¿Qué es un análisis post mortem?
Un análisis post mortem es un proceso que ayuda a mejorar los proyectos identificando lo que funcionó y lo que no, y cambiando los procesos organizativos para incorporar las lecciones aprendidas. El Libro de conocimientos sobre gestión de proyectos (PMBOK, por sus siglas en inglés) se refiere a esta actividad como "lecciones aprendidas.”
Por lo general, las reuniones de análisis post mortem se llevan a cabo al final de un proyecto. Sin embargo, durante los proyectos más largos, es posible realizar reuniones de análisis post mortem con regularidad (como mensual, trimestral o anualmente) para dar lugar a posibles correcciones del curso y asegurarse de que no se pasarán por alto los incidentes.
Los análisis post mortems son algo más que una simple búsqueda de hechos. De hecho, las funciones más importantes de un análisis post mortem son impulsar las mejoras del proceso y promover las prácticas recomendadas para repetir el éxito.
Esta reunión es una parte integral del proceso de gestión de proyectos, pero los equipos a veces la omiten debido a limitaciones de tiempo y recursos, o a la creencia de que no contribuye a los resultados. Grant Aldrich, fundador de OnlineDegree.com, explica: "El significado del análisis post mortem es tal vez el aspecto más importante de la gestión de proyectos y de mejora de los procesos. Sin embargo, suele ser el más ignorado. Brinda un período sumamente importante para reflexionar sobre cómo se hicieron las cosas y para hacer mejoras. Lamentablemente, creo que rara vez se utiliza en la mayoría de las organizaciones. Todo lo que hacen una vez concluido el proyecto es apresurarse a pasar al siguiente porque eso se traduce en ingresos.”
Aborde el análisis post mortem como un foro abierto en el que cualquier persona involucrada en el proyecto puede plantear problemas y éxitos para debatir. Examine todos los aspectos del ciclo de vida del proyecto durante el análisis post mortem, desde la planificación hasta el cierre, para encontrar áreas a mejorar y procesos a repetir en futuros proyectos. Además del líder del proyecto y del equipo del proyecto, las partes interesadas y los clientes del proyecto también deben participar en el debate, lo que ayudará a reforzar el trabajo en equipo al hacer que las personas sigan trabajando juntas hacia un objetivo común, independientemente de su función individual.
¿Qué es un análisis post mortem en un negocio?
En los negocios, el análisis post mortem es parte de la gestión de riesgos y ayuda a impulsar la mejora continua mediante la adopción de las prácticas recomendadas. El análisis post mortem realizado al final de un proyecto determina qué salió bien y qué salió mal para poder usar esas lecciones en el futuro.
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Nombres alternativos para las reuniones de análisis post mortem
Muchas organizaciones usan un nombre diferente para hacer referencia a la función de una reunión de análisis post mortem. A continuación le mostramos algunas posibles alternativas:
- Informe (Debrief): El término inglés tiene su origen en las fuerzas armadas, donde lo utilizan para revisiones posteriores a la misión.
- Retrospectiva (Retrospective): La gestión ágil de proyectos utiliza este término para las reuniones que se producen en cada etapa de la realización del proyecto.
- Conclusión (Wrap-up) del proyecto: Este es un nombre que usan muchos gestores de proyectos.
- Lecciones aprendidas: El Project Management Institute (PMI) utiliza esta terminología.
- Revisión después de la acción: Este término generalmente se aplica a las revisiones de TI/DevOps.
- Revisión crítica de incidentes: Los equipos de TI/DevOps también suelen usar este término para sus revisiones.
Análisis post mortem del proyecto en comparación con el análisis post mortem de los incidentes
El análisis post mortem también es una parte clave de la gestión de riesgos. Una empresa puede reducir o mitigar el riesgo en proyectos futuros analizando lo que salió mal en proyectos anteriores y realizando cambios en los procesos y procedimientos.
Hay dos situaciones principales en las que se producen reuniones de análisis post mortem. La primera (como se mencionó anteriormente) está relacionada con el proyecto. La segunda es analizar los incidentes de DevOps/TI, como una falla del servidor o la caída de un sitio web. Si bien el objetivo principal de ambos tipos de análisis post mortem es encontrar causas profundas, hay algunas diferencias.
| Análisis post mortem del proyecto | Análisis post mortem de los incidentes | |
|---|---|---|
| Elección del momento | Se programa al final del proyecto o a intervalos regulares durante el proyecto | Ad-hoc, después de que se haya resuelto un incidente |
| ¿Quién está involucrado? | El equipo del proyecto y las partes interesadas de la gestión | Cualquier persona que causó, se vio afectada o respondió al incidente |
| Resultados | Mejoras en los procesos y procedimientos para que los futuros proyectos funcionen sin problemas | Mejoras en los procesos, procedimientos y la seguridad para evitar que el problema vuelva a ocurrir |
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Los gestores de proyectos suelen organizar los análisis post mortems. Las reuniones son útiles en muchas situaciones y beneficiosas para muchos grupos, incluidos los equipos de marketing, las agencias, la gestión de la información y la gestión de incidencias de la empresa.
