Box simplifica la gestión de grandes eventos con Smartsheet

La realización de eventos corporativos implica mucho más que reservar lugares e invitar a oradores. Si agregamos 10 000 personas, cuatro países y 39 millones de usuarios a la mezcla, podemos hacernos una idea de lo que Kathleen Castaillic, directora sénior de Eventos globales de Box, tiene que hacer a diario.

Para organizar eventos como Boxworks y Box Dev, Castaillic necesitaba una herramienta que cumpliera varios requisitos. En primer lugar, debía ser móvil, porque los eventos se llevan a cabo fuera de la oficina y los equipos que los organizan trabajan en estos lugares. Además, debía ser escalable; el equipo de Castaillic es reducido pero los presupuestos, los calendarios y los plazos son amplios. Por último, tenía que proporcionar una hoja de ruta clara del proyecto que eliminara algunas de las cargas logísticas del equipo.

La solución a estos problemas y otros más era Smartsheet. Castaillic puede estar al tanto de todo con facilidad, mientras mantiene el café caliente.

Gestionar proyectos complejos

“Cuando empieza a planificar un evento tan complejo, empieza a pensar: ‘¿Cómo encajan todas estas partes?", y esto es muy importante”, afirma Castaillic.

La solución es un repositorio de contenido centralizado. Parece sencillo, pero comprender cómo encajan los oradores y las tónicas de forma cohesionada y convincente es un proceso increíblemente complejo. Castaillic utiliza Smartsheet para visualizar el orden de los oradores y el seguimiento del contenido. Puede utilizar la superposición del calendario para trazar su plan y adjuntar el contenido de cada orador a su partida. También puede utilizar la integración de Smartsheet con Box al crear notas de Box en una carpeta e incorporar el enlace en Smartsheet.

Manténgase siempre actualizado

“Antes de un evento tenía que estar en el centro de la planificación, pero también tenía que estar al tanto de lo que ocurría”, señala Castaillic.

La aplicación móvil de Smartsheet ofrece al equipo de Castaillic una forma eficaz de comprobar rápidamente el estado y elimina la necesidad de celebrar reuniones ad hoc oportunas con las partes interesadas. Esto le permite estar al tanto de todo y tener acceso a la información más actualizada en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Una única fuente de verdad

“Comenzábamos siempre a planificar Boxworks en hojas de cálculo de Excel y luego pasábamos a las listas de tareas pendientes en un documento de Word con dos columnas y fuente de 8 puntos que imprimía todos los lunes. Tener listas de cosas que creo que están archivadas en un lugar que desconozco y a las que otras personas pueden acceder se tornó extremadamente importante para mí”, afirma Castaillic.

Castaillic no tenía una forma de archivar los cientos de elementos de la lista de tareas pendientes que surgieron tras cuatro años de trabajo y cinco eventos de BoxWorks. Smartsheet se convirtió en un lugar para que Castaillic organizara sus listas de verificación de forma muy concisa y archivara estas listas para que otras personas pudieran acceder a ellas en el presente y en el futuro.

“Siempre hay algo que uno se olvida que es tan básico que no puede creer que haya ocurrido”, admite Castaillic. Smartsheet evita esto al capturar los detalles y reunir todas las piezas: contenido, calendarios, oradores, el equipo de marketing y cronogramas de prensa. Los eventos son capas y capas de detalles que tienen que conectarse de alguna manera y Smartsheet lo encaja todo. Esto me ahorra días de planificación en el futuro”.