¿Qué es la administración de activos digitales?
La gestión de activos digitales (DAM) representa un esfuerzo por implementar contenidos de manera más eficiente en toda la organización. Si bien para algunos es una sencilla hoja de cálculo o una herramienta de almacenamiento en la nube, para otros es una plataforma más completa.
Para un creciente número de empresas, una verdadera herramienta DAM es permitir a los equipos almacenar, compartir, manipular y analizar todo el contenido de la marca desde una única fuente de verdad. Pero, ¿cuáles son los impactos directos? En un negocio, desde lo creativo hasta el marketing y para los equipos internos y externos, hay una serie de soluciones que conlleva la implementación de un sistema de gestión de activos digitales a gran escala.
Entre los problemas más comunes que aborda un sistema DAM se encuentran:
- Tiempo perdido buscando activos.
- Extravío de bienes.
- Se crearon activos duplicados.
- Uso indebido o uso compartido intencionado de activos no aprobados.
- Mantener el control de versiones y la coherencia de la marca.
- Reducir las solicitudes de archivos creativos.
- Falta de información sobre el uso y el rendimiento de los activos.
- Desperdicio de activos y utilización insuficiente.
Jim Hanifen, jefe de producto de Brandfolder, afirma que "aumentar la velocidad de los lanzamientos de campañas y, a la vez, mantener la coherencia de la marca requiere un DAM que todas las partes interesadas estén facultadas para usar. Debido a esto, la facilidad de uso de la solución que elija es esencial para garantizar la alta adopción que la mayoría de las organizaciones no logra".
Aspectos básicos de la administración de activos digitales
Un activo digital es un archivo binario, como imágenes de video, fotografía, archivos de audio, gráficos, animación u otros medios. Estos activos, que se almacenan en sistemas de servidor y se utilizan en impresión, emisión y producción digital, se mueven a través de un ciclo de vida de activos digitales establecido, desde la creación hasta el archivado:
La gestión de activos digitales tiene muchas categorías relacionadas. La gestión de activos de medios (MAM) es una rama de DAM que se centra en la gestión de tipos de archivos multimedia como audio, video e imágenes. La gestión de activos de video (VAM) y la gestión de activos digitales de video (VDAM) están relacionadas con la gestión de activos de película o video en formatos análogos y digitales. Además, muchas organizaciones necesitan almacenar medios enriquecidos, que es cualquier tipo de streaming o medios interactivos, como la transmisión de video, las aplicaciones descargables o los anuncios dinámicos en línea.
Muchas organizaciones utilizan sistemas de gestión de contenidos (CMS) al desarrollar contenidos digitales; de hecho, un sistema DAM es un tipo de CMS. Un CMS se utiliza con mayor frecuencia en escenarios en los que hay varios usuarios con diferentes niveles de permisos que administran el contenido para sitios web o intranets.
Los metadatos describen y definen los activos digitales. Los metadatos pueden describir el contenido del activo, el tipo de archivo, los derechos de acceso, la propiedad, la fecha de creación y otras características clave. Mientras que los metadatos se trata de detalles granulares asociados a un activo en particular, el big data proporciona un análisis general de las tendencias de los datos. El big data consta de conjuntos de datos que son extremadamente grandes, complejos y difíciles de analizar utilizando medios tradicionales.
Otras funciones de marketing relacionadas con DAM incluyen la gestión de operaciones de marketing (MOM), que se ocupa de la optimización de las actividades de marketing, desde la planificación estratégica y la gestión de contenidos hasta la ejecución y el análisis. En la gestión de la marca, una organización analiza, planifica y gestiona cómo los clientes y el mercado perciben su marca: los equipos pueden usar la gestión de activos digitales para ayudar a garantizar la coherencia de la marca.
Al hablar de la intersección de TI y marketing, es posible que oiga a los profesionales del sector referirse a la tecnología de marketing o martech. Esta práctica reúne a TI y marketing para optimizar y automatizar los procesos de marketing tradicionales con soluciones de colaboración, edición, pruebas y aprobaciones, flujos de trabajo, gestión de contenidos y publicación entre medios.
