Alchemy utiliza la moderna PPM de Smartsheet para optimizar las implementaciones de proyectos de Workday y responder con mayor rapidez a los clientes de educación superior

Alchemy se esfuerza por ser el principal socio de soluciones e implementación de los productos de Workday en la comunidad de educación superior, una plataforma de aplicaciones en crecimiento para unificar la administración de estudiantes, la HCM, las finanzas, la nómina, el presupuesto, los subsidios, la planificación y el análisis. Alchemy se asocia con instituciones de educación superior de todos los Estados Unidos y ofrece servicios, herramientas, experiencia y programas de aprendizaje para capitalizar con éxito la inversión del cliente en sus soluciones de Workday.

Alchemy usa la moderna gestión de proyectos y carteras (PPM) de Smartsheet desde hace varios años para realizar un seguimiento y administrar los proyectos de implementación de clientes, así como para proporcionar datos actualizados del proyecto a los ejecutivos a través de paneles en tiempo real.

“Nuestros clientes recurren a nosotros para que brindemos transparencia a todo el proyecto, en todo momento, y Smartsheet nos ayuda a lograrlo”, afirma Jonathan Zaretsky, director de Éxito del Cliente de Alchemy. 

Antes de adoptar la moderna PPM de Smartsheet, Alchemy dependía de una variedad de herramientas de gestión de proyectos y software de hoja de cálculo, y luchaba por proporcionar de manera eficaz informes ejecutivos combinados a nuestro equipo directivo interno en Alchemy. “Nuestra tecnología estaba desactualizada y no tenía la automatización ni la flexibilidad que necesitábamos”, dice Zaretsky. “Se necesitaba mucho trabajo manual para encontrar información actualizada sobre el estado de los proyectos y compartirla entre los equipos”.

Alchemy también carecía de un método sencillo para proporcionar instantáneas de proyectos a los líderes empresariales. “Principalmente usábamos mensajes de correo electrónico y Slack para darles información, pero siempre había una desconexión entre los datos que salían de Workday y nuestra interpretación interna del estado de un proyecto”, dice Zaretsky. “En general, nuestras herramientas no nos permitían brindar servicios a nuestros clientes al nivel que aspirábamos”.

Usar la moderna PPM de Smartsheet para realizar un seguimiento de todos los proyectos y generar paneles ejecutivos 

Después de evaluar y probar varias herramientas de software de gestión de proyectos, Alchemy adoptó la moderna PPM de Smartsheet. “Probamos algunas soluciones, pero Smartsheet se convirtió rápidamente en nuestra primera opción. La utilizamos desde entonces y estamos extremadamente satisfechos”, afirma Zaretsky.

Los gerentes de proyectos de Alchemy utilizan la moderna PPM de Smartsheet para realizar el seguimiento del estado de varios proyectos de implementación a través de las plantillas que se crean en el Smartsheet Control Center. Cada proyecto contiene detalles actualizados sobre los cronogramas, los gerentes y las tareas asignados, y las fechas de entrega. “Las personas que utilizan Smartsheet pueden ver o actualizar rápidamente un proyecto en cualquier momento”, afirma Joseph Lynch, gerente de proyectos de Alchemy. La empresa utiliza la aplicación Calendar de Smartsheet para conectar datos y formularios de Smartsheet a fin de mostrar reuniones u otros eventos.

A medida que Alchemy añadió más usuarios de Smartsheet y comenzó a utilizar las funciones adicionales de Smartsheet, la empresa optó por adoptar la solución Smartsheet Advance Gold. Smartsheet Advance Gold añade integraciones y flujos de trabajo inteligentes, que conectan Smartsheet con todos los sistemas. Alchemy ahora depende de Bridge de Smartsheet para integrar los datos de las hojas de cálculo de Google y del Conector de Salesforce de Smartsheet para incorporar los datos de la solución de gestión de relaciones con los clientes (CRM) de Salesforce de la empresa. Alchemy también utiliza Data Shuttle de Smartsheet para importar automáticamente los datos del proyecto a Smartsheet. 

Bridge de Smartsheet, Data Shuttle y el Conector de Salesforce de Smartsheet permiten que Alchemy reúna datos externos de varias ubicaciones en una única fuente de información en Smartsheet. “Todos nuestros sistemas se comunican entre sí ahora gracias a Bridge y a Data Shuttle”, afirma Lynch.

