What Is Creative Project Management?
Creative project management (CPM) is the process of guiding a team's effort to complete a project while fostering an environment that encourages creative ideas to flourish. This process involves balancing structured planning with the flexibility needed to embrace creative development.
The Difference Between Creative Project Management and General Project Management
Creative project management focuses on leading teams in environments such as marketing or advertising, where nurturing creativity is crucial. Traditional project management typically involves a more structured process used in fields such as construction or software development.
While these two styles have a different approach, they share the same core lifecycle and can be integrated to enhance business success and project outcomes.
Traditional project management follows a clear roadmap from beginning to end, wherein a project manager identifies roles, tasks, tools, and resources. Over the years, PMs have established and created this formal end-to-end process. Creative projects, however, don’t produce bridges or buildings. Advertising agencies, creative studios, and marketing departments are filled with idea people. Because creative projects aren’t measured by technical specifications, project managers from other industries often struggle with creative projects.
Jillian Knoepfel, Content Operations Manager at Smartsheet, explains the difference from the project manager perspective: “A creative project manager should carry out the same foundational duties that are expected from a general project manager. They should ensure that the project is on track and on budget; they should be certain that stakeholders and teams have the right information at the right time. With a holistic view of all the project components, they should be making sure that all the moving parts and people involved are connecting at the right touchpoints and advancing toward the same goal. In addition, the creative project manager should take the general project management role one step further by leveraging their knowledge of creative processes and their empathy for creative teams to deliver a project successfully.”
Like traditional projects, creative projects are time bound — they have start and end dates. So, in addition to meeting time constraints, PMs also have to manage costs and work within those boundaries. Moreover, creative project managers have to face a further challenge because creative projects are often interrelated, with tasks and activities that depend on one another.
Here are the major characteristics of creative projects:
- Creative Work Is Subjective: Creative work is hard to quantify. There are few metrics or key performance indicators (KPIs) for a good design. While nothing supersedes high-quality work, “quality” is hard to define. Establish criteria with objective language, but leave room for the creative process to evolve during a project.
- Creative Projects Are Unique: They may be similar to other projects, but they are never identical. One advertising campaign can build on elements of another, but each project is unique and you must approach each accordingly.
- Creative Projects Require Special Communication Skills: You have to translate what your clients need into specific tasks that the team can accomplish. When you manage a project, you need shared vocabulary, so you can explain what works and what doesn’t.
- A Creative Project’s Objectives Are Often Undefined: The objectives of your project are driven by the goals of the project. They need to be specific and measurable. One way to arrive at these objectives is to follow the SMART process: specific, measurable, achievable or attainable, realistic, and time bound. Learn more about writing SMART objectives and use this SMART goals template to help you.
- Creative Projects Rely on Collaboration: Unlike technical projects, which typically follow a straightforward process, creative projects are highly collaborative, unleashing creativity. In successful projects, everyone works together because collaboration is baked into every facet of the team. Involve team members when setting targets and evaluating and assigning roles. Nurture the less engaged and introverted members of the team. Encourage senior members of your team to mentor the less experienced staff. From the kickoff meeting (when you align your departments with the project goals) to the final presentation, you can monitor collaboration with regular team meetings and smaller group check-ins.
- Creative Projects Change Frequently: Clients may change their minds about what they want. Team members may have a better idea about the direction of a project. The vision of your stakeholders might not line up with your team’s creativity. While change is inevitable in any project, strong client onboarding can help you avoid surprises later. At the same time, leave enough wiggle room for creative flexibility within the project. Don’t commit to so many specifics that your team won’t be able to put its best work forward.
“If it’s true that project management is like herding cats, creative project management is like herding toddlers that are determined to draw on your walls in crayon,” says Nuala Turner, editor at The Digital Project Manager. “You still need to get everyone working to achieve the project goal on time, but you also need to leave space for creativity, which isn’t always a predictable or linear process.”
Check out this creative operations management guide for additional information on how to streamline your internal creative operations and reap the benefits of creative operations management.
Creative Project Management Process
Creative project management adapts the traditional project management cycle to meet the unique demands of creative projects. While it follows the familiar steps of initiation, planning, execution, monitoring, and closure, creative project management incorporates specific nuances at each stage.
These adjustments ensure that the creative process remains flexible and open to innovation, while still providing the structure needed to meet project goals and deadlines effectively.
Oscar Ramirez, Design Director at Smartsheet
Oscar Ramirez, Design Director at Smartsheet, explains where the differences in the project management cycle are most notable: “The foundational stages of project management, including scoping, conceptualization, and development, remain consistent. However, the process of gathering requirements differs significantly, especially for external agencies. These agencies must conduct more extensive requirement gathering to address all the technical aspects they neither control nor manage directly. This process requires engaging with a variety of stakeholders and adjusting the scope and details of deliveries based on client payments. Because of the number of deliveries, the types of files you deliver, and the level of detail required in each phase, the delivery stage in a CPM cycle is also different than that in a traditional PM cycle. In fact, you must manage all stages quite carefully in order to meet these expanded requirements.”
