¿Qué es la gestión de proyectos inmobiliarios?
La gestión de proyectos es un campo en crecimiento, y los profesionales la emplean indistintamente en muchos sectores. El Project Management Institute (PMI), que certifica a los gestores de proyectos, define los proyectos como iniciativas temporales y particulares que requieren la contratación de un equipo temporal y la finalización de una serie de tareas en un plazo definido. Un gestor de proyectos es una persona que reúne todas las piezas dispares de un proyecto y garantiza que las diferentes fases del trabajo se lleven a cabo con eficiencia y dentro de un presupuesto predefinido. A veces, un gestor de proyectos no se designa ni se le da un título, pero su trabajo se realiza bajo el control de alguien dentro de una organización o proyecto determinado.
El sector inmobiliario comercial ejecuta una gestión de proyectos inteligente
Las transacciones de propiedades y las iniciativas de construcción (ya sean nuevas o remodelaciones) requieren varios pasos, mucho dinero y aportes de varias partes interesadas. Piense en comprar una casa: obtiene un préstamo, investiga las propiedades disponibles, elige una propiedad y hace una propuesta, la inspecciona y adquiere un seguro, negocia la compra, cierra la compra y se traslada al espacio. Ahora lleve esos conceptos al mundo inmobiliario comercial: comprar un gran lote vacío para un futuro edificio requiere pasos similares, pero a una escala mucho más grande. El urbanizador debe llevar a cabo investigaciones, procurar la financiación, negociar la compra, mantener conversaciones con los departamentos de zonificación y permisos de la ciudad o del condado para determinar si el uso planificado de la propiedad está permitido, realizar sesiones de comentarios públicos, coordinar con expertos en ingeniería sobre asuntos como el plano de la propiedad o el drenaje del estacionamiento, presentar los planos ante una junta de planificación de la ciudad o del condado, y así sucesivamente. La necesidad de toda esta planificación hace evidente el hecho de que la gestión inteligente de proyectos es un aspecto vital de cualquier proyecto inmobiliario exitoso.
¿Por qué es importante la gestión de proyectos en el sector inmobiliario comercial?
Los proyectos inmobiliarios a gran escala son costosos y, a menudo, empresas de alta visibilidad con muchas partes interesadas. Las empresas que supervisan sus propios proyectos inmobiliarios o que encaran regularmente este tipo de proyectos en una red de edificios deben disponer de sistemas para la gestión de proyectos por las siguientes razones:
- Gestión del presupuesto: Los gestores de proyectos deben contratar y gestionar varios contratistas, vigilar los aumentos de costos debidos a los pedidos de cambios, presupuestar materiales, pagar a los proveedores, usar la financiación correctamente y seguir numerosos protocolos para mantener un proyecto dentro del presupuesto o por debajo.
- Gestión del tiempo: Los gestores de proyectos también deben hacer un seguimiento del tiempo. No pedir los suministros a tiempo, no coordinar entre los contratistas u olvidar sacar un permiso que tarda varias semanas puede ralentizar un proyecto. A su vez, esto puede aumentar los costos de un proyecto o del cliente del proyecto, incluso costos no vinculados directamente al proyecto en sí. Por ejemplo, si la oficina no está lista a tiempo, eso puede significar que una empresa debe extender un contrato de arrendamiento corporativo mientras espera que finalice la obra.
- Gestión de riesgos: Todos los proyectos corren el riesgo de exceder el presupuesto o llevar más tiempo del esperado. También exponen a las empresas al riesgo. Los gestores de proyectos tienen la tarea de reducir el riesgo contratando solo profesionales que cuenten con la licencia correspondiente o con garantía, adquirir un seguro de proyecto adecuado, diseñar y gestionar contratos que aclaren las responsabilidades de todas las partes, y otras tareas diseñadas para evitar litigios u otros gastos. Obtenga más información sobre las complejidades de la gestión de riesgos de proyectos en este artículo.