La elección del momento es importante para programar análisis post mortem. Lo que las personas recuerdan puede ser de corto plazo, por lo que es importante programar reuniones tan pronto como el proyecto esté finalizado o se haya resuelto el incidente.
En una pequeña encuesta de gestores de proyectos, el 100 % de los encuestados dijo que había dirigido reuniones de análisis post mortem después de sus proyectos:
- El 40 % siempre tiene reuniones de análisis post mortem
- El 20 % tiene reuniones de análisis post mortem la mayor parte del tiempo
- El 40 % tiene reuniones de análisis post mortem algunas veces
La retrospectiva ágil en comparación con el análisis post mortem del proyecto
En la gestiónágil de proyectos, el término retrospectiva se usa para hacer referencia a una actividad similar, que se produce después de cada iteración de desarrollo de software. A continuación, le mostramos cómo se diferencian ambos:
| El análisis post mortem del proyecto | La retrospectiva ágil | |
|---|---|---|
| Elección del momento | Se programa al final del proyecto o a intervalos regulares durante el proyecto | Una vez por iteración |
| ¿Quién está involucrado? | El equipo del proyecto y los participantes de la gestión | El equipo del proyecto |
| Eje central | Éxitos y fracasos que se produjeron durante el proyecto | Experiencia durante la iteración anterior |
| Resultados | Propuesta de cambios en los procesos para mejorar los resultados de futuros proyectos | Acciones a realizar para la mejora incremental en la siguiente iteración |
Cómo llevar a cabo un análisis post mortem
Durante una reunión de análisis post mortem, el grupo analizará qué salió mal y qué salió bien durante un proyecto. Publicará sus hallazgos en el cronograma de un proyecto y recomendará formas de repetir los éxitos y evitar problemas en proyectos futuros.
Por lo general, el líder del proyecto reúne datos sobre el proyecto, incluidos los comentarios de las partes interesadas y los miembros del equipo, para crear la agenda de la reunión. Durante la reunión, el grupo revisa el proyecto y crea un cronograma que ilustra los principales logros y eventos, y luego agrega éxitos y fracasos.
Crear el cronograma permite al equipo profundizar en cada problema y cada éxito, documentar la raíz de cada uno y determinar cómo evitarlos o repetirlos. En función de las causas que se descubren, el equipo desarrolla acciones para mejorar los procesos y repetir los éxitos.
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Lo que un análisis post mortem exitoso puede lograr
Un análisis post mortem tiene muchos beneficios, ya sea para un proyecto o un incidente de TI. El proceso puede ayudar a mejorar la comunicación, la colaboración y los flujos de trabajo, lo que hace que una organización sea más eficiente y exitosa.
Las análisis post mortems pueden ayudar a que los futuros proyectos funcionen sin problemas de las siguientes maneras:
- Mejoran los procesos internos: El examen de los procesos cuando surgen problemas expone las debilidades del sistema. Aplique las lecciones aprendidas en un análisis post mortem para reparar esas dificultades y fortalecer sus procedimientos.
- Optimizan los flujos de trabajo: Entre las cuestiones que se descubren después de los análisis post mortem se pueden incluir las cuestiones de flujo de trabajo que se pueden eliminar en futuros proyectos.
- Fomentan la colaboración del equipo: El formato de las reuniones de análisis post mortem refuerza un propósito común y enseña a los equipos a aprender a trabajar juntos.
- Mejoran la eficiencia: Un análisis post mortem puede revelar trabajo duplicado, procesos complicados y otras tareas ineficientes.
- Impulsan la comunicación: Un problema común en los proyectos es la falta de una comunicación buena y oportuna. Uno de los pasos clave en el proceso de análisis post mortem es comunicar los hallazgos de la reunión y comunicar a las partes interesadas cuándo finaliza cada acción a realizar.
- Aprenden de los errores: La parte más útil del análisis post mortem es identificar lo que salió mal y buscar formas de evitar que esos problemas vuelvan a ocurrir.
- Dan un cierre: Comunicar cuándo finaliza una acción a realizar permite a los miembros del equipo saber que se han abordado los problemas que descubrieron.
