Comprender el proceso de gestión de cambios
Muchas teorías, modelos y marcos de gestión de cambios se han desarrollado en función de la investigación y la experiencia. Una de estas teorías es el proceso de gestión de cambios de 8 pasos de Kotter. John Kotter, un experto en cambios de renombre mundial, esbozó este proceso de 8 pasos para el cambio: crear un sentido de urgencia, formar una coalición poderosa, crear una visión que respalde el cambio, comunicar la visión, eliminar obstáculos, lograr victorias a corto plazo, seguir adelante con el cambio y anclar el cambio en la cultura corporativa.
Estos modelos o marcos actúan como guía para gestionar el cambio tanto a nivel personal como dentro de una organización. La mayoría de estos modelos incluyen un proceso de apoyo o una secuencia de pasos para que un cambio avance del inicio a la culminación. Dentro de la secuencia de pasos, normalmente hay una etapa de “planificación” en la que los equipos crean un plan de gestión de cambios para gestionar las tareas y actividades del proyecto.
Addam Marcotte, Vice President of Organization Development for FMG Leading says, “The one constant in life is change. This is especially true in the business environment with eternally changing conditions. As the world becomes more interconnected, interdependent, and complex, seemingly trivial variables can have profound impact on global markets. Studies have shown that agile organizations, those that can adapt to change rapidly, are more likely to succeed — therefore having competency in organizational change can no longer be a reactionary one-time solution, but is a vital element of organizational strategy. Organizational Change Management is a systematic approach to leading large scale change, from process and org structure to culture and human capital.”
¿Qué es un plan de gestión de cambios y por qué lo necesita?
Un plan de gestión de cambios ayuda a gestionar el proceso de cambio y también garantiza el control del presupuesto, el cronograma, el alcance, las comunicaciones y los recursos. El plan de gestión de cambios minimizará el impacto que un cambio puede tener en la empresa, los empleados, los clientes y otras partes interesadas importantes.
Marcotte cree que: ”Las organizaciones efectivas son capaces de manejar diferentes grados de cambios complejos y pivotar y navegar rápidamente por el panorama cambiante. Los cambios emergentes profundos pueden ser extremadamente disruptivos e inquietantes, mientras que los cambios graduales intencionales pueden parecer mejoras menores en la eficiencia y, en gran medida, pasar desapercibidos. Todas las formas y grados de cambio organizativo necesitan a alguien que lidere el camino y se comunique continuamente con los empleados. Es importante contar con un plan de gestión de cambios exhaustivo e integrado que ayude a articular claramente la estrategia organizativa, ayudando a las personas a entender “por qué” el cambio es crítico y cómo se verá y sentirá el futuro estado”.
According to Amy Kauffman, Founder of Strategic Moxie, “You need a change management plan because strategy and processes are always perfect in their conception, but as time goes on these elements of business become living, breathing, and changing entities. Change management plans help you remain agile, adapt to challenges along the way, monitor success metrics, and track milestones.”
Cómo redactar un plan de gestión de cambios
Hay varios pasos involucrados en la redacción de un plan de gestión de cambios. Puede empezar con una plantilla de gestión de cambios. Los describimos aquí y proporcionamos algunas prácticas recomendadas por expertos en el campo:
1. Demostrar los motivos del cambio.
Kevin Lonergan of PMIS Consulting Limited explains that, “One should never assume that people know why change is needed. Even the blindingly obvious is never obvious to all. Make sure that the reasons for the change effort are clearly defined.” When your stakeholders have a clear understanding of why the change is needed and how it will improve business or the way they work, they are more likely to support rather than resist the change.
2. Determinar el alcance. El siguiente paso para redactar el plan de gestión de cambios es determinar a quién afectará el cambio. También determine qué afectará el cambio, incluidas las políticas, los procesos, los roles laborales y la estructura organizativa.
3. Identificar a las partes interesadas y al equipo de gestión de cambios. Marcotte explica que las “prácticas recomendadas para la gestión de cambios a menudo incluyen un grupo de tareas o un equipo que es propietario del cambio organizativo y tiene la capacidad de ejecutarlo. La composición de este equipo es extremadamente importante y debe ser dirigido por un líder creíble”. El equipo de gestión de cambios interactúa con las partes interesadas, aborda las inquietudes y supervisa una transición de cambio fluida. Las funciones dentro del equipo requieren una definición clara, incluida la esquematización de las responsabilidades de cada miembro. También se puede establecer una Junta de Asesoramiento de Cambios (CAB) para supervisar los cambios y ofrecer aprobaciones y orientación.
4. Aclarar los beneficios esperados. Estos beneficios deben definirse claramente para que todos los involucrados entiendan las ventajas de proceder con el cambio.
5. Los hitos y los costos también deben definirse claramente. Marcotte explica la importancia de los hitos claros: “Las investigaciones muestran que el 70 % de los cambios fracasan porque las personas creen que los resultados en relación con el esfuerzo no valen la pena o no están funcionando. Establecer hitos bien comunicados y alcanzables es vital para el éxito de cualquier plan de cambio. Para los empleados, estos hitos se convierten en símbolos de que el plan está funcionando, el progreso se está produciendo, la dirección sigue siendo la correcta y el esfuerzo vale la pena”.