- Problemas de comunicación: Los proyectos grandes y complejos pueden requerir períodos de comentarios públicos, resistencia o requisitos de aviso de la comunidad, y divulgación pública. Además, si varias partes colaboran en un proyecto, es aconsejable y a veces necesario explicar la “historia” del progreso del proyecto para generar buena voluntad y apoyo locales, y asegurar que los líderes locales aprobarán la zonificación y los permisos o presionarán para obtener permiso para hacer excepciones a las reglas normales de modo que el proyecto continúe según lo planeado. Lea La guía definitiva para la gestión de partes interesadas para obtener consejos sobre cómo y cuándo compartir información relevante con el público.
¿En qué se diferencia la gestión de proyectos de la gestión operativa o de carteras?
Un proyecto es un conjunto finito de tareas realizadas durante un plazo temporal y tiene un principio, un punto intermedio y un final. Las operaciones, sin embargo, involucran tareas interminables o recurrentes. Una empresa necesita un gestor de proyectos cuando construye un edificio de oficinas, pero una vez que el edificio entra en servicio, sus propietarios o inquilinos pueden contratar a un gerente de instalaciones para mantener regularmente los sistemas del edificio. Este mantenimiento se conoce como “operaciones del edificio”. Las tareas, como el mantenimiento de los ascensores y los sistemas de climatización de un edificio, la gestión de equipos de limpieza o profesionales de paisajismo, y la reparación de problemas menores se encuentran dentro del rubro de operaciones.
La gestión de programas, al igual que las operaciones, es continua. La gestión de carteras implica administrar varios activos inmobiliarios (edificios como hoteles, edificios de oficinas o locales de franquicias) y mantenerlos según ciertos estándares, a la vez que mantienen sus números de pérdidas y ganancias (P&L) o gastos dentro de los rangos proyectados. La gestión de carteras para una empresa de gestión de complejos de apartamentos puede implicar ajustar los precios del alquiler para mantener los niveles de ocupación en un cierto rango, o evaluar si se deben mejorar selectivamente algunas unidades o edificios en un código postal en particular para atraer a un mercado objetivo emergente. El gerente de cartera haría estas maniobras con la vista puesta en optimizar el desempeño de la cartera de su empleador.
¿Qué hacen las empresas dedicadas a la gestión de proyectos inmobiliarios?
Hay cientos de firmas de consultoría que se encargan de proyectos inmobiliarios mundiales o en América del Norte. Debido a que estas empresas se especializan en la gestión de proyectos inmobiliarios y tienen personal en las principales ciudades con conocimiento sobre la zonificación local, los permisos y los requisitos de construcción del gobierno, a menudo tienen negocios con grandes corporaciones. Estas organizaciones pueden asignar gestores de proyectos a proyectos inmobiliarios corporativos, reunir equipos utilizando expertos externos o internos, y gestionar los proyectos a tiempo y según el presupuesto.
Las empresas que están considerando contratar a un gestor de proyectos externo deben preguntarse lo siguiente:
- ¿Cómo aborda la empresa la gestión de proyectos?
- ¿Los profesionales de la empresa tienen alguna certificación en gestión de proyectos u otras credenciales?
- ¿Qué tipos de proyectos ha gestionado la empresa anteriormente (nuevas construcciones, remodelaciones, actualizaciones de instalaciones en toda la franquicia, proyectos relacionados con el medio ambiente o la eficiencia energética)?
- ¿A qué tipos de clientes o industrias se enfrenta la empresa? ¿La empresa tiene referencias de clientes que puede compartir?
Tipos de proyectos inmobiliarios
¿Qué es un proyecto en el sector inmobiliario? Al igual que en otros campos, se trata de una serie de tareas con un principio y un final limitados, y logros. A continuación, enumeramos algunos ejemplos de proyectos inmobiliarios comunes:
- Gestión de proyectos de adquisición: Comprar propiedades comerciales para el desarrollo es un tipo de gestión de proyectos que requiere muchos pasos. Estos pueden incluir la identificación y evaluación del sitio, la investigación de la zonificación/los derechos necesarios para proceder, la organización de la financiación o la garantía de niveles de financiación, el proceso de compra y la coordinación de un período de comentarios públicos o el intercambio de planes con los medios, entre otros.