Los beneficios de la administración de activos digitales
Muchos de los que adoptan DAM a menudo se preguntan cómo lo han gestionado antes de implementar su sistema. Contar con una forma automatizada de gestionar los activos digitales puede cambiar drásticamente la forma en que un equipo creativo hace las cosas. Por ejemplo, un sistema DAM puede:
- Optimizar la creación y la re utilización de archivos: esto proporciona la capacidad de crear un activo una vez, o editar un activo existente, y distribuirlo rápidamente a través de varios canales.
- Proporcionar flujos de trabajo más eficientes: los flujos de trabajo automatizados mantienen los proyectos en marcha y alertan a las partes interesadas para que se mantengan en el objetivo y cumplan con los plazos de las revisiones y aprobaciones.
- Garantizar la coherencia de la marca: esto mejora la calidad de los activos publicados al evitar el uso accidental de activos que están fuera de la marca o desactualizados.
- Reducir el tiempo de búsqueda de archivos: el uso de metaetiquetas permite a los usuarios encontrar lo que necesitan más rápido y elimina la necesidad de volver a crear activos infundados.
¿Quién utiliza la administración de activos digitales y cómo?
La administración de activos digitales ofrece casos de uso en una amplia gama de sectores, desde el marketing y la publicidad hasta el comercio minorista y el gobierno.
- Marketing y publicidad: al automatizar las tareas de producción con DAM, las agencias pueden crear y compartir activos creativos de forma segura con sus clientes.
- Educación: las instituciones pueden usar la gestión de activos digitales para crear fácilmente comunicaciones específicas y personalizadas para llegar a estudiantes y ex alumnos/donantes.
- Publicación: los editores aprovechan las capacidades de DAM para acelerar las pruebas y la aprobación, y convierten rápidamente los activos en varios formatos.
- Deportes, entretenimiento y medios: al usar la administración de activos digitales, estos sectores pueden mantener el control de la marca y garantizar su coherencia global.
- Gobierno: al ofrecer formas más sencillas de reutilizar los activos, DAM permite a las agencias gubernamentales distribuir rápidamente materiales creativos a los votantes en sus idiomas nativos.
- Minoristas: los minoristas bajo presión para mejorar el compromiso de los clientes utilizan la administración de activos digitales para crear comunicaciones más específicas y personalizadas que construyan relaciones y lealtad.
¿Necesita la administración de activos digitales o debería evitarla?
Aunque puede parecer una herramienta invaluable para cualquier organización creativa, la administración de activos digitales no es para todas las empresas, independientemente de lo que muchos proveedores de software puedan decirle. Lanzar una iniciativa de adquisición de DAM sin comprender realmente cómo afectaría su modelo de negocios es arriesgado. Por lo tanto, el mejor lugar para empezar es determinar si su organización podría beneficiarse de un sistema de gestión de activos digitales. Descargue esta plantilla para ayudar a determinar si es la estrategia adecuada para usted.
Descargar la plantilla de hoja de trabajo "¿Necesito un sistema DAM?"
Sistemas de gestión de activos digitales: ¿Cuáles son las opciones?
Los sistemas de administración de activos digitales se dividen en tres configuraciones principales: soluciones en la nube, en las instalaciones e híbridas que combinan la nube y las instalaciones. También hay opciones a tener en cuenta en relación con el uso de soluciones pagas frente a de código abierto. Así que, asegúrese de ponderar los requisitos de su negocio con las ventajas y desventajas de cada opción al considerar soluciones.
