¿Qué es un flujo de trabajo de contenidos?
Un flujo de trabajo de contenidos es una sucesión de pasos para planificar, desarrollar y administrar su equipo y todo el contenido que crea. Mediante la creación de un patrón y un proceso para su equipo, a través de un sólido flujo de trabajo de contenidos, ayuda a sus creativos y especialistas en marketing a tomar el control. A continuación, le mostremos un diagrama de flujo simple de marketing de contenidos que refleja el flujo de trabajo básico para redactar un artículo.
La gestión de contenidos es diferente, pero forma parte esencial del marketing de contenidos. El marketing de contenidos adopta un enfoque estratégico para crear y distribuir contenidos relevantes (páginas web, informes técnicos, publicaciones de blogs) para su audiencia. La gestión de contenidos es la forma en que organiza, publica, almacena y revisa cada activo. Piénselo así: la gestión de contenidos es la forma de estructurar su contenido; el marketing de contenidos evalúa el rendimiento de ese contenido.
Lea “Conceptos básicos de la gestión de contenidos.— Descubra los mejores enfoques y técnicas”, una guía completa sobre los sistemas de gestión de contenidos y los pasos clave para crear una estrategia de gestión de contenidos. Lea “Plantillas de estrategia de contenidos gratuitas y cómo usarlas para crear un plan exitoso”, donde también se incluyen plantillas que le servirán de guía, para desarrollar su estrategia de marketing de contenidos.
¿Por qué debe definir su flujo de trabajo de contenidos?
Cada equipo de marketing de contenidos utiliza flujos de trabajo, pero no todos los equipos se han tomado el tiempo de identificar claramente la lista de tareas o actualizarla. Un flujo de trabajo de contenidos definido les dice a todos los miembros del proyecto cuál es el proceso, cuándo es el turno de cada uno, qué deben hacer para satisfacer las necesidades del proyecto y cuándo tienen que hacer las entregas correspondientes. Un flujo de trabajo de contenidos puede mejorar su trabajo y su vida laboral de las siguientes maneras:
- Organiza a su equipo.
- Elimina los silos y optimiza la colaboración.
- Aumenta la productividad, la eficiencia y la cantidad.
- Mejora los resultados consiguiendo la mejor calidad.
- Reduce el estrés.
- Ahorra tiempo, ya que impide las duplicaciones y revisiones interminables.
- Estima el tiempo del equipo y el de cada uno de sus miembros.
- Mantiene los proyectos encaminados y dentro del cronograma, lo que lo ayuda a cumplir con los plazos.
- Ayuda a los gerentes a identificar los cuellos de botella.
Todo comienza con su proceso. “Es sumamente útil crear plantillas o procesos estándar, y tan solo duplicarlos para no tener que reinventar la rueda en todo momento”, afirma Kayla Pendleton, propietaria y fundadora de Make Her Mark, un espacio de cotrabajo y una comunidad para mujeres emprendedoras.
Los flujos de trabajo de contenidos ayudan a los editores y a cualquier persona responsable de planificar y administrar contenidos, como los gestores de comunidades virtuales. También ayudan a las personas que producen y revisan contenidos, incluidos escritores, diseñadores y correctores. Para obtener una guía completa sobre el papel de los flujos de trabajo en la gestión de proyectos, lea “Ahorre tiempo tomándose el tiempo: creación de flujos de trabajo”.
Cómo desarrollar un flujo de trabajo de marketing de contenidos
Es posible que los flujos de trabajo de marketing de contenidos no atraigan a su equipo de la misma manera que la ocurrencia de ideas de contenidos creativos, pero el marketing de contenidos no puede tener éxito sin un flujo de trabajo sólido. Para definir cualquier flujo de trabajo de marketing, identifique todas las tareas y cuánto tiempo lleva cada una. A continuación, enumere todas las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo. El último paso es poner a las personas y las tareas en un orden lógico. El objetivo es desarrollar un proceso sostenible para crear, publicar y distribuir contenidos nuevos.
“Se empieza siempre dividiendo todo en proyectos, listas de verificación y tareas relacionadas”, dice Pendleton. “Lo importante es no usar algo que termine siendo una lista interminable de tareas pendientes, porque ese es el camino asegurado hacia el agobio”. Uno de los mayores errores que puede cometer, advierte, es escribir lo que debe hacer sin pensar en el panorama general y el resultado que desea.
