Plantillas y listas de verificación de incorporación; Excel
Plantillas y listas de verificación de incorporación
Para ahorrarle tiempo, ofrecemos varias plantillas de incorporación gratuitas, incluidas las listas de verificación. Estas plantillas son personalizables, por lo que puede modificarlas para que se adapten a sus necesidades de planificación o documentación. Smartsheet también ofrece una plantilla de incorporación con funciones mejoradas, como la colaboración sencilla. Consulte la sección de Smartsheet que se encuentra a continuación para explorar las opciones de plantillas.
Lista de verificación de incorporación de nuevos empleados
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Utilice esta nueva lista de verificación de incorporación de empleados para llevar un registro de toda la documentación necesaria cuando comiencen los nuevos empleados. Enumere todos los empleados nuevos junto con la documentación requerida, la ubicación y el estado de los documentos, las fechas de entrega y otra información. Esta plantilla puede servir como hoja de seguimiento y lista de verificación para ayudar a los gerentes de recursos humanos a asegurarse de que toda la documentación se tiene en cuenta al incorporar nuevas funciones de empleados. Consulte la sección de Smartsheet que se encuentra a continuación para explorar las opciones de plantillas.
Lista de verificación de incorporación de Recursos Humanos
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Esta lista de verificación de incorporación de Recursos Humanos proporciona un esquema para cada etapa de un programa de incorporación. Puede crear una lista detallada de actividades, marcar el estado de cada una, asignar una persona de contacto y agregar notas adicionales. La lista de verificación tiene formato previo asignado para un proceso de incorporación de 90 días, pero se puede editar fácilmente durante cualquier duración.
Plantilla de plan de incorporación
Descargue la plantilla de plan de incorporación en Excel
Utilice esta plantilla para planificar qué actividades de incorporación se completarán durante cada etapa y por quién. En la primera columna se enumeran los contacto, que pueden incluir un representante de Recursos Humanos, el gerente del nuevo empleado, el departamento de TI, un mentor u otros. El resto de la hoja de cálculo muestra las tareas de incorporación asignadas a cada contacto durante un año. Agregue o elimine columnas según sea necesario para crear un plan de incorporación integral.
Lista de verificación de incorporación para gerentes
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Los gerentes pueden usar esta plantilla de lista de verificación para asegurarse de que se hayan cubierto todas las bases para cada etapa de un programa de incorporación. Se detallan las tareas de un gerente para la preincorporación de nuevos empleados y para trabajar con ellos durante los primeros meses de trabajo. La lista de verificación abarca las responsabilidades típicas de incorporación de los gerentes, desde la introducción de un empleado en un lugar de trabajo hasta las evaluaciones de rendimiento y la obtención de comentarios.
Lista de verificación de incorporación de TI
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En algunos casos, puede ser útil contar con una lista de verificación de incorporación de tecnologías de la información (TI) independiente para asegurarse de que se hayan proporcionado a los empleados nuevos los dispositivos adecuados, el servicio correo electrónico, autorización de seguridad y acceso a los sistemas internos. Puede usar esta plantilla para enumerar los servicios y herramientas necesarios, el estado de cada elemento y las notas, que pueden ser útiles para comunicar instrucciones a los empleados nuevos o a un departamento de servicios de TI.
Lista de verificación de incorporación de desarrolladores
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Esta plantilla de lista de verificación de incorporación de empleados está diseñada específicamente para los desarrolladores. Describa los pasos para incorporar nuevos empleados a un puesto de desarrollador, desde el período de introducción hasta la asignación de proyectos y la revisión del proceso de incorporación La plantilla proporciona un esquema básico que se puede ampliar para incluir los detalles relevantes para su lugar de trabajo, el nuevo empleado y el puesto que se está ocupando.
Plantilla de plan de incorporación de 90 días para ventas
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Cree un plan de incorporación de 90 días para los representantes de ventas con esta plantilla gratuita. Contar con un plan claro puede ayudar a los vendedores a aprender rápidamente los procesos y productos con los que trabajarán y venderán. Dividir el plan en un proceso de tres meses puede ayudar a garantizar que se establezcan y cumplan los objetivos adecuados durante cada fase de la incorporación.
Plantilla de programa de incorporación
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Esta plantilla de calendario de incorporación combina una lista de verificación con un calendario para planificar y dar seguimiento a las actividades de incorporación. Solo tiene que enumerar todos los pasos de su programa de incorporación y programarlos según sea necesario para un nuevo empleado. Esta plantilla no solo es útil para la planificación, sino también como herramienta de comunicación que se puede compartir con otros departamentos y empleados nuevos.
Plantilla de incorporación de ejecutivos
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La incorporación de ejecutivos puede estar más involucrada e individualizada que el proceso para los nuevos empleados por hora. Dado que puede haber un riesgo financiero para una organización si el ejecutivo no trabaja, es imprescindible que estén integrados correctamente. Además, muchos ejecutivos son contratados para realizar cambios en un negocio en lugar de simplemente encajar en el statu quo, y el proceso de incorporación adecuado puede ayudarlos a ponerse en marcha. Esta plantilla de incorporación ejecutiva incluye aportes del ejecutivo para adaptar el proceso de incorporación en función de sus objetivos, habilidades y áreas identificadas para el crecimiento.
