¿Qué es la comunicación en equipo?
La comunicación en equipo abarca todas las interacciones entre los miembros de un equipo o grupo de trabajo. Estas interacciones incluyen todas las conversaciones que tenemos con los colegas: cara a cara, por escrito y de manera electrónica por correo electrónico, teléfono, video y otros medios.
La comunicación no se trata solo de la palabra hablada en sí; también se refiere a la entonación, la modulación, el volumen y otras señales. Una rama lingüística conocida como pragmática estudia cómo el contexto añade sentido a la conversación, incluso nuestros "ajá" y "ah".
La comunicación en equipo incluye las formas no verbales (es decir, expresiones faciales, gestos de la mano y lenguaje corporal) en las que transmitimos actitudes y sentimientos. Hay tres categorías generales de comunicación:
- Comunicación cara a cara: esto sucede entre personas que están en el mismo lugar al mismo tiempo.
- Comunicación sincrónica: esto ocurre cuando dos personas mantienen una conversación en tiempo real a pesar de estar en diferentes lugares (es decir, una llamada telefónica).
- Comunicación asincrónica: esto ocurre cuando personas en diferentes lugares contribuyen a una conversación con respuestas demoradas, como por correo electrónico.
El trabajo en equipo es importante en todos los sectores, y la comunicación en equipo es un componente crítico para crear equipos sólidos. Una comunicación sólida allana el camino para alcanzar los objetivos compartidos.
¿Cómo afecta la comunicación a un equipo?
El éxito de un equipo depende de su capacidad para comunicarse bien, independientemente de la industria o misión. La colaboración, la división de las tareas, el hecho de compartir la visión y el intercambio de información requieren una buena comunicación. Los equipos pueden hacer más que las personas, excepto si la comunicación es débil o se rompe.
De hecho, Alex Pentland, un legendario informático del MIT que estudia la dinámica humana, ha descubierto que los patrones de comunicación son el predictor más sólido del éxito de un equipo, tan significativo como los siguientes factores combinados: inteligencia individual, personalidad, habilidad y la sustancia de las discusiones del equipo.
Entonces, ¿cómo construye un equipo que se comunique de manera efectiva? Es necesario comprender de qué se trata una buena comunicación, crear un marco sólido para respaldarla y modelarla, y elegir las herramientas adecuadas para facilitarla. Veamos cada uno de estos elementos.
Diferentes formas de comunicación en equipo
Podemos entender mejor los fundamentos diferenciando entre el "qué" y el "quién" de la comunicación en equipo.
El "qué" de la comunicación es el modo o medio (es decir, verbal o no verbal, papel o electrónico, palabras o imágenes, o audio o video). El "quién" de las comunicaciones se refiere tanto al número de participantes como a la posición de cada participante dentro del equipo.
A continuación, le mostramos los tres tipos de comunicación en equipo:
- Comunicación descendente: es cuando un miembro de alto rango de un equipo se pone en contacto con uno de menor rango. La comunicación descendente tiene mayores probabilidades de ser prescriptiva.
- Comunicación ascendente: es cuando el flujo de contacto se mueve en la dirección opuesta. La comunicación ascendente suele ser sugerente.
- Comunicación entre compañeros: es cuando se produce el contacto entre los miembros del equipo de igual rango. La comunicación entre compañeros tiende a adoptar la forma de debate.
En cualquiera de estos sentidos, la comunicación puede ser individual o involucrar a grupos pequeños y medianos.
Debemos tener en cuenta que nos centramos en la comunicación interna o dentro del equipo. La comunicación externa se produce entre los equipos, con las autoridades organizativas a las que informa el equipo, con otras partes interesadas, como la fuerza laboral o los accionistas, o con los mandantes externos, como los clientes.
Por qué la comunicación es importante en un equipo
Para tener una idea vívida de por qué es fundamental lograr una buena comunicación, piense en los resultados de una mala comunicación: malentendidos, discusiones, incumplimiento de plazos, objetivos sin alcanzar, estrés. ¿No sería genial si hubiera una forma de evitar estos resultados negativos?
