Los orígenes de Kanban: Del supermercado al piso de la fábrica
Comprender cómo se originó Kanban lo ayudará a aprovechar al máximo este marco para proyectos. Kanban fue desarrollado como un sistema de control de inventario para la fabricación justo a tiempo por un ingeniero llamado Taiichi Ohno en Toyota en la década de 1940.
Ohno se inspiró en la forma en que las tiendas de comestibles estadounidenses abastecían sus estantes. Los clientes comprarían lo que necesitaban y la tienda se reabastecería según lo que se había vendido y las expectativas de demanda. Las tiendas se dieron cuenta de que no tenía sentido tener a mano más de lo necesario para satisfacer la demanda de los clientes.
Igualar el inventario para demandar una mayor eficiencia, reducir el desperdicio y mejorar la calidad de las operaciones para los supermercados. Si bien puede parecer obvio, esto fue, y sigue siendo hoy, una desviación de los sistemas basados en procesos de arriba hacia abajo determinados por la administración, utilizando un cronograma fijo o ejecutando un inventario basado en las prioridades del proveedor.
Kanban aprovecha el poder de la información visual
En lugar de que el inventario llegara sin tener en cuenta lo que se vendía, esas tiendas de comestibles japonesas ajustaron sus pedidos en función de los productos que se agotaron. Aprovecharon la señal visual de los estantes agotándose. Toyota tomó esta práctica y la utilizó para mejorar su sistema de fabricación. En lugar de enviar el trabajo a un equipo, con Kanban el trabajo se extrajo en respuesta a la demanda, de manera similar a la forma en que las tiendas de comestibles reabastecen sus estantes.
Kanban en sí es una palabra japonesa que significa letrero, tarjeta o valla publicitaria. En Toyota, los trabajadores de la línea de montaje usaban tokens físicos como señales para el reabastecimiento de inventario justo a tiempo y el control de inventario. En la actualidad, estos son códigos de barras impresos adheridos a un objeto físico, como una bandeja o un palé.
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El sistema Kanban da un salto más allá de la fabricación
Kanban estaba bien establecido en las industrias de bienes físicos, como la fabricación y la distribución. Para adaptar su uso al trabajo de bienes intangibles, como el desarrollo de software que requería una adaptación, las tarjetas físicas debían reemplazarse con señales visuales que a menudo se mostraban como números en una pizarra o se implementaban con software. Los sistemas kanban virtuales, como se los conocía, se utilizaron para mejorar la agilidad de los procesos de desarrollo de software existentes y la técnica se aceptó con el movimiento de desarrollo de software Agile. Hoy en día, se utilice en todos los sectores, desde el comercio minorista hasta el cuidado de la salud, y muchas personas consideran que es una herramienta invaluable para administrar sus propias listas de tareas pendientes.
“Todos los equipos y todos los proyectos pueden usar Kanban”, señala Grady Brumbaugh, capacitador de Kanban en The Digital Innovation Group. “El entorno de trabajo en el que prospera Kanban es uno en el que los plazos de entrega son ajustados y aquellos que priorizan el trabajo pueden tomar una decisión basada en la clasificación de la pila”.
Kanban es una mentalidad y un método
Kanban es una herramienta de proyecto, pero también es una forma de pensar. Se trata de asegurarse de que usted, como gerente de proyecto, elija las cosas correctas, en el momento correcto, enfocándose en lo que debe hacerse ahora. Lo que debe dejarse para más tarde. Y, ¿qué cosa no deberíamos hacer en absoluto? Kanban le pide que retire el trabajo cuando tenga capacidad de hacerlo en lugar de imponerlo a los trabajadores y sobrecargarlos. También le pide que piense en su proyecto como una secuencia de actividades a través de las cuales fluye el trabajo. Centrarse en el flujo de trabajo hasta su finalización se convierte en un concepto clave con Kanban.
Kanban ayuda a administrar el flujo del proceso de su proyecto, ya sea que sus entradas sean widgets, piezas de automóviles, documentos o código de software. Necesita tener esas piezas clave en el lugar correcto y en el momento correcto. Si no lo hace, se desarrollan cuellos de botella, desechos y retrasos. Esto es válido tanto si le falta un ingrediente crítico como si tiene demasiado de algo. Kanban garantiza que su proceso fluya sin problemas.
