Trafag simplifica proyectos globales complejos con Smartsheet

Trafag es una compañía de ingeniería con sede en Suiza y un proveedor internacional líder de sensores y controles de excelente calidad. La compañía tiene operaciones en más de 40 países con seis líneas de productos y más de 30 proyectos de desarrollo por año. El proceso de planificación de proyectos anterior era muy tedioso y carecía de la transparencia necesaria para obtener información sobre el estado general de la compañía. Para mantener una gestión eficiente de los procesos y un panorama de alto nivel, Trafag necesitaba una plataforma de gestión laboral intuitiva e inteligente.

Intentó adoptar una herramienta de gestión de proyectos, pero esta no satisfizo sus necesidades. “O no funcionaba o era difícil de manejar”, comenta Marzio Locatelli, director de gestión de proyectos. Él necesitaba encontrar una solución mejor que pudiera gestionar las tres metas comerciales de la compañía.

Lista de deseos de beneficios de la plataforma

La solución tenía que proporcionar visibilidad en el estado de los proyectos para que el equipo directivo marcara la trayectoria de 15 o 20 proyectos simultáneos en curso.

Además, debía proporcionar detalles específicos, en lugar de cálculos generales, para respaldar la exactitud en el proceso de planificación. Por último, la solución debía proporcionar una manera de ajustar la escala de los recursos para satisfacer las necesidades de los proyectos y adaptarse a una priorización y a plazos cambiantes.

La solución: Smartsheet, que ofreció beneficios claros para cumplir los objetivos de la compañía:

Descripción general de estado

Ya que Smartsheet es una herramienta intuitiva, fue posible crear una interfaz con las demás herramientas que se estaban usando en Trafag, lo cual generó transparencia total en los planes y recursos de los proyectos. Por ejemplo, al importar datos desde Smartsheet hacia Meisterplan, el PMO tiene acceso a los detalles de los proyectos y puede ver al instante una descripción del estado de proyectos críticos y recursos en un gráfico de visualización. De este modo, se identifican los conflictos o desafíos dentro de la cartera rápidamente.

“La mejora más importante que obtuvimos es la transparencia. Antes tenía muchas preguntas: '¿cómo va este proyecto?'; '¿cuál es su estado?'; '¿cuándo tendremos los prototipos?', etc. En este momento, todos pueden conectarse y verificar lo que deseen saber de los planes de los proyectos”, comenta Locatelli.

Una manera precisa de planificar proyectos

Smartsheet ofreció una hoja de ruta y una planificación de proyectos claras. “La hoja de ruta fue una imagen en PowerPoint que se formaba según la información que proporcionaban los directores de proyectos”, comenta Locatelli. “Tuve que hacer un cálculo basado en lo que sabía sobre nuestros proyectos en curso y futuros. No era un trabajo muy preciso y también requería mucho tiempo”.

Desafortunadamente, los proyectos solían detenerse o pausarse debido a los proyectos de mayor prioridad. “Tengo que considerar eso en la planificación y comprobar las consecuencias futuras de esa pausa”, manifiesta Locatelli. “Utilizar una combinación de Smartsheet y Meisterplan me permite lograrlo”.

Gestión eficiente de recursos

La asignación de recursos había sido una tarea que a Locatelli le requería mucho tiempo porque tenía que verificar la situación con varios grupos interesados, controlar la planificación que se hacía en Excel o en otras herramientas y luego resumir toda esta información. “Este método es propenso a errores y no es sostenible”, afirma.

Smartsheet ofreció una manera eficiente de asignar recursos. “Tenemos entre 15 y 20 proyectos en curso simultáneamente”, dice Locatelli. Los proyectos se extienden de seis meses a tres años. Planifico los recursos en Smartsheet y Meisterplan según las fases de los proyectos. Asigno a una persona por un plazo específico, por ejemplo, un mes, no para una actividad específica, lo que proporciona una visión holística de mis recursos disponibles y me permite escalar en consecuencia".