- Desarrollo de nuevas construcciones: Una vez que se ha adquirido un sitio, un desarrollador dará forma a un plan de negocios en torno a un proyecto para llegar a su finalización en un plazo específico y entrar en servicio para empezar a ganar dinero.
- Proyectos inmobiliarios en edificios corporativos existentes: Lo que suena como un proyecto pequeño puede transformarse en uno grande si un negocio posee una red de locales de varios sitios, como un operador de tiendas minoristas, estaciones de servicio, hoteles o cualquier empresa nacional con oficinas en muchas ciudades (empresas de alquiler de automóviles, oficinas de servicios financieros, oficinas de corretaje de bienes raíces, etc.). Los proyectos comunes de varios sitios pueden incluir actualizaciones ambientales o certificación LEED, el lanzamiento de una nueva marca o logotipo, o cambio de marca (tal vez después de una fusión corporativa) lo que podría significar nuevos toldos y señalización, así como la actualización de los interiores en numerosos sitios, el diseño y el equipamiento de las sedes corporativas, la construcción de readaptaciones para dar cabida a un nuevo uso de un espacio antiguo o la introducción de funciones específicas de la oficina que van desde los deflectores de sonido hasta un nuevo sistema de climatización o funciones de accesibilidad.
- Proyectos comerciales que pueden requerir experiencia de nicho: Los centros médicos, los hospitales, las fábricas, los centros de datos, los centros de distribución y los centros de comunicaciones de alta sensibilidad (centros de atención telefónica, centros de comunicación del 911, etc.) pertenecen a esta categoría. Estos proyectos pueden requerir contratistas especializados, subcontratistas con pericia técnica o ingenieros con habilidades de planificación urbana. Por ejemplo, autorizar la instalación de una fábrica que se ocupará del envío y la recepción de piezas grandes y que supervisará la distribución puede llevar a los líderes del proyecto a buscar caminos de acceso especiales o pedir a los líderes locales un carril adicional en una rampa de autopista para adaptarse al tráfico adicional previsto de camiones.
Gestión de proyectos inmobiliarios: una breve historia
La gestión de proyectos inmobiliarios, como se la conoce hoy en día, se enseñó principalmente en el trabajo, pero muchos reconocen a James Graaskamp, profesor de la Universidad de Wisconsin-Madison, por haber presentado un concepto amplio e integral del desarrollo inmobiliario que sirve como fuente de información al campo de la gestión de proyectos inmobiliarios actualmente. Graaskamp afirmó que cada proyecto inmobiliario es un negocio singular e impacta en su entorno físico, ambiental y sociológico inmediato. Por lo tanto, los planificadores y gestores deben considerar algo más que los aspectos financieros y los plazos de cualquier acuerdo inmobiliario.
En su libro titulado The Fundamentals of Real Estate Development, James Graaskamp manifiesta: “Al igual que un producto fabricado, un proyecto inmobiliario es parte de un sistema físico más grande programado para alcanzar objetivos a largo plazo, pero cada proyecto inmobiliario también es una pequeña empresa propia. Por lo tanto, el proceso de desarrollo es un continuo de tecnología de construcción, financiación, habilidades de marketing, controles administrativos y rehabilitación necesarios para que la empresa inmobiliaria funcione durante muchos años”.
Daniel Kohlhepp, a real estate developer turned professor, developed what he termed the “real estate development matrix” framework to describe real estate projects. “I’ve been trying to teach people about real estate development and as part of that process I’ve had to repeatedly define it for them,” he says. “The concept of a project manager is defined differently all around the United States. Project management teams typically account for 5 percent of an overall real estate project’s costs. One thing’s for sure: If you don’t have project management, you can’t succeed.”
