Resumen de la estimación de costos
La estimación de costos es la práctica de pronosticar el costo de completar un proyecto con un alcance definido. Es el elemento principal de la gestión de costos del proyecto, un área de conocimiento que implica la planificación, el seguimiento y el control de los costos monetarios de un proyecto. (La gestión de costos de proyectos se ha practicado desde la década de 1950). El costo total aproximado del proyecto, llamado estimación de costos, se usa para autorizar el presupuesto de un proyecto y gestionar sus costos.
Los estimadores profesionales utilizan técnicas definidas para crear estimaciones de costos que se utilizan para evaluar la viabilidad financiera de los proyectos, para presupuestar los costos del proyecto y para supervisar el gasto del proyecto. Una estimación precisa del costo es fundamental para decidir si se debe asumir un proyecto, para determinar el alcance final y para garantizar que los proyectos sean financieramente viables y evitar los excesos de costos.
Las estimaciones de costos suelen revisarse y actualizarse a medida que el alcance del proyecto se vuelve más preciso y a medida que se realizan los riesgos del proyecto, como señalan las notas del Cuerpo de Conocimiento de gestión de proyectos (PMBOK), la estimación de costos es un proceso iterativo. También se puede utilizar una estimación de costos para preparar un punto de referencia del costo del proyecto, que es el punto de comparación basado en hitos para evaluar el rendimiento real de los costos de un proyecto.
Componentes clave de una estimación de costos
Una estimación de costos es una suma de todos los costos involucrados en finalizar con éxito un proyecto, desde el inicio hasta la finalización (duración del proyecto). Estos costos del proyecto pueden clasificarse en varias formas y niveles de detalle, pero la clasificación más simple divide los costos en dos categorías principales: los costos directos y los costos indirectos.
- Los costos directos se clasifican en general como aquellos directamente asociados con una única área (como un departamento o un proyecto). En la gestión de proyectos, los costos directos son gastos facturados exclusivamente a un proyecto específico. Pueden incluir los salarios del equipo del proyecto, los costos de los recursos para producir productos físicos, el combustible para el equipo y el dinero invertido para abordar los riesgos específicos del proyecto.
- Los costos indirectos, por otro lado, no pueden asociarse a un centro de costos específico y, en cambio, se incurren en varios proyectos de manera simultánea, a veces en cantidades variables. En la gestión de proyectos, el control de calidad, los costos de seguridad y los servicios públicos generalmente se clasifican como costos indirectos, ya que se comparten en una serie de proyectos y no se facturan directamente a ningún proyecto.
Sin embargo, una estimación de costos es más que una lista simple de costos: también describe las suposiciones subyacentes a cada costo. Estas suposiciones (junto con las estimaciones de la precisión del costo) se compilan en un informe llamado base de estimación, en el que también se detallan las exclusiones e inclusiones de costos. La base del informe de estimaciones permite a los participantes del proyecto interpretar los costos del proyecto y comprender cómo y dónde los costos reales pueden diferir de los costos aproximados.
Más allá de las amplias clasificaciones de costos directos e indirectos, los gastos del proyecto se dividen en categorías más específicas. Los tipos comunes de gastos incluyen:
- Trabajo: El costo del esfuerzo humano extendido a los objetivos del proyecto.
- Materiales: El costo de los recursos necesarios para crear productos.
- Equipo: El costo de comprar y mantener el equipo utilizado en el trabajo del proyecto.
- Servicios: El costo del trabajo externo que una empresa busca para cualquier proyecto (proveedores, contratistas, etc.).
- Software: Recursos informáticos no físicos.
- Hardware: Recursos informáticos físicos.
- Instalaciones: El costo de alquilar o usar equipos, servicios o ubicaciones especializados.
- Costos de contingencia: Costos añadidos al presupuesto del proyecto para abordar riesgos específicos.
Crea estimaciones de costos del proyecto en puntos críticos en el cronograma
Las estimaciones de costos son fundamentales para una gestión de proyectos exitosa, por lo que se espera que los equipos produzcan una estimación razonablemente precisa y fiable durante la fase de concepción y definición de un proyecto. Las estimaciones se ajustan para que sean precisas durante la fase de planificación, ya que los participantes y los patrocinadores del proyecto pueden solicitar revisiones antes de que estén dispuestos a autorizar un presupuesto. Después de esta primera etapa, la precisión de las estimaciones se aumenta sistemáticamente.
La estimación de costos es un proceso continuo y las revisiones de estimaciones son normales para garantizar la precisión durante la ejecución del proyecto. Por lo general, el trabajo programado en un futuro próximo tendrá las estimaciones más precisas, mientras que el trabajo programado más lejos en el tiempo tiene estimaciones menos precisas. Este enfoque se conoce como planificación de registro detallado.
Las estimaciones detalladas de costos generalmente se dividen en niveles mayores de detalle e información complementaria. Estas salidas generalmente incluyen:
- Estimaciones del costo de la actividad para las actividades que componen un proyecto.
