¿Qué es una matriz prioritaria?
Una matriz de prioridades, también llamada matriz de priorización, es una herramienta personalizable que se utiliza para identificar tareas o proyectos críticos. Una matriz de prioridad puede ser un diagrama simple que compare la urgencia y la importancia o una cuadrícula compleja que analice muchos criterios.
Una matriz de prioridades es más útil cuando se utiliza para clasificar una lista de posibles proyectos o tareas futuras en orden de importancia. Al establecer tus propios criterios, puedes crear y usar estas matrices para ayudar en un proceso de selección de proyectos que se adapte a las necesidades de tu organización.
Al usar una matriz de prioridades, organiza las tareas o proyectos en cuadrantes que representan las siguientes categorías:
- Importante y urgente
- Importante pero no urgente
- Urgente pero no importante
- No urgente y no importante
Al hacerlo, tu equipo puede ver fácilmente qué tareas deben abordar primero.
¿Por qué es útil una matriz de priorización?
Una matriz de priorización es una herramienta útil que te ayuda a definir varias opciones de proyectos o tareas, para que tú y tus participantes puedan identificar las ideas de mayor prioridad. Las matrices prioritarias también facilitan la toma de decisiones porque son personalizables, fáciles de trabajar y fáciles de leer.
Cuándo usar una matriz de prioridades
Utiliza una matriz de prioridades en cualquier momento que necesites para clasificar a un grupo de proyectos o tareas según la importancia. Una matriz de prioridades te dirá qué tareas son urgentes, cuáles delegar y qué puedes realizar a placer.
¿Qué es una matriz prioritaria en la gestión de proyectos?
Las matrices de prioridades se utilizan principalmente en la gestión de proyectos para facilitar la selección de proyectos potenciales. Además, los gerentes de proyectos pueden usar matrices para ayudar a delegar tareas a su equipo, crear planes de proyectos o asignar sus asignaciones diarias.
Las matrices de prioridades también crean un rastro de papel compartible para las partes interesadas, que pueden no estar directamente involucradas en el proceso de toma de decisiones. El acceso a estos registros ayuda a resolver los desacuerdos evitando agendas ocultas y promoviendo el consenso dentro de un grupo. Cuando permites que las partes interesadas revisen los criterios de selección involucrados en la toma de decisiones, aumentas la visibilidad y la aceptación del proyecto, lo que conduce a equipos más cohesionados y a empresas más exitosas.
Cómo priorizar proyectos con una matriz prioritaria
Puedes tomar cuatro pasos para priorizar proyectos con una matriz de prioridades. Primero, crea una lista de proyectos. A continuación, elige los criterios más importantes a comparar. Luego, anota cada criterio para cada proyecto. Por último, analiza y compara las puntuaciones resultantes.
- Haz una lista de proyectos potenciales: Reúne los comentarios de las partes interesadas para crear una lista de proyectos o tareas que deben priorizarse.
- Elige y pondera tus criterios: “Evita las prioridades de la competencia para asegurarte de cumplir con las tareas esenciales al más alto nivel", sugiere Harriet Chan, cofundadora de CocoFinder. Para garantizar que tu matriz sea fácil de usar y leer, limita tus criterios de priorización a cinco elementos. Pondera tus criterios en función de su importancia relativa según lo juzguen los miembros de tu equipo de selección.
- Asignar puntuaciones a cada criterio: Asigna un valor numérico a cada criterio para cada elemento de la lista. Estos números indican el nivel de importancia de cada criterio; añádelos para asignar a cada proyecto una puntuación.
- Analizar y comparar resultados: Compara las puntuaciones de tus proyectos entre sí para determinar la prioridad. Por lo general, un proyecto con una puntuación más alta indica un proyecto más importante, pero asegúrate de realizar una comprobación a fondo y verificar que nada parezca erróneo. Si los resultados no parecen correctos, vuelve a evaluar tus criterios y sus pesos, vuelve a intentarlo.
Niveles prioritarios para proyectos
En el nivel más básico, puedes dividir los proyectos por importancia alta y baja importancia. A muchos les resulta útil categorizar los proyectos en una importancia muy alta, muy baja y moderada. También puedes encontrar que comparar más proyectos por urgencia presenta un panorama más claro.
- Prioridad alta: Estos proyectos son fundamentales para la organización.
- Hacer: Completa proyectos de alta importancia y alta urgencia lo antes posible.
- Prioridad media: Estos proyectos suelen ser necesarios, pero no son los más importantes en la actualidad.
- Delegado: Delega tareas de baja importancia y alta urgencia para completarlas en un cronograma adecuado.
- Programar: Programa tareas de alta importancia y poca urgencia para finalizar cuando puedas.