DAM en la nube
Los sistemas basados en la nube están a la vanguardia de los avances en la tecnología DAM. Muchas organizaciones eligen sistemas en la nube porque son rentables, fácilmente escalables y no requieren mantenimiento de TI dedicado:
- El sistema está alojado en la web, por lo que la implementación es rápida y sencilla
- El proveedor del sistema gestiona todas las actualizaciones, el mantenimiento y las copias de seguridad del sistema
- La interfaz basada en la web facilita que el personal aprenda y utilice el sistema
- Agregar (o eliminar) usuarios es sencillo y no requiere la intervención del personal de TI interno, y proporcionar acceso a socios y proveedores es fácil
- Dado que no hay ningún requisito de hardware, los sistemas en la nube suelen ser la opción más rentable para la gestión de activos digitales y funcionan bajo un modelo de suscripción
DAM en las instalaciones
Para las organizaciones que necesitan amplias funciones de un sistema DAM, una opción en las instalaciones suele ser la mejor opción. Sin embargo, hay opciones intermedias:
- Los sistemas locales no dependen completamente del acceso a Internet, lo que elimina el riesgo de tiempo de inactividad en caso de una interrupción
- Se requiere gestión y mantenimiento interno de TI, incluidas las actualizaciones de seguridad y copia de seguridad del sistema
- Los sistemas en las instalaciones ofrecen soporte para funcionalidades personalizadas, pero a un precio
DAM híbrido
Para las empresas que buscan la rentabilidad de la nube, combinada con el tiempo de actividad de una solución en las instalaciones, hay sistemas híbridos:
- El proveedor del sistema gestiona todas las actualizaciones, el mantenimiento y las copias de seguridad del sistema
- Con un pie en la nube, los sistemas híbridos tienen un requisito de presupuesto más bajo
- Permitir el acceso de socios y proveedores es sencillo
- Al no depender completamente del acceso a Internet, se elimina el riesgo de tiempo de inactividad en caso de una interrupción
Soluciones de código abierto frente a soluciones pagas: ventajas y desventajas
Al considerar inicialmente DAM, muchas organizaciones piensan en si una solución gratuita o de código abierto podría ser un buen primer paso. Si bien estos sistemas son sin duda atractivos para el presupuesto, hay advertencias a tener en cuenta al evaluar si una plataforma gratuita cubrirá las necesidades de su negocio o causará problemas empresariales innecesarias:
- Una solución gratuita rara vez puede abarcar todas las bases en lo que respecta a la funcionalidad, lo que luego requiere una solución adoquinada compuesta de sistemas dispares
- Servicios como Dropbox, Google Drive o Box no pueden ofrecer el tipo de búsqueda eficiente que muchas organizaciones necesitan, y terminan duplicando los esfuerzos al recrear activos que no se pueden localizar.
- Cuando se utiliza un servicio gratuito, el control de versiones es el mismo que el de los usuarios que nombran y guardan archivos, lo que deja un gran margen para el error humano
Características y funciones de DAM
Existe una solución de administración de activos digitales disponible para satisfacer casi cualquier necesidad dentro de una organización creativa. Cada uno viene con una amplia variedad de características y funcionalidades: los sistemas más sólidos ofrecen amplias opciones de personalización para los usuarios empresariales. A menudo, el costo del sistema puede ser un indicador del nivel de funcionalidad y personalización ofrecidos. En esta sección, analizaremos algunos de los aspectos más comunes de los sistemas DAM.
La administración de archivos permite a los usuarios almacenar, compartir, distribuir y editar activos digitales desde una única ubicación centralizada. Uno de los componentes más valiosos de la gestión de archivos DAM es la función de búsqueda. Al permitir a los usuarios buscar y localizar rápidamente activos, las organizaciones realizan ahorros significativos al no tener que recrear los activos que faltan.
La automatización del flujo de trabajo reemplaza los procesos manuales y optimiza la creación y producción de activos, a la vez que proporciona un seguimiento de proyectos para garantizar que se completen todos los pasos de producción y que no se pierda ningún ciclo de pruebas o aprobación.
Las pruebas y aprobaciones remotas ayudan a los colaboradores a obtener activos y contenido creativo editados, revisados y aprobados fácilmente, independientemente de su ubicación. Esto elimina la necesidad de compartir y aprobar borradores manualmente, lo que ahorra un tiempo valioso.