Un equipo que no se comunica bien es como un motor mal lubricado. En el mejor de los casos, es una fuente de fricción que reduce la productividad. En el peor de los casos, se traduce en una parálisis del proyecto y un virus de culpa.
Pero, cuando la comunicación fluye, se convierte en el pegamento que mantiene unido a un equipo. Una buena comunicación:
- Ayuda a los compañeros de equipo a confiar unos en otros
- Genera un sentido de pertenencia y lealtad del equipo
- Garantiza que el personal tenga la información necesaria para hacer bien su trabajo
- Crea un entorno en el que las personas se sienten respetadas, seguras y comprometidas
- Apoya la sinergia (es decir, el trabajo en equipo que supera la suma de contribuciones individuales)
- Promueve la creatividad y la innovación a través del intercambio de ideas
- Reduce y dispersa el conflicto
- Mejora la motivación y la conservación del personal
- Invita a los empleados a hablar positivamente sobre la organización
Los miembros del personal altamente comprometidos están profundamente involucrados en la misión de la empresa, y el alto compromiso está estrechamente relacionado con el desempeño de la organización y los niveles más altos de conservación del personal, según una investigación de la consultora Aon.
En los estudios de Pentland que analizaron las comunicaciones de los equipos del centro de llamadas de un banco, los niveles de energía y la participación del equipo fuera de las reuniones predijeron un tercio de la variación en la productividad del dólar entre los grupos. Las diferencias en el éxito de las comunicaciones entre equipos aparentemente idénticos produjeron desempeños muy variables.
En un estudio anterior de la Universidad Carnegie Mellon, que analizó la comunicación entre los estudiantes que participaron en una competencia empresarial, se descubrió que los equipos más coordinados se desempeñaron mejor tanto en el mercado de valores como en las evaluaciones del directorio.
¿Cuáles son los signos de una buena comunicación?
Los resultados de las prácticas de comunicación efectivas son fáciles de detectar: los proyectos se completan con éxito y según el cronograma, ya que todos saben lo que están haciendo; la comunicación dentro del equipo es abierta, profesional y cordial; y las personas no tienen miedo de hacer preguntas o responderlas.
Pero estas mejoras solo describen los resultados de una buena comunicación. ¿Cómo es una buena comunicación en acción?
Hay dos formas de responder a esta pregunta: observando la comunicación a nivel individual y a nivel de equipo.
A nivel individual, el comunicador natural muestra una serie de comportamientos uniformes y predecibles:
- Aunque no necesariamente extrovertidos, los comunicadores naturales no son tímidos al acercarse a otras personas.
- En salas llenas, circulan activamente y participan de conversaciones cortas, pero dinámicas.
- Al hacerlo, exploran nuevas ideas y contactos que el equipo puede aprovechar y utilizar.
- Este intercambio de ideas tiene un efecto de llamada a la acción, ya que el comunicador luego distribuye estas ideas a muchas personas diferentes, que las transmiten a otras personas, y así sucesivamente.
- Los comunicadores naturales no son oradores egoístas que buscan principalmente monopolizar las conversaciones. Escuchan al menos tanto como hablan y, por lo general, son oyentes altamente comprometidos y concentrados.
- Tratan a los compañeros de equipo por igual, dando a todos la oportunidad de escuchar y ser escuchados.
- Solicitan activamente opiniones de compañeros de equipo que son menos dinámicos.
Una buena comunicación también tiene algunas características distintivas a nivel de equipo:
- Los miembros del equipo hablan y escuchan tomando turnos, en lugar de permitir que algunos compañeros de equipo monopolicen la conversación.
- La comunicación es multidireccional: no solo de arriba hacia abajo, sino de abajo hacia arriba y de igual a igual también.
- El equipo no permanece aislado. Los miembros salen fuera del equipo para recuperar información, obtener recursos y forjar contactos.
- Una buena comunicación es evidente a partir del lenguaje corporal: los miembros del equipo se miran cuando hablan y utilizan expresiones y gestos para marcar su punto de vista.
- Si un equipo se comunica bien, proporciona comentarios de manera abierta y honesta.
- Los compañeros de equipo comparten valores básicos y tienen los mismos objetivos para que se comuniquen desde un contexto y una línea de base compartidos.