- Prioridad baja: Estos proyectos no son muy importantes en este momento.
- Eliminar: Deja de lado los proyectos de baja importancia y baja urgencia. Puedes decidir volver a revisarlos más tarde y evaluar si el estado cambia con el tiempo.
Cómo usar una matriz de prioridades
Las empresas utilizan matrices de prioridades por varias razones, como ayudar a delegar tareas, clasificar los proyectos potenciales por importancia o incluso garantizar la visibilidad del proyecto documentando el proceso de selección.
“Seguimos pasos específicos para utilizar todo el potencial de la matriz de prioridades. Primero, hacemos una lista de elementos que necesitan prioridad actualizando el backlog del producto. A continuación, clasificaremos cada elemento según su impacto en el negocio y usaremos la misma escala para medir cada elemento de la lista según el nivel de esfuerzo requerido. Después de establecer los elementos y pasos a seguir, trazamos estratégicamente nuestras actividades en los cuadrantes adecuados de la matriz y priorizamos, delegamos o desprioritizamos en consecuencia", dice Chan.
Los pasos siguientes describen el método para usar una matriz de prioridades para asignar prioridad del proyecto:
- Elige los proyectos: Las matrices de prioridad son extremadamente útiles para clasificar una lista de proyectos potenciales. Al ponderar cuidadosamente los criterios de selección, puedes asegurarte de que la lista generada por la plantilla refleje el verdadero valor de cada elemento para tu empresa.
- Elige las próximas tareas: Las matrices de prioridades pueden ayudar a organizar el cronograma de un proyecto. Al priorizar las tareas pendientes principales de tu lista, te aseguras de que el cronograma de tu plan de negocios sea lo más lógico posible.
- Priorizar elementos en una lista: Utiliza una matriz de prioridades para organizar los elementos de una lista, como los posibles criterios de selección o una lista de posibles sitios de trabajo. Al ajustar los criterios de selección o la complejidad de la matriz, puedes priorizar fácilmente cualquier grupo de elementos.
- Proporciona un recurso revisable para las partes interesadas: Utiliza y almacena matrices de prioridades para consultarlas más adelante para proporcionar un registro en papel de tu proceso de selección a los interesados. También puedes decidir incluir matrices completadas en los informes enviados a las partes interesadas como parte de tu plan de comunicación.
¿Cómo se crea una matriz de prioridad de proyectos?
Para crear una matriz de prioridad de proyectos, primero debes crear una lista de proyectos potenciales. A continuación, determina los criterios de selección y sus ponderaciones y, luego, introduce las puntuaciones de cada elemento. Por último, compara las puntuaciones para decidir tu próximo proyecto.
Utiliza la matriz que sea la mejor para el trabajo. “Una buena matriz de prioridades debe ser fácil de usar y rápida de implementar, por lo que debería ser lo más simple posible", sugiere Faisal Nasim, director de Exam Papers Plus.
- Determina tus objetivos: Decide lo que quieres lograr utilizando la matriz. ¿Estás eligiendo un proyecto nuevo o la siguiente tarea dentro de un proyecto? ¿Estás clasificando una lista de elementos por urgencia o importancia? Esto te ayudará a determinar el tipo de matriz que debes usar.
- Crea una lista: Consulta con los participantes y compila una lista completa de opciones.
- Determina los criterios y sus pesos: “Los mejores criterios para medir son la entrada frente a la salida. Los aportes pueden ser una medida de la cantidad de tiempo, recursos o esfuerzos necesarios para finalizar una tarea. El resultado es esencialmente lo que un proyecto completado logrará para tu empresa. Medir la entrada en función de la salida de una tarea te dará su posición en la matriz de prioridades", dice Nasim. Una matriz de prioridad simple medirá las opciones de baja a alta importancia y de baja a alta urgencia, pero una matriz más compleja puede ponderar cada criterio de manera diferente.
- Determina la posición de cada opción en la matriz: Utiliza la intersección de cada fila y columna para determinar dónde encaja cada elemento. Los elementos altamente urgentes e importantes estarán en la parte superior derecha del gráfico de prioridades, mientras que los elementos que sean más bajos en urgencia e importancia estarán en la parte inferior izquierda.
- Analiza los resultados: Los elementos del cuadrante superior derecho deben ser los más importantes de la lista. Si algo parece despegar, considera usar una matriz más compleja para estrechar aún más tus opciones.
- Elige tu próximo proyecto o tarea: Mira tus tareas más importantes y delega o compártelas según sea necesario.
Ejemplo de matriz de priorización
Descargar Ejemplo de matriz de priorización
Esta plantilla incluye datos de matriz de ejemplo para la lista de tareas pendientes diarias de un gerente de proyectos. Puedes personalizarlo fácilmente para ayudar en tus propias necesidades de priorización de proyectos o tareas.
