La guía definitiva para la programación de proyectos

Una vez que haya determinado qué tipo de cronograma de proyecto utilizar, puede empezar a construirlo. Este proceso puede variar en función de su sector, organización o tipo de proyecto. Sin embargo, la mayoría de los expertos en gestión de proyectos recomiendan seguir estos pasos:

1. Celebre una reunión de intercambio de ideas. La mayoría de los expertos recomiendan comenzar el proceso de programación con una reunión de equipo, que puede incluir o no a otras partes interesadas. Es posible que quieras crear un esbozo de la programación o una lista de ideas para iniciar el debate. Sin embargo, el objetivo principal de la reunión es solicitar la opinión de las personas que van a trabajar en el proyecto. 

“Ask those responsible for doing the work for a list of the tasks they need to complete, an estimate of how long each will take, how much effort is involved, and what input they need from others,” recommends Donna Duncan, Owner and Consultant at SEO firm B-SeenOnTop. “The role of the scheduler is then to organize responses into a single, cohesive and interconnected plan.”

Los miembros de su equipo tienen una visión única de la duración del trabajo y de sus propias capacidades. Además, si se les hace partícipes en esta fase, se puede conseguir que se adhieran al proyecto. 

“If you can include the people DOING the work in the planning, it will be more effective,” says Susan Fennema, CEO of process development and consulting firm Beyond the Chaos. “They will help you know what you ... overlooked, and can give you a feel for how long each step might take.” 

También es posible que quieras pedir la opinión del cliente y de otras partes interesadas. Pueden tener una visión única de factores ajenos a su organización que podrían afectar al cronograma (por ejemplo, las normas y reglamentos de la empresa o el sector del cliente). 
 
En este paso, es una buena idea hacer referencia a algunos de los otros documentos relacionados indicados anteriormente. Estos pueden darte una mejor idea de los objetivos, el alcance, las limitaciones, los entregables, los criterios de éxito y las expectativas de las partes interesadas del proyecto.

2. Determine hitos claros y medibles. Un hito es un evento o marcador que denota un punto importante en el proyecto. Por lo tanto, no tiene una duración determinada, por lo que un entregable puede contar como "hito", pero una tarea no. En cambio, una tarea es el trabajo necesario para alcanzar un hito o completar un entregable.

Los principales hitos son el inicio y la finalización del proyecto. Otros hitos pueden producirse al final de una tarea o actividad; al final de las fases/etapas; o en cualquier momento en que el trabajo deba ser completado o aprobado. En el caso de los contratistas, los hitos pueden coincidir con el momento de los pagos. 

Estos son algunos ejemplos de hitos para un proyecto de desarrollo de productos o software: 

• Inicio del proyecto
• Aprobación de diseños y prototipos
• Finalización de varias fases de prueba
• Implementación
• Lanzamiento de campañas de marketing y publicidad
• Envíos a los clientes
• Cierre del proyecto  

3. Cree una EDT que incluya todos los entregables del proyecto. Como se ha descrito anteriormente, la EDT (que puede formar parte del cronograma del proyecto) debe detallar todos los entregables del proyecto. Puede o no incluir un desglose de las tareas necesarias para producir los entregables, dependiendo de su organización. La EDT puede ser una sección dentro del cronograma del proyecto, o puede ser un documento independiente al que se hace referencia al crear el cronograma. 

En esta fase, según Bansal, hay que "ponerse en contacto con el cliente para definir el alcance del proyecto y los entregables finales. Esto ayuda a evitar el scope creep (la tendencia de los clientes a aumentar el alcance del proyecto) en el futuro".

4. Esboce y secuencie todas las tareas/actividades. Una vez más, esto se incluye en la EDT o se detalla en el propio cronograma, dependiendo de la organización. Sea cual sea el lugar en el que se incluya esta información, es importante documentar claramente todas las tareas necesarias para completar los entregables. Esto evitará confusiones sobre lo que hay que hacer para alcanzar los objetivos y cumplir los plazos una vez que el proyecto esté en marcha. 