Seis principios básicos de Kanban
David J. Anderson estaba tan complacido con los resultados que encontró mientras usaba los sistemas Kanban en Microsoft a mediados de la década de 2000, que los colocó en el centro de su método para impulsar la mejora continua dentro de las empresas. Toyota llama a este concepto Kaizen. Anderson eligió nombrar su método para la mejora continua en honor a los sistemas Kanban que lo permitieron. En su libro, “Kanban - Successful Evolutionary Change for Your Technology Business”, describió seis prácticas clave que impulsan estos resultados.
- Visualice su trabajo
- Limite el trabajo en progreso (WIP)
- Gestione el flujo
- Prepare políticas explícitas
- Implemente bucles de retroalimentación
- Mejore colaborativamente, evolucione experimentalmente
Entre ellos, los tres primeros son los más importantes.
Visualice el flujo de trabajo: una pieza central de Kanban es un tablero que representa el flujo de trabajo, el legado de los letreros de Toyota. Puede ser un tablón de anuncios, una pizarra blanca o una herramienta en línea. Las columnas representan los pasos de su proceso y, debajo de cada una, indique las tareas o elementos de trabajo relevantes. Estas pueden ir en tarjetas o notas Post-it si está utilizando una pizarra física.
Una organización básica del tablero Kanban sería: Por hacer, Haciendo, Hecho. Esto equivale a un "sistema de tres contenedores" Kanban que se encuentra en un entorno de fabricación para piezas en el punto de uso, piezas en inventario y piezas en el proveedor, un sistema que garantiza que los trabajadores nunca se queden sin piezas.
Pero un tablero Kanban también puede funcionar para procesos más complejos con muchos pasos. Las tarjetas se pueden codificar por colores según el tipo de trabajo si está trabajando en un proyecto complicado.
Cuando todos en su equipo ven el trabajo de esta manera concreta, se vuelve obvio cómo progresa el trabajo y dónde existen problemas. Visualizar el flujo de trabajo es fundamental para la eficacia de Kanban, pero los expertos en Kanban advierten que un error común es creer que tener un tablero es todo lo que se necesita.
“Tener un tablero Kanban, o usar una herramienta... no significa que esté haciendo Kanban, todavía.
No caiga en esa trampa minimalista, es bueno considerar el uso de herramientas, pero aprenda los principios, valores y herramientas de Kanban antes de experimentar con ellos. Una visión demasiado simplista de Kanban lleva a muchos al fracaso”, afirmó Joseph Hurtado, gerente de proyectos y capacitador de Kanban en AgileLion Institute.
Limite el trabajo en proceso (WIP):este es un principio que puede ser difícil de adoptar para los que tienen un gran desempeño, pero Kanban cree que puede ser más efectivo y lograr más al tratar de hacer menos. Si bien esto parece contradictorio, la mayoría de nosotros hemos experimentado que solo podemos asumir tanto y ejecutarlo con un alto estándar a tiempo. Un poco más y algo se olvida.
Los practicantes de Kanban dicen que el límite WIP hace cosas mágicas para la eficiencia al hacer que los miembros del equipo en cada etapa del flujo de trabajo manejen solo la cantidad ideal de tareas a la vez. No sacan más trabajo hasta que completan algo. ¡No más pollos sin cabezas!
“Kanban es la herramienta perfecta para limitar el trabajo en proceso, que ha demostrado acelerar el total en todo momento…. Personal Kanban trae ese beneficio a su lista personal de tareas pendientes, todos los días, y podría ser el nuevo secreto de las personas altamente efectivas”, indicó Joe Justice, presidente de Scrum Inc.
Los límites WIP se implementan al permitir solo una cierta cantidad de tareas en cada columna de su tablero Kanban. Esto requiere priorizar el trabajo. "Slack es la única forma en que podemos mejorar... Lean Kanban es el único método que realmente pone este concepto como un pilar de su enfoque y se las arregla para lograrlo. Limitar el WIP es la única forma de mejorar”, señaló Daniel Doiron, capacitador de Lean Kanban en CC Pace.
