Consejos de expertos para llevar a cabo una gestión eficaz de proyectos en el gobierno

Los expertos ofrecen una serie de recomendaciones que pueden ayudar a los líderes y trabajadores a realizar una gestión eficaz de proyectos. Los consejos incluyen exigir la aceptación de los principales líderes de la organización, comprender los riesgos al comienzo del proyecto y emplear una combinación de estrategias.

A continuación, le mostramos algunas recomendaciones y consejos adicionales de expertos:

1. Buscar la aceptación del equipo directivo superior para la estructura y las estrategias: Los líderes de la organización deben comprender los principios de una buena gestión de proyectos y aprobar las estrategias generales para llevarlos a cabo. Sin eso, el apoyo financiero y de otro tipo al trabajo será tentativo y se puede abandonar en cualquier momento. El apoyo de los líderes de la organización también se traducirá en más apoyo de los empleados de toda la organización.
   
   “La aceptación (del proyecto y los procesos) debe comenzar en la parte superior y no en la inferior”, dice Senapathy, del Project Management Training Institute.
   
   “El gobierno debe enfatizar la disciplina de la gestión de proyectos de arriba hacia abajo”, afirma Ramírez, del Institute for Neuro & Behavioral Project Management. “Y tiene que ser un área centrada, tan centrada como la seguridad, la gestión de costos, la producción del producto técnico que se entregará o construirá”.
2. Pensar en todas las partes interesadas que el proyecto puede afectar y escucharlas: Una amplia variedad de personas puede verse afectada por un proyecto, más allá de un organismo e incluso más allá de los usuarios finales. Es importante entender a todos los que podrían verse afectados y cómo podrían reaccionar al trabajo.
   
   “Las partes interesadas representan a cualquier persona o grupo que se vea afectado o se perciba como afectado por el proyecto y sus resultados”, dice Townsend, del Project Management Institute. “Las partes interesadas pueden incidir en todos los aspectos de un proyecto, incluidos sus planes, costos y cronograma. Es importante comprender quiénes son las partes interesadas, cómo interactuar con ellas y cómo equilibrar los posibles conflictos entre ellas”.
3. Diseñar un plan y proporcionar una dirección clara antes de empezar: Si utiliza metodologías Agile para avanzar en un proyecto, es probable que la planificación sea diferente de otros métodos de gestión de proyectos. En cualquier caso, debe establecer objetivos amplios y asegurarse de que su equipo los entienda.
   
   “Empezar demasiado pronto puede significar que las metas no estén claras o que se malentiendan, y que se pasen por alto los requisitos principales”, comenta Townsend. “Una buena planificación inicial con revisiones periódicas del plan durante el ciclo de vida del proyecto puede marcar una gran diferencia en los índices de éxito”.
4. Supervisar bien el progreso: Especialmente en la gestión de proyectos más tradicional, es imperativo que el equipo supervise los puntos de referencia, los plazos y el progreso.
5. Ajustes rápidos basados en la supervisión: Su equipo debe realizar ajustes rápidamente si la supervisión muestra que no se han cumplido los puntos de referencia, los plazos u otras cuestiones. Esto es especialmente cierto en proyectos gubernamentales que podrían involucrar grandes presupuestos.
   