“A veces, literalmente, he empezado simplemente dibujándolo en un papel o pensando en mis proyectos como si los tuviera en un cajón del archivador. Si está haciendo listas de tareas pendientes, es como abrir ese cajón para encontrarse con un montón de papeles desordenados, lo cual va a hacer que se sienta totalmente abrumado”, explica. "Si, en cambio, lo tiene todo organizado por proyecto, fecha, tema o cliente, es como si tuviera una carpeta con pestañas, notas, índices, etc.”.
Para ver paso a paso los flujos de trabajo de marketing, lea “Guía completa de los flujos de trabajo de marketing”.
Elija su enfoque para el flujo de trabajo
Una vez que haya reunido todas sus tareas, cronogramas y miembros del equipo, es hora de organizar el flujo de trabajo de una manera que funcione para su organización. Estas son los tres enfoques posibles:
- Basado en el estado: organice su flujo de trabajo en función del estado del contenido.
- Basado en tareas: organice su flujo de trabajo en función de la tarea necesaria para el contenido.
- Por carriles: organice las tareas según los diferentes roles y a lo largo del tiempo.
Flujo de trabajo basado en el estado
En este enfoque, a cada contenido se le asigna un estado, que indica dónde está el contenido y dónde va a continuación en el proceso. Los editores y gerentes de proyectos participan en gran medida en los pasos individuales del flujo de trabajo.
Se enfrentará a algunos desafíos si no diseña el flujo de trabajo cuidadosamente, ya que puede resultarle difícil obtener una imagen completa del estado general del proyecto. Los miembros del equipo que no usan el sistema pueden confundirse porque no están familiarizados con el sistema. Evítelo consiguiendo que el equipo lo acepte desde el principio. A continuación, le mostramos algunas prácticas recomendadas para usar un flujo de trabajo basado en el estado:
- Defina claramente cada estado para todos los miembros del equipo.
- Recordar lo que significa cada término debe ser algo fácil para los miembros del equipo.
- Capacite a los miembros del equipo para que actualicen el flujo de trabajo en cada etapa con el estado correcto para evitar una supervisión excesiva del gerente.
- Cree un sistema flexible que pueda manejar las excepciones al flujo de trabajo.
Flujo de trabajo basado en tareas
Es posible que tenga más sentido definir su flujo de trabajo por función en lugar de por estado u orden cronológico. Un flujo de trabajo basado en tareas funciona como una lista de tareas pendientes. Los miembros del equipo se asignan tareas entre sí a medida que el contenido se mueve por el flujo de trabajo y los editores saben quién está trabajando en cada tarea, pero pueden dedicar menos tiempo a microgestionar el estado de cada tarea en el proyecto.
Un desafío con este enfoque es que un miembro del equipo puede saber que se le asignó una tarea, pero puede que no tenga acceso a toda la información que necesita para hacer el trabajo. Los flujos de trabajo basados en tareas también pueden no establecer los objetivos estratégicos del contenido, lo que hace que los escritores y diseñadores terminen creando contenido que cumple con la fecha límite, pero que requiere una revisión que exige mucho tiempo para cumplir con los objetivos de la campaña. A continuación, le mostramos algunas prácticas recomendadas para usar un flujo de trabajo basado en tareas:
- Escriba la tarea en un lenguaje claro.
- Asegúrese de que los miembros del equipo sepan lo que se espera de ellos y facilite los detalles de la tarea y una fecha límite.
- Ofrezca una visión clara para que el equipo pueda ver el progreso de varias tareas, incluidas las tareas pendientes.
- Cree desencadenadores que alerten a los miembros del equipo cuando se les haya delegado una tarea.
- Cree un sistema flexible que pueda gestionar los cambios.
Enfoque de carriles
Los carriles permiten organizar proyectos que incluyen diferentes departamentos o roles. Por lo general, los diagramas muestran las funciones en las columnas verticales y las tareas en las filas horizontales. Esto sirve para ver qué hacen los miembros del equipo y así evitar duplicar las tareas y poder identificar rápidamente los cuellos de botella. También puede ver la capacidad de un equipo para gestionar tareas adicionales.
Mejores prácticas y consejos de expertos
Los flujos de trabajo de marketing de contenidos más eficaces combinan flujos de trabajo basados en el estado con listas de verificación basadas en tareas. A medida que empiece a definir sus flujos de trabajo, procure incluir cada paso del proceso de marketing de contenidos. Esta lista de verificación puede ayudarlo a asegurarse de no haber pasado nada por alto.