“For creative projects, the initiation and planning phases often take up a significant amount of time, leaving little room for execution. It's common for planning to consume 80 percent of the timeline, which can cramp the execution phase. As a project manager, you need to ensure that you’re allocating enough time for actual project execution,” explains Cinthya Ramírez, Creative Project Manager at Smartsheet. "Creative project management must be flexible because creative work, such as designing a video or a webpage, isn't just about following a strict process. It involves generating ideas and revisions based on feedback, which can sometimes significantly alter the project timeline."
Creative Project Management for Creative Teams
Project managers guide the work, but the team makes projects come to life. Therefore, your success depends on fostering an environment that nurtures creatives and encourages collaboration. Your company’s culture is critical to setting a tone of transparency and sharing.
The secret ingredients are your vision and philosophy for bringing people together and giving everyone a voice.
This approach plays out in how you establish your creative workflow. You’ll need to clarify roles and responsibilities to avoid duplication or conflict, while also encouraging collaboration. As you map out the workflow to support a project’s scope, make room for both creativity and efficiency. And consider software tools that work best for your team’s structure and style. Learn more about creating and implementing a creative workflow for your organization below.
When comparing a creative agency with an internal creative team, there are many qualities that overlap, but also multiple differences that impact the way in which creative projects are managed. The following table highlights some of the key differences between the two, as identified by Knoepfel:
Characteristic | Internal Creative Team | Creative Agency |
|---|---|---|
| Focus and expertise | An internal team typically has a deeper understanding of the company's brand, culture, and long-term business goals. It can develop customized content more quickly, i.e., content that aligns closely with the company’s strategic objectives. | An agency often brings a broader range of experiences and industry best practices due to working with a diverse set of clients. It can provide fresh perspectives and ideas that an internal team might overlook. |
| Scalability and flexibility | An internal team may have limitations in scaling up quickly due to hiring constraints and budget limitations. However, it offers more stability and continuous availability. | An agency may take more time to get up and running on projects due to onboarding. However, once fully briefed, it can scale resources up or down depending on the project needs, providing greater flexibility for short-term and large-scale projects. |
| Creativity and innovation | While highly knowledgeable about the brand, an internal team might become entrenched in company norms and less likely to challenge the status quo, potentially limiting creativity. | An agency often brings a fresh, outsider perspective that can spur innovation and creative solutions. Its exposure to different industries and trends can lead to more diverse and cutting-edge ideas. |
| Turnaround time and efficiency | An internal team’s familiarity with internal processes and direct access to other departments can lead to faster decision-making and execution for certain projects. However, it may also get bogged down by internal bureaucracy. | While, initially, an agency might need more time to understand the brand and its needs, it often has well-honed processes for delivering high-quality work efficiently. However, the need for coordination and communication with the client can sometimes slow things down. |
| Cost structure and benefits | An internal team usually consists of salaried employees, leading to predictable and often lower long-term costs. However, its initial setup and ongoing overhead (salaries, benefits, training) can be significant. | An agency tends to work on a project or retainer basis, which can be expensive but offers flexibility. Costs are more variable and can be high for specific campaigns, but there is no ongoing overhead when an agency is not in use. |
Creative Project Management for Creative Agencies
Successful creative agencies have built reliable processes, so they avoid starting from scratch with every project. But an agency’s process varies with client requirements. The most successful agencies are fanatical about their process because they’ve learned what works.
Make sure that your process reflects your core communication and collaboration values and that it includes the following:
- A meeting and feedback schedule that involves clients at every stage
- Regular status updates to both internal and external stakeholders
- A main point of contact between the client (external) and your team (internal)
- An agency project manager who contributes at each step of the process
- Research for your project that mines qualitative data from your agency’s database and analyzes data from other sources
“Projects at creative agencies often have less flexible deadlines, tighter budgets, and fewer resources at their disposal than projects undertaken by internal creative teams,” explains Turner. “There’s less time and freedom to come up with creative concepts, and you’re often beholden to client demands, which typically aren’t all that creative. This means that project managers have to keep a tighter leash on their team when it comes to concepting and ideation and have to keep a closer eye on the timeline.”
“Project management in creative agencies tends to be more dynamic and deadline-driven due to diverse clients, while internal creative teams often have the advantage of intimate brand familiarity,” says Gianluca Ferruggia, General Manager at DesignRush. “This deep understanding can allow for greater flexibility and experimentation.”
Creative Project Management Best Practices
Unlike conventional project management best practices, creative PM best practices require consideration of the following factors: Creative work is subjective; creative projects are unique; creative projects require special communication skills; a creative project’s objectives are often undefined; creative projects rely on collaboration; and creative projects change frequently.
Turner’s best practices suggestions focus on three areas:
- Resource Allocation: “You need to pay attention to creative skills when allocating resources. Just because your designer can do UX work, that doesn’t automatically mean they can also craft a print ad. Make sure to assign work according to the team member’s creative expertise. This will help you keep to your timeline and ensure the team stays engaged in its work.”