El modelo de Kohlhepp establece que los proyectos inmobiliarios se ejecutan a lo largo de un ciclo de vida de siete etapas, y que cada etapa requiere consideración y finalización de ocho tareas. Un gestor o planificador de proyectos puede situar cualquier proyecto dentro de este marco y realizar un seguimiento de las tareas necesarias.
Las siete etapas del desarrollo inmobiliario de Kohlhepp son las siguientes:
- Banco de terrenos: los activos de la tierra están en poder de un propietario que puede estar considerando vender o desarrollar la propiedad. Esta etapa es un tanto pasiva.
- Preparación del terreno: el propietario de la tierra sin procesar vende la propiedad a un “preparador de terrenos” que luego mejora el valor de la tierra al formalizar posibles planes para ella, realizar cambios de zonificación y otras mejoras en papel, como estudios ambientales o de ingeniería
- Desarrollo del terreno: un desarrollador compra la propiedad tal como la ofrece el preparador y la mejora aún más para que esté lista para ser vendida a un constructor. Esto puede requerir la construcción de caminos, trabajos de servicios públicos e instalaciones de captación de agua.
- Constructor de edificios: un constructor de edificios comienza la obra.
- Operación del edificio: un operador de edificios alquila y gestiona la propiedad y diseña un proceso operativo y un historial para que la propiedad o el negocio puedan venderse en el futuro. Los operadores de edificios pueden incluir inversores, fideicomisos de inversión inmobiliaria (REIT), aseguradoras o fondos de pensión que suelen invertir en grandes proyectos inmobiliarios.
- Etapa de renovación: un renovador compra la propiedad y le inyecta valor corrigiendo deficiencias o reposicionando y haciendo funcionar el edificio.
- Etapa de reurbanización: un “reurbanizador” de propiedades compra (o adquiere mediante ejecución hipotecaria) un sitio que tiene defectos físicos u otros defectos importantes, de manera tal que la propiedad necesita ser demolida o reconstruida por completo. Esto inicia el desarrollo de siete etapas de nuevo.
La matriz de Kohlhepp establece que hay ocho tareas que deben tenerse en cuenta en cada etapa de desarrollo. Incluye las siguientes:
- Tareas de adquisición: esto incluye la investigación de viabilidad, los requisitos de suscripción/financiación, la negociación y el cierre de contratos.
- Financiación: esta etapa incluye la proyección de las finanzas futuras de la propiedad, la recaudación de capital y el modelado de cómo gestionarlo.
- Estudios de mercado y estrategias de marketing: en función de las condiciones económicas previstas, ¿cómo debe publicitarse el proyecto, fijarse su precio, promoverse y dirigirse a audiencias particulares?
- Requisitos ambientales: incluyen el estudio de las condiciones del sitio, las calificaciones y el cumplimiento de LEED, las condiciones atmosféricas y los contextos culturales e históricos que deben incorporarse.
- Aprobaciones y permisos: ¿qué aprobaciones y permisos se requieren para que el trabajo se realice a nivel federal, regional, estatal, municipal o entre particulares de la zona?
- Mejoras: al construir o prepararse para construir, ¿qué planos de planificación y diseño, ingeniería y construcción son viables y necesarios?
- Consideración sobre el transporte y la accesibilidad: ¿cómo llegarán los ocupantes y visitantes de la propiedad en transporte público o privado? ¿Los nuevos sistemas de accesibilidad necesitarán diseño y construcción en la propiedad?
- Disposición: ¿venderá el constructor? Y si es así, ¿cómo deberá comercializar la propiedad, negociar la venta y los acuerdos de desarrollo que van al comprador?
Otro enfoque de la gestión de proyectos es una matriz de estructura de diseño, como la describió el Dr. Tyson Browning, profesor asociado de Gestión de operaciones en la Escuela de Negocios Neeley de la Universidad Cristiana de Texas en su libro de coautoría titulado Design Structure Matrix Methods and Applications . Esta representación gráfica de las tareas utiliza un diagrama cuadrado para agrupar las etapas del proyecto y representar las intersecciones en las que varias partes interesadas o procesos necesitan ponderar o influir en el movimiento de un proyecto hacia su etapa final.