Para obtener plantillas descargables más complejas, consulta "Matriz de prioridad gratuita y Plantillas de priorización de proyectos".
Fortalezas del uso de una matriz prioritaria
Las organizaciones eligen matrices prioritarias por su facilidad de uso, potencial de personalización y capacidad para clasificar un gran número de tareas diversas. Hemos compilado una lista de las principales fortalezas del uso de una matriz de prioridades a continuación:
- Capacidad para organizar un gran número de tareas importantes: A muchos equipos les resulta difícil priorizar un gran número de tareas sin usar una herramienta de priorización. Puede ser difícil empezar a ver los elementos de una lista de tareas importantes como "más importantes" y "menos importantes". Las matrices de prioridades se pueden usar para priorizar aún más una lista de tareas importantes para que puedas abordarlas de manera más eficiente.
- Se puede actualizar y cambiar fácilmente: Puedes actualizar fácilmente criterios, ponderaciones y proyectos en una matriz. Esto facilita la visualización de cómo la prioridad de un elemento puede cambiar con el tiempo.
- Personalizable: Las matrices prioritarias pueden ser muy simples o tan complejas como sea necesario. En teoría, puedes comparar un número ilimitado de opciones y criterios con una matriz lo suficientemente grande; sin embargo, la mejor matriz es la que más sencillamente aborda las necesidades del trabajo.
- Facilidad de uso: Incluso las plantillas de matriz de prioridades complejas son fáciles de usar. Simplemente ingresa tu lista, elige tus criterios e ingresa tus puntuaciones; la matriz revelará los resultados.
- Muchos casos de uso diversos:
David Attard, consultor digital y diseñador web de CollectiveRay, utiliza matrices de prioridades para crear cronogramas diarios. “Cada día termina con organizar y escribir mis matrices prioritarias para que esté listo para empezar a trabajar a la mañana siguiente. Comienzo a clasificarla según la respuesta de preguntas, como: '¿Qué tarea es más urgente? ¿Cuáles están orientados a los objetivos y tendrán el mayor impacto?' Y así sucesivamente. De esta manera, no me pierdo lo que es importante al esforzarme mentalmente por priorizarlo". - Ayuda para la gestión de proyectos: “Las matrices de prioridades ayudan a los líderes y gerentes del equipo a elegir de manera rápida y efectiva cómo delegar el trabajo. Ayudan a maximizar el rendimiento de un equipo centrando sus esfuerzos en las tareas más rentables", dice Nasim.
- Elimina el sesgo: Una matriz bien diseñada puede ayudar a eliminar el sesgo personal del proceso de selección. “La matriz de priorización desglosa problemas complejos y puede trabajar de manera objetiva sin bagaje emocional", dice Chan.
- Fácil de entender: Las matrices prioritarias son muy fáciles de entender de un vistazo. Su diseño intuitivo facilita la identificación de qué opciones son más o menos importantes en función de su posición en el gráfico o del número de su puntuación final.
Debilidad de una matriz prioritaria
Las matrices prioritarias tienen algunas debilidades potenciales. Puedes notar sesgo en tus resultados o proyectos muy diferentes con puntuaciones vinculadas. Siempre verifica que los resultados de su matriz tengan sentido intuitivo para los objetivos de tu negocio o proyecto.
- Autoelección posible: El resultado de tu matriz depende por completo de la autoevaluación de los criterios y del peso. Si creas una matriz sin tener la vista puesta en la neutralidad, el sesgo del creador puede hacerse evidente.
- Puntuaciones empatadas: A veces, los proyectos muy diferentes pueden marcar lo mismo, incluso cuando seleccionas y ponderas cuidadosamente tus criterios. En esta situación, lo mejor es crear una nueva matriz con nuevos criterios específicos para las dos opciones vinculadas e intentarlo de nuevo.
- Rigidez: En algunas organizaciones, las matrices de prioridades pueden ser demasiado rígidas. Si todo tu equipo es muy pequeño y unido, puede que no sea necesario dedicar el tiempo a crear matrices para priorizar y asignar tareas.
- Curva de aprendizaje: Los nuevos métodos requieren capacitación. Asegúrate de que los nuevos adoptadores sepan qué tareas entran en el cuadrante al capacitarlas en la misión de tu empresa. También puede ser útil explicar la lógica de tus criterios de priorización para que todos los miembros del equipo se acerquen a ellos de la misma manera.