- Time Estimates: “Pad your time estimates, especially for the concept and ideation stages. It can take time for creative inspiration to strike. Give your team a bit of extra time to come up with something great, but know when to cut it off and focus on the essentials. This way, you’ll strike a balance between staying on track with your timeline and coming up with a creative idea that will wow stakeholders.”
- Feedback: “Be mindful when giving feedback on creative work. Creative team members often feel emotionally attached to their work, so make sure you are constructive and encouraging with feedback. If you aren’t, team members might feel less safe sharing off-the-wall ideas, and you don’t want to stifle creativity.”
“A CPM shares many of the same best practices as a general PM. However, the following two abilities in particular set a successful CPM apart: being able to continuously develop skills to best support a creative team; and being able to give the team the tools to manage the underlying processes of a project and deliver it successfully,” says Knoepfel. “By leveraging a project management or work collaboration system that seamlessly connects to resource management and digital asset management tools, a CPM is better positioned to establish and automate consistent workflows, manage timelines and creative reviews, store and distribute creative digital assets, and remove roadblocks, so the creative team can focus and innovate.”
“In my experience, successful creative project management practices include communicating clearly , providing adequate scaffolding, understanding team dynamics, and maintaining a balance between delivering the client's vision and preserving creative integrity,” says Ferruggia. “One key consideration when managing creative projects is accounting for iterations and creative blocks. Scheduling buffer time and fostering an open, feedback-driven environment are essential to nurturing the creativity of the team.”
Cinthya Ramirez highlights the importance of setting clear expectations early. “In creative projects, it's crucial to set the right expectations about timing and process from the outset. To do this, you must be up front about the rounds of feedback and revisions, which helps manage stakeholder expectations and prevents last-minute rushes that can compromise the quality of creative output." She adds that “creative projects require ongoing communication and checks with stakeholders in order to monitor progress and make necessary adjustments. Effective project management integrates these checks into the workflow to ensure that everyone is aligned and the project stays on track."
Communication is vital, not only with stakeholders but also within creative teams. Sharing information is paramount to a project’s success. “Creativity Management from the Ad Agency Perspective,” a study from the Lulea University of Technology, concluded that the right communication process boosts creativity. As the authors explain, “It is important to keep an open flow of communication and stress the significance of internal communication between all levels. An open flow of communication smooths the sequence of work and sustains a high level of creativity in the workplace. Our findings motivate us to believe that communication is the utmost underlying cause for encouraging creativity in the workplace.”
Creative Project Management Examples
Creative project management prioritizes flexibility and creativity. Due to the unique demands of creative projects, which require specialized approaches and adaptability, a PM must employ project management strategies that are tailored distinctively to these demands.
“Creative projects involve more collaboration than non-creative projects. Project managers can facilitate collaboration by holding weekly brainstorm meetings and building multiple rounds of feedback into the creative process. Also, as requirements for creative projects tend to be more ambiguous, project managers need to be more diligent about getting approvals and direction from clients or project sponsors and must clearly communicate that information to their team,” explains Turner. “Keeping a creative team motivated is more nuanced than doing such with a non-creative team. Inspiration can strike at any time, but so can creative blocks. Project managers can facilitate short daily team-building exercises or brain warm-ups like word association games to get the creative juices flowing.”
“At our agency, we approach CPM as a dynamic process, which means extensive collaboration and brainstorming sessions. At the same time, we allow more flexibility and iteration, which often involves a lot of adjustments during the development process,” explains Tom Molnar, Operations Manager at Fit Design. “Plus, the project manager is prepared for any unexpected changes and is open to trying new approaches on the go. This can make the timeline less predictable but ultimately leads to a more innovative final product.”
“Creative project management, unlike general project management, requires a strong understanding of the creative process and mutual respect for artistic freedom. I've found the need to drive creativity without hampering it is a distinctive trait of creative project management,” emphasizes Ferruggia. “A typical example of creative project management could be managing a website design project. While the goals and deadlines may be similar to any other project, the variables like design variations, creative freedom, and iterations are unique, adding a different layer of complexity.”
Oscar Ramírez highlights differences between agencies and internal teams when it comes to project delivery and evaluation. "When managing internal creative teams, controlling processes is easier. You can iterate deliverables more frequently and quickly relaunch if something goes wrong — that often means fixing issues within minutes. In contrast, at an agency, where you lack control over internal mechanisms such as website management or direct access to technical support, you might have to wait for the next website update cycle to make changes.
Tom Molnar, Operations Manager at Fit Design
“At an agency, you need to use metrics and KPIs to assess success and justify your changes, or you risk losing a contract,” he added. “The extent of measurements, the team's structure, and the KPIs you establish are crucial. Additionally, the documentation required to manage your processes becomes more detailed the less control you have over a project. In contrast, in-house teams often need less documentation because they have greater control over internal factors than agencies do.”