- Comparten información: Compartir las lecciones de un análisis post mortem con otros equipos que trabajan en proyectos similares ayuda a todos en una organización.
- Mejoran la moral: Los análisis post mortem permiten que las personas informen los problemas y se aseguren de que serán atendidos. El progreso aumenta la moral porque las personas saben que pueden contribuir directamente a la calidad de su entorno laboral y del producto del trabajo.
- Celebran los éxitos: Además de analizar los problemas, el análisis post mortem permite que los equipos hablen de sus victorias, lo que contribuye a mejorar la moral y la cohesión del equipo.
- Cambian el curso:
En proyectos más largos, programar una serie de análisis post mortem en la mitad del proyecto permite al equipo implementar correcciones que ayudarán al resto del proyecto a funcionar sin problemas. Paula Cizek, directora de investigación de nobl.io, una firma de diseño organizacional, dice: "Si haces un análisis post mortem con regularidad, tienes la oportunidad de corregir el rumbo. Si esperas hasta el final de un proyecto, hay mucho que puede cambiar; mucho que se puede hacer mejor, rápidamente. Es por eso que realmente recomendamos hacerlos de manera regular”
En una pequeña encuesta realizada a gestores de proyectos, el 60 % de los encuestados dijeron que en una escala de uno (no efectivo) a cinco (extremadamente efectivo), los análisis post mortem son muy o extremadamente efectivos para impulsar las mejoras del proceso.
¿Qué es un análisis post mortem?
Un análisis post mortem es un proceso en el que se resume lo que salió mal (y debería corregirse) en un proyecto, así como lo que salió bien y debería repetirse. El análisis también da origen a las acciones a realizarse y quién es el responsable de cada una.
Los datos que se analizan durante el análisis post mortem incluirán los aportes de varias fuentes, incluidos los comentarios del equipo del proyecto y una evaluación de los resultados del proyecto. Los resultados del análisis deben contener lo siguiente:
- Una lista completa de incidencias a abordar (y las acciones a realizarse derivadas de cada incidencia)
- Incidencias fundamentales que retrasaron el proyecto
- Éxitos que ayudaron al proyecto a ser exitoso
- Cualquier lección no obvia que requiera acciones
- La persona responsable de implementar cada acción a realizarse
Una herramienta eficaz es el análisis de los cinco por qué. Esta técnica lo guía para preguntar "¿Por qué?" cinco veces para hallar la raíz de un problema. Puede leer más sobre la técnica de los cinco por qué en este artículo sobre las reuniones de análisis post mortem sin culpa. Para obtener información general sobre las reuniones de análisis post mortem, también puede leer nuestro artículo "Cómo realizar una reunión de análisis post mortem.
Análisis pre mortem y cuándo realizarlos
Un análisis pre mortem es una estrategia que utiliza el marco del análisis post mortem, pero que se produce al principio del proceso de planificación, antes de iniciar un proyecto. Los participantes de la reunión imaginan que el proyecto está completo, pero que ha salido mal, y sugieren probables fallas y posibles causas.
El equipo utiliza los resultados del ejercicio para trabajar en retrospectiva y realizar cambios en los procesos para evitar que ocurran los errores imaginados. Durante la reunión, anime a los participantes a considerar las razones de los errores que normalmente no mencionarían, lo que les preocupa antes del inicio del proyecto y los puntos ciegos de proyectos anteriores. Los miembros del equipo:deben ser específicos a la hora de describir los posibles puntos de falla.
Lo que debe pensar durante el análisis pre mortem variará según el tipo de proyecto, pero probablemente se refieran al plan del proyecto, los recursos, las tareas, la elección del momento y la documentación. A continuación, le mostramos algunas preguntas del análisis pre mortem:
- ¿Qué falta del plan del proyecto?
- ¿Qué podría ralentizar el proyecto o hacer que no cumpla con la fecha límite de lanzamiento?
- ¿Y si perdemos a personas clave durante el proyecto?
- ¿Quién tiene las mayores áreas de riesgo?
- ¿Ha tenido en cuenta todas las tareas cruciales?
- ¿Tendremos acceso a todos los recursos que necesitaremos cuando los necesitemos?
- ¿Tenemos los miembros correctos del equipo para cada función?
- ¿El cronograma es realista?
- ¿Hay espacio en el cronograma para retrasos?
- ¿Y si perdemos datos debido a una falla del servidor?
- ¿El plan de documentación es suficiente?