- Compatibilidad con los detalles, que incluyen suposiciones estimaciones subyacentes, fuentes de datos de costos y sensibilidad del elemento de costo.
- Cambios solicitados, que puede solicitar una estimación de costos más reciente y precisa.
- Actualizaciones del plan de gestión de costos, como las necesarias para los cambios en el alcance del proyecto.
- Aportes para procesos de planificación subsiguientes que utilizan estimaciones de costos.
La continuidad de la precisión en las estimaciones de costos del proyecto
Las estimaciones de costos del proyecto se clasifican en categorías según cuán bien se define el alcance en el momento de la estimación, en los tipos de técnicas de estimación utilizadas y en la precisión general de las estimaciones. Estas categorías no están estandarizadas, pero todas se basan en el reconocimiento de que una estimación de costos solo puede ser tan precisa como el alcance del proyecto está detallado. En su manual de estimación, la Sociedad Americana de Estimadores Profesionales (ASPE) clasifica las estimaciones de costos en lugar de aumentar la precisión en una escala de cinco niveles. El nivel 1 es una orden de estimación de magnitud y el nivel 5 es una oferta final. El Departamento de Energía de los EE. UU. utiliza una escala similar de cinco clases, pero en el orden de precisión inversa (clase 5 como estimación de orden de magnitud y clase 1 como estimación definitiva).
AACE International (antes Asociación para el avance de la ingeniería de costos) ofrece un diagrama útil que resume los puntos clave. A continuación, le mostremos una descripción general de las categorías de estimación de costos:
Orden de estimaciones de magnitud: Un orden de estimación de magnitud, o ASPE Clase 5, es una estimación de costos extremadamente aproximada creada antes de que se haya definido un proyecto. Se basa únicamente en el criterio de los expertos y en los costos de proyectos anteriores similares. Por lo general, una estimación de orden de magnitud se presenta como un rango de costos que abarca entre -25 % y +75 % del costo real del proyecto. Solo se utiliza en la toma de decisiones de alto nivel para detectar proyectos y determinar cuáles son financieramente viables.
Estimaciones intermedias: Se puede crear una estimación intermedia utilizando técnicas estocásticas o paramétricas cuando un proyecto se define en cierta medida. Al igual que una estimación de orden de magnitud, su objetivo principal es determinar la viabilidad del proyecto en función del concepto general del proyecto.
Estimaciones preliminares: Creada cuando las entregas de un proyecto están definidas a mitad de camino, una estimación preliminar utiliza información de alcance un tanto detallada para incorporar los costos unitarios. Las estimaciones preliminares son lo suficientemente precisas como para usarse como base para la financiación de proyectos. Algunos presupuestos del proyecto están autorizados según la estimación preliminar.
Estimaciones sustanciales: Una estimación sustancial utiliza un diseño de proyecto razonablemente finalizado para crear una estimación de costos bastante precisa basada principalmente en los costos unitarios. En este punto, se establecen los objetivos y las entregas del proyecto, por lo que una estimación sustancial es lo suficientemente precisa como para crear una oferta o puja para finalizar un proyecto. Las estimaciones sustanciales también pueden utilizarse para controlar los gastos del proyecto.
Estimaciones definitivas: Una estimación definitiva, elaborada cuando el alcance de un proyecto y las tareas constituyentes están casi completamente definidas, utiliza plenamente técnicas de estimación determinista, como la estimación ascendente. Las estimaciones definitivas son las más precisas y fiables y se utilizan para crear ofertas, pujas y referencias de costos.
Por supuesto, incluso las estimaciones definitivas no permanecen estáticas a través de la ejecución del proyecto. Dado que todas las estimaciones se basan en numerosas suposiciones y están supeditadas a riesgos de todas las magnitudes, las estimaciones de costos a menudo se actualizan si estas suposiciones básicas cambian significativamente o se dan riesgos adicionales. Cuando esto sucede, la línea de base del costo del proyecto se revisa en consecuencia para que pueda seguir evaluando el rendimiento del proyecto con precisión.
Las estimaciones de todos los tipos se crean utilizando una combinación de técnicas de estimación (con diferentes niveles de precisión). Como hemos visto, las estimaciones más precisas dependen más de los métodos deterministas que de los métodos conceptuales.
Técnicas de estimación de costos principales: Los mejores usos para cada uno
Para crear estimaciones precisas, los estimadores de costos utilizan una combinación de técnicas de estimación que permiten diferentes niveles de precisión. Si bien el estimador de costos siempre tiene como objetivo crear la estimación más precisa posible, es posible que tenga que empezar con estimaciones menos precisas y revisar una vez que se desarrollen el alcance y las entregas del proyecto. Las técnicas de estimación de costos más utilizadas son:
Estimación análoga: Al igual que el criterio de los expertos, la estimación análoga, también llamada estimación descendente o cálculo de costos históricos, se basa en los datos históricos del proyecto para formar estimaciones para nuevos proyectos. La estimación análoga se basa en un archivo específico de datos históricos del proyecto, a menudo específicos de una organización. Si una organización realiza repetidamente proyectos similares, resulta más fácil establecer paralelismos entre las entregas del proyecto y sus costos asociados, y ajustarlos según la escala y la complejidad de un proyecto.