- El liderazgo situacional es más común. Este es un estilo de liderazgo flexible que se adapta a las necesidades, los objetivos y la madurez del equipo y, a menudo, se destaca en crear afinidad y sacar lo mejor de los miembros del equipo.
En el trabajo de Pentland en el Laboratorio de Dinámica Humana del MIT, se descubrieron tres aspectos de la comunicación que predicen el desempeño del equipo: energía, compromiso y exploración.
- Energía: se mide por la cantidad y la naturaleza de los intercambios en los que participan los miembros del equipo.
- Compromiso: muestra cómo se distribuye la energía dentro de un equipo; los equipos en los que la energía es alta y se distribuye de manera uniforme tienen un alto compromiso.
- Exploración: mide el compromiso con las personas ajenas al grupo cuando los miembros del equipo recopilan información y adquieren recursos. El compromiso y la exploración tienden a ser inversamente proporcionales, ya que son procesos que consumen tiempo y energía.
Los equipos con elevados niveles de compromiso y energía fueron los más eficientes en los estudios de Pentland. Sin embargo, en un hallazgo más inesperado, se observó que los equipos con baja energía y baja participación tienden a rendir mejor que los equipos que no están desequilibrados, aquellos que tienen alta energía pero baja participación, o viceversa. Esto indica que no basta con tener una gran cantidad de interacciones, sino que estas deben involucrar a la mayoría, si no a todos, los compañeros de equipo.
Pentland también descubrió que la cantidad simple de intercambios cara a cara entre los miembros del equipo predice más de un tercio de la variación en el rendimiento entre equipos similares. Sin embargo, más intercambios no necesariamente son mejores. Superar un umbral ideal para la cantidad de intercambios, por lo general, algunas decenas de intercambios por hora de trabajo, en realidad es perjudicial para el desempeño. El tiempo social entre los compañeros de equipo es "profundamente crítico" para el desempeño del equipo, según Pentland, ya que representa más de la mitad del cambio positivo en los patrones de comunicación.
Obstáculos para una buena comunicación en equipo
La comunicación es un proceso que, como cualquier otro, puede interrumpirse o bloquearse. Los impedimentos para una comunicación efectiva son variados, algunos obvios y otros no.
- Barreras físicas: espacios que no son propicios para la conversación porque son ruidosos, tienen un diseño incómodo o son demasiado pequeños (o incluso demasiado grandes). Los equipos remotos y la disposición de los asientos que separan a las personas pueden interferir en la comunicación, al igual que tener un jefe que se siente por separado.
- Demasiada convivencia: irónicamente, la falta de privacidad y las interrupciones frecuentes también pueden interferir en la calidad de la comunicación. La investigadora Gemma Irving de la Universidad de Queensland descubrió que las oficinas de plano abierto funcionan mejor para los equipos en los que los miembros interactúan con frecuencia en tareas conectadas y comparten información en muchos casos cortos. Las conversaciones largas son más propicias en espacios privados porque las personas se sienten más dispuestas a hablar largo y tendido cuando se les presta atención, descubrió.
- Barreras lingüísticas y culturales: son obstáculos obvios para las comunicaciones e impiden la unión y la confianza del equipo.
Chase Hughes, co-founder of development company Vartheta, manages a team of 200 remote developers in multiple countries and frequently encounters communications barriers. He recommends being very specific with your words, asking team members to reiterate back to you their understanding of the mission, and documenting everything well so team members can refer back to the guidance later.
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Tamaño del grupo: las opiniones varían mucho en función de la cantidad ideal de miembros, pero resulta claro que tener demasiadas o muy pocas personas en el equipo no es útil. En la mayoría de las investigaciones, se establece entre cuatro y cinco como el número ideal, en tanto que en un estudio influyente se favorece a siete.
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Conflicto interpersonal: El conflicto no es malo en sí, especialmente si se gestiona con respeto y abre preguntas clave sobre el trabajo del equipo para el debate. Pero los conflictos que nacen de conflictos de personalidad, luchas de poder o estilos de comportamiento disfuncionales pueden enfriar la comunicación del equipo. Incorporar una buena comunicación desde el principio puede evitar que aparezcan algunos de estos problemas.