In real-life creative project management, flexibility is not just beneficial, it's essential. Cinthya Ramirez notes that creative work requires a management approach that accommodates unexpected changes without compromising the project timeline. She uses flexible scheduling rather than fixed deadlines in order to create broader time frames, so she can account for the variability in creative tasks.
"As a creative project manager, I've learned the importance of setting realistic expectations,” says Cinthya Ramirez. “For instance, while we might plan to complete the initial phase in a week and then proceed to stakeholder reviews, the reality is that the feedback could lead to significant changes. It’s crucial to understand that sometimes, regardless of our initial plans, we may need to extend timelines to accommodate these changes. This flexibility allows us to manage projects more effectively, ensuring that all parties understand the fluid nature of creative work and the potential need for adjustments."
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¿Qué es la gestión de proyectos creativa?
La gestión de proyectos creativa es un proceso en el que los líderes del equipo organizan y gestionan el trabajo de un proyecto, al tiempo que fomentan la forma natural en que surgen las ideas creativas.
La PM creativa es una rama bastante nueva de la disciplina de gestión de proyectos y ha generado hasta ahora pocos datos sobre lo que funciona y lo que no. Sin embargo, a medida que las prácticas recomendadas evolucionan, algo ya es seguro: se necesita un enfoque que se adapte al equipo. Dos secretos para el éxito son ser inspiradores para poder motivar al equipo y sobresalir en la comunicación con el equipo y los clientes.
A diferencia de la gestión de proyectos creativa, la gestión de proyectos tradicional es un proceso que inicia, planifica, ejecuta, controla y cierra el trabajo en un proyecto de construcción o en el desarrollo de software. Pero no funciona con personas creativas que diseñan proyectos de marketing o publicidad. Sin embargo, estos dos estilos no tienen por qué chocar; pueden funcionar juntos para impulsar su negocio y su éxito.
La gestión de proyectos tradicional sigue una hoja de ruta clara de principio a fin, que identifica las funciones, las tareas, las herramientas y los recursos. A lo largo de los años, los gestores de proyectos han establecido y creado un proceso formal integral que puede usarse en la fabricación y la defensa, como el programa de submarinos con misiles Polaris de la Armada de los Estados Unidos.
Sin embargo, los proyectos creativos no producen puentes ni edificios. Las agencias de publicidad, los estudios creativos y los departamentos de marketing están llenos de personas con ideas. Dado que los proyectos creativos no se miden por especificaciones técnicas, los gestores de proyectos de otros sectores a menudo tienen dificultades con proyectos creativos.
Beneficios de una sólida gestión de proyectos creativa
Una sólida gestión de proyectos creativos hará crecer a su empresa y a su equipo. Sin procesos, la creatividad puede descontrolarse; su equipo puede quedar atascado persiguiendo ideas que no satisfacen las necesidades de sus clientes o no logra finalizar el trabajo.
La gestión de proyectos creativa transforma el índice de éxito. Contar con un proceso confiable lo ayudará a hacer lo siguiente:
- Guiar un proyecto.
- Utilizar un análisis de negocios sólido.
- Minimizar el riesgo.
- Gestionar los recursos con inteligencia.
- Controlar la calidad de lo que entrega.
La PM creativa también le da a su equipo más control sobre su tiempo ya que ayuda a evitar lo siguiente:
- Perseguir ideas fuera del alcance del trabajo
- Distraerse con los detalles de la gestión del proyecto
- Asistir a demasiadas reuniones
- Ir más allá de su función
- Hacer el trabajo de otras personas del equipo
¿Cuáles son los desafíos que plantea la gestión de proyectos creativa?
La gestión de proyectos creativa se enfrenta a desafíos singulares. A continuación, analizamos los obstáculos a los que se enfrentará y cómo puede manejarlos.
Los clientes tienen expectativas poco realistas
Los proyectos creativos son diferentes de los productos de ladrillo y bytes. Los clientes de proyectos creativos también son diferentes; no se trata de una empresa que quiere un estacionamiento nuevo. Pueden saber lo que quieren, pero no lo que necesitan, o es posible que ni siquiera sean capaces de explicar lo que quieren, solo quieren algo que impulse los resultados. A continuación, le mostramos algunas formas de trabajar con estos clientes:
- Escuchar: Comprenda con claridad sus puntos débiles, inquietudes y desafíos. Cuando usted empatiza con sus problemas, pueden trabajar juntos para establecer objetivos más claros y realistas. En última instancia, esto le permitirá producir lo que los clientes necesitan, no solo algo que pueda venderles.
- Enseñar: Una de las cosas más importantes que hará es la incorporación del cliente. Este proceso establece el tono de su relación. Durante este tiempo, explique al cliente el proceso creativo, ayúdelo a comprender cuánto tiempo lleva producir las entregas que desea y establezca expectativas sobre cómo debe proporcionar comentarios claros durante la alianza.