La estimación análoga puede ser bastante precisa si se utiliza para elaborar estimaciones para proyectos similares y si los expertos pueden evaluar con precisión los factores que afectan los costos. Por ejemplo, un proyecto similar llevado a cabo hace tres años puede usarse como base para una nueva estimación del costo del proyecto. Ajuste la estimación hacia arriba para la inflación, hacia abajo para la cantidad de recursos requeridos y nuevamente hacia arriba para el nivel de dificultad del proyecto. Estos ajustes suelen indicarse como cambios porcentuales, un nuevo proyecto puede requerir un 10 por ciento más de tiempo de preparación y un 15 por ciento más de recursos. Sin embargo, el profesional en gestión de proyectos Rupen Sharma hace hincapié en la necesidad de asegurarse de que los proyectos sean realmente comparables , ya que los proyectos que parecen similares, como la construcción de caminos, pueden costar cantidades muy diferentes dependiendo de otros factores, por ejemplo, paisajes y climas locales.
Estimación ascendente: También llamada estimación analítica, esta es la técnica de estimación más precisa si hay disponible una estructura completa de desglose del trabajo. Una estructura de desglose del trabajo divide las entregas del proyecto en una serie de paquetes de trabajo (cada paquete consta de una serie de tareas). El equipo del proyecto estima el costo de completar cada tarea y, finalmente, crea una estimación de costos para todo el proyecto al totalizar los costos de todas sus tareas y paquetes de trabajo, de ahí el nombre ascendente. Las estimaciones ascendentes pueden basarse en el conocimiento de los equipos de proyectos con experiencia, que están mejor equipados para proporcionar estimaciones de costos de las tareas.
Si bien las técnicas de estimación deterministas, como la estimación ascendente, son sin duda las más precisas, también pueden consumir mucho tiempo, especialmente en proyectos grandes y complejos con numerosos componentes de estructura de desglose del trabajo. No es inusual que las estimaciones definitivas también utilicen técnicas como la estimación estocástica, paramétrica y basada en el criterio de los expertos (si estas han demostrado ser adecuadamente precisas en las primeras estimaciones). Dicho esto, la estimación ascendente también es la técnica de estimación más versátil y puede usarla para muchos tipos de proyectos.
Estimación paramétrica: Para proyectos que impliquen tareas similares con altos grados de repetición, utilice una técnica de estimación paramétrica para crear estimaciones muy precisas con los costos unitarios. Para utilizar la estimación paramétrica, primero divida un proyecto en unidades de trabajo. Luego, debe determinar el costo por unidad y, a continuación, multiplicar la cantidad de unidades por el costo unitario para estimar el costo total. Estas unidades pueden ser la longitud en pies de tubería que se colocará o el área en metros cuadrados de techo que se pintará. Siempre que el costo unitario sea preciso, los estimadores determinan estimaciones bastante precisas.
Sin embargo, como advierte el profesional en gestión de proyectos Dick Billows, director ejecutivo de 4PM.com, la estimación paramétrica no funciona bien con proyectos creativos o con poca repetibilidad. Es difícil, por ejemplo, proponer un costo preciso por capítulo para editar un libro escrito por 12 autores diferentes, ya que es probable que cada capítulo requiera una cantidad diferente de trabajo. Del mismo modo, un escritor que escribe una novela de fantasía por comisión puede encontrarse con dificultades para desarrollar la historia en algunos puntos y totalmente inmersa en su flujo en otros. Por lo tanto, la estimación paramétrica es una buena opción solo para proyectos basados en habilidades con tareas uniformes y repetibles.
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Compare las fortalezas y debilidades de la estimación de costos analógicos, ascendentes y paramétricos
Costo de la calidad: El costo de la calidad es un concepto que se utiliza en la gestión de proyectos (y más ampliamente en la fabricación de productos) para medir el costo financiero de garantizar que los productos cumplan con las especificaciones acordadas. Por lo general, incluye los costos de prevenir, identificar y abordar los defectos. Como aspecto de la gestión de la calidad, el costo de calidad suele ser un costo indirecto del proyecto.
Estimación de costos de Delphi: Una técnica empírica de estimación basada en el consenso de los expertos, la estimación de Delphi puede ayudar a resolver las discrepancias entre las estimaciones de los expertos. Un coordinador tiene expertos que preparan estimaciones anónimas de costos con fundamentos; una vez que se envían estas estimaciones anónimas, el coordinador prepara y distribuye un resumen de las respuestas y los expertos crean un nuevo conjunto de estimaciones anónimas. Este ejercicio se repite durante varias rondas. El coordinador puede o no permitir que los expertos analicen las estimaciones después de cada ronda. A medida que avanza el ejercicio, las estimaciones deben converger (lo que indica un creciente consenso entre los estimadores). Cuando se ha alcanzado un consenso de estimación, el coordinador finaliza el ejercicio y prepara una estimación final basada en el consenso.
