibles, como la posible interrupción de otros proyectos, los conflictos de cronogramas interdepartamentales o el apoyo general del equipo ejecutivo al proyecto.
Para obtener más información sobre la selección de proyectos, lea nuestra guía para la selección de proyectos.
Criterios de puntuación para proyectos
Los criterios de puntuación más comunes para los proyectos incluyen el costo general, el tiempo y el nivel de riesgo. Los proyectos son más complicados que las tareas simples, por lo que es esencial crear una visión holística de una empresa al considerar qué criterios incluir.
Mantenga las cosas simples: elija no más de cinco criterios al crear su modelo. La mayoría de los modelos de puntuación utilizan una escala numérica entre 0 y 5 para representar la importancia de cada criterio para la organización.
Las siguientes son categorías de criterios que puede tener en cuenta en su modelo de puntuación:
- Criterios estratégicos: Esta categoría generalmente incluye los criterios más intangibles, incluidos elementos como las estrategias comerciales generales, las ofertas o líneas de productos existentes y la competitividad del mercado. Los criterios estratégicos a veces pueden ser difíciles de cuantificar y pueden beneficiarse de ser medidos junto con consideraciones financieras.
“Después de todo, incluso si un proyecto no es un éxito financiero, aún puede ser bueno para la empresa. Siempre nos preguntamos: '¿Este proyecto va a ayudar a mejorar nuestra empresa?'. Si es así, entonces tiene una alta prioridad”, afirma Jeremy Lyman, director ejecutivo y cofundador de Birch Coffee. - Criterios financieros: Normalmente mostrará esta cifra como una gama de costos para cada elemento del proyecto. El cálculo final clasificará los proyectos según las necesidades generales del presupuesto. Esta cifra es importante pero no cuenta toda la historia del proyecto, por lo que es mejor combinarla y compararla con otros factores.
- Factores de riesgo: Factores de riesgo como valores negativos o invertidos. Por ejemplo, si el objetivo de un modelo de puntuación es determinar el proyecto con mayor puntuación, los factores de alto riesgo deben restar valor a ese total, no agregarlo. En el caso de los factores de riesgo, considere establecer su valor de bajo riesgo en 5 y su valor de alto riesgo en 0, para que los factores de alto riesgo no se agreguen a su puntuación total.
En general, debe ponderar una serie de estos criterios entre sí para obtener la mejor vista general de un proyecto complicado. Su organización debe llegar a un acuerdo sobre qué factores son más importantes y, luego, ponderarlos y compararlos en consecuencia. Considere la posibilidad de aplicar una encuesta de selección de criterios a su junta de gobierno para facilitar el proceso de selección y ponderación.
Plantilla de priorización de criterios de puntuación del proyecto
Descargar plantilla de priorización de criterios de puntuación del proyecto
Utilice esta plantilla de criterios de puntuación de proyectos para ayudar a elegir los criterios más importantes para su organización. Al registrar la importancia de cada criterio para cada responsable de la toma de decisiones, puede ver el valor promedio de cada factor y distribuir el peso de cada uno en su plantilla de puntuación en consecuencia.
Modelo de puntuación simplificado en la gestión de proyectos
No todos los modelos de puntuación deben reflejar todo un proyecto. Es posible que necesite aportes sobre algunos elementos o una clasificación final de los potenciales proyectos. En tales casos, considere un modelo de pares o una matriz de Eisenhower.
Un modelo de par es una cuadrícula simple que puede usar para comparar varios proyectos o elementos entre sí, de uno a la vez, para crear una lista en orden de importancia. Una matriz de Eisenhower es una cuadrícula de dos por dos aún más sencilla que puede usar para comparar las tareas por urgencia e importancia.
Plantilla de priorización de proyectos en pares
Descargar plantilla de priorización de proyectos en pares
Utilice esta plantilla para priorizar una lista de tareas o proyectos entre sí. Identifique el elemento más importante en cada fila con una clasificación de 1; la plantilla calculará su puntuación y creará una lista de tareas en orden descendente de importancia.
Modelo de puntuación ponderada para la selección de proyectos
Un modelo de puntuación ponderada crea una puntuación numérica estimada por valor para posibles proyectos que es única para el equipo. Al seleccionar cuidadosamente sus criterios y ponderarlos por importancia, puede generar una puntuación que le ayude a comparar proyectos.
Un modelo de puntuación ponderada tiene la ventaja de permitir que un equipo clasifique ciertos criterios como más importantes que otros. Con este modelo, puede hacer hincapié en sus necesidades específicas mientras sigue teniendo en cuenta varias variables en su proceso de selección.