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No transmitir el conocimiento del equipo: una buena comunicación es difícil si las personas no funcionan desde una línea de base compartida. Esto puede ser un problema, especialmente si hay rotación en un equipo y los recién llegados no conocen la historia de los éxitos y los fracasos del equipo. En el año 2000, investigadores de la Universidad de St. Gallen en Suiza propusieron un modelo integral de cinco capas para gestionar el conocimiento del equipo.
Cuándo restablecer su marco de comunicación
¿Los nuevos miembros de su equipo parecen tener dificultades para dominar sus métodos de comunicación? ¿Dedica demasiado tiempo a que todos estén en sintonía o su equipo sufre malentendidos frecuentes?
Si es así, podría resultar útil restablecer su estrategia de comunicaciones. Hágase las siguientes preguntas. Si ve que hay mucho para mejorar, es hora de replantearse su enfoque de comunicaciones.
- ¿Todos saben exactamente lo que hacen los demás?
- ¿Todos entienden su lenguaje, términos y jerga?
- ¿Existen formas claras y establecidas de transmitir las comunicaciones desde fuera del equipo al grupo?
- ¿Es fácil localizar y acceder a los recursos compartidos?
- Si utiliza más de un canal de comunicación, ¿todos entienden cuál usar y cuándo hacerlo?
- ¿Las personas se sienten cómodas al ser honestas y participar en las conversaciones?
Prácticas recomendadas para una comunicación efectiva en los equipos
Si bien los estilos de comunicación efectivos son flexibles y se adaptan a la situación, han surgido algunas prácticas recomendadas. Estas reglas se utilizan mejor como pautas para modelar e impulsar, no para aplicar.
Las prácticas clave se dividen en tres categorías: personas, conversación y mensajería.
Reglas de personas:
- Todos participan: los miembros del equipo contribuyen, no solo al trabajo, sino también a las conversaciones. Cuando solo unas pocas personas acaparan toda la conversación, la comunicación no es efectiva. La comunicación verdaderamente efectiva es de 360 grados.
- Todos se escuchan: la clave de que todos participen en una conversación es que todos también necesitan escuchar.
- Todos son respetados: siga las dos primeras reglas, y la tercera será pan comido. Cuando las personas ven que se valoran sus contribuciones, son más felices y aumenta su compromiso con el equipo y el avance hacia sus objetivos.
- Todos se conocen: o, al menos lo intentan, de a poco. Esta regla no consiste en conocer personalmente a los compañeros de equipo, aunque eso puede ayudar. Más bien, se trata de conocer sus fortalezas y debilidades, sus motivaciones y sus perspectivas.
Reglas para la conversación:
- Haga preguntas: nadie debería sentirse mal al hacer una pregunta cuando no entiende del todo. Hacer preguntas ayuda a todos a aclarar la comprensión mutua y mejora la alineación del equipo.
- Asegúrese de que todos entiendan: el orador tiene el deber de corroborar que todos hayan entendido el mensaje. Deje tiempo para preguntas y no permita que los compañeros de equipo se sientan tontos al pedir aclaraciones.
- Tenga en cuenta que no todos lo entenderán de inmediato: a pesar de los mejores esfuerzos, no todos se marchan con el mensaje previsto de inmediato. Esto hace que el seguimiento y el refuerzo sea importante.
Reglas para los mensajes:
- Abrevie: sea preciso. Esto hace que se recuerden sus conclusiones, ahorra tiempo y evita que uno o dos compañeros de equipo monopolicen el discurso.
- Resuma y haga seguimiento: recapitule y reitere su mensaje varias veces al entregarlo y también después. Los seguimientos deben ser concisos. Utilice un formato coherente para realizar seguimientos.
- Elija sus canales con cuidado: elija un canal central para la comunicación y asegúrese de que todos sepan de qué se trata. Se pasan por alto muchas cosas si la gente tiene que hacer malabares con demasiadas plataformas. Más adelante, entraremos en detalle sobre la elección de los canales y las herramientas adecuados.
Los mejores consejos de los expertos: ¿Cómo puede mejorar la comunicación en un equipo?