Descargue la lista de verificación del flujo de trabajo de marketing de contenidos
Con todos los detalles de sus flujos de trabajo de marketing de contenidos, ahora puede seguir estos consejos y prácticas recomendadas:
- Configure un proceso de extremo a extremo: Shakun Bansal, director de marketing de Mercer | Mettl, utiliza estos pasos. En primer lugar, defina el objetivo o el propósito del contenido, como la conciencia de la marca o el liderazgo de pensamiento. Obtenga datos internos sobre su audiencia para respaldar su contenido. “La información respaldada por números funcionaría mejor que el contenido sin ella”, afirma. A continuación, defina la estructura, los sistemas y los procesos del flujo de trabajo, y cree su calendario de contenidos, el cual debe tener los plazos establecidos. La comunicación entre los departamentos es fundamental. “Convoque a reuniones de colaboración entre gerentes de marketing y productos y diseñadores, y defina métricas para evaluar el éxito o el fracaso”, explica. Estos datos son fundamentales para guiar los esfuerzos futuros.
- Sea visual: los gráficos de Gantt, las tarjetas Kanban o los diagramas de Modelo y Notación de Procesos de Negocio (BPMN) le permiten al equipo visualizar el flujo de trabajo y su progreso.
- Sea flexible: ningún flujo de trabajo debe estar tallado en piedra. Con cada proyecto, esté dispuesto a adaptar su flujo de trabajo a las nuevas circunstancias. Asegúrese de que las herramientas que utiliza para dar seguimiento a su flujo de trabajo puedan gestionar los cambios durante el proceso de marketing de contenidos.
- Utilice las herramientas de flujo de trabajo adecuadas: Allison Hott, especialista en marketing de contenidos de Nameboy, destaca la importancia de este paso. “Las herramientas de flujo de trabajo de marketing le servirán para crear flujos de trabajo de marketing detallados y le permitirán ver todas las tareas y el progreso de los miembros de su equipo en tiempo real. También hay herramientas de flujo de trabajo de marketing para áreas específicas de marketing, como Hootsuite para flujos de trabajo de marketing en redes sociales”.
Cómo encontrar su mejor cronograma de trabajo
Un flujo de trabajo no se limita a detallar el orden y el tiempo de cada tarea, sino que también incluye las entregas entre los miembros del equipo y la carga de trabajo de cada persona. La secuencia de pasos debe tener en cuenta los otros proyectos que las personas tienen entre manos. A continuación, le mostramos algunas tácticas que lo ayudarán a crear su cronograma de flujo de trabajo:
- Sea realista en cuanto al tiempo de cada tarea: por ejemplo, un escritor puede decir que se tarda cuatro horas en escribir el contenido. Usted tiene que saber si se trata de un bloque de cuatro horas o de cuatro horas a lo largo de varios días, o si otros proyectos impiden que esto se inicie. Tenga una buena fórmula para estimar la cantidad de tiempo para cada tarea del flujo de trabajo.
- Comience con su fecha límite y trabaje hacia atrás: si carga el cronograma con un mucho tiempo de investigación y redacción, es posible que no tenga tiempo para revisiones y más revisiones. O no cumplirá con los plazos porque tiene que dedicar tiempo a la edición, o bien publicará trabajos de mala calidad. Debe conocer tanto la fecha de publicación como cuánto tiempo tarda cada tarea. Si comienza su cronograma con la fecha límite, puede ajustar el tiempo de cada tarea en orden inverso y cumplir de todos modos con la fecha límite. Esto también lo ayuda a dejar espacio al final del proyecto para las revisiones finales, en lugar de publicar contenido que no está listo.
- Sepa cuándo se finalizan las tareas: su flujo de trabajo debe dejar en claro que una tarea se ha completado y está lista para el siguiente paso del proceso. Piense en cómo enviará esas alertas para que todos conozcan su carga de trabajo y la fecha límite.
- Mantenga a todos al tanto: comuníquese con todos los departamentos involucrados en su flujo de trabajo, ya que usted debe saber qué capacidad tienen para gestionar los proyectos entrantes. Y debe proyectar todas las dependencias entre los departamentos para que todo el equipo pueda ver los plazos interrelacionados.
¿Cuáles son los pasos de la gestión de proyectos de marketing de contenidos?