- Expresarse: ¿Alguna vez ha ido a una reunión y se ha dado cuenta de que todos tenían diferentes visiones del producto final? Mantenga el proyecto encaminado al recibir aportes iniciales y regulares. Lleve a cabo reuniones periódicas de estado y maneje las expectativas en torno a los cambios y los plazos.
Los recursos no son intercambiables ni escalables
No se puede reemplazar un director creativo por otro de la manera en que podría reemplazarse una bombilla. Cada persona creativa es diferente, con diferentes enfoques, formas de pensar y habilidades para trabajar con los demás.
Del mismo modo, no se puede crear una campaña publicitaria cinco veces más rápido al agregar cinco veces la cantidad de personas a un proyecto. Y, ciertamente, no se puede resolver un problema de diseño simplemente dedicando más horas de personal a él. Más personas pueden conducir a más creatividad, pero cuando se agregan miembros del equipo, también se suma la cantidad de tiempo que se dedicará a hacer un intercambio de ideas, analizarlas y gestionar la dinámica del equipo.
Del mismo modo, las entregas creativas de los proyectos no son widgets que se puedan elaborar rápidamente si se intercambian miembros del equipo o se destinan más personas al problema. Cuando inicie un proyecto, asegúrese de tener a las personas adecuadas en las funciones adecuadas con la química de equipo adecuada. Utilice su inteligencia emocional para reunir la combinación correcta.
Las nuevas tecnologías interrumpen el flujo de trabajo convencional
La tecnología le brinda velocidad y flexibilidad. Transforma la forma en que colabora, revisa y perfecciona los proyectos creativos. La tecnología basada en la nube puede ofrecer los siguientes beneficios:
- Automatizar la gestión rutinaria de proyectos.gle
- Mejorar la comunicación.
- Fomentar la colaboración social.
- Ofrecer herramientas móviles para que los equipos puedan trabajar a distancia.
- Proporcionar informes en tiempo real.
Las tecnologías emergentes, como la inteligencia artificial (IA), la realidad aumentada (AR) y la realidad virtual (VR) tienen el potencial de cambiar las formas de producir contenido creativo. Por ejemplo, Google ha utilizado un experimento de IA llamado Sketch-RNN que permite dibujar con un modelo de red neuronal (es decir, un sistema matemático complejo que puede aprender tareas mediante el análisis de datos). La realidad aumentada y virtual ofrece plataformas completamente nuevas para los creadores de contenido. En los últimos años, Lowe's, Home Depot e Ikea han desarrollado aplicaciones para que podamos ver cómo quedarán sus productos en nuestra oficina u hogar.
Los gestores de proyectos creativos pueden usar la tecnología basada en la nube para sacar el máximo provecho de su tiempo y de su equipo. Una vez que automatice las tareas rutinarias, tendrá más tiempo para centrarse en el futuro de la creación de contenido y mantener su ventaja competitiva.
¿Qué habilidades necesita un gestor de proyectos creativos?
Los gestores de proyectos de cerebro izquierdo, centrados en los números y las entregas, pueden chocar con los creativos de cerebro derecho que constantemente producen nuevas ideas. ¿Cómo puede usted tener éxito en la gestión de proyectos creativos? Estas son las habilidades más importantes para los gestores de proyectos creativos:
- Ser multidisciplinario: La gestión de proyectos creativa ya no abarca solo un área de experiencia. Los gestores de proyectos creativos deben comprender los proyectos para las plataformas impresas, digitales e interactivas, así como la publicidad, los eventos, el marketing, las promociones y la tecnología.
- Ver el panorama general y todos los detalles: Todo el proyecto es mayor que la suma de sus partes. Para gestionar de manera efectiva un proyecto, aléjese para ver el objetivo y acérquese para ver los detalles.
- Ser honesto y actuar con integridad: Los grandes líderes son transparentes. Comparten lo que saben, cumplen sus promesas y siguen el camino. ¿Quiere integridad en su equipo? Lidere y ellos lo seguirán.
- Ser flexible: Pocos proyectos creativos permanecen igual de principio a fin. Las cosas cambian. Una actitud y un proceso flexibles lo ayudarán a adaptarse y mantenerse ágil.
- Ser creativo: Piense de manera innovadora a medida que resuelve problemas. Organice reuniones de equipo afuera. Establezca fechas objetivo en lugar de plazos concretos. Ofrezca recompensas creativas por un trabajo de calidad.
- Ser consciente de uno mismo y de los demás: Los gestores de proyectos creativos exitosos son conscientes de sus sentimientos, así como de las emociones de los demás. Tomará mejores decisiones cuando sea consciente de su estado de ánimo, de sus reacciones y de las decisiones que toma. Haga mejores comentarios, fomente una sensación de estabilidad y ayude a su equipo a alcanzar todo su potencial.