Administre el flujo: una fortaleza de Kanban es que comienza donde usted esté, con su proceso existente. No tiene que cambiar todo de la noche a la mañana a un proceso extraído de un estudio de caso de la Escuela de Negocios de Harvard.
Kanban le permite mejorar continuamente al crear conciencia y generar debates sobre cómo hacer evolucionar su proceso, lo que le permite mantener lo que funciona y evitar una implosión de demasiados cambios importantes a la vez. En cambio, realice mejoras incrementales revisando dónde se encuentran las ineficiencias y aprendiendo de los errores.
En Kanban, el flujo de trabajo debe minimizar los plazos de entrega, maximizar la entrega de valor y ser lo más predecible posible, según LeanKanban Inc. El gerente ejecutivo David Anderson en el libro electrónico Essential Kanban Condensed. El uso de Kanban le permitirá detectar cuellos de botella, deshacerse de ellos rápidamente y evitar que vuelvan a surgir.
¿Ve con qué facilidad el tablero Kanban muestra cuellos de botella?
Recuerde: Jalar, No empujar, el trabajo
Otro aspecto importante de la gestión del flujo en Kanban es comprender que la cantidad ideal de tareas variará en diferentes puntos de su proceso. Es posible que un desarrollador de software solo pueda codificar una función a la vez, mientras que un editor técnico puede trabajar en varios conjuntos de documentación. Esto puede convertirse en un problema si producen a diferentes velocidades e incluso dan lugar a fricciones.
Recuerde que el concepto clave de "atracción" en Kanban es que cada miembro del equipo realiza el trabajo cuando está listo. (La tienda de comestibles no pide más inventario hasta que se está agotando). Si es necesario, puede agregar columnas de colchón en su tablero con capacidad limitada para evitar que el trabajo pase a manos de los miembros del equipo.
La mejora continua es intrínseca a la metodología Kanban
Kanban lo ayuda a mejorar cada vez más en lo que hace al incorporar una mejora continua en el modelo. Puede realizar un seguimiento de algunas métricas para ayudar a comprender sus ineficiencias. Los más comúnmente seguidos por los gerentes de proyectos Kanban incluyen:
- Tiempo de ciclo o tiempo de entrega: cuántos días tarda una tarea o elemento en avanzar completamente a través de su proceso.
- Rendimiento: cuántos elementos se pueden completar en un período de tiempo específico.
- Desempeño de la fecha de vencimiento: cuántos días se atrasó o adelantó un elemento con respecto a la finalización programada.
- Bloqueos: cuántos atascos se producen y cuánto duran.
- Calidad: esto puede estar representado por errores o defectos en un período de tiempo.
Por ejemplo, puede trazar diariamente cuántas tareas hay en cada columna de su gráfico o más adelante en su flujo de trabajo. Incluso puede clasificar cuántos están en peligro, retrasados o críticamente retrasados. Las tendencias pronto surgirán.
Ventajas y beneficios de Kanban para gerentes de proyecto
Los métodos de gestión de proyectos han proliferado, incluidos PRINCE2 y Six Sigma, pero cada vez más proyectos están fallando, según el “Pulse of the Profession” del Project Management Institute (PMI) de 2016. Esto significa que las empresas están perdiendo dinero en muchas iniciativas importantes, y PMI descubrió que menos de la mitad de los proyectos se completaban dentro del presupuesto y cumplían con sus objetivos originales.
Debatiremos en breve cómo Kanban se compara con otras metodologías de proyectos, pero por ahora basta con decir que los gerentes de proyectos están gravitando hacia Kanban debido a su éxito en la superación de algunas deficiencias de otros marcos. Estos incluyen la dificultad de escalar proyectos a nivel empresarial y coordinar múltiples equipos.
Los practicantes de Kanban citan ventajas que incluyen:
- Alta eficiencia
- Menos residuos
- Mejor comunicación
- Resolución de problemas más rápida
- Fácil de implementar
- Flexible
- Calidad mejorada
Específicamente, los equipos de Kanban dicen que la junta hace que sea más fácil determinar dónde se encuentra su proyecto, quién está haciendo qué y qué debe hacer cada miembro en este momento. Los límites WIP mantienen el rendimiento alto.