Una vez que haya generado una lista, puede eliminar los problemas que sean poco probables (por ejemplo, que su empresa se vaya a la quiebra), aquellos que no serían una dificultad (se retrasó el envío de camisetas para la fiesta de lanzamiento) y cualquier elemento sobre el que no pueda hacer nada (un meteorito que golpea el sitio de la construcción).
Por el contrario, también puede imaginar que todo salió bien y trabajar en el proceso de ejecución según lo imaginado. La clave es considerar cualquier posible inconveniente y lo que puede hacer para evitar que ocurra.
Tipos de preguntas del análisis post mortem
Las pregunta que hace durante una análisis post mortem puede originar información fundamental del proyecto. Estas preguntas se dividen en las categorías de planificación, ejecución, resultados y comunicación; a continuación, encontrará el objetivo de cada categoría y algunas preguntas de ejemplo.
Las preguntas de planificación se centran en los problemas que surgen de la planificación del proyecto. Profundizar en este proceso inicial es valioso porque la planificación es la base del proyecto, por lo que mejorarlo hace un proyecto mejor. Las preguntas de planificación pueden dividirse en las siguientes partes:
- Plan del proyecto: ¿Había algo demasiado impreciso en el plan? ¿Faltaba información clave en el plan?
- Recursos: ¿Se asignaron correctamente las herramientas, los presupuestos y los miembros del equipo? ¿Los recursos necesarios eran adecuados para el proyecto?
- Elección del momento: ¿Dejamos algo de holgura en el cronograma? ¿Los plazos son alcanzables y realistas?
- Tareas: ¿Tuvimos en cuenta todas las tareas necesarias? ¿Se realizóun seguimiento de las dependencias y entregas relacionadas para cada tarea?
- Documentación: ¿El repositorio de documentos era adecuado para las necesidades del equipo? ¿El plan de documentación ayudó al proyecto a tener éxito?
Las preguntas acerca de la ejecución ahondan en los problemas que surgen en los pasos del proceso, el personal y la calidad del trabajo. Son importantes porque se centran en el núcleo de un proyecto. Pueden dividirse en las siguientes áreas:
- Flujo de trabajo: Dónde falló el flujo de trabajo? ¿Qué partes del flujo de trabajo no se documentaron correctamente?
- Personas: ¿Hubo algún problema con la jerarquía del equipo que ocasionara problemas? ¿Se asignaron las personas adecuadas al proyecto?
- Tareas: ¿Hubo alguna tarea que fuera más difícil de completar de lo que debería haber sido? ¿Qué tareas no se completaron correctamente?
- Retrasos: ¿Existieron procesos adecuados para hacer frente a los retrasos en el cronograma? ¿Los retrasos contribuyeron a algún problema en el proyecto más adelante?
- Gerencia: ¿La gerencia intervino de alguna manera que haya obstruido el trabajo del equipo? ¿La gerencia y el equipo del proyecto trabajaron juntos?
- Control de cambios: ¿El proceso de control de cambios fue efectivo? ¿Permitió aceptar los cambios necesarios y no admitir los cambios innecesarios?
Las preguntas sobre los resultados tienen que ver con el rendimiento y los indicadores clave del rendimiento (KPI, por sus siglas en inglés). Son esenciales porque evalúan cómo se está haciendo el seguimiento y midiendo el éxito del proyecto, y se aseguran de que tengan sentido. Pueden dividirse en los siguientes subgrupos:
- Objetivo principal: ¿Se cumplió el objetivo principal del proyecto? ¿Qué obstáculos dificultaron la consecución del objetivo principal?
- Objetivo secundario: ¿El proyecto cumplió con los objetivos secundarios? ¿Qué impidió lograrlos?
- Calidad: ¿El proyecto permitió que el equipo realice su tarea con calidad? ¿Usted cumplió con los estándares descritos en el plan?
- Rendimiento externo: ¿El cliente estuvo conforme con los resultados? ¿Qué sorprendió al cliente?
- Rendimiento interno: ¿Tuvieron sentido las métricas de éxito? ¿Eran alcanzables dentro de las limitaciones del proyecto?
Las preguntas sobre comunicación investigan los problemas relacionados con fallas en la comunicación, tanto internas como externas. Merece la pena examinarlas porque los proyectos viven o mueren por las comunicaciones. A continuación, le mostramos algunas áreas que explorar:
- Canales: ¿Fallaron de alguna manera los métodos principales de comunicación? ¿Hubo canales de comunicación insuficientes?
- Equipo: ¿Los miembros del equipo pudieron comunicarse cuando y donde necesitaban? ¿Alguna vez los miembros del equipo tuvieron que evitar los métodos de comunicación acordados?
