Colliers impulsa la automatización y les proporciona a los agentes inmobiliarios mejores datos con la integración de Smartsheet y HubSpot

Los inversores inmobiliarios, propietarios, arrendatarios y desarrolladores dependen de Colliers International para recibir asesoramiento experto y asistencia al momento de buscar y comprar propiedades en todo el mundo. A través de un creciente equipo de agentes inmobiliarios y asesores, Colliers ofrece una gama de servicios inmobiliarios comerciales, incluidos servicios corporativos, experiencia en mercados de capital y administración de propiedades inmobiliarias. 

En los últimos años, el departamento de marketing de Colliers ha utilizado el software de Smartsheet para todo, desde la administración de proyectos hasta los servicios al cliente y la programación de eventos. “Smartsheet nos ayudó a agrupar todo a fin de formar una única plataforma integral para todos los datos de clientes y marketing”, cuenta Crissy Nolen, directora de marketing de Colliers International. “Además del marketing, empezamos a usarlo para simplificar los procesos de investigación, operaciones y finanzas”.

Para Nolen y su equipo, es fundamental brindar datos actualizados y precisos del mercado inmobiliario a los clientes con la mayor rapidez posible. “En estos momentos económicos inciertos, los inversores quieren ser más inteligentes con sus inversiones”, afirma Nolen. “Por eso es fundamental que brindemos datos clave sobre lo que pasa en el mercado en un momento en particular”. Brindar los datos más actualizados fue desafiante debido a que Colliers utilizaba un sistema de administración de relaciones con el cliente (CRM) desactualizado. “Teníamos seis hojas de cálculo diferentes para administrar todos nuestros datos, lo que resultaba ineficiente y consumía mucho tiempo”, dice Nolen. “Cada hoja de cálculo estaba bajo el mantenimiento de diferentes empleados, quienes debían actualizar manualmente nuestras listas de propiedades y clientes. A menudo teníamos datos que estaban desactualizados”.

Colliers también necesitaba encontrar una mejor manera de determinar cuándo estaban a punto de caducar las listas de propiedades. “No teníamos una manera de automatizar recordatorios y enviarlos a nuestros agentes. Lo hacíamos a través de nuestro sistema de CRM, lo que requería muchas tareas de importación y exportación de datos”, afirma Nolen. “Si los agentes no están atentos a renovar los acuerdos de sus listados, podrían perder comisiones o, posiblemente, recibir una demanda por comercializar una propiedad para la que no tenemos un acuerdo”.

Mejoras en la velocidad y actualidad de los datos

Colliers descubrió que Smartsheet podía resolver sus desafíos de automatización y precisión de datos. “Había evaluado algunas soluciones de administración de tareas, y no contaban con las capacidades de recordatorio de fechas y administración de bases de datos que necesitábamos”, cuenta Nolen. Un día que asistió a una conferencia de Colliers, Nolen descubrió que el equipo de desarrollo comercial de la empresa administraba sus proyectos en Smartsheet. “Volví y la usé; fue allí donde me di cuenta de que iba a satisfacer nuestras necesidades”, expresa Nolen.

Colliers utiliza Smartsheet como su directorio de datos principal, con toda la información de contacto de los clientes y los datos actualizados de listados de propiedades en un solo lugar. La empresa usa Smartsheet para producir varios paneles orientados al cliente para propietarios y posibles compradores, con información como mapas, listados competitivos y datos detallados del mercado. Además, Colliers utiliza Smartsheet para administrar actividades de marketing, como campañas por correo electrónico, informes de clientes y programación de eventos.

Para cumplir con los requisitos relativos al recordatorio de caducidad de los listados, Colliers usa los flujos de trabajo automatizados en Smartsheet para enviar recordatorios semanales a agentes en los que se detallan los datos de listados caducados. El equipo de marketing de la organización también usa la aplicación móvil de Smartsheet para obtener acceso en tiempo real a datos de Smartsheet desde teléfonos y otros dispositivos móviles. 

Para simplificar aún más sus datos de marketing, Colliers utiliza tecnología de sincronización de datos para integrar datos entre su software de CRM HubSpot y Smartsheet. La tecnología sincroniza información de clientes y cuentas en tiempo real entre las dos plataformas de forma automática. “Nuestras actualizaciones se sincronizan en el momento, para que no tengamos que introducir manualmente los datos en ningún lugar. Si actualizamos algo en HubSpot, realiza el mismo cambio automáticamente en Smartsheet”, dice Nolen. Además, Colliers usa la aplicación de Calendario de Smartsheet para administrar correos electrónicos de campañas de marketing.

