¿Qué es la colaboración a distancia?
El término colaboración a distancia se refiere a la forma en que una organización trabaja conjuntamente entre lugares dispares. Los enfoques pueden incluir cualquier proceso, herramienta y cultura de trabajo general que una empresa implemente para mantener un sentimiento de conexión y para impulsar los resultados.
Los esfuerzos de colaboración a distancia suelen consistir en instituir procesos que eliminen las limitaciones de trabajar en varios lugares. También se trata de encontrar nuevas formas de desarrollar el espíritu de equipo. A medida que las organizaciones pasan cada vez más a tener una fuerza de trabajo a distancia (y, por lo tanto, necesitan la capacidad de relacionarse con su equipo desde cualquier parte del mundo), el éxito depende del desarrollo de prácticas de comunicación que permitan la productividad y, al mismo tiempo, que los miembros del equipo mantengan un equilibrio entre el trabajo y la vida privada. Para saber más sobre cómo estimular la cultura de la empresa a distancia, lea "Cómo crear una cultura de empresa a distancia sólida que impulse el éxito".
Es posible que su empresa tenga que superar tres tipos principales de "distancia":
- Física: Se refiere a la distancia geográfica o de ubicación, como tener equipos dispersos por todo el país o trabajar desde casa. Para combatir los problemas que plantea la distancia física, se necesitan las herramientas de colaboración adecuadas y unas prácticas de comunicación sólidas.
- Operativa: Este tipo de distancia se produce cuando una organización experimenta una interrupción de la comunicación entre equipos de diferentes niveles de habilidad o tamaños. Para superar la distancia operativa, hay que asegurarse de que los equipos disponen del lenguaje y los recursos necesarios para entenderse.
- De afinidad: Se refiere a cualquier diferencia cultural o de estilo de comunicación dentro de un equipo y sus efectos en la sinergia y la camaradería. Los directivos deberán estar atentos a estas diferencias, que pueden manifestarse de forma más sutil que los otros dos tipos de distancia. Deben instituir normas de comunicación que unan a las personas, en lugar de exacerbar las diferencias.
Ventajas de la colaboración a distancia
Las organizaciones que dan prioridad a una sólida colaboración a distancia obtienen varios beneficios. Tal vez la más importante sea que las prácticas eficaces mejoran la productividad del equipo, lo que hace que los resultados sean más eficientes.
Una colaboración a distancia satisfactoria también puede mejorar la creatividad del equipo, ya que da a los individuos el espacio para pensar de forma innovadora, al tiempo que preserva el sistema de apoyo del equipo. La nueva creatividad ayuda a los equipos a abordar los proyectos de forma novedosa; También puede manifestarse en una lluvia de ideas, en la resolución de problemas y en la creación de nuevas soluciones para problemas antiguos.
Además, el cambio al trabajo a distancia permite a las empresas encontrar talento en lugares a los que antes no podían acceder. La práctica también tiende a dar cabida a estilos de trabajo más diversos, ya que la gente puede resolver problemas de forma más orgánica, completar el trabajo y colaborar con los miembros del equipo fuera del entorno artificial de una oficina. Esto puede facilitar las relaciones y, paradójicamente, mejorar la comunicación porque el trabajo está menos limitado por el espacio y el tiempo.
Contras de la colaboración a distancia
Por supuesto, una plantilla totalmente a distancia tiene sus inconvenientes. Los miembros del equipo pueden sentirse aislados y la comunicación puede resultar extraña debido a la falta de interacción cara a cara. Además, la dependencia de software u otras herramientas de colaboración pone a los equipos en riesgo cuando hay un mal funcionamiento o un problema de conexión. Sin embargo, puede tomar medidas para combatir todos estos desafíos y crear un equipo a distancia productivo.
Cómo colaborar eficazmente cuando su equipo es a distancia
La colaboración eficaz se basa en mantener una comunicación sólida y regular y en incorporar herramientas que permitan superar la distancia geográfica, operativa y de afinidad.
La transición al trabajo a distancia plantea varios desafíos nuevos, y es probable que tenga que experimentar para superarlos. Dicho esto, los cinco consejos siguientes le ayudarán a establecer prácticas sólidas:
- Establezca horario de trabajo: Tenga en cuenta las diferencias de huso horario y fije unas horas en las que todos los miembros del equipo puedan estar conectados simultáneamente al menos una parte del día.
