Cómo el mercado digital de Wine Australia conecta globalmente al vino australiano

Reconocida mundialmente por sus viñedos pintorescos y sus vinos galardonados, Australia ha sido un destino clave para los compradores de vinos internacionales. Cuando la pandemia de COVID-19 cerró las fronteras internacionales, la comunidad vitivinícola de Australia de golpe se vio incapaz de asistir a exposiciones comerciales en el extranjero. Con el mercado de China también cerrado debido a los aumentos de impuestos, Wine Australia debió encontrar una forma para que sus productores siguieran conectados con la escena vitivinícola global. 

“Al cancelarse todos nuestros eventos para el 2021, necesitábamos una solución para sostener el apoyo al negocio de exportación de vino y continuar conectados con el comercio mundial”, comentó Brooke Beales, gerente global de Operaciones de Marketing de Wine Australia. Como líder sénior consagrada con más de 25 años de experiencia, Beales desempeña un papel fundamental en cuanto a ofrecer respaldo al sector del vino australiano y ocupa un puesto que alinea y optimiza los procesos, los sistemas y la confección de informes para que los equipos globales puedan ofrecer campañas de marketing que les permitan alcanzar objetivos estratégicos 

Beales trabaja con la gerente global de Marketing - Marcas, Drea Hall. Juntas, trabajan en un equipo interdisciplinario compuesto por 23 comercializadores distribuidos en todo el mundo y ofrecen respaldo a 65 regiones vitivinícolas de Australia, además de gestionar el ciclo de vida del comercio. “El vino tiene que ver con la vista, el aroma y el sabor. El vino son las historias de los cultivadores de vides y los fabricantes de vinos”, comentó Hall. Al no poder viajar, el equipo se dispuso a lanzar una plataforma de mercado para garantizar que los innovadores productores de Australia siguiesen tendiendo redes y haciendo negocios a nivel internacional. 

Una solución rentable ideal para un mercado en evolución

Tras haberse desempeñado siete años en su puesto actual, Beales fue la primera en descubrir Smartsheet al estandarizar los procesos de gestión de eventos de Wine Australia. Con múltiples servidores globales, distintos niveles de experiencia interna y un calendario internacional de más de 150 eventos, Beales buscaba una plataforma rentable para mejorar la colaboración y el uso compartido de información. Inicialmente utilizó Smartheet como una herramienta de gestión de proyectos, y lo que más le agrada es su facilidad de uso y la forma en que sus capacidades han logrado evolucionar junto con el equipo. “Ha crecido con nosotros a medida que nos convertimos en una organización”.

Hoy en día, Wine Australia cuenta con un sistema que satisface la gran variedad de necesidades operativas y de marketing a nivel internacional. Desde complejas campañas multimillonarias hasta la asignación de recursos y la confección de presupuestos, pueden comunicar los objetivos directamente en un panel de Smartsheet y entregar un enlace rápido a los miembros del equipo. “Es el cerebro de la operación. Todo es fácil y sencillo, lo que tiene como resultado una mejor captación de datos”, explicó Hall. 

Una plataforma virtual que permite conectarse con facilidad

Para ejecutar eventos y crear una herramienta lo suficientemente potente como para acceder a Australian Wine desde cualquier parte del mundo, en la que los expositores pudiesen administrar sus perfiles de manera sencilla, pronto resultó evidente que no había una solución técnica apta para tal fin. Luego de una revisión global de las soluciones disponibles y de importantes consultas con las partes interesadas, Wine Australia inició una solicitud de propuesta en la que detalló su visión. Designaron a un socio de agencia para desarrollar una plataforma virtual personalizada, en equipo con Smartsheet. Así nació CONNECT. 

Australian Wine Connect está siempre disponible, con una exposición virtual las 24 horas del día, los 7 días de la semana, lo que permite reunir a la comunidad vitivinícola global para experimentar y explorar el increíble escenario del vino australiano. La plataforma interactiva es un recurso imperdible para el vino australiano.