El marketing de contenidos produce todo tipo de contenido. Pero el mayor desafío no es generar el contenido, sino es establecer flujos de trabajo para gestionar a las personas y los plazos que crean las entregas. Puede confiar en un enfoque tradicional de gestión de proyectos que se adapte al marketing de contenidos:
- Paso uno: pensar en una idea
- Paso dos: planificar y asignar
- Paso tres: crear
- Paso cuatro: revisar y aprobar
- Paso cinco: publicar y promover
- Paso seis: medir y archivar
Utilice esta plantilla de flujo de trabajo de marketing de contenidos para gestionar su propio marketing de contenidos. Incluye los pasos del proceso, con espacio para que defina las tareas específicas de su flujo de trabajo, cuánto tiempo tomará cada tarea, quién es el responsable de cada tarea (por rol o nombre) y quién revisará y aprobará cada tarea.
Descargue la plantilla del flujo de trabajo de marketing de contenidos
Por qué debería documentar su flujo de trabajo de marketing de contenidos
No puede saber si su flujo de trabajo lo ayuda a producir contenido si no está documentado. Empiece por crear flujos de trabajo para cada formato de contenido y compartirlos con todos los miembros del equipo. Luego, realice un seguimiento de cada paso para que todos puedan ver el trabajo que realiza y así obtendrá transparencia y responsabilidad en el equipo, la organización y los clientes. También obtendrá estos beneficios si documenta el flujo de trabajo:
- Estandarice su flujo de trabajo: todos trabajarán en el mismo orden, con las mismas pautas, en todo momento.
- Mejore su proceso: vea si cumple con los plazos o no, e identifique los obstáculos. Podrá ver qué aspectos hace falta revisar para optimizar su proceso.
- Cree una base de conocimientos: ningún miembro del equipo es el único guardián del conocimiento ni es la persona de la que depende para saber cómo funcionan las cosas. Ahora tiene un proceso estándar que ya no es vulnerable si un miembro del equipo se va.
- Facilite la incorporación: si su incorporación se basa en que una persona le cuente a otra cómo funcionan las cosas, crea una variación en lo que hace. Los flujos de trabajo estándar garantizan que los nuevos miembros del equipo obtengan toda la información que necesitan para cumplir con los plazos y los estándares.
Automatice su proceso de creación de marketing de contenidos
A medida que defina y documente su proceso de creación de marketing de contenidos, descubrirá tareas mundanas y repetitivas que consumen el valioso tiempo del equipo. Si automatiza esas tareas, elimina el caos de la creación de contenidos, simplifica su proceso, reduce los errores y agiliza las entregas.
Brian Koenig, especialista sénior en marketing digital en Smile Marketing, advierte sobre el uso de software difícil de usar. “Esto podría llevar a los miembros del equipo a volver al correo electrónico y otras formas tradicionales de comunicación. A su vez, los componentes clave de un proyecto podrían perderse en la baraja de otros proyectos y tareas”.
Los flujos de trabajo automatizados para la creación de marketing de contenidos le brindan flexibilidad sin caos. Por ejemplo, considere la posibilidad de usar una plantilla para sus solicitudes de marketing de contenidos. El formulario permitirá que la persona que realiza la solicitud elija entre temas, tópicos y tipos de contenido estándar. La persona que revisa el formulario puede agregar investigaciones relevantes de palabras clave para que el escritor tenga un punto de partida. El gerente puede agregar fechas clave para el calendario de contenidos y el equipo digital que publica el contenido sabe lo que está en camino.
Lea “Cómo la automatización del flujo de trabajo puede hacer que su organización sea más eficiente” para conocer más formas de usar la automatización.
Herramientas de gestión de marketing de contenidos para simplificar su flujo de trabajo
Una gama de herramientas y software pueden ayudarlo a producir contenido de alta calidad que se adapte a su flujo de trabajo y cumpla con sus fechas límite.
- Gestión de contenidos: un sistema de gestión de contenidos (CMS) facilita la redacción, edición y publicación de contenidos. También puede considerar herramientas especializadas, como los sistemas de gestión de activos digitales (DAM). Las opciones incluyen WordPress, Squarespace y Wix.
- Paneles: los paneles de marketing de contenidos le ofrecen un resumen de cómo están funcionando sus campañas. Recopilan indicadores clave de rendimiento (KPI) y otros datos de una variedad de fuentes, y los muestran en una ubicación central, utilizando imágenes y texto. A continuación, le mostramos algunas herramientas de panel que hay que tener en cuenta: Cyfe, GoodData, Qlik, Sisense, ClearStory Data, Databox y Segment. Obtenga más información sobre cómo definir los KPI y crear paneles en esta guía.
- Calendarios editoriales: los calendarios mantienen a todos al tanto del calendario de publicación. Muchos sistemas de gestión de contenidos y proyectos, como WordPress, DivvyHQ y Kapost, tienen una función de calendario. Smartsheet tiene una colección de calendarios editoriales, incluido un calendario de marketing de contenidos.