- Puede resultar en retrasos críticos del proyecto: “El uso de matrices prioritarias a veces puede dar lugar a que las tareas importantes se queden hasta el último minuto. Al dividir varios proyectos en su ROI respectivo, los líderes tienden naturalmente a los más rentables. Bajo una mala gestión, las tareas necesarias pero poco gratificantes pueden tender a olvidarse a medida que avanzan con los proyectos más sencillos pero más vistosos", advierte Nasim. Puedes encontrar plantillas de ROI en este resumen.
Tipos de matrices prioritarias
Las matrices prioritarias pueden ser tan complejas como las necesites. El tipo de matriz y proceso que selecciones dependerá de tu caso de uso, la complejidad de los elementos que estés comparando y tu familiaridad con ellos.
| Matriz de Eisenhower | Úsala si estás priorizando las tareas simples únicamente en función de su importancia y urgencia. |
| Kanban | Úsalo si te preocupa la visibilidad del proyecto y el mapa visual de todo un proyecto. |
| Comparación pareja | Úsala si necesitas clasificar rápidamente numerosas tareas con una importancia similar. |
| Modelo de puntuación | Úsalo si estás priorizando un gran número de tareas o proyectos diversos con numerosos criterios de selección. |
| Seis Sigma | Úsalo si necesitas asegurarte de que las decisiones se tomen de manera lógica, con las mejores prácticas de la organización y con el consenso de todo el grupo. |
Matriz de Eisenhower frente a la matriz de prioridades
Una matriz de Eisenhower es una de las matrices de prioridad más simples. Un cuadrado de dos por dos separa los proyectos en alta importancia, baja importancia, prioridad alta y baja prioridad. Puedes usar una matriz de Eisenhower para clasificar rápidamente las listas, pero carece del matiz de las matrices más complejas.
La matriz de Eisenhower proporciona un proceso definido para priorizar una lista de elementos por urgencia e importancia. Es más adecuado para tareas más pequeñas y funciona menos bien para clasificar proyectos complejos. Con solo dos variables, puede resultar difícil diferenciar la importancia de los elementos más complejos dentro de las cuatro categorías.
Para obtener más información sobre cómo priorizar tareas, lee la guía para priorizar tareas.
Modelo de matriz de prioridad frente a puntuación
Un modelo de puntuación es una matriz de prioridades que asigna una puntuación numérica a varios elementos de la lista utilizando criterios definidos y ponderados por el usuario. Los responsables de la toma de decisiones eligen entre una lista de proyectos utilizando varios criterios financieros, estratégicos y de evaluación de riesgos.
Esta es una de las formas más complejas de matriz de priorización y se utiliza mejor para comparar conceptos complejos, como proyectos enteros, en lugar de tareas dentro de los proyectos.
Matriz de prioridad y kanban
El método Kanban busca garantizar la visibilidad del proyecto visualizando cada paso del plan y proceso del proyecto. Las matrices de prioridades son herramientas esenciales para mejorar el método Kanban porque determinan todo el proceso de priorización de tareas y proyectos.
Kanban hace hincapié en la visualización de las tareas dentro de un proyecto, y las matrices de prioridades pueden ayudar a asignar tareas de alta prioridad a los mejores y más recursos disponibles. A medida que se presenta o finaliza el trabajo adicional, las tareas nuevas se pueden asignar y visualizar en función de la prioridad.
Para obtener más información sobre el proceso Kanban, consulta nuestra guía sobre metodología Kanban.
Matriz prioritaria y Seis Sigma
Six Sigma es un sistema desarrollado para mejorar los procesos de negocios y garantizar que siempre cumplas con las mejores prácticas. Las matrices de prioridades son una herramienta analítica utilizada en Six Sigma para garantizar que las decisiones se tomen de manera lógica y con el consenso del grupo.
En Treasure Chest of Six Sigma Growth Methods, Tools and Best Practices, la autora Lynne Hambleton analiza tres tipos de casos de uso de la matriz prioritaria:
- Criterios analíticos completos: Esta es la matriz más compleja de la caja de herramientas Six Sigma. Elige hasta 10 criterios y pondéralos para generar una puntuación que ayude a priorizar una lista de variables complejas como los proyectos.
- Criterios de consenso: Esta matriz utiliza la entrada de varios miembros del equipo para generar una puntuación numérica promedio para cada variable elegida. Esto puede ayudar a ponderar cada variable, ya que los elementos de mayor puntuación son más importantes para más miembros del grupo.
- Matriz de combinación: Esta matriz funciona de manera similar a una comparaciónpareja, pero también mide el efecto de cada variable en una otra. Dado que la matriz incluye símbolos y flechas para indicar la fuerza del efecto y la dirección, los usuarios experimentados pueden crear un diagrama de causa y efecto, así como priorizar las acciones.
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