Cómo crear un modelo de puntuación en la gestión de proyectos en cuatro pasos
Hay cuatro pasos clave para crear modelos de puntuación para cualquier tipo de proyecto. Debe tener un objetivo en mente, determinar sus criterios de puntuación, asignar sus puntuaciones a esos criterios y comparar los resultados de sus datos acumulados.
“Los equipos de gestión deben elaborar una estrategia y, luego, acordar criterios y factores de ponderación para priorizar los proyectos”, Randall Englund, consultor ejecutivo de Englund Project Management Consultancy. “Compare todos los proyectos entre sí y repita el proceso para cada criterio. El objetivo es elaborar una lista ordenada de proyectos”.
- Identificar los criterios de puntuación: Encueste a su junta de gobierno y determine los criterios de puntuación más relevantes para sus proyectos. Si es posible, limite sus criterios a no más de cinco factores para facilitar la comparación.
- Ponderar los criterios de puntuación: Determine la importancia de cada criterio. Todos pueden tener la misma importancia o puede descubrir que algunos criterios son más esenciales que otros. Considere usar nuestra plantilla de selección de criterios de puntuación para priorizar sus criterios y simplificar este proceso.
- Registrar su aporte: Ingrese sus puntuaciones para cada criterio y cada proyecto. Considere la posibilidad de encontrar una puntuación promedio para cada elemento a partir de las puntuaciones de los miembros individuales del equipo de selección.
- Analizar los resultados: Compare las puntuaciones resultantes y determine si necesita más información para llegar a un consenso. Si dos o más proyectos reciben la misma puntuación, considere comparar presupuestos o cronogramas específicos para acotar aún más la elección.
Plantilla de ejemplo del modelo de puntuación en la gestión de proyectos
Descargar plantilla de ejemplo de selección de proyectos ponderados
Utilice esta plantilla para ponderar y ayudarlo a seleccionar sus próximos proyectos. Introduzca fácilmente sus propios proyectos, ponderaciones y criterios para personalizar esta plantilla según sus necesidades. Esta matriz está diseñada con muchos criterios de muestra, pero puede personalizarla para que se ajuste a sus necesidades.
¿Cómo se calcula la prioridad del proyecto?
Por lo general, asigne una mayor prioridad en los proyectos que obtienen una puntuación más alta en su modelo de puntuación que en los que tienen una puntuación más baja. Los modelos de puntuación pueden ayudarlo a identificar qué proyectos tienen menos riesgo inherente o más oportunidades de ROI, por ejemplo.
Stephen Light, the Co-Owner of Nolah Mattress, gives his take on why all small businesses should have a budget in place: “For small businesses, creating an effective budget is one of the most important tools to carve a successful path to profitability. Budgets are crucial for allocating funds efficiently and curbing any unnecessary or wasteful spending, [which is] an easy trap to fall into if you don’t have a framework or goalposts to stay within. Budgets are especially important to small business owners who might be using their personal funds.”
Stephen Light, director de Marketing y copropietario de Nolah Sleep, comparte su experiencia con las matrices de prioridades. “La mejor manera de priorizar los proyectos es seguir la matriz de priorización de tareas, que es una guía visual que clasifica las tareas en cuatro categorías diferentes: urgente e importante, urgente y no importante, no urgente pero importante, no urgente y no importante”.
“Puede ser un desafío saber qué proyectos priorizar porque la gente no sabe cómo separar cada proyecto en consecuencia. Con este método, es fácil ver que los proyectos tienen una mayor prioridad que otros en función de la urgencia y la importancia. La jerarquía de las tareas en la matriz está en orden descendente, por lo que debe completar las tareas que estén en un nivel superior a las que se encuentran debajo de ellas”.
Para obtener más información sobre cómo calcular la prioridad del proyecto, consulte nuestras plantillas gratuitas de matriz de prioridades y priorización de proyectos.
Modelo de puntuación de la priorización de proyectos
Los modelos de priorización de proyectos comparan diversos factores, tanto tangibles como intangibles. Un modelo de priorización puede tener en cuenta elementos como la opinión de los clientes, así como números concretos de presupuestos. Los modelos de priorización ponderada se utilizan para clasificar las opciones y facilitar la selección de proyectos.
Beneficios de los modelos de puntuación en la selección de proyectos
El uso de modelos de puntuación en el proceso de selección de proyectos tiene muchos beneficios. Tiene la capacidad de comparar diferentes tipos de proyectos y la facilidad de compartir los resultados. Pedimos a nuestros expertos que amplíen los siguientes beneficios:
- Comparar diferentes tipos de proyectos: Los modelos de puntuación pueden ayudarlo a comparar y priorizar proyectos de diferentes tipos o estrategias entre sí utilizando criterios más concretos.