Una vez que haya definido todas las tareas que deben realizarse, utilice las dependencias para secuenciarlas. Para ello, hay que tener en cuenta cómo se relacionan las tareas entre sí, así como las limitaciones de tiempo o de recursos de las mismas. 

Hay dos tipos de dependencias:

• De finalización a inicio: La tarea predecesora (Tarea A) debe estar terminada antes de que se pueda empezar a trabajar en la tarea sucesora (Tarea B). 
• De inicio a inicio: La tarea sucesora (tarea B) comienza al mismo tiempo que la tarea predecesora (tarea A). 

Una forma de determinar las dependencias de las tareas es utilizar la "lógica de la red", un proceso que consiste en ordenar las tareas en el orden en el que caerían lógicamente. Puede ser útil empezar con las tareas más difíciles primero. Definir la prioridad de cada tarea también ayuda a garantizar que las más importantes se realicen primero. Con una imagen clara de la secuencia de las tareas y las relaciones entre ellas, estarás mejor equipado para abordar los conflictos de programación más adelante.

5. Defina la ruta crítica. También conocido como "análisis de ruta crítica", se trata del proceso de determinar el mejor camino a seguir a través de todas las tareas/actividades para terminar un proyecto a tiempo. Consiste en examinar el proyecto a alto nivel, dividirlo en las tareas más críticas y calcular el tiempo necesario para completar todo el proyecto en función del tiempo que se tardará en realizar esas tareas. La gestión de la ruta crítica es una parte esencial de la gestión de proyectos; Si las tareas críticas no se completan, el plazo final puede retrasarse.

El análisis de la ruta crítica implica determinar las horas de inicio y finalización más tempranas y tardías de las tareas críticas, y estimar las dependencias entre ellas. También hay que tener en cuenta la disponibilidad de personal y otros recursos que puedan influir en los plazos (por ejemplo, los equipos necesarios para iniciar la fase de instalación o ejecución de un proyecto). De este modo, se identifica la secuencia más larga posible de tareas para terminar el proyecto.

6. Estime la duración de las tareas. Esta es una de las partes más difíciles de la programación del proyecto, pero también es una de las más importantes, ya que tiene un gran impacto en el costo del proyecto. El término "duración" se refiere al número de horas de trabajo, días, semanas o meses que espera que los miembros del equipo necesiten para completar una tarea. 

En Smartsheet, puede establecer la duración de una tarea en incrementos de minutos, horas, días o semanas. En Microsoft Project, hay tres opciones de duración diferentes para estimar los costos y los tiempos:

• Trabajo fijo: Cuando el trabajo se basa en una cantidad predeterminada, como la entrega de un número determinado de productos, o el trabajo de un cierto número de horas.
• Duración fija: Esta denominación se utiliza para las reuniones de equipo o las sesiones de revisión de hitos.
• Unidades fijas: Esta es la configuración predeterminada y refleja el número de recursos asignados a una tarea determinada, y el porcentaje de su tiempo que están disponibles para trabajar en ella. Por ejemplo, un miembro del equipo asignado a trabajar 20 horas a la semana (de una semana laboral de 40 horas) en una tarea tendría una unidad fija del 50%. 

Estimar la duración correctamente es importante para ambas partes: mantiene a los clientes contentos, ya que el trabajo avanza según lo previsto, y mantiene a los miembros del equipo contentos, ya que pueden cumplir fácilmente los plazos. Sin embargo, subestimar la duración de las tareas es un error común en la gestión de proyectos. Esto provoca lo que se conoce como el "frenesí" del proyecto, que se produce cuando el equipo se apresura a completar demasiado trabajo en muy poco tiempo, y el cliente tiene que compensar con fondos adicionales. En este caso, la calidad se resiente y la moral disminuye en ambas partes.

"Asegúrese de mantener un margen de tiempo en el cronograma", sugiere Bansal. "La mayoría de las veces, las cosas no siempre salen como se han planeado, y el tiempo de amortiguación te ayuda a volver a encarrilar las cosas".