Jim Benson, gerente ejecutivo de Consultants Modus Cooperandi, afirma que mediante el uso de la visualización, Kanban ayuda a responder nueve preguntas clave, que incluyen qué se está construyendo, qué está atascado, quién necesita ayuda, qué se ha terminado y cuándo se esperan los resultados.
Kanban vs Scrum: ¿Cómo se comparan?
La mayoría de los profesionales consideran que Kanban es una forma de Agile, una filosofía de gestión de proyectos iterativos que contrasta con los marcos de proyectos tradicionales, como la Cascada, que depende de desarrollos secuenciales. Un movimiento estrechamente relacionado es Lean, que también creció a partir de las prácticas de fabricación de Toyota y tiene entre sus principios fundamentales: elimine el desperdicio, amplifique el aprendizaje, decida lo más tarde posible, entregue lo más rápido posible y empodere al equipo.
La técnica Agile más famosa es Scrum, que se organiza en torno a un sprint de trabajo, un período de tiempo determinado, generalmente de dos a cuatro semanas, durante el cual se lleva a cabo el trabajo. Implica algunas reglas, roles y estructura sobre cómo opera el equipo. Hay un fuerte énfasis en la autoorganización del equipo. Kanban es menos estructurado y más adaptable que Scrum y tiene menos reglas. Puede aplicar los principios de Kanban a cualquier proceso que tenga implementado. En lugar de estar limitado en el tiempo como Scrum, Kanban limita la cantidad de WIP para impulsar el cambio.
Cómo determinar si Kanban es la opción correcta para usted
La sabiduría general para los gerentes de proyectos que buscan nuevos métodos es que si una organización necesita un cambio radical, Scrum puede ser una mejor opción. Si tiene algunos procesos que funcionan bien, Kanban le permitirá mejorar con el tiempo sin la interrupción de cambios repentinos y masivos.
Scrum, con sus estrictos límites de tiempo, se considera una opción más natural para los equipos que tienen plazos críticos que deben cumplirse. El coach David Hawks de Agile Velocity recomienda hacer algunas preguntas clave para determinar si Kanban es adecuado para usted. Él dice que Kanban se adapta bien a los equipos cuyas prioridades cambian con frecuencia, pueden dividir el trabajo en partes pequeñas de tamaño similar y tienen una sólida cultura de mejora continua.
Las opiniones sobre esto están divididas, Anderson dice que hay evidencia considerable de estudios de casos publicados de que no es necesario dividir el trabajo en unidades pequeñas y uniformes y que, de hecho, Kanban funciona bien para trabajos con una combinación de tamaños y complejidades. y urgencia.
Hawks considera que Kanban es una buena opción cuando la principal prioridad es responder a las necesidades del cliente porque tiene la flexibilidad de reducir el tamaño del lote y el tiempo del ciclo. También es adecuado para organizaciones con un apetito limitado por el cambio y poca necesidad de ceremonia.
“En cuanto a mi sabiduría personal, me gusta un dicho que dice: Si quiere probar Agile y no puede descifrar Scrum, pruebe Kanban. Es un excelente trampolín para generar confianza dentro de una organización. También establece el tono para que las personas puedan entender cómo funciona una cadencia de sprint en el mundo de Scrum”, afirma Brumbaugh de The Delivery Innovation Group.
“Kanban se puede usar en todas las verticales, pero he visto que funciona mejor en un entorno de desarrollo de productos. No usaría Kanban en una asociación o en un lugar donde las partes interesadas no puedan ponerse de acuerdo en una… lista de prioridades”, agregó Brumbaugh.
¿No quiere elegir entre Scrum y Kanban? Pruebe Scrumban
Como se mencionó, Kanban es muy flexible y sus principios se pueden aplicar a cualquier cosa, incluso a Scrum. A medida que Kanban se hizo más popular, los equipos de Scrum interesados en las ideas Lean y Kanban comenzaron a buscar formas de incorporarlas, y nacieron los híbridos, popularmente llamados Scrumban.
Scrumban busca combinar lo mejor de ambos agregando límites WIP y visualización a Scrum. El maestro Scrum Savita Pahuja recomienda Scrumban para proyectos de mantenimiento y trabajo basado en eventos.