- Gerente: ¿La gerencia pudo comunicarse de manera efectiva con el equipo? ¿El equipo del proyecto pudo comunicarse con la gerencia cuando lo necesitaba?
- Reuniones: ¿Cómo se pueden hacer más efectivas las reuniones? ¿Hubo demasiadas o muy pocas reuniones?
- Externas: ¿La comunicación con el cliente funcionó según lo esperado? ¿Qué otros métodos de comunicación externa deben revisarse?
Prácticas recomendadas para el análisis post mortem
Los análisis post mortem ayudan a promover las prácticas recomendadas para los procesos de una empresa. A continuación, le mostramos algunos consejos para realizar análisis post mortem efectivos:
- Organice un análisis post mortem para cada proyecto, independientemente de lo pequeño que sea.
- Programe el análisis post mortem para que se realice inmediatamente después de que finalice el proyecto.
- Ponga un análisis post mortem en el calendario al crear el plan del proyecto para animar a las personas a pensar en él durante el proyecto.
- Reprograme los análisis post mortem si el cronograma cambia.
- Anime a los las partes a ser constructivos.
- Incorpore análisis post mortem a intervalos regulares para proyectos más largos o complejos, por dos razones: Los recuerdos son de corto plazo y puede corregir el curso en el camino.
- Siga el paradigma del análisis post mortem sin culpa para llegar a la raíz real de los problemas. Una pequeña encuesta de gestores de proyectos, todos los encuestados que habían utilizado el formato sin culpa, arrojó como resultado que era más efectivo que el formato tradicional. El 60 % de esos gestores dio una respuesta de cuatro o cinco en una escala de cinco puntos (cinco representaba el más efectivo).
- Organice una serie de reuniones más pequeñas con sub-equipos para proyectos grandes o complejos. Luego, consolide los resultados de todas las reuniones en el documento final. Jordan Kentris, diseñador que ha trabajado con las principales marcas y ha dirigido muchas reuniones de análisis post mortem, sugiere: "Puede ser realmente beneficioso trabajar con esos equipos más pequeños y hacer un poco de trabajo en grupos. Luego, trabaje con los líderes de esos departamentos o proyectos y, esencialmente, propóngalos como un análisis post mortem secundario.”
- Limite la cantidad de tiempo que cada participante puede presentar para que los miembros del equipo planteen primero los problemas más importantes. Grant Aldrich dice: "A las personas solo se les da la palabra durante un tiempo determinado. Eso ayuda a que sean respetuosos con el tiempo de los demás y los obliga a pensar realmente en las cosas más importantes que deban plantearse.”
- El líder del proyecto debe modelar el comportamiento que quiere que siga el equipo.
- Invite a un moderador y a un anotador que no formen parte del equipo del proyecto. El moderador puede cumplir con el cronograma y las reglas. El anotador libera al líder de la reunión para que guíe el debate.
- Registre la reunión para no perderse nada.
- Asigne un propietario a cada acción a realizarse que implique un cambio de proceso. Paula Cizek dice: "Antes de salir de la reunión, identifique a las personas responsables de asegurar que la política se implemente o se incorpore a los procesos existentes.”
Análisis post mortem con equipos remotos
Lo ideal sería que todos estuvieran en la misma sala para un análisis post mortem. Con muchas personas trabajando desde casa, o con miembros del equipo dispersos por todo el país o por todo el mundo, eso puede no ser posible. Si bien las conferencias, las videoconferencias (lea algunos consejos parala resolución de problemas de video) y el uso compartido de pantallas pueden ser útiles, estas opciones presentan deficiencias. El software colaborativo puede aportar algunas ventajas.
Hicimos una pequeña encuesta a los gestores de proyectos que han realizado ambos tipos de reuniones de análisis post mortem sobre las diferencias. Las preguntas incluían: "¿Cambia el orden de la agenda cuando todos están remotos?" y"¿Qué es lo más importante que hay que hacer de manera diferente en un análisis post mortem remoto en comparación con una reunión en persona?”
A continuación, le mostramos algunos resultados clave de la encuesta:
- Todos los encuestados dijeron que no cambiaron la agenda de las reuniones remotas. Entonces, seguir el mismo orden que en las reuniones en persona parece funcionar bien.
- La mayoría de los encuestados dijo que encontrar formas de mantener a los participantes comprometidos es el cambio principal que realizan al dirigir reuniones remotas en comparación con las reuniones en persona. Las recomendaciones incluyen asegurarse de que todos tengan la cámara prendida y que el moderador llame a todos al momento de hacer contribuciones.
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