Métodos empíricos de cálculo de costos: Los métodos de cálculo de costos empíricos se basan en experiencias anteriores del proyecto con sistemas basados en software o en papel. Estos métodos funcionan bien para proyectos similares y que se llevan a cabo con frecuencia en ciertos sectores. Un gerente de proyectos que quiere obtener una estimación empírica del costo completa un formulario en el que se detallan las características y parámetros del proyecto, y el sistema estima un costo basado en el tipo de proyecto. Dado que los métodos empíricos de cálculo de costos se basan en los datos existentes y son cada vez más automatizados, son opciones precisas y efectivas para proyectos menos complejos. El Building Cost Information Service (BCIS) de la Royal Institution of Chartered Surveyors, que calcula los costos de reconstrucción de las casas, es un ejemplo de un método empírico de cálculo de costos.
Criterio de expertos: Más comúnmente utilizado en orden de magnitud y estimaciones intermedias, la estimación de criterios de expertos la realizan aquellos especialistas que saben cuánto han costado proyectos similares en el pasado. Se basa principalmente en trazar paralelismos entre proyectos pasados y futuros para crear y ajustar estimaciones. Dado que es poco probable que dos proyectos sean idénticos y el trabajo del proyecto suele ser complejo, las estimaciones de criterios de los expertos se presentan como un intervalo. Si bien una amplia gama suele significar que estas estimaciones tienen un uso limitado, el profesional de gestión de proyectos Billows señala que dichas estimaciones tan amplias solo están destinadas a indicar la viabilidad del proyecto y proporcionar una cifra aproximada para que los gerentes de proyectos rindan cuentas. En este sentido, “son mejores que los compromisos que no puede cumplir”, afirma Billows.
Análisis de reservas: El análisis de reservas es un término general de una serie de métodos que se utilizan para determinar el tamaño de las reservas de contingencia, que son asignaciones presupuestarias para la incidencia de riesgos conocidos. Un resultado del análisis de reservas es una técnica llamada relleno, que implica aumentar el costo presupuestado para cada actividad programada más allá del costo esperado real en un porcentaje fijo. Las actividades de ruta crítica pueden tener porcentajes más grandes asignados como relleno. El Project Management Institute (PMI) también sugiere otros métodos para gestionar las reservas de contingencia, como el uso de actividades de duración cero que se ejecuten en conjunto con las actividades programadas y el uso de actividades de búfer que contengan reservas de contingencia de tiempo y costos.
Cálculo de costos de recursos: El cálculo de costos de recursos es un método matemático simple para calcular los costos de la contratación de recursos para un proyecto. Se hace fácilmente multiplicando el costo por hora de contratar un recurso por la cantidad de horas de empleo proyectadas.
Estimación de tres puntos: La estimación de tres puntos se basa en un método estadístico llamado Técnica de revisión y evaluación de programas (PERT),que se utiliza para analizar la actividad, los costos o las duraciones del proyecto al determinar estimaciones optimistas, pesimistas y más probables para cada actividad. La estimación de tres puntos utiliza una variedad de métodos de fórmula ponderados para calcular los costos/duraciones esperados a partir de costos/duraciones optimistas, pesimistas y los costos/las duraciones más probables. Una fórmula de uso común para crear estimaciones es:
Valor esperado = [Estimación optimista + Estimación pesimista + (4 x Estimación más probable)] ÷ 6
La desviación estándar también se calcula para crear intervalos de confianza para las estimaciones:
Desviación estándar = (Estimación pesimista – Estimación optimista) ÷ 6
La estimación de tres puntos puede construir distribuciones de probabilidad de estimaciones en varios campos. En la estimación de costos del proyecto, los estimadores pueden crear una estimación de costos de tres puntos utilizando costos optimistas, pesimistas y más probables. Por otra parte, en los proyectos que miden las entregas en unidades de tiempo con costos fijos, los estimadores pueden utilizar la duración esperada como la cantidad de unidades y determinar los costos mediante estimaciones paramétricas. Sin embargo, recuerde que las estimaciones de tres puntos son tan buenas como sus estimaciones iniciales optimistas, pesimistas y más probables; si estas no son precisas, los valores esperados son inútiles.
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Proceso de 12 pasos de la Oficina de Responsabilidad Gubernamental de Estados Unidos (GAO): La GAO recomienda un proceso de 12 pasos para crear estimaciones de costos de alta calidad. Esencialmente, una técnica de estimación determinista, el proceso de 12 pasos es un enfoque sistemático en el que los estimadores seleccionan una técnica de estimación adecuada para cada componente de una estructura de desglose del trabajo, identifican completamente las suposiciones subyacentes a las estimaciones y llevan a cabo análisis de riesgos e incertidumbres para las estimaciones.