- Gestión de proyectos y flujos de trabajo: se necesita mucha organización para coordinar las tareas y los plazos. El software lo ayuda a optimizar y digitalizar sus procesos, así como a colaborar y coordinar todo.
- Redes sociales: las sólidas herramientas para redes sociales lo ayudan a planificar, optimizar y compartir más contenido entre canales. Puede centrarse en la creación de contenido y dejar que las herramientas se encarguen de los aspectos técnicos.
Stuart Leung, vicepresidente de marketing de Breazy, afirma lo siguiente: “Hootsuite es una excelente herramienta para aquellos que quieren aumentar su ‘engagement’ en las redes sociales. Puede ser administrada por varios miembros de su equipo y le permite delegar tareas a cada uno. También puede administrar varias plataformas de redes sociales a la vez y programar publicaciones con anticipación. Cuando idea estrategias nuevas, puede ver sus análisis y utilizar las funciones de informes si quiere un documento profesional sobre el progreso de sus redes sociales”. Tenga en cuenta a Yoast y Ahrefs para escribir contenido centrado en SEO y las investigaciones de palabras clave. Buffer lo ayuda a programar publicaciones en todas las plataformas. Además de una plataforma de software en línea, Mailchimp se integra con tiendas de comercio electrónico y complementos.
- Edición y revisión: Rahul Khosla, director de Point & Quack Web Design, dice que todo comienza con la redacción. “Una parte clave de nuestro éxito es contar con redactores para sectores separados. En los últimos años, hemos formado meticulosamente un gran conjunto de escritores que sabemos que son creíbles para escribir, dentro de los respectivos sectores. Hemos notado que eso realmente ayuda mucho, no solo para que nuestros clientes lo noten, sino también para que vean sus clasificaciones de Google, ya que la información es relevante”.
Otro consejo para encontrar escritores: “Si lee un artículo en línea y le encanta la forma en que está redactado, contáctese con ese autor por Twitter o LinkedIn. Además, ese escritor ya está consagrado, lo que puede ser de gran ayuda”. Si bien nada puede reemplazar otro par de ojos en su contenido, algunas herramientas pueden ayudar con parte del trabajo. Khosla recomienda Grammarly, una herramienta automatizada para comprobar y corregir la mayoría de los problemas gramaticales, y Copyscape para detectar plagio. Hemingway puntúa su redacción, para que sepa qué nivel alcanzará su artículo. Los escritores pueden cargar su contenido en Boom Essays, donde otro escritor puede editarlo. - Imágenes: su contenido compite con millones de imágenes y videos todos los días. Necesita una estrategia inteligente y flexible para llegar a su audiencia, además de herramientas que lo ayuden a ejecutar esa estrategia rápidamente. Utilice Visio de Microsoft, parte del conjunto de aplicaciones de Office, para diagramas y gráficos vectoriales. Canva y Skitch son herramientas fáciles de usar para crear diseños para contenido web e imágenes de redes sociales. Animoto utiliza una herramienta de arrastrar y soltar para ayudarlo a hacer videos de aspecto profesional de manera rápida y sencilla.
- Sistemas y software para “influencers”: el marketing de “influencers”, a veces llamado marketing de recomendación, utiliza personas con una gran audiencia de seguidores para promover productos y contenidos. Famosos, gurús de las redes sociales, “youtubers” y otros han tomado el lugar del marketing tradicional boca en boca en la era digital. Algunas plataformas y software que entregan contenido a una variedad de fuentes son GaggleAMP, dlvr.it y Triberr.
Mejore los flujos de trabajo de contenidos con Smartsheet para marketing
Los mejores equipos de marketing saben lo importante que es tener una administración efectiva de las campañas, operaciones creativas consistentes y una logística de los eventos confiable. Smartsheet lo ayuda a ser exitoso en los tres frentes, para que sea más eficiente y que logre más. La plataforma Smartsheet facilita la planificación, la captura, la gestión y la creación de informes sobre el trabajo, desde cualquier lugar, lo que ayuda a su equipo a ser más eficiente y lograr más. Cree informes sobre las métricas clave y obtenga visibilidad en tiempo real acerca de trabajo gracias a informes, paneles y flujos de trabajo automatizados diseñados para ayudar a su equipo a mantenerse conectado e informado. Cuando los equipos tienen claridad sobre el trabajo en curso, pueden lograr mucho más en menos tiempo. Pruebe Smartsheet gratis hoy mismo.