Mejores prácticas para la gestión corporativa frente a Partes interesadas del proyecto

Para obtener resultados óptimos en cualquier proyecto, es fundamental identificar a las partes interesadas clave de su empresa y del proyecto. Una vez que haya identificado a estas partes interesadas en una matriz de partes interesadas que pondere sus respectivas necesidades e influencia, puede comenzar a evaluar cómo gestionarlas. 

Una parte interesada del proyecto es cualquier persona que trabaje directa o indirectamente en o con su proyecto. Estos incluyen el gerente de proyecto y el gerente de programa, además del equipo del proyecto. Los miembros del equipo pueden incluir creativos, fabricantes, desarrolladores técnicos, trabajadores de la construcción, electricistas, cualquier persona cuyo trabajo sea necesario, en algún momento, durante el proyecto. Las partes interesadas adicionales pueden incluir intermediarios de otra empresa contratada para el proyecto; cualquier persona directamente involucrada en el proyecto del lado de esa empresa también es una parte interesada del proyecto.

Si está trabajando en un proyecto interno, es probable que tenga partes interesadas corporativas de una empresa. Por ejemplo, si una pequeña cadena de supermercados decide abrir una nueva tienda, las partes interesadas del proyecto serían cualquier persona involucrada directamente en la construcción y dotación de personal de esa nueva ubicación, y las partes interesadas corporativas serían los ejecutivos de la empresa, la junta directiva, el personal de marketing y relaciones públicas, las personas de control de calidad, etc.

En proyectos más complejos, como uno en el que una empresa contrata a una agencia para crear diseños, copias y requisitos técnicos para un sitio web, habría partes interesadas corporativas en la empresa contratante, además de la agencia que realiza el trabajo del proyecto. Hablaremos más sobre esos roles más adelante en este artículo.

Una vez que haya identificado su proyecto y las partes interesadas corporativas y las haya esquematizado de acuerdo con su influencia e interés, puede comenzar a crear sus planes de gestión de partes interesadas. Cada plan puede ser una cuadrícula simple: una enumera las partes interesadas del proyecto y otra enumera las corporativas (incluidos los roles e intereses individuales). Una vez que esta información esencial se captura en este documento fácil de escanear, usted y los miembros de su equipo pueden ver fácilmente cómo se debe administrar cada parte interesada.

Comunicarse con las partes interesadas y mantener a las personas adecuadas informadas (en las etapas correctas de su proyecto, con la cantidad correcta de detalles) es fundamental para que todos se sientan valorados, involucrados y escuchados. El plan de comunicaciones de las partes interesadas para cada tipo de partes interesadas debe reflejar y alinearse con el plan de gestión de las partes interesadas.

Para obtener más información sobre las partes interesadas, lea nuestro artículo de análisis y esquematización de partes interesadas y nuestro artículo de teoría de partes interesadas. Para ayudarlo a comenzar, aquí hay una lista de personas que podrían ser partes interesadas del proyecto:

• Internas: El equipo del proyecto, incluidos los contratistas y proveedores, además de los directores de recursos, los miembros del departamento de contabilidad y otros que desean que el proyecto se ejecute de manera eficiente y rentable. En un proyecto interno de la empresa, habrá un pequeño número de líderes críticos que se consideran las partes interesadas clave.
• Externas: Si usted y su empresa han sido contratados por otra empresa o cliente para un proyecto, las partes interesadas externas de su proyecto incluyen el equipo principal del cliente, sus gerentes y su director de división. En un entorno de agencia, normalmente hay una o dos partes interesadas identificadas como intermediarios del equipo del proyecto del cliente. 

Aquí hay una matriz/mapa simple que puede ayudarlo a comenzar. A medida que usted y su equipo aporten ideas de sus partes interesadas, anote los nombres en el área apropiada del mapa. En el transcurso de un proyecto, puede encontrar que el interés y la influencia de las partes interesadas cambian durante las diferentes fases, o que algunos están más involucrados y críticos al comienzo de un proyecto, y algunos lo estarán hacia el final o incluso después de que se lance el proyecto.

También puede utilizar esta matriz para ayudarle a trazar un mapa de las partes interesadas corporativas; más sobre eso a continuación.