Al ser usuaria de Smartsheet por primera vez, Hall quedó impactada con su experiencia: “Smartsheet es el motor que impulsa a nuestro mercado. Ahora tenemos una plataforma verdaderamente dinámica que reúne a toda la comunidad vitivinícola global”. 

Uno de los mayores desafíos a los que se enfrentaron Beales y Hall era cómo reemplazar una experiencia física por una digital. Desde el punto de vista del comprador, ¿cómo podían elegir los productos sin visitar un país ni asistir a una exposición comercial? 

“El mayor KPI (indicador clave de rendimiento) de nuestro equipo es la cantidad de conexiones comerciales de buena calidad que se establecen todos los años”, comentó Hall. Ahora, en lugar de caminar por una exposición comercial, los compradores pueden filtrar los requisitos exactos de los productos que necesitan en una búsqueda muy sencilla e inmediata. También pueden ingresar sus notas en el sistema CONNECT. 

Dynamic View garantiza beneficios de ahorro de tiempo para todos

Para mejorar aún más el proceso de descubrimiento del vino, recientemente Beales incorporó Dynamic View, que permite una colaboración más sencilla, orientación en contexto y control de acceso basado en condiciones en lo que respecta a la información confidencial. “Hace un tiempo que nuestras bodegas utilizan Smartsheet con éxito para cargar información detallada de los eventos”, dice Beales. Al incorporar Dynamic View, ahora los expositores pueden cargar y gestionar su propia información a través de un panel y formularios. Smartsheet se ocupa de la administración con anticipación a las exposiciones comerciales y, así, permite que las bodegas se enfoquen en hacer negocios. 

Al permitir que las bodegas ingresen sus propios datos, se generan excelentes beneficios de ahorro de tiempo para el equipo de Wine Australia. “Al haber tanta información en el sistema CONNECT, ahora simplemente corroboramos, no ingresamos”, comentó Beales.

Un futuro conectado garantiza excelencia en la entrega de la experiencia

Con la esperanza de que en el 2022 puedan hacerse viajes internacionales y eventos en vivo, Wine Australia no tiene previsto dejar de lado la plataforma CONNECT. “El mantra de nuestro equipo internacional es que todos los caminos conducen a CONNECT”, explica Hall. “Con más de 300 bodegas y 3000 vinos en la plataforma, nos complace impulsar relaciones a largo plazo y, en este sentido, CONNECT es el corazón de la entrega de experiencia”. 

A Beales y Hall les entusiasma todo lo que pueden lograr con Smartsheet. “Tenemos una hoja de ruta relacionada con las mejoras funcionales para seguir mejorando la plataforma”, explica Beales. Según explica Hall, siempre se esfuerzan por mejorar los procesos analíticos con planes para utilizar los diagramas de Smartsheet para los informes de KPI e implementar herramientas de automatización adicionales. “Sin lugar a dudas, esto ha afectado la manera en que trabajamos a nivel interno. Siempre mejoramos algo en segundo plano”, explica. 

Smartsheet ha dado lugar a eficiencias en la logística centralizando así el proceso de envío para las bodegas que llevan sus productos a eventos en el extranjero. Dada la compleja documentación (que, además, demanda una gran cantidad de tiempo) requerida para los protocolos de despacho de aduana, antes eran los productores los que debían enviar sus propios vinos a nivel internacional. Ahora, Wine Australia puede llevar sus entregas a un puerto local y Smartsheet registra toda la información relevante del envío y los datos clave en relación con los certificados de origen. 

Dados los alentadores resultados recientes recibidos de la Oficina Nacional de Auditoría de Australia, Beales no duda en reconocer a Smartsheet el éxito del equipo de Marketing. “Si Smartsheet desapareciese mañana, ¡estaríamos en problemas!”, se ríe. 

De todos sus logros, Beales está mayormente satisfecha con la manera en que Smartsheet les permitió crear la plataforma CONNECT en tan solo doce semanas y conectar a los productores australianos con el mercado global. “No hubiese sido posible sin Smartsheet. Cuando pienso en el nivel de sofisticación que logramos, realmente me siento orgullosa”.