Uso del software de estimación de costos: El software de gestión de proyectos puede simplificar, acelerar y mejorar la estimación de costos. puede usar una variedad de software de gestión de proyectos para crear estimaciones de costos o para determinar los niveles de incertidumbre involucrados en las estimaciones de costos a través del modelado probabilístico.
El método Monte Carlo es un ejemplo de este enfoque de modelado. Se refiere a las simulaciones de análisis de riesgos realizadas por investigadores que trabajan en la bomba atómica y que llevan el nombre del complejo de juegos de azar en Mónaco. El método Monte Carlo produce una gama de resultados potenciales y ofrece probabilidades de que ocurran en función de diferentes variables.
Análisis de ofertas de proveedores: Esta técnica de estimación se utiliza para complementar estimaciones construidas internamente. Permite a los estimadores comparar sus propias estimaciones con las indicadas en las ofertas presentadas por los proveedores, y puede proporcionar un punto útil de comparación y perspectivas externas sobre lo que un proyecto debería costar.
¿Qué hace a una buena estimación de costos?
La utilidad de una estimación de costos depende de lo bien que funcione en áreas como la fiabilidad y la precisión. Existen varias características para evaluar la calidad de la estimación de costos. Entre las que se incluyen las siguientes:
Exactitud: Una estimación de costos solo es tan útil como precisa. Además de seleccionar las técnicas de estimación más precisas disponibles, la precisión se puede mejorar revisando las estimaciones a medida que se detalla el proyecto y creando asignaciones en la estimación del tiempo de inactividad de los recursos, la evaluación del proyecto y la corrección del curso, y las contingencias.
Nivel de confianza: Dado que incluso las mejores estimaciones contienen cierto grado de incertidumbre, es importante comunicar a los participantes la cantidad de variabilidad posible en cualquier estimación. Los niveles de confianza pueden comunicar estimaciones como intervalos, como los producidos por técnicas de estimación de tres puntos o simulaciones de Monte Carlo.
Credibilidad: Los participantes o patrocinadores que se preparan para autorizar los presupuestos desean saber que las estimaciones se basan en hechos establecidos o en experiencia práctica. Aumente la credibilidad de una estimación incorporando el criterio de los expertos y utilizando valores definidos para variables, como los costos unitarios y las tasas de trabajo.
Documentación: Dado que los gerentes de proyectos finalmente se responsabilizan de las estimaciones de costos, es importante que las suposiciones subyacentes se identifiquen y registren por escrito, y que se proporcionen los estados regulares de presupuesto. La documentación exhaustiva evita malos entendidos y ayuda a las partes interesadas a comprender los motivos de las revisiones de estimaciones.
Precisión: Para reducir la variación en las estimaciones de costos debido a las técnicas utilizadas, los estimadores deben comparar y corroborar las estimaciones. La estimación de costos del software hace que esto sea bastante fácil.
Fiabilidad: La fiabilidad es un concepto basado en el nivel de precisión de las estimaciones de costos históricos de un tipo determinado de proyecto. En los proyectos nuevos que son similares a los proyectos anteriores exitosos, las técnicas de estimación análogas permitirán estimaciones fiables.
Detalles del riesgo: Todos los proyectos pueden verse afectados por riesgos negativos, por lo que es importante crear asignaciones en estimaciones de costos. La identificación exhaustiva de riesgos y la asignación de las reservas de contingencia es el enfoque más común. Las estimaciones deben sobrestimarse en lugar de subestimarse, y los estimadores deben definir niveles de tolerancia para la desviación de costos.
Uniformidad: Para realizar organizaciones que llevan a cabo muchos proyectos del mismo tipo, espere que los costos unitarios sean razonablemente uniformes en todos los proyectos y que solo se ajusten a la inflación. Este tipo de uniformidad de costos unitarios es posible para las organizaciones que han realizado varios proyectos similares, lo que les permite crear listas de referencia para los costos unitarios recomendados.
Validez: Confirmar la validez de una estimación de costos implica comprobar la exactitud de los datos subyacentes. Mejore la validez basándose en la bibliografía de costos establecida y en los índices de costos cuando la bibliografía actualizada no esté disponible.
Verificación: La verificación de costos es el acto de comprobar que las operaciones matemáticas utilizadas en una estimación se realizaron correctamente. La verificación de costos es mucho más fácil si las estimaciones están debidamente documentadas.
En su libro Project Management for Business, Engineering, and Technology, el experto en gestión de proyectos John M. Nicholas de Loyola University y Herman Steyn de la Universidad de Pretoria, Sudáfrica, afirman que las mejores estimaciones las realizan los equipos que incluyen diseñadores, constructores, proveedores (esto se opone a las estimaciones de equipos más homogéneos). Describen a estos diversos equipos de estimación como equipos de ingeniería simultáneos.