Es importante identificar (y crear un plan de gestión para) las partes interesadas corporativas en su proyecto. Estas pueden ser personas que nunca conocería en un día o semana normal mientras trabaja en su proyecto, pero tienen un interés o una inversión en el éxito de este. Hablemos de algunos de los tipos característicos de partes interesadas corporativas. No lo olvide: si su proyecto implica trabajar para otra empresa, puede haber partes interesadas de más de una corporación. Tendrás partes interesadas corporativas en ambas compañías. Aquí hay una lista de personas que podrían ser partes interesadas corporativas:

• Clientes corporativos internos: estas partes interesadas pueden superponerse con los clientes de su proyecto, pero pueden formar un grupo más amplio de personas. Por ejemplo, si las partes interesadas de los clientes de su proyecto son parte de una gran división en la empresa, los ejecutivos de esa división también son partes interesadas.
• Gestión: una vez más, los gerentes pueden estar simplemente en su empresa si el proyecto es interno, o en más de uno si su proyecto implica hacer negocios con una o más organizaciones. Los gerentes de todas estas organizaciones son partes interesadas que desean que su proyecto se ejecute a tiempo y acorde (o por debajo) del presupuesto, y también son conscientes de las implicaciones de relaciones públicas, si las hay, relacionadas con el proyecto.
• Junta Directiva: estas partes interesadas pueden no tener mucha visibilidad en la parte esencial de su proyecto y su ciclo de vida, pero al igual que la alta gerencia, quieren estar seguros de que todo lo que emprende la empresa, incluido su proyecto, se realiza como manda el libro, a tiempo y con excelentes resultados.
• Accionistas: una empresa pública está en deuda con sus accionistas que desean ver una ganancia, pero también pueden querer estar seguros de que la empresa en la que poseen acciones está actuando de manera ética y responsable. Por ejemplo, una compañía eléctrica que cotiza en bolsa que construye un parque eólico puede hacer felices a algunos accionistas y a otros menos, dependiendo de variables como qué tan valorada es la energía renovable, el desembolso de costos y la rapidez con que se pueden recuperar las inversiones y si se ha llevado a cabo una mitigación para el impacto ambiental y de la vida silvestre y más.

Una vez que haya identificado todos los tipos de partes interesadas del proyecto y corporativas relacionadas con su proyecto, puede planificar cómo administrarlos. Aquí es donde es importante hacer preguntas clave y ser lo más honesto posible al evaluar a las partes interesadas y sus necesidades. 

Factores importantes a considerar: un ejercicio tanto para las partes interesadas del proyecto como para las corporativas

1. ¿Quiénes son las partes interesadas que tienen más influencia en su proyecto? Estos incluirán principalmente personas del lado del cliente, generalmente su equipo de proyecto, el patrocinador del proyecto y el patrocinador ejecutivo. 
2. ¿Qué partes interesadas se verán más afectadas por su proyecto? Esto puede incluir personas del primer grupo, pero también puede incluir personas externas. Con un proyecto de construcción, por ejemplo, los del vecindario, los activistas ambientales y los residentes potenciales del edificio final podrían estar en este grupo.
3. ¿Cómo debe manejar a las personas importantes que no se consideran partes interesadas? Por ejemplo, en su proyecto de software, puede haber ejecutivos en otras partes del equipo de software que sean líderes de departamento y que deban mantenerse al tanto de ciertas cosas. Mantenga a estas personas mínimamente involucradas, ya que podrían tener el poder de plantear inquietudes o crear obstáculos.
4. ¿Quién controla los recursos? Estos serán partes interesadas internas y del lado del cliente con las que se comunique para solicitar un cambio de alcance o presupuesto, o solicitar más recursos asignados de una determinada disciplina.
5. ¿Cuáles son las principales motivaciones e intereses de sus partes interesadas? Al decidir la fuerza impulsora de las partes interesadas, considere:

• Quién tiene una participación/interés financiero.
• Quién tiene un interés emocional (no subestimes esto; si este proyecto fue el "bebé" de alguien, mantenerlos satisfechos e informados es fundamental).
• Cuáles son las principales motivaciones para cada parte interesada.
• Quiénes son los mayores partidarios.
• Quiénes son los mayores no partidarios o detractores.

