¿Qué es un diagrama organizativo?
Un diagrama organizativo, también llamado organigrama o diagrama de organización, es una representación visual de la jerarquía dentro de una organización. Los empleados utilizan diagramas de organización para visualizar la estructura de informes de muchas funciones y departamentos de una empresa.
Los gerentes también pueden usar diagramas de organización para evaluar las responsabilidades de los diferentes roles antes y después de un período de reestructuración. Los diagramas de organización también son útiles para relacionar grupos más allá de los departamentos de las grandes corporaciones, desde organizaciones voluntarias hasta árboles familiares.
Además del uso obvio de visualizar la estructura de informes, los diagramas de organización pueden ser una herramienta práctica para usar en muchas situaciones, incluidas las siguientes:
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Evaluar las funciones de los departamentos y de los empleados
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Planificar proyectos entre departamentos
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Planificar y evaluar los esfuerzos de reestructuración
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Hacer un seguimiento de las cargas de trabajo de los empleados individuales y de los gerentes para determinar quién tiene demasiado o demasiado poco trabajo
La forma más sencilla de leer un diagrama organizativo es de arriba hacia abajo. La mayoría de los diagramas de organización tienen la forma de una pirámide, con la persona de mayor rango en la parte superior. Cada fila es un nivel de gestión, por lo que el diagrama se amplía a medida que desciende a los niveles más bajos de la organización. Las líneas conectan formas para mostrar relaciones de informes.
Cómo crear un diagrama de organización en Word
La forma más sencilla de crear un diagrama de organización desde cero en Microsoft Word es con la herramienta SmartArt, que se incluye en todas las versiones desde 2010. SmartArt proporciona una variedad de herramientas de formas para crear y personalizar su diagrama.
Junto con instrucciones paso a paso, que encontrará a continuación, también ofrecemos un breve video que lo guiará a través de los pasos para crear el diagrama de organización más efectivo para su empresa.
Estos son los pasos necesarios para crear el diagrama de organización. También puede considerar usar una plantilla gratuita de diagrama organizativo para ahorrar tiempo.
Nota: Todas las capturas de pantalla de este artículo son de Microsoft Word para Mac 2011. Otras versiones de Word tendrán variaciones en la forma en que aparecen los elementos, pero los pasos son similares. También puede usar la función SmartArt en Excel para crear un diagrama de organización.
- Abra un documento de Microsoft Word en blanco y haga clic en la pestaña Insertar, seleccione SmartArt, Jerarquía y, a continuación, Diagrama de organización.
- La forma que se encuentra en la parte superior (un rectángulo en este ejemplo) representa la gerencia de la organización. Haga clic en la forma (es posible que deba mover u ocultar el panel de texto) e introduzca el nombre de la persona. Presione Introo Shift+Intro para iniciar una nueva línea, e ingrese un título u otra información. Se cambiará el tamaño del texto automáticamente para que se ajuste a la forma.
- La forma justo debajo de la posición principal es para un asistente. Haga clic en ella e introduzca su información.
- La siguiente fila de formas corresponde a las personas que están bajo el mando del líder de la organización. Haga clic en cada una e ingrese la información de las personas.
Cómo usar el panel de texto
Además de agregar o editar texto en una forma (que también se denominan formas automáticas), puede agregar o editar texto en el panel de texto.
En el panel de texto, el ícono en forma de L representa un asistente. Las viñetas corresponden a todas las demás posiciones.
El panel de texto es la forma más sencilla de agregar o eliminar nuevas formas, así como de moverlas hacia arriba o hacia abajo. Si el panel de texto no es visible, haga clic en la pestaña del panel de texto (marcada en rojo en la imagen que se muestra a continuación).
Cómo hacer cambios en un diagrama organizativo en Word
Una vez que cree su diagrama de organización en Microsoft Word, use SmartArt para cambiar fácilmente las formas, los colores y las fuentes. A continuación, le enseñamos cómo cambiar formas, agregar o cambiar colores e imágenes, y modificar las líneas de subordinados:
Agregar una forma: Seleccione una forma (la forma predeterminada es una rectángulo) y haga clic en el botón más (+) del panel de texto. La nueva forma se agregará en la misma fila que la forma seleccionada. Tenga en cuenta lo siguiente:
- Si no se selecciona una forma, la nueva forma no estará conectada a las demás y aparecerá en el mismo nivel que la forma en la parte superior del gráfico.
- Si se selecciona un subordinado directo al agregar una forma, la nueva forma también corresponderá a un subordinado directo de la misma posición.
Agregar un asistente: Si el diagrama de organización ya tiene un asistente, seleccione esa forma y siga las instrucciones anteriores para agregar una forma en el panel de texto.
Si se ha quitado el asistente o si se necesita un asistente para otra posición, haga clic en la forma en la que agregó la nueva forma de asistente, seleccione SmartArt en la barra de herramientas, haga clic en Diagrama de organización y en Agregar Asistente.
Cambiar el tamaño de una forma: Haga clic en la forma y, a continuación, arrastre los identificadores de las esquinas o los lados para agrandarla o achicarla.
Agregar un subordinado directo: Haga clic con el botón derecho en una forma y seleccione Agregar forma y, luego, Agregar forma a continuación. La nueva forma estará en una posición subordinada.