Las causas más probables de estimaciones inexactas de costos de proyectos
Como alternativa, los factores que socavan las estimaciones de costos incluyen datos deficientes sin procesar o suponer que los recursos se utilizan al 100 por ciento. Algunos de los obstáculos más comunes para los estimadores de costos son:
Falta de experiencia en proyectos similares: La precisión en la estimación de costos tiende a aumentar a medida que los estimadores, los equipos de proyectos y las organizaciones adquieren experiencia trabajando con proyectos similares. Es posible que los estimadores inexpertos y los equipos del proyecto no estén familiarizados con el alcance de un proyecto, lo que puede generar imprecisiones, incluso con técnicas de estimación deterministas. A nivel organizativo, el uso de técnicas de estimación análogas no suele ser fiable si la organización no ha realizado proyectos similares con anterioridad.
Longitud del horizonte de planificación y del proyecto: Los estimadores profesionales hacen hincapié en la importancia de no hacer estimaciones prematuras. Como hemos comentado, la estimación precisa depende del grado en que se defina un proyecto. En los proyectos grandes y complejos, los enfoques, como la planificación de registros detallados, significan que el trabajo futuro está menos bien definido. Es importante que las prácticas de estimación de costos lo reflejen y que las estimaciones de costos se revisen a medida que se dispone de información más actualizada. Para los megaproyectos que tardan varios años en finalizarse, es importante tener en cuenta la fluctuación del valor de la moneda y los climas políticos.
Recursos Humanos: Crear estimaciones precisas se vuelve más difícil a medida que aumenta la cantidad de recursos humanos implicados en un proyecto. Si bien es una práctica habitual suponer que cualquier recurso solo será productivo el 80 % del tiempo y crear estimaciones en consecuencia, resulta más difícil justificar los costos en la gestión y organización de las personas. Esto se nota especialmente en las actividades del proyecto que involucran la creación de consenso o la coordinación de tareas entre muchas personas.
También surgen dificultades al estimar los costos de los recursos humanos mediante el cálculo del costo de los recursos o la estimación paramétrica. Ambas técnicas de estimación giran en torno al concepto de cálculo de costos basado en unidades, pero la complejidad de gestionar a las personas dificulta tanto la obtención de costos unitarios precisos como la previsión precisa del tiempo de finalización de la tarea. Además, es poco probable que los niveles de habilidad de los trabajadores sean idénticos (incluso si están clasificados como tales), por lo que alguna desviación del tiempo es inevitable. Esto muestra el valor de sobrestimar sistemáticamente en lugar de subestimar, especialmente cuando se trata de trabajadores humanos.
Otros errores comunes pueden afectar la precisión de las estimaciones:
No comprender del todo el trabajo que implica finalizar los paquetes de trabajo: Esto a veces es un problema para los equipos de proyectos sin experiencia que no han trabajado en proyectos similares antes.
Esperar que los recursos funcionen con la máxima productividad: Una regla general más adecuada es suponer una productividad del 80 %.
Dividir las tareas entre varios recursos: Tener más de un recurso trabajando en una tarea normalmente requiere tiempo adicional de planificación y gestión, pero este tiempo adicional a veces no se tiene en cuenta.
No identificar riesgos y preparar planes y reservas de contingencia adecuados: Los riesgos negativos pueden aumentar los costos y extender la duración.
No actualizar las estimaciones de costos después de los cambios en el alcance del proyecto: Las estimaciones de costos actualizadas son una parte integral de los procedimientos de gestión de cambios en el alcance, ya que los cambios en el alcance del proyecto hacen que las estimaciones anteriores no sean útiles.
Crear estimaciones precipitadas e inexactas debido a la presión de los participantes: Dado que los gerentes de proyectos son responsables de las estimaciones, el orden de las estimaciones de magnitud es mucho mejor que los números inventados.
Indicar las estimaciones como sumas fijas, en lugar de intervalos: Las estimaciones de puntos son engañosas. Todas las estimaciones tienen grados intrínsecos de incertidumbre y es importante comunicarla adecuadamente a través de intervalos de estimaciones.
Hacer que un proyecto se ajuste a un presupuesto fijo: El alcance de un proyecto debe determinar su presupuesto, no al revés. Como explica Trevor L. Young en su libro How to be a Better Project Manager, estimar es “una decisión sobre cuánto tiempo y recursos se necesitan para llevar a cabo un trabajo según estándares aceptables de desempeño”. Es probable que el enfoque inverso (planificar los proyectos para que se ajusten a los presupuestos) resulte en proyectos que no cumplan con los requisitos y que entreguen resultados.
Otros campos de gestión de proyectos están relacionados con la estimación de costos
El trabajo de estimar los costos del proyecto y el control presupuestario continuo no se hace por cuenta propia. Influyen varias otras especialidades de gestión de proyectos y la estimación de costos, a su vez, tiene impacto en esos otros aspectos del proyecto. Algunos de estos son:
Gestión de comunicaciones: Actualice de manera rutinaria a los miembros del equipo del proyecto y a los participantes con las actividades del proyecto. Los miembros del equipo del proyecto que no entienden sus roles cuestan tiempo y dinero al proyecto. Del mismo modo, las partes interesadas que no reciben actualizaciones regulares del progreso del proyecto pueden solicitar cambios de gestión costosos en momentos no óptimos.