- Comunique con claridad y eficacia: Debe comunicar las expectativas, los plazos, las actualizaciones de los procesos, etc., con la mayor eficacia posible. Tenga cuidado con el exceso de comunicación: no quiere inundar al equipo con un exceso de información. Obtenga más información sobre cómo crear prácticas sólidas de comunicación a distancia.
- Establezca pautas para los diferentes canales de comunicación: Como equipo, decida qué tipos de información deben usar el correo electrónico, el chat, la llamada telefónica, la videoconferencia u otros modos de comunicación. Esto ayudará a agilizar los esfuerzos de colaboración y a ahorrar tiempo.
- Incentive la participación: Las personas son más propensas a contribuir cuando se sienten valoradas. Exprese su gratitud por el esfuerzo de su equipo y utilice el refuerzo positivo para fomentar la creatividad y las nuevas ideas.
- Utilice las herramientas adecuadas: Resista el impulso de adoptar montones de nuevas herramientas de colaboración para compensar los desafíos del trabajo a distancia. En su lugar, investigue y aproveche las pruebas gratuitas para encontrar las herramientas que se integran perfectamente en los procesos existentes. Revise nuestra lista de herramientas de colaboración para equipos a distancia.
Guía para crear una cultura de sólida colaboración a distancia
La siguiente guía describe los pasos que puede dar para estimular las prácticas de colaboración a distancia en cinco áreas clave: contratación, programación, intercambio de contenidos, participación y herramientas.
|
Área de negocio |
Consejos |
|
Contratación |
|
|
Programación |
|
|
Compartir contenidos |
|
|
Participación del equipo |
|
|
Herramientas |
|
Utilice esta guía para fomentar la colaboración con su equipo a distancia. En las versiones descargables, encontrará espacio para agregar notas para cada práctica, de modo que pueda anotar ideas.
Descargar la guía para crear una sólida colaboración a distancia
Mejores prácticas de colaboración a distancia
Una sólida colaboración a distancia depende de una comunicación confiable, procesos repetibles y herramientas que estimulen el trabajo colaborativo creativo. Los directores de equipos a distancia deben predicar con el ejemplo y participar para mejorar las conexiones personales y la productividad, y no como un mandato de arriba hacia abajo.
Bryant Galindo es el fundador de CollabsHQ y un mediador, consultor y capacitador que trabaja con organizaciones a gran escala y empresas emergentes en la resolución de conflictos, la capacitación en línea y el desarrollo del liderazgo. Reitera la importancia de desarrollar procesos que sirvan a su equipo y solo introducir herramientas para agilizar aún más esas prácticas.
"Cree flujos de trabajo que apoyen la colaboración a distancia", afirma. "Eso puede ser tan simple como crear procedimientos operativos estándar para soluciones más integradas que incluyen Zapier y Slack. Facilite el trabajo aprovechando la tecnología para estandarizar los procesos".
Sergey Konoplich es el director de operaciones de Smart IT, un proveedor de servicios de desarrollo de software a gran escala. En un esfuerzo por preservar la autonomía de los miembros del equipo sin sacrificar la productividad, recomienda introducir una herramienta de control del tiempo, para que la gente pueda gestionar su tiempo sin salirse del horario.
"Disponga de una herramienta de este tipo ayuda a introducir la auto organización", afirma Konoplich. "Los empleados se sienten más responsables y son capaces de trabajar de forma productiva, sabiendo que son responsables de sus horas".
Más información sobre cómo gestionar eficazmente equipos a distancia.
Tácticas avanzadas para colaborar a distancia
Una vez que haya implementado con éxito los enfoques y sistemas de colaboración básicos, es hora de optimizar. A continuación se presentan algunas tácticas avanzadas seleccionadas por expertos para que las pruebe:
- Construya un ciclo de reuniones positivo. Un paso más allá de la programación regular de reuniones, considere nuevas formas de agregar valor a las reuniones, ya sea con una estructura diferente, ayudas visuales o herramientas alternativas, o un aspecto social único.
- Utilice el videochat para las reuniones difíciles (delicadas o complicadas), la mensajería instantánea o el chat para la colaboración espontánea, y las llamadas telefónicas cuando necesite una aclaración rápida.