Anatomía de las fases de un proyecto inmobiliario
Los gestores de proyectos inmobiliarios deben tener una comprensión firme de las etapas de un proyecto y de qué tareas se llevan a cabo durante estas. Dado que un proyecto, por definición, tiene un principio, una parte media y un final, cada una de las fases también tiene un principio, una parte media y un final, también conocidos como hitos, salidas o puertas, que un gestor de proyectos tacha de la lista a medida que avanza el trabajo.
Los gestores de proyectos deben prestar mucha atención a cómo definen el proyecto que tienen a cargo. La etapa de planificación de un proyecto es crítica y un gestor debe tener en cuenta las siguientes preguntas: ¿Cuánto tiempo tomará todo el proyecto (o cuánto tiempo le asigna un empleador o cliente)? Si el proyecto es de adquisición, ¿existe un plazo para los pasos del proceso de diligencia debida? Y en ese plazo, ¿cuánto tiempo tendrán los miembros del equipo para llevar a cabo las tareas? Dependiendo de las respuestas a estas preguntas, un gestor de proyectos puede ajustar el tamaño o el alcance de la contratación del equipo, el cronograma, el presupuesto y el diseño y la ingeniería necesarios para cumplir con el contenido general del proyecto.
Una vez que el proyecto se define y se asigna el tiempo, el planificador también debe anticipar el tiempo necesario para que el proyecto reciba aportes, comentarios o autorización de varias partes interesadas. Además, los gestores de proyectos deben servir como gestión in situ para el proyecto, ocuparse de las nóminas de los trabajadores, fomentar la colaboración fluida entre distintos contratistas, gestionar los pedidos de cambio (solicitudes de materiales adicionales o más costosos) y tener en cuenta los cambios en el cronograma (impedimentos climáticos, trabajadores enfermos, retrasos de permisos) en el proyecto. Los gestores de proyectos deben mostrar una gobernanza general sólida sobre el cronograma del proyecto y la ejecución oportuna de las tareas de los miembros del equipo.
Una vez finalizado el proyecto, el gestor deberá compilar tareas de análisis posteriores, como informes finales o auditorías para que su empleador o cliente pueda medir el éxito del proyecto. Muchos gestores de proyectos reciben bonos salariales directamente vinculados a su éxito al cumplir los plazos de los proyectos y el presupuesto.
Buscados: gestores de proyectos inmobiliarios
Los trabajos de gestión de proyectos inmobiliarios tienen demanda y se pagan bien. En Estados Unidos, se espera que el campo crezca un 17 por ciento entre 2010 y 2020, según la Oficina de Estadísticas Laborales. En todo el mundo, se prevén 15 700 000 de nuevos trabajos de gestión de proyectos en siete sectores, incluido el de la construcción, según datos del Project Management Institute.
Un día en la vida de un gestor de proyectos inmobiliarios puede variar mucho, ya que a menudo gestiona varios proyectos en simultáneo. Puede dirigir un pequeño proyecto de renovación, coordinar con el propietario de una obra nueva, dotar de personal a un proyecto entrante, contratar proveedores o trabajar en una iniciativa de mejora de inquilinos que incluye instalar sistemas eléctricos, acústicos, iluminación o interiores nuevos o cambiarlos. La multitarea, las habilidades de comunicación, la gestión del tiempo, la colaboración con varias partes interesadas, la cautela bajo presión y el análisis son imprescindibles.
“The Great Recession of 2008 blew a hole in the market, in terms of creating a pipeline of professionals who would now have five to seven years of experience in construction, development and design, or capital improvement work,” says Kipp Gillian, a Former Real Estate Developer who recruits nationally for real estate project management roles at Gillian Executive Search in Los Angeles.
Los trabajos de nivel básico en el campo pagan desde $50 000 (con una bonificación del 10 al 15 por ciento) y suben en los mercados urbanos más grandes hasta el rango de $150 000 a $180 000 (con una bonificación del 20 al 25 por ciento), dice Gillian. Sin embargo, el pago puede variar mucho según la experiencia y el mercado urbano. El portal de empleo Payscale informa que los gestores de proyectos inmobiliarios sénior ganan un promedio de $94 770.