Gestión de recursos humanos: El personal del proyecto no capacitado o no preparado puede ser una responsabilidad tanto en términos de tiempo como de dinero.
Gestión de adquisiciones: La gestión ineficaz de las adquisiciones puede aumentar los costos de los proyectos, especialmente en los proyectos que se llevan a cabo durante mucho tiempo. Por ejemplo, la fluctuación en los precios de los recursos y los cambios en las condiciones económicas y políticas pueden hacer que sea más costoso adquirir los bienes o servicios necesarios.
Gestión de calidad: Establece los requisitos de calidad para las entregas del proyecto antes de que comience la ejecución y comunica estos requisitos a todos los miembros del equipo del proyecto. La falta de claridad en cuanto a los requisitos de calidad puede resultar costosa durante el proceso de control de calidad, cuando deben abordarse defectos o incumplimientos (a menudo a un costo considerable).
Gestión de riesgos: Todos los proyectos afrontan riesgos. La identificación adecuada de riesgos y la preparación de los planes y reservas de contingencia son esenciales para evitar que los riesgos causen sobrecargas de costos.
Gestión del tiempo: Los costos del proyecto están directamente relacionados con el tiempo necesario para finalizar un proyecto, por lo que una falla en la construcción de un cronograma del proyecto preciso y viable probablemente cause sobrecargas de costos.
Cómo se aplica la estimación de costos en sectores clave
Independientemente del tamaño y el alcance de su proyecto, la estimación estandarizada de costos ayudará a producir estimaciones precisas. Dicho esto, la industria, el sector y el tipo de proyecto pueden influir en la forma en que desarrolla sus estimaciones. Por lo tanto, vale la pena examinar cómo se hace la estimación de costos en algunos sectores clave y casos de uso más complejos.
Construcción
Los costos de construcción abarcan dos categorías principales de costos: los incurridos en la construcción y desarrollo real de una instalación y los incurridos en las operaciones y el mantenimiento de la instalación a lo largo de su ciclo de vida.
La primera categoría incluye aspectos como el costo de la tierra, la mano de obra, el equipo y los materiales necesarios para construir una instalación, el costo del diseño arquitectónico y la ingeniería, y el costo de la inspección de las instalaciones. La segunda categoría incluye los costos de mantenimiento y reparación, los costos de alquiler de tierras y servicios públicos, y el costo de las operaciones y el empleo del personal de operaciones.
Un factor que se avecina en la estimación de costos de los proyectos de construcción es la necesidad de contingencias. Dado que los proyectos de construcción suelen ser a gran escala y se llevan a cabo durante períodos prolongados, la planificación de contingencia adecuada es vital. Las contingencias en los proyectos de construcción incluyen:
- Ajustes de programas, que no son inusuales para proyectos a gran escala. Dados los grandes costos del equipo y la mano de obra en los proyectos de construcción, los retrasos y las ampliaciones de horarios pueden aumentar considerablemente los costos.
- Cambios en los costos de equipos y mano de obra, que tampoco son raros en proyectos extensos.
- Los cambios ambientales, como los cambios climáticos, no son raros en proyectos extensos.
- Cambios en el desarrollo del diseño, que, aunque raros, no son insólitos. Dependen de la calidad de la planificación del proyecto de pre-ejecución y de circunstancias incontrolables, como los eventos naturales.
Las estimaciones de costos para proyectos de construcción se dividen en tres clases:
- Estimaciones de diseño: Creadas durante la planificación y el diseño del proyecto, incluyen una serie de estimaciones que van desde la detección hasta el estado definitivo.
- Estimaciones de ofertas: Se trata de una estimación definitiva finalizada que se utiliza para llevar a cabo las ofertas competitivas.
- Estimaciones de control: Úselas para medir el rendimiento de los costos durante la ejecución del proyecto; son susceptibles a revisiones durante un proyecto.
Un aspecto importante de la estimación de costos en los proyectos de construcción es determinar la relación entre la escala del proyecto y el costo promedio por unidad. Por lo general, los estimadores que utilizan datos empíricos para establecer estas relaciones descubrirán que hay economías o deseconomías de escala. Es decir, el costo promedio por unidad cambia a medida que aumenta la escala del proyecto. Los estimadores buscan aprovechar las ventajas de las economías de escala para minimizar los costos unitarios.
Tecnología de la información
Al producir estimaciones de costos para proyectos de tecnologías de la información, muchas de las prácticas de estimación de costos convencionales no se adaptan bien al desarrollo de proyectos Agile, dado el énfasis de este enfoque en cambiar los alcances del proyecto.