   “Cuanto antes se dé cuenta, mejor podrá prevenir (los problemas) y el agotamiento de millones de dólares”, dice Senapathy.
6. Ser selectivo: No intente llevar a cabo una amplia variedad de proyectos simultáneamente que incidan en muchas operaciones del organismo. Elija proyectos y obtenga la aceptación del liderazgo, que puedan mejorar las operaciones en un área específica. De esa manera no se causa caos en la organización.
7. Visualizar el éxito: Visualice y trace un camino hacia el resultado del proyecto y cómo será ese resultado. Puede hacerlo, en parte, estableciendo el alcance del proyecto.
8. Verificar que el proyecto proporcione lo que necesita el beneficiario previsto: “Lo más importante es que la buena gestión de proyectos garantiza que el resultado satisfaga las necesidades de los beneficiarios previstos”, dice Townsend. “Si un resultado se produce rápidamente con todas las funciones prometidas pero no satisface las necesidades de las personas que lo usarán, el proyecto ha fallado”.
9. Reunir al “mejor equipo”: Elija algunas de las mentes más brillantes de su organización para formar parte del equipo del proyecto, incluso si la descripción del trabajo no sugiere que encajan. Las mentes más brillantes pueden imaginar objetivos más amplios y fomentar la innovación real.
10. Integrar el desarrollo de los empleados y los objetivos de carrera con la gestión de proyectos: Los empleados responderán con mayor intención al trabajo del proyecto cuando las descripciones y recompensas del trabajo estén influenciadas por su trabajo de gestión de proyectos.
    
    “Las personas tienen que estar motivadas para asumir una mayor responsabilidad” del éxito del proyecto, afirma Senapathy.
11. Pensar en la economía conductual y la ciencia del comportamiento humano: El progreso en cualquier trabajo humano debe tener en cuenta la forma en que las personas toman decisiones, dice Ramírez, del Institute for Neuro & Behavioral Project Management. 
    
    “No nos centramos lo suficiente en la parte del comportamiento”, afirma. “El progreso en el gobierno, en el sector privado o en cualquier organización va a ser más lento cuando no se incorporan los factores humanos que corresponden”. Eso significa que las organizaciones deben pensar en por qué las personas toman las decisiones que toman, incluidos los incentivos financieros, la seguridad laboral y el acuerdo con los superiores.
12. Conocer los riesgos del proyecto: Al principio de cada proyecto, los líderes del proyecto y los miembros del equipo deben evaluar los riesgos y desafíos inherentes. A partir de ahí, realice ajustes o tome otras medidas para hacerles frente.
    
    “La gestión de riesgos tiene en cuenta los factores que pueden incidir negativa o positivamente en un proyecto y en sus resultados”, afirma Townsend. “Algunos riesgos pueden descarrilar los proyectos, mientras que otros pueden permitir a los equipos acelerar o aumentar la entrega de valor. Una buena gestión de riesgos mantiene esas amenazas y oportunidades visibles a lo largo del proyecto para que el equipo pueda mitigar los riesgos y aprovechar las oportunidades”.
    
    Sin embargo, Ramírez dice que algunos análisis de riesgos no tienen la profundidad suficiente para reconocer los factores humanos. Esto incluye un desincentivo para reconocer los riesgos en algunas áreas, como la forma en que un riesgo puede afectar sus trabajos, o las opiniones y perspectivas de sus superiores en el organismo. 
    
    “Hay muchos incentivos para evitar considerar riesgos adicionales”, dice Ramírez. Esos desincentivos deben ser tratados y considerados por los líderes del proyecto, afirma.
13. Comenzar con lo pequeño y escalar: Si su organismo recién está empezando a implementar una gestión de proyectos formal, comience con un proyecto más pequeño. Probar el proceso en un proyecto más pequeño o a más corto plazo permitirá a los miembros del equipo comprender y modificar los procesos antes de pasar a un proyecto más grande.
14. Ser ágil y estar dispuesto a emplear una combinación de estrategias: “Un proyecto real debe ser ágil”, dice Senapathy. Eso podría significar que los líderes de proyectos utilizan un marco de gestión de proyectos tradicional, como el método de cascada, para una parte del proyecto y luego usan un marco Scrum basado en Agile para otra parte. “Hay que procurar que los procesos sean flexibles”, afirma. (Para obtener más información sobre las diferentes metodologías de gestión de proyectos, visite “ ¿Cuál es la diferencia? Agile vs. Scrum vs. el método de cascada vs. Kanban”).
    
    En general, dado que los proyectos nunca caen en una misma teoría de un marco, está muy bien mezclar y combinar metodologías tradicionales y ágiles para obtener el máximo rendimiento del presupuesto y el cronograma disponible”, afirma Senapathy.