6. Crear un plan de comunicación de gestión de cambios.
Susanne Powelson, Vice President of Lovell Communications, Inc., explains the value and importance of clear, consistent communications as part of the change management plan. “The right strategic communications can help maintain employee focus and foster trust – even in the most uncertain times. Build trust among your employees by being visible and accessible. Strive to set a positive tone for the organization and resist the urge to let problems or shortfalls dominate all of your communications. Instead, focus on helping employees across the organization understand the benefits of the change. Create opportunities for employees to ask questions and let them know what information you can share, what information you can’t share and when they can expect further updates,” she says.
Descargue el plan de comunicaciones para las partes interesadas - Microsoft Word
Las comunicaciones en el contexto de la gestión de cambios tienen tres elementos básicos.
- Identifique a los participantes y a los afectados por el cambio.
- Luego, programe interacciones cara a cara regulares y comunicaciones por correo electrónico para mantener informadas a las partes interesadas sobre el progreso.
- Por último, las comunicaciones deben ser coherentes, exhaustivas y regulares. Las comunicaciones también deben explicar claramente el cambio, definir los motivos del cambio, presentar los beneficios del cambio y siempre incluir la información de contacto del propietario del cambio.
Below you will find a sample of how Bob Kermanshahi, Head of Strategy at Siemens Real Estate for the Americas, (part of Siemens, a conglomerate with $20 billion in annual revenues from the Americas,) manages business transformation utilizing a formal change management plan.
Procesos y sistemas de gestión de cambios
Los procesos y sistemas de gestión de cambios allanan el camino para una gestión de cambios exitosa. Es esencial poder enviar una solicitud de cambio, realizar un seguimiento, programar y gestionar esa solicitud hasta la entrega. En el camino, también debe supervisar los obstáculos, los logros y la resistencia. Un sistema de gestión de cambios ofrecerá una única ubicación de almacenamiento para todos los datos asociados a cambios organizativos, estandarización de procedimientos, análisis de tendencias y actividades, y fácil acceso desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Busque un sistema que ofrezca las siguientes funciones:
- Formularios de solicitud de cambios configurables
- Aprobaciones de cambio
- Supervisión de cambios
- Actualización de cambios
- Cambio de asignación a individuos, equipos o la Junta de Asesoramiento de cambios o la Junta de Control de Cambios
- Capacidad de clasificar como cambio y reclasificar como defecto, si es necesario
- Cronograma de cambios (Cronograma de cambios futuros)
- Procesos de gestión de cambios configurables
- Asignación de funciones
- Registro de cambios para el seguimiento histórico
- Presupuestos y controles de costos
- Capacidad de dividir el trabajo en tareas
Plan de gestión de resistencias
La forma en que gestiona la resistencia es un elemento crítico a la hora de gestionar los cambios. Después de identificar a las partes interesadas, el gerente de proyectos debe examinar cómo cada una se verá afectada por el cambio. Según Lonergan, “no solo es importante identificar a las partes interesadas, sino también predecir cómo responderán al cambio. En ocasiones, las partes interesadas se resisten al cambio, por lo que es importante crear un plan de gestión de resistencias”.
Actualmente, hay una industria extremadamente ocupada que se centra en crear y estudiar modelos, marcos, procesos, planes y herramientas de gestión de cambios, por no mencionar las capacitaciones y certificaciones profesionales que abarcan los sectores verticales del sector. Dado que el cambio es un elemento necesario del crecimiento organizativo, esta industria seguirá prosperando.
Planificación del cambio en las organizaciones de atención médica
La planificación del cambio en una organización es un aspecto necesario, pero a menudo desafiante, de la planificación empresarial. En las empresas orientadas a la atención médica, en particular, la gestión de cambios es aún más esencial, ya que hay muchas más variables a tener en cuenta, como la confidencialidad del paciente, el almacenamiento seguro de datos, los procesos de acreditación y mucho más.
Los planes de gestión de cambios ayudan a determinar cómo afectarán los cambios a una organización, el alcance del cambio y cómo se comunicará el cambio al resto de la organización. En las organizaciones de atención médica, este proceso debe ser transparente, rápido y actualizarse con regularidad para mantener una atención óptima al paciente, al mismo tiempo que se mantiene a los proveedores y las compañías de seguros en sintonía. Para planificar el cambio en su organización de atención médica y garantizar que siga siendo eficiente y, al mismo tiempo, mantener toda la información y los datos protegidos, necesita una herramienta potente, en tiempo real y segura.
Smartsheet es una plataforma de ejecución del trabajo que permite a las organizaciones de atención médica mejorar la eficiencia del trabajo, escalar los procesos repetitivos y almacenar y compartir de manera segura información de salud protegida. Optimice la documentación, mejore la comunicación de los cambios tanto interna como externamente, y modifique los procesos de atención médica para mejorar, a la vez que mantiene la seguridad de los datos de primer nivel conforme a los requisitos normativos de HIPAA. Realice un seguimiento del progreso de los cambios en los procesos individuales con informes integrales y paneles centralizados.
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