Hace poco, Colliers adoptó Smartsheet Advance, una oferta de Smartsheet con capacidades premium. Con Smartsheet Advance, Colliers saca provecho de Data Shuttle para cargar datos de correo electrónico a Smartsheet desde HubSpot. La organización también usa Smartsheet DataMesh, una aplicación que asigna datos de Smartsheet entre informes y hojas grandes para tener una mejor coherencia. “Con DataMesh, los coordinadores de servicios de clientes solo deben seleccionar un agente y los datos se vinculan de forma automática, con información de contacto actualizada. Elimina la necesidad de escribir manualmente estos datos todas las veces”, dice Nolen.

Datos más precisos con la integración de HubSpot y Smartsheet 

Mediante la integración de Smartsheet y HubSpot, el equipo de marketing de Colliers puede actualizar todas las listas de contactos y correos electrónicos automáticamente al mismo tiempo, sin tener que mantener los datos de forma individual en cada plataforma. “La sincronización de datos se produjo de forma intuitiva, ya que ambas plataformas interactúan fluidamente a través de los flujos de trabajo de Smartsheet que creamos”, afirma Nolen. “Solo debemos iniciar sesión en ambas soluciones para que se conecten enseguida. Ahora, no tenemos que actualizar los datos de contactos ni listas en los dos lugares”. Como resultado de la integración, Colliers mejoró la precisión de los datos que les brinda a los clientes.

“Antes, cuando teníamos que importar datos nuevos o actualizar información, tenía que pasar horas auditando los datos tanto en Smartsheet como en HubSpot”, cuenta Nolen. “Ahora, las actualizaciones se realizan de inmediato y estoy seguro de que los datos están actualizados y no contienen errores”. 

Colliers también mejoró sus procesos de registro de eventos con la integración entre HubSpot y Smartsheet. Para un evento reciente de agentes inmobiliarios, el equipo de Nolen creó una página de aterrizaje en HubSpot en la cual los asistentes completaban un formulario de registro. Estos datos se actualizaban automáticamente en Smartsheet, lo que permitió tener información de programación precisa en ambas soluciones.

Con datos más precisos, Colliers puede entregar sus informes sobre el mercado con mayor frecuencia a los inversores y agentes inmobiliarios. “Antes, creábamos informes solo una vez por mes porque teníamos que extraer todos los datos de seis fuentes diferentes de forma manual, y esos datos ya estaban desactualizados para ese entonces”, dice Nolen.

“Ahora, gracias a la integración de HubSpot y Smartsheet, podemos crear un informe en solo unos minutos, en lugar de 30 minutos, y podemos publicar el informe de inmediato en los paneles de Smartsheet”.

Recordatorios automatizados para agentes inmobiliarios 

Colliers usa Smartsheet para enviar notificaciones automatizadas a los agentes inmobiliarios a fin de recordarles un poco antes que sus listados de propiedades están a punto de caducar.

“Recordarles automáticamente a las personas sobre sus listados caducados nos convierte en mejores agentes, ya que estamos ayudando a nuestros clientes a asegurarse de que no perderán comisiones”, afirma Nolen. “Esto significa que mantenemos a nuestros clientes felices y sin perder negocios. Consideramos que la creación de paneles en Smartsheet es una práctica recomendada y queremos hacer eso para todos nuestros clientes”.

Colliers también usa sus paneles de marketing de Smartsheet para realizar un seguimiento en las redes sociales, visitas a la página web y visualizaciones de videos, lo que ayuda a la empresa a ser más proactiva sobre las campañas de marketing. “A través del uso de Smartsheet, podemos observar los datos y ver fácilmente si a una determinada campaña de marketing le fue mejor que a otra”, cuenta Nolen. “Con esa información, podemos modificar nuestra estrategia de marketing según sea necesario”. Por ejemplo, cuando Colliers realizó su evento anual sobre tendencias de forma virtual durante la pandemia de 2021, la empresa observó un gran aumento en las impresiones de las redes sociales. “Sobre esta base, realizamos una grabación en vivo del evento y optimizamos la estrategia de nuestra campaña para realizar una versión en línea pública”, cuenta Nolen.

Ahorro de costos gracias a una eficiencia superior

Smartsheet ayuda a Colliers a trabajar con mayor eficiencia, lo que a fin de cuentas ayudará a la empresa a ahorrar dinero debido a que no necesitarán contratar recursos adicionales. “Uno de los factores de venta de Smartsheet Advance fue la prevención de costos”, afirma Nolen. “Dado que no necesitamos contratar un agente adicional en el futuro, predecimos que ahorraremos USD 90 000 por año”. Colliers también tiene pensado expandir su uso de Smartsheet Control Center para la administración avanzada de proyectos. “Con Smartsheet, podemos entregar proyectos con mayor rapidez que antes y con datos más precisos”, confirma Nolen. “Smartsheet nos hace ver como estrellas de rock”.

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.