Alchemy utiliza la automatización del flujo de trabajo en Smartsheet para notificar automáticamente a los gerentes de proyectos sobre fechas de entrega importantes o alertarlos cuando el estado de un proyecto es amarillo o rojo, lo que indica un obstáculo. “Si un proyecto cambia a rojo, nuestros gerentes y ejecutivos pueden verlo tan pronto como cambia el estado, para que podamos tomar medidas”, dice Lynch. Además, Alchemy utiliza la aplicación Pivot de Smartsheet para crear tablas dinámicas que contienen resúmenes de la previsión de recursos, a fin de que los consultores puedan ver un desglose de las horas trabajadas cada mes.

Con los datos de Smartsheet, Alchemy también genera paneles de proyectos para los ejecutivos, en los que se muestran vistas en tiempo real de los proyectos, los recursos, las previsiones de presupuesto y cualquier escalada de proyectos que deba ocurrir.

Mejor visibilidad de los proyectos y más transparencia para los clientes

Con la moderna PPM de Smartsheet, Alchemy tiene una solución estandarizada de gestión de proyectos que brinda a los propietarios una mejor visibilidad de los detalles de los proyectos en un solo lugar. Por ejemplo, los gerentes pueden ver más fácilmente las horas trabajadas de un proyecto sin tener que realizar una investigación manual para encontrar la información.

“Con Smartsheet, un gerente puede ver los flujos de trabajo y los recursos en una semana determinada para la implementación de un cliente en particular, sin tener que leer varias filas en numerosas hojas de cálculo”, dice Lynch. “En lugar de pasar seis horas manipulando un archivo de datos, un gerente puede obtener los datos de utilización de recursos más precisos en tiempo real”.

Debido a que los datos de los proyectos se centralizaron en la moderna PPM de Smartsheet, Alchemy es más transparente en lo que respecta al estado de cada uno de ellos. “Nuestros clientes ven exactamente lo que está sucediendo con un proyecto de implementación. Si vemos rojo, ellos ven lo mismo”, dice Lynch. “Los datos siempre son transparentes, por lo que nuestros clientes, ejecutivos o Workday no experimentan sorpresas”.

75% menos de tiempo dedicado a pronosticar horas facturables

Gracias a la automatización del flujo de trabajo de la moderna PPM de Smartsheet, Alchemy ya no necesita dedicar tiempo a pronosticar manualmente las horas facturables de los proyectos. “Nuestro modelo de negocios, en su totalidad, se basa en las horas que se facturarán a nuestros clientes.  Para ello, pronosticamos el tiempo que dedican los asesores solo a lo que necesitan nuestros clientes y comunicamos al equipo directivo cuándo tenemos ancho de banda disponible.  Esto permite que los recursos se asignen a otras necesidades del cliente, por lo que prever las horas correctamente es muy importante”, dice Lynch. “Anteriormente, teníamos que tomar información de las hojas de cálculo, copiarla y pegarla en Workday dos veces por semana para intentar realizar un seguimiento manual de las actualizaciones. Ahora, gracias a la moderna PPM de Smartsheet y a herramientas como Conector de Salesforce para Smartsheet, Data Shuttle y Bridge, dedicamos menos tiempo a las actividades requeridas de proyectos sin valor agregado y más tiempo a nuestros clientes en lo que es realmente importante para su proyecto”.    

Anticipar obstáculos y responder más rápido a los clientes 

Gracias a los paneles de proyectos de la moderna PPM de Smartsheet, los líderes de negocios y los gerentes de proyectos de Alchemy pueden anticipar mejor los posibles obstáculos para el éxito de un proyecto. “De ninguna manera queremos que un proyecto se vuelva amarillo o rojo sin el conocimiento y la supervisión de los ejecutivos”, dice Zaretsky.

“Los paneles de Smartsheet nos permiten ver los problemas de inmediato y tener una mayor capacidad de respuesta frente a nuestros clientes. Cuando recibimos alertas, nuestros clientes aprecian que se las informemos de inmediato. Eventualmente, seremos capaces de anticipar cuándo un proyecto podría volverse amarillo, lo que nos ayudará a ser en realidad proactivos en lugar de reactivos. Smartsheet es la única herramienta que reúne todo lo que necesitamos y nos impulsa al futuro”.

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.