- Limite el uso del correo electrónico: las cadenas largas pueden resultar inmanejables y los miembros del equipo pueden pasar por encima de ellas en lugar de abordar los temas en cuestión.
- Guarde las transcripciones de audio de todas las conversaciones para que queden registradas o para compartirlas con los miembros del equipo que se hayan perdido una reunión o necesiten un repaso. Otter.ai es un servicio gratuito de transcripción de IA que permite transcribir conversaciones grabadas directamente desde el audio de la computadora.
- Piense visualmente. Cuando solo se comunica a través de una pantalla, es probable que la gente necesite ayudas visuales para mantenerse concentrada y en la misma página. Aunque no es necesario que pierdas el tiempo construyendo hermosas e intrincadas cubiertas, unos pocos gráficos o imágenes pueden ser de gran ayuda.
- Anime a los miembros del equipo a trabajar con gente nueva. Asigne el trabajo en equipo a los distintos equipos (según convenga) y presente a los miembros más nuevos del equipo a los que llevan tiempo en él. Aunque no esté en la oficina, quiere crear una buena relación con el equipo.
- Tenga un plan de respaldo. Las herramientas pueden fallar, las conexiones Wi-Fi pueden fallar, las vidas personales pueden ralentizar repentinamente los horarios. Sea compasivo con su equipo y tenga siempre un plan secundario para los imprevistos y desafíos.
En general, los directivos deben tratar de eliminar el estrés. La transición a una fuerza de trabajo a distancia es intrínsecamente desafiante, pero no es necesario hacerla más complicada, o controlada, de lo necesario.
Herramientas para la colaboración a distancia
Las herramientas de colaboración basadas en la nube son una forma útil de mantener a todo el mundo conectado, tanto práctica como culturalmente. No existe una herramienta única para todos; Más bien, busque un software que se adapte a sus necesidades en términos de costo, funcionalidad, número de usuarios admitidos y otros factores.
Tenga en cuenta las siguientes características al seleccionar una herramienta de colaboración a distancia:
- Accesibilidad y seguridad
- Basado en la nube o en las instalaciones
- Costo
- Facilidad de uso/IU
- Intercambio de archivos
- Gestión de proyectos
- Modelo de suscripción o basado en licencias
- Videoconferencias
- Procesamiento de textos, seguimiento de cambios/edición y transcripción
Si el presupuesto no es una gran preocupación, Konoplich, de Smart IT, afirma que la prueba y el error son un buen método para seleccionar una herramienta (muchas ofrecen pruebas gratuitas). "La mayoría de las herramientas son SaaS y es posible cancelar la suscripción en cualquier momento", afirma. "Dadas las circunstancias [de un cambio repentino al trabajo a distancia], la mayoría [de las marcas] se han apresurado a adaptar sus ofertas a los equipos que trabajan a distancia. Solo hay que tener cuidado con las empresas que afirman que se han adaptado, pero que en realidad han hecho poco por adaptar su servicio".
Pero recuerde que ninguna herramienta resuelve por sí sola todos los problemas de colaboración: la forma en que se utilizan las herramientas determina en última instancia el éxito de sus esfuerzos de colaboración. Conozca en profundidad las decenas de herramientas de comunicación disponibles para los equipos a distancia.
Siga siendo eficaz mientras trabaja a distancia con la gestión del trabajo en tiempo real en Smartsheet
Empodere a sus empleados para que vayan más allá gracias a una plataforma flexible, diseñada para satisfacer las necesidades de su equipo y capaz de adaptarse cuando esas necesidades cambien. La plataforma Smartsheet facilita la planificación, la captura, la gestión y la creación de informes sobre el trabajo, desde cualquier lugar, lo que ayuda a su equipo a ser más eficiente y lograr más. Cree informes sobre las métricas claves y obtenga visibilidad en tiempo real acerca del trabajo en curso gracias a informes, paneles y flujos de trabajo automatizados diseñados para ayudar a su equipo a mantenerse conectado e informado. Cuando los equipos tienen claridad sobre el trabajo en curso, pueden lograr mucho más en el mismo tiempo. Pruebe Smartsheet gratis hoy mismo.