La teoría de las partes interesadas fue descrita por primera vez por el Dr. F. Edward Freeman, profesor de la Universidad de Virginia, en su libro, Strategic Management: A Stakeholder Approach. Sugiere que los accionistas son simplemente una de las muchas partes interesadas en una empresa. Según su teoría, el ecosistema de partes interesadas involucra a cualquier persona en quién la empresa invierta, involucre o afecte: empleados, ambientalistas, proveedores, agencias gubernamentales y más. La teoría del Dr. Freeman dice que el verdadero éxito de una empresa radica en satisfacer a todas sus partes interesadas, no solo a aquellos que podrían beneficiarse de sus acciones.

El Dr. Freeman sugiere que las partes interesadas de una empresa son "aquellos grupos sin cuyo apoyo la organización dejaría de existir". Estos grupos incluyen clientes, empleados, proveedores, grupos de acción política, grupos ambientalistas, comunidades locales, medios de comunicación, instituciones financieras, grupos gubernamentales y más. Esta visión pinta el entorno corporativo como un ecosistema de grupos relacionados, todos los cuales deben ser considerados y satisfechos para mantener la empresa saludable y exitosa a largo plazo.

Los libros del Dr. Freeman describen cómo una empresa saludable nunca pierde de vista a todos los involucrados en su éxito. La teoría de las partes interesadas dice que si una empresa trata mal a sus empleados, eventualmente fracasará. Si una empresa fuerza sus proyectos en las comunidades a efectos perjudiciales, es probable que le suceda lo mismo. "Una empresa no puede ignorar a ninguna de sus partes interesadas y tener éxito de verdad", dijo el Dr. Freeman.

Por lo tanto, es importante recordar identificar e incluir a todas estas partes interesadas "extendidas" a medida que avanza con su proyecto y los planes de gestión de las partes interesadas corporativas.

En su libro Stakeholders Matter: A New Paradigm for Strategy in Society, los coautores Sybille Sachs y Edwin Rühli argumentan que las partes interesadas corporativas y de proyectos tienen, o deberían tener, necesidades e intereses cada vez más similares. La visión amplía la teoría de las partes interesadas de Freeman y es especialmente relevante para la gestión tanto de las partes interesadas del proyecto como las corporativas.

“[Our] 'stakeholder paradigm' is based on a network view,” said Sachs, a professor and researcher at the economics university HWZ Hochschule in Zurich, Switzerland. “In this view, we see the true interdependence of benefits for all stakeholders,” said Sachs. 

En otras palabras, las partes interesadas corporativas y las partes interesadas del proyecto ya están mucho más alineadas en sus intereses, sus definiciones de éxito y sus definiciones de riesgo o fracaso. Sachs agregó que la gestión de las partes interesadas debe ser "considerada en un entorno holístico de mutualidad". Desde este punto de vista, las partes interesadas del proyecto invertirían tanto, por ejemplo, en las ramificaciones de relaciones públicas de un proyecto de parque eólico como lo harían si el proyecto se construye a tiempo y dentro del presupuesto. 

Después de identificar a sus partes interesadas, deberá capturar la mejor manera de administrarlas. Un plan de gestión de partes interesadas puede ser una cuadrícula básica u hoja de cálculo que enumera las partes interesadas a lo largo de un eje y sus puntos de interés e influencia a lo largo del otro. En los recuadros individuales, anote los hitos clave o las entregas en los que las partes interesadas podrían tener un interés especial, así como las necesidades financieras y emocionales vinculadas al proyecto.

El gerente de proyecto o el director de cuenta pueden crear y mantener el plan de gestión de las partes interesadas. Sin embargo, el plan suele ser más efectivo si se comparte entre el equipo del proyecto, especialmente aquellos que se reúnen regularmente con las partes interesadas. En algunos casos, el plan también se comparte con los altos directivos. Un plan de gestión de partes interesadas no suele compartirse con las partes interesadas reales enumeradas.

Un plan de comunicación con las partes interesadas debe enumerar las partes interesadas clave que necesitan recibir comunicaciones, incluidos el tipo, la frecuencia y los detalles. Puede tener sentido hacer el plan de comunicaciones inmediatamente después del plan de gestión, o como dos partes del mismo plan. Algunas partes interesadas corporativas pueden estar satisfechas con un correo electrónico mensual importante; algunos pueden querer una reunión trimestral con una presentación más formal. Las partes interesadas del proyecto, por otro lado, pueden requerir actualizaciones más frecuentes.