Cómo implementar Kanban
¿Suena Kanban como algo que desea intentar implementar en su organización? Si ha decidido comprometerse con Kanban, necesita lo siguiente para comenzar:
- Un tablero: físico o basado en la web
- Aceptación del liderazgo senior
- Capacitación en técnicas Kanban o un coach
- Compromiso de los participantes del proyecto
Lawrence Roybal, gerente ejecutivo de Oxford Solutions Group, que ha capacitado a empresas de atención médica en Kanban, recomienda equipos de proyecto Kanban de no más de nueve personas, incluidos los consultores. Eso mantiene al grupo cohesionado y el número impar de miembros ayuda a la toma de decisiones. “Es importante que el grupo tenga la composición adecuada de participantes, incluido el usuario final y los representantes de cada parte de la organización afectada”, señaló.
“Antes de iniciar un proyecto con Kanban, realice una reunión de planificación para determinar si el grupo del proyecto cuenta con todos los participantes adecuados para lograr el éxito”, sostiene Roybal. Uno de los errores más comunes es no conseguir un compromiso anticipado.
Preparación para el aprendizaje en Kanban
Si ejecuta proyectos complejos, usar un entrenador, observar a un equipo que está usando Kanban con éxito y asistir a talleres y capacitaciones lo ayudará a aprender las cuerdas antes de intentar administrar un proyecto por su cuenta.
“La capacitación es imprescindible y debe ser experiencial, lo que significa que debe ser más taller y ejercicios, menos diapositivas y conferencias”, señala el coach y capacitador Michael Alexander de SolutionsIQ. “La aptitud y la actitud determinan la necesidad del coaching. Un equipo que está ansioso por aprender y adoptar nuevos hábitos puede no necesitar un coach. Un gerente de proyecto que tiene un equipo reacio al cambio necesitará un entrenador que lo ayude a moldear los hábitos Lean-Agile del equipo”.
Errores comunes en la implementación de Kanban
Pasarse a Kanban no está exento de trampas. Un error común es tratar de implementar demasiados cambios a la vez, lo que va en contra del enfoque evolutivo de Kaban en lugar de revolucionario.
"Vaya lento; avance media milla, no 10 millas en su primer mes”, comenta Roybal.
Otros errores que Grumbaugh ve con frecuencia son no tener prioridades claras y estancar el trabajo moviéndolo dentro y fuera del proceso. “En resumen, si comienza el trabajo, debe terminar el trabajo antes de pasar a la siguiente prioridad”, dijo.
Además, los novatos con frecuencia se equivocan al no hacer explícito en qué están trabajando y en qué no.
Prevención de fallas del sistema Kanban
Anderson de LeanKanban, una de las principales autoridades de Kanban y creador del método Kanban utilizado en la gestión de proyectos, dijo que a medida que Kanban se ha generalizado, los nuevos adoptantes tienden a querer herramientas y soluciones para desafíos específicos, en lugar de querer unirse a un movimiento como los adherentes anteriores.
Él identifica dos razones principales por las que estos gerentes de proyecto fracasan con Kanban.
- Un administrador de proyectos bien informado intenta presentar el marco a una organización que no está lista para los métodos de extracción y otras partes interesadas importantes no están involucradas en el diseño. “En cambio, se les inflige y no están listos”, señala.
- Kanban se implementa inicialmente, pero no mejora ni se afianza. Esto generalmente se debe a la falta de conocimiento de Kanban y un enfoque inicial "en problemas de bajo valor como la visualización y la colaboración, pero no implementa un mecanismo para crear estrés y motivación para seguir mejorando", afirma Anderson.
Anderson señaló que el primer problema puede originarse con un coach que quiere demostrar su propia experiencia y moverse más rápido de lo que la organización está preparada. “El segundo problema es la falta de conocimiento y educación sobre Kanban: una comprensión superficial y una falta de capacitación por parte del agente de cambio. De alguna manera, esto también puede ser el resultado de la arrogancia, la creencia de que ya "lo saben todo", pero de hecho no es suficiente para asegurar un resultado exitoso y productivo”, señala Anderson.
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