- Tener experiencia anterior con creativos: El enfoque tradicional de gestión de proyectos no funciona con personas creativas que intentan crear productos creativos. Un gestor de proyectos creativos sabe que algunos miembros del equipo están hipercentrados y orientados a los detalles, mientras que otros son espontáneos, sin ninguna idea de fecha límite ni alcance. Para la mayoría de los creativos, su trabajo es una extensión de su identidad, lo que puede hacerlos muy sensibles a los comentarios, especialmente a las críticas de su trabajo. La gestión parecerá menos abrumadora si usted sabe cómo abordar a estas personalidades.
- Resolver conflictos de manera pacífica y productiva: El conflicto puede ocurrir en cualquier proyecto en el que hay personas trabajando juntas. Somos seres humanos. El conflicto incluso puede formar parte del proceso creativo al hacer un intercambio de ideas y perfeccionarlas. Sin embargo, el conflicto no puede enquistarse. Los gestores de proyectos deben guiar al equipo más allá de la tensión, asumir el rol de árbitro cuando sea necesario, encontrar puntos en común y recuperar el respeto. Un equipo con una atmósfera tóxica no produce un trabajo de calidad y tensiona la cultura de toda la organización. Para mitigar esto, aprenda a ser una potencia en las comunicaciones.
- Mantenerse al día con el conocimiento del sector: Establezca su credibilidad conociendo las tendencias en marketing y publicidad. Familiarícese con las últimas herramientas tecnológicas que lo ayudarán a gestionar proyectos, impulsar la creatividad y pronosticar los proyectos con precisión.
- Considerar las certificaciones en gestión de proyectos: Mejore su rendimiento, su reputación y su valor con la certificación profesional. El Project Management Institute (PMI) ® ofrece programas para una variedad de profesionales de la gestión de proyectos. Brainmeasures tiene un programa diseñado específicamente para gestores de proyectos creativos. Además, muchas universidades ofrecen programas en línea para profesionales ocupados.
Prácticas recomendadas de gestión creativa
Los gestores de proyectos deben tener una parte creativa y otra de gestión. Coloque la creatividad en el centro de cada proyecto. Conviértase en un maestro del pensamiento creativo, especialmente si tiene experiencia en gestión de proyectos tradicional y cree que no tiene creatividad. A continuación, le mostramos algunas formas de fomentar su propio pensamiento creativo:
- Ser curioso: Pregúntese por qué, ya sea un problema que se encuentra en un proyecto o un atasco de tráfico en el camino a casa del trabajo. ¿Por qué sucedió esto?
- Ampliar sus intereses: Lea un libro o vea una película fuera de su área normal de experiencia.
- Anotar: Tenga un bloc de notas o un ayuda memoria con preguntas, ideas y datos curiosos que ha aprendido.
- Divertirse: Tómese un tiempo libre para dejar que su cuerpo y cerebro vaguen. Sea divertido en el trabajo y ponga algunos juguetes en su espacio de trabajo.
Como gestor, coloque a las personas en el centro del proyecto. La gestión creativa requiere empatía. Usted debe comprender las perspectivas y los problemas de las personas creativas que lo rodean.
Los equipos están llenos de personas creativas: directores de arte, artistas gráficos, fotógrafos, diseñadores y redactores. Su función es fomentar diferentes personalidades creativas y comprender sus caprichos y características. A continuación, le mostramos algunas cosas que debe saber sobre los creativos:
- Quieren hojas de ruta, no microgestión. Cuénteles lo que quiere en el proyecto, no cómo quiere que lo hagan.
- Se preocupan profundamente, y de manera personal, por su trabajo. Utilice una orientación reflexiva, con una buena dosis de elogios, a medida que haga comentarios.
- Necesitan una retroalimentación clara. Si hay algo que a usted no le gusta, diga qué hay detrás de su reacción. ¿El diseño está demasiado cargado? ¿El texto está demasiado lleno de jerga o cliché? Utilice un lenguaje objetivo en lugar de declaraciones de juicio.
- La inspiración no se da bajo demanda. Dele a los creadores de contenido el tiempo y el espacio que necesitan. A veces, puede parecer que no están haciendo nada, pero la creatividad está trabajando tras bambalinas.
- Son pensadores visuales que pueden no ser capaces de poner las ideas en palabras. Usted debe ser su defensor, traductor o mediador cuando su trabajo no cumple con las expectativas de un cliente.
- Con frecuencia tienen nuevas ideas y necesitan reflejarlas en otros miembros del equipo. Tenga la mente abierta sobre si una idea mejora su proyecto. Incluso podría cambiarlo. Pero también esté dispuesto a decir que no cuando no funcione.
- Los límites alimentan la creatividad. Sea claro sobre el alcance del trabajo o las restricciones del proyecto, y observe cómo exploran lo que es posible dentro de los límites que ha definido.
