Plantillas gratuitas de priorización de proyectos y matriz de prioridades

Una matriz de prioridades (o matriz de priorización) es una herramienta de análisis y toma de decisiones que se utiliza en la administración de proyectos, el análisis comercial y los sistemas de mejora de procesos comerciales como Six Sigma.En Six Sigma, la selección de proyectos es fundamental para el proceso general de mejora de la calidad. El uso de una herramienta de matriz de prioridades para la priorización y selección de proyectos es una aplicación práctica de las técnicas de planificación y análisis de proyectos que hicieron accesibles los autores Michael Brassard (El impulsor de la memoria) y David Allen (Organízate con eficacia).

Las herramientas de matriz de prioridades proporcionan a las partes interesadas del proyecto un recurso para resolver abiertamente los desacuerdos, reducir todas las propuestas a las mejores soluciones y aumentar las probabilidades de un proyecto exitoso al evitar intenciones ocultas y promover el consenso. Use estas herramientas cuando sea necesario para evaluar varios criterios y evitar la influencia del contexto, los diferentes puntos de vista de muchas partes interesadas y las necesidades del cliente o el usuario en las fases de priorización y planificación de un proyecto (o producto). Por ejemplo, si usa un enfoque analítico semicuantitativo, puede utilizar herramientas de matriz de prioridades para analizar las propuestas de un proyecto y obtener la aceptación de los patrocinadores del proyecto y del equipo de liderazgo ejecutivo.

Los diagramas de matriz de prioridades son una categoría de herramientas analíticas cuantitativas que se encuentran dentro de las siete herramientas de administración (o herramientas 7M) del método Six Sigma. Las matrices de priorización son diagramas visuales. Mediante el uso de fórmulas de criterios ponderados, implemente estas matrices para mostrar y comparar dos o más conjuntos de datos aplicando columnas en forma de L que comparan las entradas y cuantifican los elementos. La autora Lynne Hambleton analiza en detalle los tres tipos de métodos de matriz de prioridades en su libro Treasure Chest of Six Sigma Growth Methods, Tools and Best Practices (Tesoro de los métodos, las herramientas y las prácticas recomendadas de crecimiento Six Sigma):

• Criterios analíticos completos: según Hambleton, este es el método más complejo y riguroso, reservado para las cuestiones más fundamentales. Este método es ideal para equipos más pequeños de tres a ocho personas. (Varias matrices con una perspectiva más amplia dificultan lograr un consenso completo en relación con las prioridades.)
• Criterios de consenso: si necesita una herramienta de matriz de prioridades para comparar las opciones de requisitos de un proyecto que parecen ser iguales, este método crea una versión simplificada de la matriz de criterios analíticos completos. El método del consenso de criterios utiliza el voto ponderado y la clasificación: aplique un valor numérico al elemento establecido en análisis para determinar la mejor opción. Use un número limitado de elementos y criterios (menos de 10) para minimizar la complejidad.
• Matriz de combinación: este es el método más simple para crear una matriz de prioridades que ayude a determinar las relaciones de causa y efecto. La matriz de combinación también prioriza los elementos o las opciones en análisis para determinar cuáles abordar primero. Por lo tanto, se basa en la causalidad (no en criterios como los otros métodos) y requiere un equipo con experiencia y conocimiento del proceso. El método combina un diagrama de árbol con un método de matriz en forma de L y usa símbolos como flechas (en lugar de puntuaciones numéricas) para identificar las prioridades.