Hay muchos factores que influyen en la duración de las tareas, como por ejemplo

• Los cronogramas individuales de los miembros del equipo
• Fiestas nacionales, cierres de oficinas y emergencias de última hora
• Las reuniones del equipo y del cliente y el tiempo de colaboración
• Los niveles de habilidad, experiencia y eficiencia de los miembros del equipo
• Errores y falta de comunicación durante la planificación y el desarrollo del proyecto

Sin embargo, hay algunas cosas que puede hacer para mejorar la eficacia de la programación:

• Reconocer que la mayoría de las personas no trabajan al 100 % de eficiencia todo el tiempo, y estimar la duración en consecuencia
• Consultar los datos históricos de proyectos con alcances y necesidades de recursos similares para hacer estimaciones de tiempo.
• Consultar a expertos externos y/o investigar proyectos similares realizados por otras organizaciones si no se dispone de datos internos para utilizarlos como referencia

De hecho, según Gailliard, de Orchestrating Your Success, "utilizar la información histórica para crear un cronograma ayudaría a adelantarte. Es mucho más fácil editar y cambiar que empezar sin nada".

7. Estima los recursos. Otro paso importante es determinar qué recursos están disponibles para trabajar en su proyecto. Algunos miembros del equipo pueden trabajar en varios proyectos a la vez, lo que puede provocar conflictos de programación. La asignación de recursos puede ayudarte a evitar el incumplimiento de los plazos y la sobrecarga de determinados miembros del equipo. 

Para estimar la disponibilidad de recursos, tenga en cuenta lo siguiente:

• La secuencia en la que deben completarse las tareas
• Las restricciones de tiempo, como las vacaciones y otros trabajos de los miembros del equipo, así como las vacaciones de la empresa y el cierre de las oficinas
• Las restricciones de costos, como el número, los niveles de habilidad y los requisitos horarios de los miembros del equipo que cubrirá el presupuesto del cliente
• Cómo afectan las habilidades y la experiencia de los miembros del equipo a su capacidad para completar el trabajo en determinados plazos

Utilizar un software de gestión de proyectos con funciones de gestión de recursos puede facilitar mucho este paso. Por ejemplo, el tablero de vista de recursos de Smartsheet permite ver la disponibilidad del personal en varios proyectos de un vistazo. En Microsoft Project, también puede ver la disponibilidad y asignar recursos a tareas individuales mediante la vista del diagrama de Gantt. Si no tiene un programa de gestión de proyectos, consulte los cronogramas del proyecto, de la empresa y del individuo para determinar la disponibilidad.

"Asegúrese de tener en cuenta los fines de semana, los días festivos y las vacaciones en el cronograma, y no olvide que la gente también puede enfermarse. Por eso, hay que prever todo el margen posible". aconseja Fennema.

Como se mencionó en la sección de la EDT, puede ser útil dividir las tareas para que a cada una de ellas se le asigne un recurso como "responsable". Esto permite un control más granular sobre el trabajo que se realiza. 

8. Anote los supuestos. Registre cualquier supuesto realizado durante la programación que pueda afectar al cronograma. Esto proporciona transparencia y facilita los cambios posteriores. 

"Explique los supuestos con claridad", aconseja Bansal de Trump Excel. "Por ejemplo, en uno de mis proyectos, asumimos que el cliente obtendría los informes requeridos, mientras que el cliente asumió lo contrario. Esto supuso una enorme implicación de costos".

Otro ejemplo: si se daba por sentado que un miembro del equipo con experiencia iba a realizar una tarea determinada, hay que anotarlo en el cronograma. De este modo, si más tarde se asigna a la tarea un miembro del equipo con menos experiencia, el gerente del proyecto verá la suposición y añadirá tiempo extra a la duración de la tarea para acomodarlo. No incluir esta suposición podría causar retrasos en el proyecto, ya que el trabajador con menos experiencia probablemente completará la tarea más lentamente.

9. Determine y documente los riesgos. Analice los riesgos de su proyecto puede ayudarle a programar en consecuencia. Asegúrese de incluir en su cronograma tiempo adicional para hacer frente a los riesgos identificados y no identificados. 