Prácticas recomendadas de gestión de proyectos creativa
A diferencia de las prácticas recomendadas de gestión de proyectos convencional, las prácticas recomendadas de PM creativa requieren tener en cuenta los siguientes factores: el trabajo creativo es subjetivo; los proyectos creativos son únicos; los proyectos creativos requieren habilidades de comunicación especiales; los objetivos de un proyecto creativo suelen ser indefinidos; los proyectos creativos dependen de la colaboración; y los proyectos creativos cambian con frecuencia.
La gestión de proyectos convencional, por otro lado, proporciona una hoja de ruta que define un proyecto y su complejidad. Brinda las herramientas necesarias a los gestores para reunir todos los requisitos de un proyecto y supervisar su progreso a través de cinco fases:
- Inicio
- Planificación
- Ejecución
- Supervisión y control
- Cierre
Con este proceso, los gestores de proyectos pueden cumplir los plazos, supervisar el presupuesto, resolver problemas de corrupción del alcance e impulsar el éxito. La gestión de proyectos creativa también organiza y gestiona el trabajo, pero agrega otro factor: fomentar la forma natural en que las ideas creativas se hacen realidad.
¿En qué se diferencia la gestión de proyectos creativa del enfoque tradicional?
Al igual que los proyectos tradicionales, los proyectos creativos tienen plazos limitados, tienen fechas de inicio y de finalización. Además de cumplir con esas limitaciones de tiempo, también se deben gestionar los costos y trabajar dentro de esos límites. Los proyectos creativos también suelen estar interrelacionados con tareas y actividades que dependen unas de otras.
De otras maneras, la gestión de proyectos convencional puede ser insuficiente para proyectos creativos:
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El trabajo creativo es subjetivo: El trabajo creativo es difícil de cuantificar. Hay pocas métricas o indicadores clave de rendimiento (KPI) para un buen diseño. Si bien nada supera al trabajo de gran calidad, la “calidad” es difícil de definir. Establezca criterios con un lenguaje objetivo, pero deje espacio para que el proceso creativo evolucione durante el proyecto.
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Los proyectos creativos son únicos: Pueden ser similares a otros, pero nunca son idénticos. Una campaña publicitaria puede basarse en elementos de otra, pero cada proyecto es único y se debe abordar cada uno en consecuencia.
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Los proyectos creativos requieren habilidades de comunicación especiales: Usted tiene que traducir lo que sus clientes necesitan en tareas específicas que el equipo pueda realizar. Cuando gestiona el proyecto, necesita vocabulario compartido, para poder explicar lo que funciona y lo que no.
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Los objetivos de un proyecto creativo suelen ser indefinidos: Los objetivos de su proyecto están impulsados por los objetivos del proyecto. Deben ser específicos y medibles. Una forma de alcanzarlos es seguir el proceso SMART: específico, medible, alcanzable, realista y con plazos limitados. Obtenga más información sobre cómo redactar objetivos SMART y utilice esta plantilla como ayuda.
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Los proyectos creativos dependen de la colaboración: A diferencia de los proyectos técnicos que suelen seguir un proceso sencillo, la creatividad fluye cuando se pone al frente la colaboración. En proyectos exitosos, todos trabajan juntos porque la colaboración se basa en todas las facetas del equipo. Involucre a los miembros del equipo a la hora de establecer objetivos, y evaluar y asignar roles. Apoye a los miembros menos comprometidos e introvertidos del equipo. Anime a los miembros sénior a ser mentores del personal menos experimentado. Desde la reunión inicial (cuando alinea sus departamentos con los objetivos del proyecto) hasta la presentación final, puede supervisar la colaboración con reuniones regulares de equipo y revisiones en grupos más pequeños.
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Los proyectos creativos cambian con frecuencia: Los clientes pueden cambiar de opinión sobre lo que quieren. Los miembros del equipo pueden tener una mejor idea sobre la dirección del proyecto. Es posible que la visión de las partes interesadas no esté alineada con la creatividad de su equipo. Si bien el cambio es inevitable en cualquier proyecto, la incorporación sólida del cliente puede ayudarlo a evitar sorpresas más adelante. Al mismo tiempo, deje suficiente margen de maniobra para la flexibilidad creativa en el proyecto. No se comprometa con tantos detalles con los que el equipo no podrá realizar su mejor trabajo.
Cómo optimizar la gestión de proyectos creativa
La gestión de proyectos divide un proyecto en cinco fases: inicio o ideación, planificación, ejecución, control y cierre del proyecto. Aunque un proyecto sea creativo, necesita un proceso. A continuación, le mostramos cómo optimizar estos pasos para su proyecto.
- Iniciación/ideación: La base del proyecto es un resumen creativo. Trabaje con el cliente para identificar las metas y los objetivos del proyecto, el presupuesto y el cronograma generales, y las funciones y responsabilidades. Utilice esta plantilla de resumen creativo del cliente para empezar: ofrece una descripción general creativa e incluye espacio para la información de contacto del cliente, así como espacio para describir el presupuesto, anotar la descripción general, los objetivos y las pautas de marketing del proyecto.