Sin embargo, dado que el aporte principal en los procesos Agile es el trabajo (no los recursos) y que el desarrollo Agile admite iteraciones en momentos fijos, usa técnicas de estimación paramétrica para crear estimaciones precisas de costos. Los equipos de desarrollo Agile dividen el trabajo en partes manejables para cada iteración y, por lo tanto, pueden cobrar costos fijos en función de la cantidad de desarrolladores necesarios para finalizar el trabajo programado para cada iteración.
Sin embargo, incluso en este caso puede haber dificultades. La estimación del costo fijo funciona bien para el trabajo de adaptación, que se centra principalmente en modificar los productos de TI ya diseñados. El trabajo de desarrollo, por otro lado, es más difícil de estimar, dado que implica el diseño del producto. Dado que los métodos Agile fomentan los cambios en el alcance, es difícil planificar previamente la cantidad de tiempo que se debe dedicar al diseño. Por lo tanto, los excesos de costos para el trabajo de desarrollo son bastante comunes.
Por este motivo, en general, la estimación de costos para los proyectos de desarrollo de TI (que involucran el trabajo de desarrollo y adaptación) se lleva a cabo mejor como una combinación de estimación descendente y ascendente. La adaptación, que generalmente está bien definida, puede estimarse utilizando técnicas de estimación ascendente ya que su alcance es fijo. El trabajo de desarrollo, que no tiene un alcance fijo, se estima mejor utilizando técnicas descendentes como el criterio de los expertos y la estimación análoga.
Ingeniería
Los proyectos de ingeniería civil (como los de autopistas y puentes) a veces han aumentado la presión por el mayor interés público en su progreso y, en particular, por el rendimiento de los costos. Esto puede ser problemático cuando los críticos no aprecian la naturaleza iterativa de la estimación de costos y dibujan comparaciones engañosas entre estimaciones preliminares inexactas y estimaciones de control. Este problema se agrava con el hecho de que los proyectos de ingeniería civil suelen presentar grandes grados de incertidumbre en las estimaciones, generalmente debido a una combinación de longitud del proyecto, condiciones naturales y, en algunos casos, condiciones políticas en la región. Como tal, organizaciones como The Institution of Engineers of Ireland sugieren que las estimaciones preliminares de los proyectos de ingeniería civil no se hagan públicas y que las estimaciones más definitivas establecen claramente los alcances y las suposiciones subyacentes del proyecto.
Los proyectos de ingeniería civil que se llevan a cabo durante períodos prolongados también pueden tener que lidiar con los cambios de alcance solicitados al cambiar las administraciones políticas. En algunos países en desarrollo, estos proyectos podrían tener dificultades para conservar el apoyo político a medida que los gobiernos cambian, y no es raro que haya problemas con la corrupción administrativa. Los proyectos de ingeniería civil tienen especial importancia en la identificación adecuada de riesgos, y las reservas de contingencia para estos proyectos suelen ser generosas. También es importante llevar a cabo la planificación del proyecto de una manera que minimice la probabilidad de futuros cambios en el alcance, ya que pueden causar fácilmente sobrecargas de costos.
Industrias de servicios
Los costos de proyectos en los sectores de servicios pueden presentar un conjunto único de desafíos. Dado que el énfasis se centra en el trabajo basado en los conocimientos (para el que las duraciones esperadas y las tasas de trabajo pueden ser difíciles de prever), las técnicas de estimación simples y basadas en unidades no son las indicadas. En cambio, los proyectos de la industria de servicios suelen calcular los costos de mano de obra y recursos por separado, y agregarles costos generales al crear estimaciones.
Los costos de los proyectos de la industria de servicios se dividen en general en tres categorías: costos laborales, recursos y gastos generales. En la mayoría de los casos, los costos laborales y de recursos se facturan simplemente a medida que se incurrieron por trabajo. Sin embargo, la facturación por gastos generales, es más complicada, especialmente porque el aumento de la automatización ha aumentado en los últimos años el tamaño de los costos generales para muchos sectores de servicios. Los sectores de servicios adoptan una variedad de técnicas de gestión de costos para gestionar la facturación de los costos generales, como:
- Cálculo de costos de orden de trabajo: Aplica una tarifa general fija a cada trabajo.
- Cálculo de costos basado en la actividad: Asigna los gastos generales en proporción a las actividades de servicio mediante controladores de costos.
- Costos reales adicionales: Asigna un porcentaje de los costos reales de una empresa como gastos generales a cada trabajo.
- Definir costos: Cobra a cada trabajo una tarifa fija predeterminada.
Por supuesto, los costos establecidos son los más fáciles de estimar. En el caso de las otras técnicas de cálculo de costos, la separación de los costos de recursos de los costos de mano de obra puede mejorar la precisión de las estimaciones, siempre y cuando los proveedores de servicios puedan evaluar con precisión el alcance de la mano de obra involucrada en cada proyecto, lo cual puede resultar impreciso.
Herramientas de uso común para la estimación de costos
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