La seguridad y el acceso y autenticación de los usuarios proporcionan una capa de protección contra infracciones dentro del sistema DAM. Los administradores pueden configurar permisos de acceso para los usuarios en función del rol, la ubicación (sistemas basados en la nube), el departamento u otros criterios.
La colaboración permite que grupos de usuarios o equipos de la organización trabajen juntos en el desarrollo de activos o proyectos creativos, a menudo en tiempo real.
La gestión de la marca es un producto derivado de DAM que ayuda a las organizaciones a mantener el control sobre la integridad de su marca. Al garantizar que la voz, el mensaje y el tono de los activos de la marca sigan siendo coherentes en todos los idiomas y plataformas de entrega, las empresas obtienen el mayor valor por sus inversiones en marketing y comunicaciones.
DAM facilita la publicación digital, que permite a los equipos creativos utilizar activos para crear y producir contenido en varios formatos, y entregarlo en una variedad de plataformas y dispositivos.
La edición de metadatos en DAM hace que las búsquedas sean más eficientes y facilita el trabajo con esquemas de metadatos heredados. Poder editar y personalizar los metadatos de los activos permite a las organizaciones "afinar" las búsquedas y garantizar que los usuarios obtengan los resultados más específicos.
Historias de usuarios de la administración de activos digitales
En la actualidad, se utilizan sistemas de administración de activos digitales para introducir eficiencia en las organizaciones creativas en diversos entornos de todo el mundo. A continuación, se mencionan algunos ejemplos de DAM en acción:
Museo de Arte de Cleveland: la estrategia digital impulsa exhibiciones impresionantes
Jane Alexander, directora de información del Museo de Arte de Cleveland (CMA), quería desarrollar una estrategia digital que colocara el arte, no la tecnología, en el centro del escenario para los asistentes a los museos. Lo más importante es que necesitaba asegurarse de que el contenido se actualizara sin problemas en todas las plataformas de entrega a medida que los curadores y educadores realizaban cambios.
Con un sistema DAM, la Gallery One del CMA se abrió al público en enero de 2013 con paredes de video interactivas con pantalla táctil que mostraban imágenes digitales de la colección del museo, entre otras cosas. "Un sistema de administración de activos digitales extrajo metadatos de nuestro sistema de gestión de colecciones, lo que permitió que los datos fueran activos, actuales y se basaran en el funcionamiento del museo", dice Alexander. "La idea era otorgar a los visitantes las herramientas que permiten ver más de cerca las obras de arte de todo el museo. Necesitábamos usar experiencias innovadoras para que el público joven se sintiera atraído al museo". Obtenga más información
BBDO New York: eliminar las búsquedas de archivos al estilo "Indiana Jones"
Jd Michaels, director sénior de Ingeniería Creativa y Producción de BBDO Nueva York, necesitaba una forma visual de organizar y gestionar los activos. "La forma en que solíamos buscar un archivo era similar a una escena de 'Archivos X/Indiana Jones'", afirma. "¿Recuerdas esa habitación al final de 'Raiders'? Ese era nuestro sistema DAM".
Organizar los resultados de una sesión de fotos en varios países con más de 5000 imágenes digitales se volvió drásticamente más fácil al instalar un nuevo sistema DAM. "Cuando nuestro equipo creativo vino a revisar [sus fotos], dijimos: hay que hacer clic aquí. Estas son todas las fotos", explica Michaels. "Cuando llegó el cliente, esperaban montones de fotos de papel pegadas en la pared ... entonces, les dimos una dirección web para que pudieran revisarla en casa si quisieran". Obtenga más información
Universidad de Cornell: eliminar la distribución de activos por correo electrónico
Antes de implementar un sistema DAM, la gran cantidad de activos digitales de la Universidad de Cornell se estaba dispersa en varias ubicaciones, sin una forma sencilla de etiquetarlos, compartirlos o dar seguimiento. Cuando un cliente solicitaba una imagen, tenía que enviar la solicitud y luego esperar a que se le enviara por correo electrónico manualmente.