En esta sección, encontrará las mejores ideas de los líderes de equipo y consultores con experiencia sobre cómo mejorar la comunicación del equipo. También puede descargar una versión para imprimir y compartir aquí.
1. Defina las funciones y los objetivos con claridad: informe a las personas de qué están a cargo. Aclarar las responsabilidades e impulsar la rendición de cuentas ofrece a todos una forma de integrarse en el equipo. Las responsabilidades, por supuesto, deben asignarse y asumirse en función de las fortalezas individuales, por eso es tan importante que los jefes de equipo conozcan a las personas bajo su mando. Anime a las personas a pedir y ofrecer ayuda. Esto hace que la comunicación sea más deliberada y aumente la productividad. Sin embargo, es importante recordar que cuando ocurren errores, apoderarse de ellos colectivamente, en lugar de buscar chivos expiatorios, aumenta la confianza en el equipo.
2. Descubra cómo les gusta comunicarse a las personas:
Deborah Sweeney, CEO of MyCorporation.com, says to adapt your style with what works best for the individuals on your team. “Identify the communication styles of the team members first, rather than assume everyone communicates the same way. One size doesn't fit all,” she says. “Some members may be more comfortable meeting up in person, sending an email, or even chatting through a messenger app like Slack. Once you've determined the best communication method to reach each team member, you'll be able to better check in with the team and their needs.”
3. Adopte la comunicación bidireccional, incluidos los comentarios y las encuestas: como líder del equipo, sea honesto y abierto con su equipo, y, a veces, espere el mismo tipo de honestidad. Los comentarios son mejores cuando son recíprocos.
Tracy Julien, a Vice President at retirement planning company GuidedChoice, recommends holding a short, weekly team meeting beyond your project agenda. “Avoid a one-way conversation, and be sure that everyone is encouraged to contribute to the discussion. While it’s important to maintain a professional environment, leave the discussion open to more general topics and allow employees to discuss personal achievements, in addition to professional ones. This will provide your team with an opportunity to get to know each other on a more personal level and improve office rapport,” Julien says. If you feel your team may be uncomfortable being honest, anonymous surveys are a good tool.
4. Deje en claro su misión: la comunicación se basa mejor en un conjunto de valores compartidos y compromiso con un propósito común.
As Michael Murphy, CEO of medical solutions company HealthChannels believes, “[a] team mission statement elevates goals from priority to passion. The mission is clear and the individual communication is streamlined to mission-critical topics.”
5. Tenga una política de puertas abiertas:
Jacob Dayan, CEO of accounting consultants CommunityTax, explains, “Anything other than an open door policy creates an environment where people wait until the scheduled time in order to ask questions or bring up concerns, but with an open door policy, issues can be communicated in real time and get addressed much more quickly.”
6. Conozca a su gente:
Michael Wilkinson, a certified master facilitator at Leadership Strategies, says that differences in values or experiences are one of the top causes of disagreements among team members. He recommends identifying the most important values for each person, and then coming up with solutions that combine these values.
7. No se olvide de la diversión: los ejercicios y juegos pueden ayudar a generar confianza, familiaridad, moral y unión. Consulte este artículo para obtener muchas ideas y esta herramienta para encontrar la actividad adecuada para su equipo. Si a su equipo no le gusta la idea de jugar, recuerde que hay alternativas viables, como almuerzos más largos y grupos de pasatiempos, que logran el mismo propósito: hacer que la gente hable fuera de un ámbito puramente profesional.
8. Ser intencional puede ayudar:
Leadership consultant Divya Parekh suggests practicing mindfulness. “[It] prevents miscommunication and misunderstandings amongst group members due to biases, judgment, and ego play. Mindfulness works because it sets the stage for non-judgment, self-awareness, and compassion,” she notes. “Non-judgment develops active listening and builds trust — the foundation of honest communication amongst team members. As a result, it empowers you to have a clear, complete, and concise message.” There are also formal communications models and trainings that help. A 2013 study by researchers at the University of Washington found a model called TeamSTEPPS improved communication among medical staff and improved patient safety.