Formulario de comentarios de incorporación
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Una nueva encuesta de orientación de empleados puede proporcionar información útil sobre los aspectos que están trabajando o no en el proceso existente. Del mismo modo, solicitar comentarios sobre otras etapas de un programa de incorporación puede ayudarlo a perfeccionar el proceso y alcanzar sus objetivos de productividad, rendimiento y retención de empleados. Puede usar este formulario de comentarios para descubrir qué elementos de orientación e incorporación eran más interesantes y eficaces para los empleados nuevos.
Plantillas y listas de verificación de incorporación; Word
Plantilla de proceso de incorporación
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Esta plantilla de proceso de incorporación ofrece una guía sencilla sobre las etapas de incorporación típicas, desde la preincorporación hasta las mediciones finales del éxito. Puede usar esta plantilla para crear su propia lista de prácticas recomendadas de incorporación, usarla como herramienta de referencia de Recursos Humanos o incluirla en una presentación. También puede usarse como guía para crear su propia plantilla de lista de verificación.
Plantilla de lista de verificación de incorporación de clientes
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La incorporación no es solo para empleados nuevos: también se puede usar al contratar clientes nuevos. Los equipos pueden usar la incorporación para garantizar que todos estén en sintonía con respecto a los servicios que se prestan y los objetivos que se deben cumplir y dar seguimiento a los clientes sobre su experiencia. Una lista de verificación de incorporación de clientes proporciona una estructura para este proceso, que identifica qué pasos se deben seguir durante cada fase de trabajo con un cliente nuevo.
Plantilla de carta de oferta informal
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Esta plantilla proporciona el formato de una carta de oferta informal, que puede personalizarse para incluir información relevante para su empresa y el puesto que se ofrece. Una carta de oferta formal incluye más detalles sobre compensaciones, beneficios y políticas y procedimientos, mientras que una carta informal simplemente destaca algunos de estos detalles.
Plantilla de correo electrónico de oferta de empleo
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No es raro que una oferta de empleo se envíe por correo electrónico. Puede usar esta plantilla para crear un mensaje de oferta de empleo que sea cordial y profesional. Al igual que la carta de oferta informal anterior, esta plantilla de correo electrónico proporciona solo algunos detalles esenciales sobre el trabajo y sirve como el contacto inicial después de las etapas de contratación y entrevista.
Ejemplo de carta de recomendación
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Al contratar nuevos empleados, los antiguos miembros del personal pueden estar realizando la transición a trabajos en otras empresas y es posible que tenga la tarea de proporcionar referencias. Este ejemplo de carta de recomendación se puede usar para crear rápidamente una carta de referencia, lo que le ayuda a ahorrar tiempo y, al mismo tiempo, a mantener relaciones positivas con los empleados.
Correo electrónico de anuncio de nuevos empleados
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Un correo electrónico de anuncio presenta brevemente a los colegas un nuevo empleado que pronto se unirá a ellos. El envío de un anuncio respalda el proceso de incorporación al crear un entorno acogedor para los empleados nuevos para que se sientan rápidamente como en casa y conectados con su equipo y otras redes.
Carta de bienvenida al nuevo empleado
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Esta carta de bienvenida comunica a los nuevos empleados que se unen a una organización sociable que están entusiasmados con lo que tiene que ofrecer. Esta carta puede ir acompañada de recursos adicionales para ayudar a impulsar el resto del proceso de orientación e incorporación. Solo tiene que ajustar el texto de la plantilla de carta de bienvenida para reflejar su cultura empresarial y el rol del nuevo empleado.
Incorporación formal frente a informal
Un programa de incorporación puede durar varios meses o más, dependiendo del proceso. Guiar a los nuevos empleados por cada paso del proceso de incorporación puede ayudarlos a acelerar, asegurarse de que se asignan los objetivos adecuados, ayudar a fomentar una sensación de comunidad y apoyo, y aumentar la productividad. La contratación y la incorporación son procesos bidireccionales: las empresas quieren atraer y mantener a los mejores talentos, y los empleados quieren sentir que su lugar de trabajo es una buena opción. Dado que los programas de incorporación están destinados en parte a aumentar la satisfacción de los empleados y, por lo tanto, reducir la rotación (en definitiva, ahorrar dinero a la empresa), puede ser útil simplemente preguntar a los empleados nuevos cómo les gusta que los administren e identificar sus objetivos personales. Esto (además de almuerzos sociales y evaluaciones tempranas) puede ayudar a crear un proceso más individualizado para cada empleado. También ayuda a crear la sensación de que la empresa está invertida en sus empleados y desea trabajar con ellos.