Descargar la plantilla de resumen creativo del cliente
- Planificación: Una vez que haya identificado las metas y los objetivos, es hora de trazar cómo llegará a ellos. Querrá organizar sus tareas, crear un cronograma, estimar los costos e identificar los riesgos. Utilice esta plantilla de plan de marketing prediseñada para describir el propósito de su negocio, así como sus metas estratégicas, el mercado objetivo y los estándares de rendimiento, para asegurarse de tener un plan de acción detallado y reflexivo.
Descargar la plantilla de plan de marketing
- Ejecución: Tiene el plan, ahora es el momento de hacer el trabajo. Un seguimiento del proyecto puede ayudarlo a identificar si está dentro del cronograma y el presupuesto, o si hay cuellos de botella o riesgos. Un panel de gestión del proyecto permite a los gestores estar al tanto de varios aspectos del proyecto y verlos en una sola imagen. Incluidos gráficos que representan el estado general de las tareas de un proyecto, el presupuesto y los elementos pendientes, así como espacio para asignar tareas y mucho más, este panel facilita la entrega de informes de estado actualizado del proyecto o el intercambio de información con los miembros del equipo.
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- Supervisión y control: Los proyectos, especialmente los creativos, evolucionan mientras se realiza el trabajo. Los buenas herramientas de comentarios y aprobación del cliente garantizan que todos tengan acceso a la misma información y que usted se mantenga dentro del alcance del proyecto. En esta plantilla de seguimiento del proyecto, usted puede agregar tareas, estado, prioridad, entregas, plazos, costos, horas y más para todo el proyecto. Si está a cargo de un proyecto grande, esta plantilla lo ayudará a mantener todo organizado.
Descargar la plantilla de seguimiento del proyecto
- Cierre: Una vez finalizado el proyecto, es hora de evaluar lo que funcionó, lo que no y lo que se puede mejorar para el siguiente proyecto. Reúna al equipo (o al menos a los miembros principales) para celebrar el éxito, identificar las lecciones aprendidas y analizar el desempeño en todas las etapas del proyecto. Esta plantilla de finalización lo guía por las preguntas que debe hacer. Destaca los detalles del proyecto, como logros, áreas problemáticas, lecciones aprendidas y mucho más para facilitar el proceso de análisis del desempeño de todos los elementos del proyecto.
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La gestión de proyectos creativa en línea puede hacer lo siguiente: hacer que el proyecto se desarrolle sin problemas, mejorar su eficiencia, fomentar la colaboración y maximizar la creatividad, a la vez que garantiza el proceso. Obtenga más información sobre los beneficios del software de gestión de proyectos y cómo encontrar el que mejor se adapte a sus necesidades y organización.
Gestión de proyectos para equipos creativos
Los gestores de proyectos guían el trabajo, pero el equipo hace realidad los proyectos. Por lo tanto, el éxito depende de fomentar un entorno que apoye a los creativos y favorezca la colaboración. La cultura de la empresa es fundamental para establecer un tono de transparencia y uso compartido. Los ingredientes secretos son la visión y filosofía para reunir a las personas y dar a todos una voz.
Este enfoque se desarrolla en la forma en que usted establece el flujo de trabajo creativo. Deberá aclarar las funciones y responsabilidades para evitar duplicaciones o conflictos, al tiempo que fomenta la colaboración. A medida que trace el flujo de trabajo para respaldar el alcance del proyecto, deje espacio tanto para la creatividad como para la eficiencia. Y considere las herramientas de software que mejor funcionan según la estructura y el estilo del equipo. En este artículo obtendrá más información sobre cómo crear e implementar un flujo de trabajo creativo para su organización.
Gestión de proyectos para agencias creativas
Las agencias creativas exitosas han creado procesos fiables; de este modo, evitan empezar desde cero en cada proyecto. Pero el proceso de una agencia varía según los requisitos del cliente. Las agencias más exitosas son fanáticas de su proceso porque han aprendido lo que funciona.
El proceso debe reflejar los valores básicos de comunicación y colaboración, y debe incluir lo siguiente:
- Un cronograma de reuniones y comentarios que involucra a los clientes en todas las etapas
- Actualizaciones periódicas del estado para las partes interesadas internas y externas
- Punto de contacto principal entre el cliente (externo) y el equipo (interno)
- Un gestor de proyectos de agencia que colabora con cada paso del proceso
- Investigación para el proyecto que extrae datos cualitativos de la base de datos de la agencia y analiza datos de otras fuentes
Acelere el proceso de revisión de contenidos con Smartsheet
Con Smartsheet y Adobe, su equipo puede optimizar los procesos, ampliar la producción y garantizar la entrega sostenida a tiempo de sus activos impactantes, incluso cuando el panorama de contenidos sigue cambiando en el futuro. Inicie el proceso de revisión directamente en Smartsheet cargando el trabajo actual en una prueba y solicitando comentarios de cualquier parte interesada dentro o fuera de su organización. Esto le permite trabajar de manera rápida y efectiva para entregar los activos según el cronograma.