Plantilla clásica de agenda de reuniones
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Esta plantilla clásica de agenda de reuniones tiene un esquema simple con espacios para que pueda agregar detalles. El formato clásico es fácil de leer y se puede personalizar para que se ajuste a sus necesidades.
También hemos proporcionado plantillas en Smartsheet, una plataforma de ejecución de trabajo que aumenta la productividad con solicitudes de actualización y alertas automatizadas, y es más colaborativa que Word.
Plantilla de agenda de reuniones de negocios
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Esta plantilla de agenda de reuniones de negocios incluye en negrita todos los elementos esenciales: los asistentes, los objetivos, el cronograma de la agenda y las funciones y responsabilidades. Crear una agenda concisa es el primer paso para tener una reunión de negocios productiva. Definir objetivos claros para la reunión, priorizar los temas de la agenda y limitar la agenda a una página ayudará a los asistentes a mantenerse concentrados y comprometidos.
Plantilla de agenda de conferencias
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Facilite la planificación de conferencias con esta plantilla gratuita de agenda de conferencias. Los campos para la fecha y la hora, los nombres de los eventos y los nombres de los moderadores están marcados de forma clara. Lo único que tiene que hacer es completar la información, que puede ser un cronograma simple de los eventos del día o descripciones más elaboradas de los discursos principales y las sesiones de conferencias.
Plantilla de formato de agenda de reuniones
Descargar plantilla de WordEsta plantilla de formato de agenda de reuniones es un excelente ejemplo de cómo crear una agenda profesional y ordenada. El formato funcionaría bien para una agenda de reuniones directivas o de negocios. Utilice las líneas en la parte superior de la plantilla para registrar información importante sobre la reunión, como el título y el tema, o el objetivo. Los elementos de la agenda están organizados por hora de inicio y duración, para respetar el cronograma de la reunión.
Plantilla de agenda de reuniones informales
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Ya sea que necesite crear una agenda para una reunión de PTA, una reunión de la comunidad o una reunión en el lugar de trabajo, esta plantilla gratuita incluye muchos detalles y un esquema organizado. Los elementos de acción y de la agenda se enumeran por separado, y hay espacio para incluir instrucciones claras sobre cómo los asistentes pueden prepararse para la reunión. Si esta plantilla de agenda de reuniones es demasiado detallada para sus necesidades, simplemente elimine las secciones no deseadas.
Plantilla de agenda de reuniones directivas
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En esta plantilla de agenda de reuniones directivas, se describen todos los pasos necesarios para una reunión directiva formal o una reunión del comité ejecutivo. Cuando distribuya esta agenda entre los miembros de la junta antes de la reunión, es importante también compartir las anotaciones de la reunión anterior y otros documentos relevantes, como los informes financieros o de progreso.
Plantilla de agenda de reuniones formales
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Independientemente del tipo de organización que requiera su reunión, si se sigue una agenda formal de acuerdo con las Reglas de orden de Robert, esta plantilla gratuita puede ayudar a mantener el rumbo de las cosas. Esta es una versión simple de una agenda formal, lo que hace que la plantilla sea adecuada para una amplia gama de usuarios, desde clubes y escuelas hasta reuniones directivas y de negocios.
Plantilla de agenda de llamadas de conferencia
Una llamada de conferencia debe mantenerse organizada y en curso al igual que cualquier otra reunión. Utilice esta plantilla de agenda de conferencias para identificar a los participantes de las llamadas y priorizar los temas de debate.
Plantilla de agenda de reuniones de equipo
En esta plantilla de agenda de reuniones de equipo, se incluyen de forma clara los miembros del equipo, los objetivos de la reunión y el tiempo estipulado para revisar los elementos de acción anteriores, así como la agenda actual. Los miembros del equipo pueden participar activamente en el desarrollo y el abordaje de los elementos de la agenda, la toma de decisiones, la planificación de futuras reuniones y la evaluación del proceso de reunión. Usar una plantilla que incluya todos estos elementos facilita la asignación de tiempo para cada uno de ellos, y crea una estimación realista de la duración de la reunión.
Plantilla de agenda simple
Si solo necesita una agenda simple sin muchos detalles, esta plantilla gratuita incluye aspectos básicos. Registre la logística y los comentarios importantes de las reuniones, y mantenga la agenda simple y breve.
Plantilla de agenda semanal
Si tiene reuniones semanales durante las cuales debe llevar un registro de los objetivos a largo plazo junto con los elementos de acción de la reunión de la semana anterior, esta plantilla de agenda semanal incluye los elementos recurrentes de la agenda, así como las nuevas versiones. Además, al final incluye un apartado para evaluar la reunión y fomentar la mejora, y la fecha y hora de la próxima reunión semanal.
Plantilla de agenda de reuniones de personal
En esta plantilla de agenda de reuniones de personal, se designa el tiempo para los informes administrativos, los proyectos en curso, los nuevos negocios y los comentarios abiertos. Se enumeran claramente las tareas en la parte inferior junto con los responsables de cada elemento de acción y las fechas de entrega. La plantilla les permite a los miembros del personal ver el tiempo permitido para cada tema de la agenda y los nombres de los moderadores.