Algunas empresas utilizan un proceso informal de incorporación, lo que significa que no hay un plan definido que seguir. Si la incorporación es demasiado informal, el nuevo empleado puede sentir que se está arrojando a ciegas a un trabajo y tiene que hundirse o nadar. Por el contrario, los programas de incorporación formal siguen ciertos procedimientos para brindar claridad sobre lo que implica el nuevo rol del empleado y un cronograma de objetivos y proyectos específicos. Un enfoque más formal puede ayudar a mejorar el rendimiento, reducir la frustración y simplemente crear una excelente primera impresión. Según un informe de la Sociedad para la gestión de Recursos Humanos (SHRM), hay cuatro componentes que pueden incluirse en la incorporación, conocidos como las cuatro C.
- Cumplimiento: Proporcionar información jurídica básica y capacitación sobre reglas y regulaciones.
- Clarificación: Aclarar los roles y las expectativas de los empleados nuevos.
- Cultura: Presentar a los nuevos empleados a las normas de la organización.
- Conexión: Ayudar a los nuevos empleados a establecer redes y relaciones.
Según el nivel de formalidad, algunos programas de incorporación solo cubrirán el nivel de cumplimiento, mientras que otros incluirán aclaraciones de roles u otros elementos de las cuatro C. Cuantos más niveles se incluyan, más efectivo será un programa de incorporación. Cada nivel es un aspecto importante para ayudar a los empleados a integrarse y convertirse en colaboradores efectivos dentro de una organización.
Prácticas recomendadas de incorporación
El proceso de incorporación variará según el rol del empleado y el tamaño y las necesidades de un negocio. Por ejemplo, los ejecutivos pueden tener experiencias de incorporación diferentes a las de los empleados por hora debido a sus responsabilidades y expectativas. Sin embargo, existen mejores prácticas generales que ayudan a crear un programa eficaz. A continuación, presentamos una lista de las prácticas básicas de incorporación:
- Comience antes del día de inicio: Como se mencionó anteriormente, considere el reclutamiento y la contratación como parte del proceso de incorporación y asegúrese de que alguien esté disponible para responder a cualquiera de las preguntas del candidato. Incluso la marca de la empresa puede influir en la incorporación presentando a los solicitantes de empleo un mensaje coherente sobre lo que representa la empresa y el tipo de experiencia laboral que pueden esperar.
- Procesos de Recursos Humanos: Todos los empleados deben estar adecuadamente informados sobre los beneficios, las políticas y los procedimientos de emergencia. Si corresponde, se les debe otorgar acceso a la seguridad y los procedimientos administrativos deben ser atendidos dentro de la primera semana de empleo.
- Conozca la oficina: Ayude a los empleados nuevos a familiarizarse con el diseño de la oficina el primer día. Incluya la cultura y los objetivos generales de la empresa, así como las normas sociales informales.
- Herramientas y equipos: Tenerlos configurados lo antes posible ayudará a que los empleados estén al día con estaciones de trabajo y dispositivos móviles completamente funcionales cuando comiencen el primer día.
- Haga contactos: Dar la bienvenida a un nuevo empleado incluye reunirse con el equipo, organizar almuerzos desde el primer día, organizar reuniones con las partes interesadas relevantes y, en general, crear redes.
- Aprenda el trabajo: Según el puesto, los requisitos y las expectativas del rol deben ser lo más explícitos posible. Tener claridad puede impulsar la confianza de un nuevo empleado y ayudarlo a alcanzar hitos antes.
- Evaluación: Mida la experiencia de incorporación del empleado gracias a sus comentarios y evaluando su desempeño durante el programa. Esto le ayudará a determinar el éxito de su proceso de incorporación para que los ajustes se puedan realizar según sea necesario.
Crear una lista de verificación de incorporación proporciona un esquema a seguir, asegurando que se haya completado cada etapa del programa. Documentar el proceso minimiza la posibilidad de perderse algo importante y garantiza el cumplimiento de los procedimientos de la empresa.
Administre mejor las operaciones de sus empleados con Smartsheet para Recursos Humanos
Encontrar la plantilla adecuada para dar seguimiento y administrar la incorporación de su nuevo empleado puede ayudarle a comenzar. Pero, dado que los procesos de incorporación están matizados y un error puede resultar en una mala experiencia para el nuevo miembro del equipo, es importante contar con la solución adecuada para estar al tanto de todos los detalles.
Smartsheet es una plataforma de ejecución de trabajo que les permite a las empresas y los equipos pasar de la idea al impacto con rapidez. Los profesionales de Recursos Humanos líderes dependen de Smartsheet para ayudar a administrarlo todo, desde tareas simples de incorporación hasta una compleja gestión de cambios, contrataciones y beneficios y seguimiento de la jubilación.
Utilice Smartsheet para maximizar el retorno de la inversión de las actividades de reclutamiento, permanezca al tanto del presupuesto y agilizar la planificación interna y la coordinación. Agilice el proceso y los trámites, mantenga una base de datos auditable sin esfuerzo adicional y haga crecer su negocio con empleados mejor informados y más productivos.
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