“Decida una combinación de proyectos coherente con la estrategia de negocios, como 50 por ciento proyectos de plataforma, 20 por ciento proyectos derivados, 10 por ciento proyectos revolucionarios y 10 por ciento asociaciones”, sugiere Englund. “Observe que estas ponderaciones suman solo el 90%; tomando una lección de gestión de carteras financieras, diversifique el conjunto de proyectos invirtiendo también en algunos proyectos especulativos”. - Clasificación menos sesgada: Los modelos de puntuación ayudan a crear una lista de proyectos que involucren menos decisiones emocionales. Englund recomienda a las empresas que “tengan cuidado de equilibrar los proyectos importantes en lugar de ceder a demandas urgentes pero no tan importantes”.
- Saber cuándo decir no: Algunos proyectos suenan muy bien a simple vista, pero no tanto cuando se comparan los criterios de puntuación.
“No es solo que se pueda ser más selectivo, sino que debe ser más selectivo. Necesitamos trabajar con empresas que se alineen con nuestra marca y solo haremos proyectos con empresas que creemos que lo hacen”, afirma Lyman. - Fácil de comparar a simple vista: Al asignar una puntuación numérica a cada potencial proyecto, se agregan diversos criterios en un formulario simple y comparable. Al usar los mismos criterios para cada proyecto de una lista, puede asegurarse de que esas puntuaciones se reflejen entre sí de manera que pueda compararlas de manera confiable.
- Organización y facilidad de uso compartido: Crear y usar un modelo de puntuación es una excelente manera de compartir información con un equipo. En lugar de que una junta de gobierno comparta notas de una reunión, lo cual puede que no cuente una historia completa, pueden compartir una copia de su modelo, para que las partes interesadas puedan ver tanto el proceso como los resultados.
Desventajas de los modelos de puntuación en la selección de proyectos
Ningún modelo es perfecto y no existe una solución única para la selección de proyectos. Nuestros expertos comparten algunas dificultades con el uso de modelos de puntuación, como su rigidez y el desafío de asignar valores numéricos a conceptos abstractos.
- Requiere suficiente ponderación de criterios: Puede ser difícil ponderar los criterios para que reflejen realmente los valores de una empresa. También es posible que la importancia de esos criterios cambie a lo largo del proyecto, lo que puede ser imposible de reflejar en su modelo.
- Difícil de conceptualizar conceptos abstractos: Algunos criterios de selección y priorización son más abstractos que otros. Puede ser difícil asignar un valor numérico a la satisfacción del cliente o al alcance de la comunidad, en contraposición a los números del presupuesto o los cronogramas.
- Vista limitada del alcance: Es imposible anticipar todas las facetas de una nueva empresa y un modelo de puntuación puede mostrarle hasta cierto punto. Es posible que pase por alto criterios importantes en el proceso de selección, lo que puede plantear grandes obstáculos en el futuro.
- Rigidez en la toma de decisiones: Los formularios y las plantillas a menudo se sienten más rígidos, lo que puede ser menos atractivo para la gestión de negocios al estilo creativo o de las empresas emergentes.
Como dice Lyman: “Somos una organización más pequeña que no tiene muchas personas diferentes para crear varios equipos y ejecutar varios proyectos grandes. Descubrimos que los modelos y el software a veces son demasiado rígidos y pierden tiempo. Entramos en una habitación, hablamos y sabemos intuitivamente qué es más importante”. - No siempre refleja la realidad: Un modelo no siempre puede predecir lo que ocurrirá en un mercado de consumo o una asociación con otra empresa. “Muchas veces creo que la gente se hace cargo de un proyecto con la promesa de que traerá más negocios”, afirma Lyman. “Pusimos mucho esfuerzo en cosas que, a la larga, no salieron bien y, a veces, eso se nos salía de las manos por completo. A veces hay que cometer estos errores para aprender. Odio decir no a un nuevo proyecto genial, pero a veces hay que hacerlo. Se aprende de la experiencia. A medida que aprende como marca, tiene más flexibilidad para elegir proyectos que le terminarán funcionando”.
Aproveche al máximo los modelos de puntuación con Smartsheet para la gestión de proyectos
De la administración básica de tareas y de proyectos hasta la administración compleja de recursos y portafolios, Smartsheet lo ayuda a mejorar la colaboración y acelerar el trabajo. Esto lo empodera para lograr más. La plataforma Smartsheet facilita la planificación, la captura, la gestión y la creación de informes sobre el trabajo, desde cualquier lugar, lo que ayuda a su equipo a ser más eficiente y lograr más. Cree informes sobre las métricas clave y obtenga visibilidad en tiempo real acerca de trabajo gracias a informes, paneles y flujos de trabajo automatizados diseñados para ayudar a su equipo a mantenerse conectado e informado. Cuando los equipos tienen claridad sobre el trabajo en curso, pueden lograr mucho más en menos tiempo. Pruebe Smartsheet gratis hoy mismo.