9. Aproveche la tecnología: herramientas como el software de gestión de proyectos pueden aumentar la transparencia dentro del equipo. McKinsey Global Institute descubrió que el miembro promedio del personal, que dedica más de una cuarta parte de la semana laboral a administrar el correo electrónico y una quinta parte al seguimiento de información o recursos humanos específicos, puede reducir en más de un tercio el tiempo que dedica a buscar información si su empresa utiliza las redes sociales internamente.
10. El cara a cara sigue siendo fundamental: Si bien la comunicación digital es práctica y eficiente, la comunicación cara a cara sigue siendo necesaria para mantener conversaciones sensibles e importantes.
“It's OK to have individual conversations on the side — just be sure to take the decisions and outcomes back to the team,” says consultant Lisa Sansom. “This is even true for interpersonal difficulties. If Sandy has a problem with Kim, they can talk about it on the side, out of the glare of the team environment, and come to a resolution — then bring that resolution back to the team.”
11. Diga "Sí, y...":
Jennifer Oleniczak Brown of The Engaging Educator, which works with companies such as Viacom, AirBnB, and Wells Fargo to train people to improve their communication skills, says that a single word (like “but”) can derail communication, because it “discounts what just got said and elevates one opinion above another.” She suggests replacing “but” with “yes, and...” “The ‘and’ opens up possibilities, while the ‘but’ shuts them down,” she explains.
Equipos a distancia: desafíos de comunicación y formas de superarlos
Tener miembros remotos o un equipo completamente remoto añade complejidad adicional a las comunicaciones del equipo. Le contamos por qué: recopilamos mucha información no verbal cuando una persona está frente a nosotros y mantenemos una conversación cara a cara. Si no es así, y la conversación es sincrónica, se vuelve un poco más difícil, aunque no imposible, deducir el significado, ya que las conversaciones sincrónicas suelen basarse en la voz.
Sin embargo, con la comunicación asincrónica, el texto es la opción más común, y es mucho más fácil malinterpretar la palabra escrita que la palabra hablada.
Con una fuerza laboral cada vez más móvil, colaborativa e internacional, es más común estar en un equipo remoto o distribuido. Entonces, ¿cómo podemos abordar los obstáculos de las comunicaciones?
- Elija los canales de comunicación con prudencia: tener demasiados canales puede hacer que las cosas se vuelvan caóticas muy rápidamente, por lo que hay que equivocarse en la simplicidad. Es bastante fácil abrir otro canal de comunicación si realmente lo necesita, pero no es tan fácil cerrarlo una vez que esté en uso. Y si necesita usar varios canales, decida los usos específicos para cada uno. A menudo, verá que la mejor solución es una plataforma de comunicaciones multicanal, con la capacidad de enviar mensajes de texto, realizar llamadas de voz y videollamadas, registrar mensajes y adjuntar archivos para acceso individual o grupal.
- Utilice la tecnología de gestión del trabajo: dado que el trabajo remoto en equipo siempre depende de la tecnología, considere las herramientas de comunicación empresarial, gestión de tareas y seguimiento del progreso que le permiten gestionar los calendarios y la programación en varias zonas horarias. Estas herramientas también pueden ayudar a resolver otro problema perenne con el trabajo a distancia: determinar quién debe hacer qué y si ya se ha hecho.
- No se olvide del factor humano: recuerde que formar parte de un equipo a distancia no significa no socializar con sus colegas remotos. Cree un espacio que sea el equivalente virtual del expendedor de agua, en el que los compañeros de equipo puedan hablar entre sí sobre cosas ajenas al trabajo. Y recuerde celebrar los momentos personales (ascensos, cumpleaños, nacimiento de hijos), ya que todas estas cosas merecen reconocimiento tanto en el mundo virtual como en el real.
- Busque los matices al elaborar mensajes escritos: las observaciones descarnadas o improvisadas que pueden hacer reír en persona pueden quedar sin efecto en otro contexto, país o cultura. Y están quedan para siempre en el registro una vez que se envían.