Los constructores y propietarios contratan personal para estas funciones, al igual que las firmas de consultoría de gestión de proyectos inmobiliarios y las firmas de arquitectura. Aquellos que entran en el campo necesitarán una licenciatura, pero la especialización puede variar según el tipo de rol de gestión de proyectos que estén buscando. Se recomienda a los futuros gestores de proyectos de desarrollo inmobiliario que estudien matemáticas, contabilidad, gestión empresarial y que tomen cursos de análisis o en los que desarrollarán presupuestos proforma similares a los utilizados en proyectos, dice Gillian. De lo contrario, las carreras de ingeniería civil o arquitectura funcionan bien, al igual que los títulos en gestión de la construcción.
“Las pasantías son clave”, afirma Gillian. “Nada puede reemplazar una lista de buenos proyectos cuando se busca trabajo en este campo”.
Hay demanda de gestores de proyectos que puedan trabajar en nuevas obras, hoteles y propiedades industriales, afirma. También se necesitan gestores de proyectos en sitios inmobiliarios de “uso mixto”, donde dos tipos de bienes raíces están ubicados en el mismo lugar. Algunos ejemplos son los condominios o los edificios de apartamentos con tiendas en la planta baja, o los centros de venta minorista que agregan oficinas o unidades residenciales.
“El uso mixto requiere un conjunto de habilidades mejoradas”, dice Gillian. “A veces un REIT contrata a un gestor de proyectos con habilidades para el componente del proyecto del socio, por lo que un constructor residencial contratará a alguien que sepa hablar con el desarrollador de espacios minoristas, o viceversa”.
Software para la gestión de proyectos
Si planea gestionar un proyecto inmobiliario o buscar trabajo en ese campo, necesitará conocer algo de tecnología básica, aconseja Gillian. En general, si usted puede trabajar con hojas de cálculo y tecnología de programación y usar aplicaciones móviles, puede adaptarse a los programas de software laboral diseñados para entornos inmobiliarios. Incluso los contratistas y los trabajadores de la construcción ahora deben usar sistemas de “notas” virtuales en lugar de métodos más análogos para alertar a los miembros del equipo sobre lo que ocurre en la obra.
En el mercado hay numerosos programas de software básicos y tecnologías basadas en la nube que están diseñados específicamente para el trabajo inmobiliario (como Procorem), mientras que otras ofertas son personalizables para proyectos que podrían incluir bienes raíces (como Projectmates).
Si está considerando un software, tenga en cuenta estas preguntas:
- Seguimiento de tareas: ¿es posible automatizar y dar seguimiento a las tareas? ¿Se pueden compartir tareas entre varios participantes?
- Formularios: ¿es posible usar (o crear) formularios fáciles de seguir para su proyecto?
- Listas de tareas pendientes: ¿es posible crear y asignar fácilmente listas de tareas pendientes?
- Informes: ¿es posible generar informes que detallen el estado de las tareas o partes del proyecto?
- Jerarquías: ¿es posible establecer niveles de permisos para que las órdenes de auditoría, pago y cambio sean rastreables y ejecutables desde un entorno? ¿Puede un cliente ver algunos detalles?
- Gestión de documentos: ¿es posible archivar y acceder a los documentos de manera sencilla?
- Características financieras: ¿es posible acceder a los sistemas de pago o a los documentos de presupuesto?
- Historias del proyecto: ¿es posible auditar la historia del proyecto?
- Funciones en la nube: con muchas partes que colaboran en obras y lugares distribuidos y trabajan en diferentes horarios, ¿es posible compartir los detalles del proyecto a través de la nube?
- Integración: ¿se sincroniza el software del proyecto con programas comunes como Google Drive, Dropbox u otras redes de uso compartido de archivos, Quickbooks para contabilidad o sus sistemas bancarios o de pago?
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