Plantilla de agenda diaria
Tal vez tenga una reunión de ventas diaria para revisar los negocios del día anterior y abordar las cuestiones actuales. Esta plantilla de agenda diaria tiene un formato simple y en negrita para detallar la agenda diaria e incluir notas. Personalice la plantilla gratuita agregando el logotipo de la empresa o la logística de reuniones necesaria, como el nombre de la persona que tomará notas en la reunión de ese día o el tiempo asignado para determinados elementos de la agenda.
Optimice sus reuniones con una agenda eficaz
Ya sea que use una plantilla o cree su propia agenda, esta puede ser una excelente herramienta organizativa para mantener las reuniones enfocadas. A continuación, le mostramos algunos consejos para diseñar y usar una agenda a fin de garantizar que se cumplan los objetivos de las reuniones sin perder tiempo ni generar frustración.
- Elabore su agenda con anticipación. No espere hasta el último minuto para empezar a elaborar una agenda. Empezar antes de una reunión le permite crear un documento profesional y realizar los cambios necesarios en función de los comentarios de los miembros del equipo.
- Defina claramente el objetivo de la reunión. El objetivo puede ser un resumen muy breve de lo que se debatirá en una reunión. Se debe indicar en la parte superior, debajo del título de la reunión o el encabezado de la agenda.
- Priorice los elementos de la agenda. A medida que describa los elementos que se debatirán, agréguelos a la agenda en orden de importancia. Las reuniones suelen extenderse, y no quiere perderse un tema importante porque el tiempo se ha agotado.
- Divida los temas de la agenda en puntos clave. Crear un esquema más detallado que divida los temas de la agenda en varios elementos a tener en cuenta ayuda a los asistentes a ver los asuntos clave. Esto permite tener un debate más enfocado y ahorrar tiempo.
- Dedique el tiempo adecuado para cada elemento de la agenda. Esto es muy importante, pero no necesariamente fácil. Siempre se requiere cierta flexibilidad en las reuniones, y priorizar los elementos de la agenda ayudará a garantizar que se aborden los problemas importantes. Pero dedicar el tiempo suficiente para cada tema de la agenda les permitirá a los asistentes abordar de manera efectiva los asuntos en cuestión.
- Indique si los elementos de la agenda requieren una decisión. Algunas de las cuestiones abordadas en una reunión pueden incluir temas de debate o asuntos que deben resolverse o aprobarse. Asegúrese de que esto esté claro en su agenda para que los asistentes sepan si formarán parte del proceso de toma de decisiones.
- Brinde información a los miembros sobre cómo prepararse para la reunión. Compartir una agenda con los miembros del equipo con anticipación no solo les permite saber qué esperar durante la reunión, sino también estar al tanto de si necesitan preparación previa.
- Indique quién es el responsable de presentar un tema. Los asistentes de las reuniones deben tener funciones y responsabilidades claras para que el proceso funcione sin problemas.
- Reserve tiempo para la revisión de la reunión. Al final de su agenda, incluya un espacio para evaluar la reunión a fin de mejorar el proceso en el futuro. Esto también puede ser un momento para que los asistentes aclaren sus dudas sobre los asuntos planteados durante la reunión o para proponer temas para la siguiente reunión.
Una forma más eficaz de gestionar las reuniones en Smartsheet
Para llevar adelante reuniones efectivas y productivas se necesita mucho más que la plantilla correcta: se debe contar con la solución adecuada para gestionar los temas de la reunión y los detalles previos y posteriores a esta, como garantizar que los asistentes estén preparados para contribuir a la reunión, que se documentan los elementos de acción y las actas, y que se haga un seguimiento de los elementos después de la reunión.
Una herramienta adecuada es Smartsheet, que ofrece una plataforma de gestión de trabajo empresarial que cambia fundamentalmente la forma en que los equipos, los líderes y las empresas realizan el trabajo. Más de 70 000 marcas y millones de trabajadores de la información confían en Smartsheet como la mejor manera de planificar, rastrear, automatizar e informar el trabajo.
Gestionar reuniones en Smartsheet es diferente por las siguientes tres razones:
- Colaboración en tiempo real: Como solución basada en la nube, Smartsheet le permite compartir su agenda de reuniones con un número ilimitado de colaboradores internos y externos, creando una forma colaborativa y en tiempo real de planificar y dar seguimiento a los detalles de la reunión.
- Flujos de trabajo automatizados: La automatización integrada ayuda a reducir el tiempo dedicado a las tareas tediosas, como recopilar información de las reuniones, actualizar agendas y notificar a los asistentes cuando son responsables de los temas de la agenda o los elementos de acción, lo que genera una mayor responsabilidad.
- Visibilidad mejorada: Con las actas de reunión y los comentarios de debate documentados directamente en la agenda, mantiene la información en contexto con temas relevantes y elementos de acción, creando un sistema de registro para todos los detalles de la reunión.
Descubra una mejor manera de gestionar las reuniones y el resto de sus procesos de trabajo con Smartsheet.