- Considere la capacitación virtual en comunicación de equipos (capacitación de VTC): se ha demostrado que mejora la cohesión y la satisfacción del equipo con el proceso. La capacitación en VTC no tiene por qué ser un proceso intrusivo o extenso: en un estudio, realizado en 1999, un proceso de capacitación de tres etapas incluía una introducción a la dinámica de equipo y a la reunión típica; un examen de los problemas de la comunicación virtual y cómo abordarlos; y una descripción general de la netiqueta y la semiótica digital. Esta capacitación dio lugar a un mejor desempeño de los equipos capacitados en comparación con los equipos de control.
- Desarrolle oportunidades para la interacción cara a cara:
Aaron Vick, Chief Strategy Officer for Cicayda, a legal software company that has a mostly remote team, encourages off-site staff to work around others, ideally with colleagues but even with others outside the organization. “Working remotely doesn't mean living a sheltered life, in one room, and slowly collecting cats. Take a day to go work at a coworking spot or coffee shop,” he suggests.
Cómo hacer un plan de comunicación en equipo
Como hemos mencionado, hacer que todos estén en sintonía sobre cómo, dónde y cuándo comunicarse agilizará las comunicaciones. En lugar de hacer esto juntos sobre la marcha, puede fomentar mejores comunicaciones creando un plan de comunicaciones del equipo.
A continuación, le mostramos los pasos clave. Abajo, puede descargar una plantilla y un ejemplo.
- Como equipo, analice las prácticas clave y obtenga la aceptación. Establezca reglas y normas para el tiempo de respuesta a los mensajes, quién debe copiarse en qué documentación, dónde se almacenarán los registros y quién es responsable de mantener todo esto. Sea específico: en lugar de adoptar un estándar de "responder rápidamente" a los correos electrónicos, diga "responder en 24 horas".
- Elija herramientas digitales. Decida qué plataformas y aplicaciones utilizará para cada función clave de comunicaciones. Asegúrese de que la capacitación esté disponible y limite a las personas a usar solo los canales acordados.
- Haga un seguimiento de las personas que no cumplen. Por ejemplo, si alguien no publica su pregunta en el canal de Slack del equipo, sino que se dirige a una persona en privado, otros no pueden beneficiarse de la información. Descubra por qué esa persona no usa el canal y anímela a que lo haga. Asegúrese de que las personas que faltan a las llamadas o reuniones programadas con regularidad sepan que se ha dado cuenta y pídales que lean las notas.
- Sea un buen ejemplo. Sea un modelo para cumplir con el plan. Después de un tiempo, si no funciona bien, adapte el plan.
Descargar ejemplo de plan de comunicación del equipo
Descargar plantilla de plan de comunicación del equipo
Las herramientas de equipo pueden ayudar a que la comunicación funcione sin problemas
Si busca herramientas de comunicación, tiene mucho para elegir. Hay una amplia gama de herramientas de comunicaciones de software disponibles, con una gran cantidad de funciones. Entonces, ¿cómo elige la adecuada para usted?
Primero, piense en las funcionalidades que realmente necesita. Hay tres categorías funcionales principales: comunicación en equipo, gestión del trabajo y colaboración.
- Comunicación en equipo: estas herramientas están diseñadas para facilitar la comunicación a través de una combinación de texto, audio y video. Hoy en día, casi todos los equipos los usan.
- Gestión del trabajo: estas herramientas ayudan a los equipos a ejecutar un proceso fijo que incluye varias funciones o etapas especializadas que debe atravesar el trabajo. Están diseñados para documentar el progreso, acelerar el proceso de entrega y realizar un seguimiento de los elementos de trabajo a medida que avanzan por el flujo de trabajo del equipo.
- Herramientas de colaboración: estas herramientas permiten a los miembros del equipo dirigir simultáneamente sus esfuerzos hacia el mismo trabajo, generalmente al crear una versión editable del proyecto basada en la nube. Los utilizan equipos que tienen varios miembros con habilidades similares que trabajan en el mismo proyecto a la vez.
Once you have your tools established, “make sure your team knows where to properly communicate, given the topic,” says Vivek Chugh, CEO of checklist app Listables. “Once that’s in place, it’s extremely important that your initial tasks be concise, decisive, and focused, so the team knows exactly what the expected results are and what their individual tasks are. Doing this addresses a few problems. One, it adds accountability, so no one on the team can say they were unclear, didn't get the message, or didn’t know the due date. Two, any problems or questions that do arise can be quickly and easily addressed,” she adds.