Eliminar una forma: Haga clic en la forma (en un área que no incluya texto) y, a continuación, haga clic en el botón menos (-) en el panel de texto.
Cambiar el texto: Esto es como cambiar cualquier otro texto en Word. Resalte el texto y, luego, cambie la fuente, el color, el tamaño o cualquier otro aspecto utilizando las opciones en la pestaña Inicio.
Cambiar el fondo de una forma: Haga clic con el botón derecho en una forma, seleccione Formato, Rellenar y elija una opción.
Cambiar el diseño: Haga clic en el menú Jerarquía en la barra de herramientas de SmartArt para cambiar el diseño de su diagrama de organización.
Cambiar el diseño: Seleccione el diagrama y elija una opción de los Estilos de gráficos de SmartArt. Estas opciones difieren en función del diseño seleccionado.
Agregar imágenes: Si desea incluir imágenes de las personas de cada posición, puede agregarlas como imágenes de fondo (consulte el apartado "Cambiar el fondo de una forma").
Otra opción es seleccionar el diseño de la Jerarquía de imagen circular y agregar una imagen para cada posición haciendo clic en el marcador de posición e insertando una imagen.
Después de agregar las imágenes, se verá de la siguiente manera:
Modificar una relación: La manera más sencilla de cambiar una relación (por ejemplo, si una persona se traslada a un nuevo gerente) es eliminar la forma debajo del exgerente y agregar una nueva forma bajo el nuevo gerente. Siga los pasos para eliminar y agregar una forma descritos anteriormente.
Agregar una línea: Puede incluir líneas conectoras al agregar una forma que esté vinculada a otra.
Algunas consideraciones de diseño de los diagramas de organización
El diseño predeterminado funciona bien para muchas situaciones, pero también puede personalizar el aspecto de cada elemento del diagrama. Para que el diagrama de organización sea fácil de leer, es mejor mantener el diseño coherente y simple.
No todos los diagramas incluyen títulos, pero es común indicar el nombre de la persona, seguido de su título en una línea separada. Si desea ubicar primero los títulos, introduzca la información en ese orden.
Qué puede hacer con un diagrama de organización una vez finalizado
Una vez que haya completado su diagrama, finalice el diseño y compártalo con otros. Puede guardarlo como un documento en línea y enviarlo o compartirlo, o imprimirlo para usar como un documento en reuniones o para la incorporación de nuevos empleados.
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Guardar el diagrama como imagen: Haga clic con el botón derecho del mouse en el diagrama y, a continuación, seleccione Guardar como imagen. Es fácil incluir la imagen como parte de una página web o importarla en documentos.
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Imprimir el diagrama: Si el diagrama no es demasiado grande, intente que entre en una sola página. Experimente con la configuración de impresión y los márgenes de la página para ver si es aplicable. Luego, puede imprimir y distribuir el diagrama.
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Vista en modo horizontal: Algunos diagramas serán más fáciles de leer en modo horizontal. Cambie la orientación seleccionando Configuración de página en el menú Archivo de Word y haga clic en Horizontal.
¿Cómo puedo crear un organigrama en Word?
Organigrama es otra palabra para definir el diagrama organizativo y se utiliza principalmente en el Reino Unido. Para crear un organigrama en Microsoft Word, siga las mismas instrucciones para crear un diagrama organizativo con la herramienta SmartArt.
Preguntas frecuentes sobre los diagramas de organización
Hay muchas preguntas comunes sobre los diagramas organizativos, incluidos los mejores programas para crearlos y las situaciones para las que son más útiles. Hemos incluido las respuestas a estas preguntas a continuación.
¿Qué otros programas se pueden usar para crear diagramas de organización?
Microsoft Excel, PowerPoint y Outlook también utilizan la misma herramienta de SmartArt que Word y, por lo tanto, también puede usar estos programas para crear diagramas de organización. Fuera de la familia de Microsoft Office, puede usar Visio, LucidChart, OrgPlus, OrgWeaver, Pingboard, OrgChart4U, entre otras. Pero la popularidad de Microsoft Office y la facilidad de uso de la función SmartArt hacen que resulte más sencillo para la mayoría de las personas crear diagramas de organización en Word u otros productos de Microsoft Office.
¿Dónde se originó el diagrama de organización?
El ingeniero Daniel McCallum y el artista George Holt Henshaw son los autores del diagrama organizativo moderno. En su diagrama, mostraron la organización del ferrocarril de Nueva York y Erie, e incluyeron el puesto y la ubicación del trabajo de cada persona.
El término "diagrama de organización" se introdujo en el vocabulario inglés en la primera parte del siglo XX y alcanzó máxima popularidad en la década de 1960. El término se sigue utilizando regularmente en la actualidad.
¿Cuándo no son útiles los diagramas de organización?
Los diagramas de organización no contienen información relacionada con el presupuesto, no hacen un seguimiento de los canales de comunicación informales ni trazan la complejidad de las operaciones diarias. A las organizaciones que tienen muchos empleados temporales o contratados con una alta tasa de rotación les puede resultar agotador mantener un diagrama de organización. Una lista de empleados puede funcionar mejor en esta situación.
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