Algunos ejemplos de riesgos son: 

• Indisponibilidad de recursos
• Estimaciones incorrectas de la duración 
• Tareas realizadas por miembros del equipo con menos experiencia 
• El uso de nuevas tecnologías con las que los miembros del equipo no están familiarizados
• Malos entendidos entre su equipo y el cliente sobre elementos del alcance o el cronograma del proyecto

Una buena práctica es agregar un "multiplicador de riesgo" a las tareas en las que se han identificado riesgos. Un multiplicador de riesgo es un porcentaje de tiempo que se agregará al cronograma, basado en la gravedad del riesgo y la importancia de completar la tarea a tiempo. En el caso de los proyectos de alto riesgo, se puede incluir una tarea adicional en el cronograma solo para la gestión de riesgos, de modo que se puedan reservar fondos extra para cubrir posibles retrasos.

Fennema, de Beyond the Chaos, señala la importancia de este paso. "Asegúrese de incluir en su cronograma tiempo para hacer frente a lo desconocido e inesperado. Ningún proyecto funcionará a la perfección", afirma.

Bishop, de BrandExtract, también recomienda "identificar cualquier riesgo potencial antes de finalizar el cronograma del proyecto. Si planifico una semana de revisión, pero el cliente sabe que tardará dos semanas en obtener las aprobaciones... tenemos que resolverlo por adelantado".

10. Revise y modifique el cronograma. Felicidades, ya ha completado el cronograma. Ahora es el momento de revisarlo todo, asegurarse de que es correcto y hacer los cambios necesarios. 

Revise su cronograma para asegurarse de que:

• Las fechas de inicio y finalización de las tareas coinciden con la disponibilidad del personal 
• Las fechas de inicio y fin de los hitos, entregables y tareas son realistas
• Los recursos adecuados se asignan a las tareas correctas.
• Se han tenido en cuenta las limitaciones del cronograma, como las vacaciones, los días festivos y la disponibilidad de equipos.
• Todas las tareas tienen dependencias
• No hay grandes porciones de trabajo sin hitos.
• Se incluye tiempo extra para acomodar los riesgos identificados y no identificados
• El cronograma se ajusta al análisis de la ruta crítica del proyecto.

Reúnase con su equipo antes y después de crear el cronograma para que le den su opinión sobre su viabilidad. Gailliard recomienda "verificar las tareas, los recursos y los costos con el equipo del proyecto". También puede pedir a los miembros del equipo sus propias estimaciones de tiempo, tareas y recursos, y luego ver si coinciden con las suyas. 

Fennema sugiere consultar también con el cliente y sugiere: "Después de desarrollar el cronograma con las personas que van a realizar el trabajo, asegúrese de que las personas que esperan la entrega están de acuerdo, para asegurarse de que están disponibles y son capaces de trabajar durante los tiempos de prueba o de lanzamiento, etc.".

Si ha distribuido mal los recursos, puede utilizar una técnica conocida como "nivelación de recursos". Se trata de reordenar la secuencia y/o la asignación de tareas para que el trabajo se reparta equitativamente entre los miembros del equipo, y ayuda a prepararse para recursos potencialmente no disponibles. Algunas plataformas de software de gestión de proyectos pueden realizar la nivelación de recursos por usted, o puede realizar este proceso manualmente, utilizando cronogramas para verificar la disponibilidad.

Otra forma de comprobar el cronograma es mediante el análisis de escenarios "hipotéticos". Se trata de utilizar una simulación para medir los riesgos de diferentes escenarios negativos, como un retraso del proyecto o un exceso de costos. Así podrá comparar el impacto de estos riesgos y elaborar planes de contingencia en caso de que se produzcan. Una vez más, asegúrese de agregar multiplicadores de riesgo para las tareas de alto riesgo. Algunos sistemas de software también pueden realizar un análisis "qué pasaría sí". 

Una vez finalizada la revisión y aprobado el cronograma, tendrá un "cronograma base". Dado que el cronograma es un documento vivo, puede ser revisado en varios puntos a lo largo del ciclo de vida del proyecto, pero el cronograma base se utilizará para comenzar la fase de ejecución. Una vez que el proyecto esté en marcha, podrá comparar los plazos y costos reales con lo previsto en el cronograma base.