Las distinciones entre las tres categorías no tienen una definición estricta. Puede encontrar fácilmente una herramienta o un conjunto de herramientas que proporcione las tres funcionalidades. Sin embargo, hay varias consideraciones y algunos trabajos de limpieza digital que deberá tener en cuenta al seleccionar herramientas para su equipo.
- Seguridad: asegúrese de que el acceso esté restringido a las personas adecuadas. Algunos pueden estar disponibles para el público a través de la URL del sitio web. Asegúrese de que su herramienta no esté configurada así. Además, según el tipo de trabajo que realice, cualquier flujo de datos hacia y desde los servidores de la herramienta y cualquier cosa almacenada en la nube puede necesitar estar protegido y encriptado.
- Mensajería: como mínimo, la herramienta debe tener un extenso historial de mensajes que se pueda buscar; funcionalidad para editar, eliminar y compartir mensajes; capacidad de anclar conversaciones importantes; y permitir que se compartan archivos. Cualquier canal de audio y video también debe formar parte de la misma herramienta. Tendrá opciones como: canales, salas o grupos para separar las conversaciones por tema, proyecto o equipo; mensajes directos a compañeros de trabajo individuales; mensajes en hilos; chat de forma libre; emojis y GIF; y el historial de mensajes de búsqueda limitado o ilimitado, dependiendo de cuánto pague. Otras funciones son los foros abiertos, los espacios privados del equipo y el cifrado de mensajes.
- Velocidad y facilidad de uso: estos factores se explican por sí mismos. Una herramienta basada en la nube suele ser la mejor opción, ya que proporciona facilidad de acceso remoto y fiabilidad general. Sin embargo, hay una compensación en términos de seguridad, ya que los datos almacenados en la nube son más vulnerables que los datos almacenados solo en sistemas locales seguros. Los editores e investigadores, por ejemplo, tienden a ser muy exigentes con respecto a sus opciones de almacenamiento basado en la nube para trabajos delicados que aún no se han publicado.
- Compatibilidad: muchas, pero no todas, las herramientas son multiplataforma, lo que significa que las personas pueden acceder a las herramientas con varios dispositivos y sistemas operativos.
- Costo: muchas herramientas tienen versiones gratuitas y premium. Las versiones empresariales suelen basarse en la suscripción, pero los precios pueden variar según la cantidad de usuarios y la capacidad de funciones, como el uso compartido de archivos o el alojamiento en la nube. No compre más de lo que necesita.
- Integraciones: asegúrese de que su herramienta se integre con las otras aplicaciones que utilice.
- Atención al cliente: consulte las revisiones y pregunte a otros clientes si es fácil responder preguntas y solucionar problemas.
- Alojamiento y uso compartido de archivos: estas funciones hacen que los documentos y recursos sean fácilmente accesibles para todos los miembros del equipo. Algunas herramientas también permiten que estos elementos puedan buscarse. Sin embargo, si almacena documentos en línea (que sean confidenciales), es fundamental que las transferencias de datos hacia y desde la nube, así como cualquier dato en la nube, estén encriptadas y seguras. En realidad, algunas organizaciones prohíben el uso de ciertas herramientas de almacenamiento en la nube debido a sus políticas de seguridad de datos y al historial de filtraciones de datos.
- Gestión del trabajo: estas funciones varían en capacidad, desde listas de tareas pendientes simples y tableros de tareas para equipos e individuos hasta tableros Kanban para la gestión completa del flujo de trabajo. Estas herramientas suelen tener notificaciones o alertas integradas que puede configurar para estar al tanto del progreso del trabajo.
Comparación de ejemplos de herramientas de comunicación en equipo
La forma más sencilla de entender estas funciones es verlas en acción. Hay decenas, si no cientos, de soluciones que se posicionan como herramientas de comunicación del equipo. Debido a que varían mucho en su intención y complejidad, hemos elegido algunos ejemplos para explorar con mayor detalle.
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