Ahora debe tener suficiente información para comenzar a identificar los requisitos de gestión para cada una de sus partes interesadas y grupos de partes interesadas. Usar una cuadrícula para las partes interesadas de su proyecto y otra para las corporativas ayudará a mantener las cosas más claras. Para crear un plan de gestión, enumere todas sus partes interesadas a lo largo de un lado de la cuadrícula, generalmente la columna del extremo izquierdo; y los factores, necesidades e intereses a lo largo de la parte superior. 

Ejemplo de plan de gestión de partes interesadas: un proyecto de construcción para un parque eólico de energía eléctrica para una empresa eléctrica regional

A medida que identifique a sus partes interesadas y cómo necesitan que se las gestione de manera más eficiente, tendrá los comienzos de su plan de comunicaciones. Comience con una cuadrícula simple con las partes interesadas clasificadas y agregue los tipos de comunicaciones que esperarían y necesitarían.

Cuando esté creando este plan, tenga en cuenta que los ejecutivos de alto nivel quieren estar bien informados sobre el estado de los proyectos de alto perfil, pero su tiempo es muy valioso. Un buen gerente de proyecto sabe cómo equilibrar las comunicaciones que mantienen informado a alguien importante y no agobiarlo con detalles específicos. Del mismo modo, las partes interesadas "extendidas" no necesitan acceso a todo lo relacionado con el proyecto, siempre y cuando sientan que se las escucha y tienen participación. Aquí hay un plan de muestra:

Descargar Plantilla de plan de comunicación de las partes interesadas - WORD

La cuadrícula podría incluir rondas de revisión de copia y diseño, así como actualizaciones diarias, semanales o mensuales sobre el progreso, el presupuesto y las próximas tareas. 

Puede compartir el plan de comunicaciones al guardar la cuadrícula en una unidad compartida y usar una herramienta automatizada para enviar por correo electrónico las actualizaciones de las personas adecuadas con la frecuencia correcta. Puede hacer un informe semanal de alto nivel para las partes interesadas clave a través de un correo electrónico personal del gerente del proyecto. Es probable que las partes interesadas del proyecto también quieran ver un informe de consumos: horas estimadas frente a horas usadas y tiempo que puede llevar en el futuro cercano.

Algunas partes interesadas (como los líderes ejecutivos) pueden necesitar un tipo de comunicación más formal, pero menos frecuente. Tal vez esas partes interesadas preferirían una presentación mensual de PowerPoint que informe sobre el estado, las características y actualizaciones que se han completado, los aportes y comentarios que se han recibido hasta la fecha, etc. 

Piense con anticipación cómo se manejarán los comentarios de las partes interesadas. Si hay un cambio en el cronograma del proyecto del parque eólico, por ejemplo, ¿qué partes interesadas deben saberlo y de qué manera? Si una gran tormenta causa daños, nuevamente, ¿quién necesita ser informado y cómo? También considere cómo comunicará los eventos positivos, como, por ejemplo, un grupo ambiental local que publica una declaración diciendo que está satisfecho con las pautas de protección de la vida silvestre que la empresa de servicios públicos ha implementado.

Mantener líneas de comunicación sólidas y sucintas a lo largo de un proyecto es clave para mantenerlo en funcionamiento sin problemas e infundir confianza tanto en las partes interesadas del proyecto como en las corporativas. Cuando cree y ejecute planes de comunicación detallados, deberá:

1. Sentirse confiado y preparado. Siempre puede estar preparado y dos pasos por delante en la planificación de cómo y cuándo comunicarse con sus partes interesadas importantes. Un gerente de proyecto que está al tanto de las cosas y es estratégico, es un gerente de proyecto que inspira confianza de sus partes interesadas.
2. Anticiparse a las necesidades de las partes interesadas y responderlas antes de que se conviertan en problemas. Si tiene una cadencia regular para las comunicaciones, ya tiene un medio para compartir noticias y actualizaciones y para reducir cualquier riesgo o enfrentar cualquier obstáculo.
3. Ser capaz de compartir información y actualizaciones de manera clara y apropiada. Otorgar acceso a todo el equipo, tal vez incluso crear una sección para notas y sugerencias del equipo del proyecto, les da a todos un sentimiento de compromiso y responsabilidad.
4. Saber que el plan puede ser orgánico a medida que las nuevas partes interesadas van y vienen o a medida que cambian su participación individual. El plan existe para ayudarlo a usted y a su equipo de proyecto a inspirar confianza de sus partes interesadas, así que asegúrese de desarrollar un documento orgánico.

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