Hoy en día, con DAM, el departamento de fotografía de Cornell puede localizar y distribuir imágenes rápidamente a los clientes. "Los departamentos de noticias y marketing encuentran imágenes para el sitio web de Cornell, las publicaciones en el campus y el Cornell Chronicle", dice Corey Chimko, coordinador de recursos digitales. "También usamos el sistema DAM para entregar fotos a nuestros clientes".Obtenga más información
Las mejores prácticas de DAM de un experto en gestión de activos digitales
Jillian Talvensaari, Chief Marketing Technologist at Moxie Marketing, is an expert in digital asset management best practices. She recommends that organizations beginning the process of deploying DAM first gain an internal advocate from senior management.
"Este tipo de proyecto tiene que defenderse de principio a fin", afirma. "Contar con el CIO o el director de tecnología desde el principio no solo ayuda a que se asigne presupuesto para un sistema DAM, sino que también facilita la adopción por parte de los usuarios".
Su elección de socio, explica Talvensaari, también es clave. "Elija un socio que le traiga la mejor tecnología de hoy en día. La categoría DAM ha hecho grandes avances en innovación en los últimos años, ¡así que asegúrese de obtener el mejor beneficio!"
En cuanto al proceso de detección con su socio de TI, Talvensaari recomienda identificar las tareas que son de naturaleza repetitiva. "Procesos como los flujos de trabajo de pruebas manuales, las aprobaciones de clientes y la gestión de campañas de video a menudo pueden lograr la mejora más drástica con DAM", afirma.
Al implementar un sistema DAM en toda una organización, Talvensaari sugiere que compartir pequeños éxitos puede allanar el camino. "Empiece con un grupo piloto que necesite más que nada la administración de activos digitales", afirma. "Ofrézcasela, involúcrelos y, cuando vean los beneficios, comparta ese éxito y disemine las semillas por toda la organización".
Talvensaari señala que es importante entender que DAM consiste en aumentar el valor del negocio, no en reducir la fuerza laboral. "DAM no se trata de reducir el número de empleados", afirma. "Se trata de usar tecnología avanzada para liberar a los equipos creativos a fin de que hagan más de lo que les encanta y de aquello en lo que son mejores!"
¿Qué sistema es el adecuado para usted?
Decidir sobre un software y un sistema DAM puede ser un proceso desafiante. A continuación, le mostramos algunas pautas sobre lo que puede hacer por adelantado para ayudarlo a tomar una decisión informada:
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Realizar una auditoría de contenido: obtenga una imagen clara del contenido que tiene, encuentre formas de reutilizar contenido valioso y elimine activos irrelevantes o de bajo rendimiento.
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Reunir los requisitos del sistema: determine qué tipo de sistema de gestión de activos digitales se adapta a su modelo de negocio, a su infraestructura y a sus usuarios.
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Reunir requisitos del negocio: identifique los desafíos que quiere resolver con DAM.
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Decidir por la solución en la nube, híbrida o en las instalaciones: determine las necesidades de escalabilidad y presupuesto, y elija el modelo de entrega de la solución en consecuencia.
Para obtener un vistazo más detallado del proceso de elección de un sistema DAM, lea nuestro artículo Consejos de expertos para elegir el sistema de gestión de activos digitales adecuado para su empresa.
Cálculo del ROI de la administración de activos digitales
Determinar el retorno de la inversión (ROI) de un sistema DAM ayuda a la planificación estratégica y a proporcionar validación de compras a los ejecutivos de nivel C. En primer lugar, determine qué costo tiene actualmente la gestión de activos sin DAM evaluando:
- Costos de la recreación de activos
- Costos de las búsquedas de activos
- Costos de la distribución de activos
Luego, identifique las ganancias de ingresos que puede lograr con DAM:
- Más ingresos gracias a la disponibilidad de recursos
- Nuevos flujos de ingresos
Por último, averigüe cuánto tiempo tardará la solución de administración de activos digitales de su elección en pagarse a sí misma.
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